日常费用报销规定10分析

榆林九边名木科技有限公司文件九边名木201410号日常费用报销规定第一章日常费用报销的一般要求第一条为规范公司员工的报销行为，保证各项支出的合理性和报销凭证的合规性，特制定本规定。第二条本规定适用于公司全体员工。第三条申请人提交的报销申请应包括但不限于以下几点：(一)支出项目和提供的原始凭证必须真实、完整、有效。各项支出的原始凭证见第二章有关费用项目报销的具体要求。(2)支出项目的部门和项目分配正确。(三)应当在支出完成后十五个工作日内提交报销申请。第四条费用报销应符合公司在六个方面的要求：发票的合规性、预算归属的准确性、预算项目和会计科目的正确性、金额的正确性、摘要书写的合规性和支付方式的合规性。要点如下：发票合规性：(1)合规发票必须用于费用报销。如发现不合格发票用于报销，应予以退回并拒绝付款。不符合发票包括不受国家/地方税务局或行政机构监管的票据、发票付款人书写不规范、发票人无发票专用章或财务印章、案与案金额不一致、虚假发票等。(2)如原始凭证上注明必须附其他票据才能作为报销凭证，相关单据必须齐全。(3)所有报销发票的背面必须由经办人员签字，以确保他们对费用的真实性和合理性负责。(4)用于报销的发票应为付款人姓名为公司全称的发票。例如，付款人名称为“玉林九边名木科技有限公司”(全称)的发票都是合规发票。以下发票将不予报销：1.无付款人名称的发票。2.付款人的名称是发票，而不是公司的名称。例如，付款人的姓名是“教师/小姐”、个人姓名、其他公司名称的发票等。(机票、定额发票和个人移动通信费除外)。3.为了确保预算进度统计的准确性和防止税务风险，当年开具的发票必须在次年1月报销，不能延期。(5)所有票据必须整齐、平整、金额可见地粘贴在费用粘贴纸上，票据的数量和金额必须书写清楚。如果票据项目不完整、不规范、不规范，财务部有权将票据退回报销人，并要求重新粘贴。(6)要求发票内容填写完整，项目齐全，不得涂改；(七)发票应随报销申请一并提交，不得事后补齐。第五条报销和审核要求：(1)报销单的真实性和完整性应首先由会计师检查。(2)预算项目和会计科目选择的正确性：申请人应根据实际支出选择相应的费用项目。(三)金额正确性：报销金额必须符合公司相关规定，如差旅费用标准等。或者按照合同和协议约定的金额；报销金额不得高于实际发票金额。(4)摘要书写的合规性：报销单顶部的描述栏应清晰简洁地填写支出项目，描述应与发票内容基本一致；报销单的下部必须详细描述支出项目，不能为空。(5)支付合规性：公共支付业务附件(通常指合同)的当事人、发票签名和收款账户名称必须一致。如果不一致，必须提供委托收款证明。如果分行购买的商品或服务金额超过5000元(含)，则必须将款项划入与开票单位同名的账户，不得使用现金。如果第七条发票丢失的处理。发票遗失后，应向发票开具方提交重新开具发票的申请。如果另一方不能重新开具发票，应要求另一方提供发票存根复印件，并加盖开证人财务专用章作为报销附件。第八条相关资金支出和费用有合同的(如房屋租赁、车辆租赁、购买无形资产、购买大宗商品等)。)，报销单应附有合同原件或复印件，以备日后参考。第二章费用报销的具体要求第11条差旅费定义：员工因公离开组织所在地时发生的差旅费，包括交通费、住宿费、差旅费补贴等。报销和审计要求：(1)出差员工应遵守公司的考勤管理制度。详细的公司因公出差审批表应附在差旅费报销中，否则不予报销。(2)如果几个人一起旅行，他们需要开单独的住宿发票，以便于个人报销旅行费用；(3)具体报销标准见榆林市九边名木科技有限公司员工差旅管理制度。第十二条城市交通费用。城市交通费用发票应按明细顺序粘贴，不得相互遮挡。金额必须明确。运输费用需要填写来源、目的地和原因。第十三条业务招待费。餐饮前单独购买少量的烟酒，以节约成本，视为餐饮费用；为了避免获得虚假或不规则的发票，尽量在超市购买。(1)招待费应注明时间、地点、原因、娱乐对象、陪同人员名单、总人数等。在特定情况下，只能列出我们公司的娱乐日期和地点以及陪同人员。第十四条办公费用定义：指公司购买的办公文具和电子设备耗材的费用，如墨盒、色带、打印纸、复印纸、碳粉、软盘、鼠标等。与工作相关的报纸、杂志和材料的订阅费；其他公共和杂项费用，如雕刻特别邮票和清洁用品。(a)办公用品1.管理要求：办公用品由人力资源部统一采购，每月报销一次。2.报销和审计要求：(1)如果发票上填有“办公用品”字样，应附上该批次的采购清单(由卖方盖章)；(2)办公用品领用单或收发单(由领用人或经理签字)；(3)原则上直接支付给外部公司账户；对于个人业务，可以支付到对方法定代表人的个人账户。收款人名称应与发票收款人或发票专用章的名称相同。(特殊情况，特殊待遇)(2)其他杂项，如购买日常清洁用品等。报销和审计要求：(一)统称为“日用品”等内容的发票应附有相应的购买明细清单；(2)原则上直接支付给对方法定代表人的个人账户。收款人必须与发票收款人或发票专用章同名，但现金可在2000元以内直接支付。第十五条低值易耗品定义：公司用于办公家具、电脑设备配件、电器设备、通讯设备等低值易耗品。管理要求：低值易耗品由人力资源部统一采购。报销和审计要求：(a)经会计师审核的报销单(审核章)(二)采购审批表和采购清单(加盖采购单位印章)；(3)提供收货人签字的收据和清单(人力资源部领导签字)；(四)大量一次性采购，还需提供招标会议纪要、合同、协议等；(五)需要建立低值易耗品台账，便于加强实物管理；(6)原则上直接支付给外部公司账户；对于个人业务，可以支付到对方法定代表人的个人账户管理要求：以公司名义设立电话和网络；变更、变更或关闭工作场所时，必须及时办理关闭手续，避免发生月租金或滞纳金，因未能及时办理关闭手续而产生的月租金和滞纳金由相关责任人承担。(a)网络费用报销和审计要求：1.如果发票没有列出收费项目，则需要收费详细信息。2.首次办理的，应附合同、协议等相关资料。3、原则上直接支付给外部企业账户；个人业务可划入对方法定代表人的个人账户，收款人必须与发票收款人姓名或发票专用章相同。(2)固定电话费用管理要求：公司员工不允许频繁使用公司座机打私人电话。报销和审计要求：1.如果发票没有列出收费项目，则需要出具收费明细。有必要列出或制作本地电话费、长途电话费等费用明细。2.提供电话部门的分配清单，区分各部门的电话费用金额，便于账务处理；3、原则上直接支付给电信公司。(3)邮费管理要求：组织应编制一份与快递清单底部相对应的快递清单，经人力资源部管理人员确认后签字。报销和审计要求：1、需要提供快递明细清单和发票；2、原则上直接支付给外部企业账户；个人业务可划入对方法定代表人的个人账户，收款人必须与发票收款人姓名或发票专用章相同。(4)手机费用提供员工自己的手机账单，报销金额不得超过账单金额；第17条公用事业(1)水费定义：指自来水公司提供的管道水和饮用瓶装水，一般由人力资源部在报销时统一申请；报销和审计要求：1.提供供水公司(也可以是物业公司)的水费单或费用分摊清单和费用通知(如有)；2、物业公司催收时，可以向物业公司支付，与支付通知上的相关信息(账户、金额)一致。(2)电费定义：由电力局(供电公司)提供的公共电源，由人力资源部统一申请报销。报销和审计要求：1.提供供电公司(物业公司)的电费或费用分摊及费用通知(如有)；2.对电力公司的直接支付应与支付通知上的相关信息(账户、金额)一致。注意：1.原则上，公用事业应该有发票。如果条件允许，还应附上当月水表和电表的照片。读数与发票基本一致(由于日期因素，可能会有细微差异)；2.如无水电费用发票，应提供物业公司的付款通知复印件、大型水电费用发票(即整栋楼水电费用发票应统一支付，并加盖物业公章)及物业公司收据。第十八条银行汇兑服务费定义：因收付款业务发生的银行转账结算费用包括汇款、结算邮资、电汇费、手续费和向银行购买专用凭证的费用。报销和审计要求：1.银行(银联)费用收据或结算凭证或发票承诺函；2、原则上必须直接支付给银行(银联)和其他指定的结算账户；对于银行直接扣款的结算费用，可以支付到扣款账户；对于一些个人支付的小额零星结算费用(如账户管理费)，可以支付给个人。第十九条社会统筹保险费和公积金定义：社会统筹保险和住房公积金，由分支机构为员工支付养老金、医疗保险、失业保险1、报账必须附有固定资产、无形资产采购合同、协议、清单及其他相关审批材料；2、一次性采购金额较大的，还应提供招标会议纪要；3、固定资产、无形资产、在建工程需要建立台账，便于管理；4、原则上直接支付给外部企业账户；如果已经签订了采购合同或协议，则必须严格按照合同或协议中的银行托收账户信息进行支付。第二十一条车辆使用费定义：燃料费、路桥费、停车费、车辆修理费以及公司公务用车产生的其他费用。报销和审计要求：1、有条件原则上采取统一购买汽油，并以购买油卡管理，转账付款，报账必须附加油站提供的清单；2.公务车辆每月的日常费用(包括燃油、过桥和停车费)必须由人力资源部根据标准进行控制。报销时应注明车牌号。“车辆使用费账户”应由车辆用户和车辆管理员每次注册。3.公司车辆维修费用原则上以转账方式结算。费用报销后，必须附上定点维修清单。第22条会议费用定义：公司召开的各种会议和外部单位组织的各种会议。报销和审计要求：1、需要有会议通知，会议通知应包括会议时间、地点、与会人员、会议内容、议程安排等。2.与会人员名单的签到表复印件；3.如果会议发票是根据费用的用途和性质单独开具的，应在费用报销单据中单独填写。第二十三条培训费定义：公司组织的各种培训和外部单位组织的各种培训。报销和审计要求：1、需要有培训通知，培训通知应包括培训时间、地点、参与者、培训内容等。2.受训人员名单考勤簿复印件；第二十四条广告费用定义：公司的宣传和广告通过各种媒体和各种费用进行公司的宣传。报销及审核要求：广告行业专用发票或当地税务机关批准的广告业务发票及合同复印件、广告发布后的验收表、广告图文资料及其他与广告相关的必要信息。第二十五条租金定义：办公室、汽车等的租金。公司发生的费用。报销和审计要求：租赁发票或租赁发票以及当地税务机关批准的合同副本。第二十六条印刷费定义：分支机构在印刷方面产生的成本。报销和审计要求：合同副本、收据等。第二十七条工资和奖金定义：分公司员工的工资、福利和各种奖金。管理要求：工资和奖金由人力资源部统一发放，每月报销一次。报销和审核要求：批准完整的薪资和费用分配表和奖金分配表。第二十八条保险费定义：公司为员工和财产投保的费用。报销和审核要求：保单、发票或付款通知等相关信息(如保险金额申报等