某国际投资基金管理公司行政管理制度分析

特定国际投资基金管理(北京)有限公司特定国际投资基金管理(北京)有限公司行政管理制度总则为了使公司的行政标准化和制度化，保证各种业务的顺利进行，提高工作效率，结合我们公司的实际制定本办法。本规定适用于某国际投资基金管理(北京)有限公司全体员工。本条款包括：第一章工作职责第二章基本行为准则第三章会议系统第四章办公室环境行为管理第五章电话和邮件管理第六章办公设备和办公设备管理第七章报纸、图书管理第八章公司正式文件处理方法第九章保密工作条例第十章印章管理第十一章钥匙管理第十二章文件管理第一章行政部门的工作职责第一，目标：加强公司的办公室管理，提高办公室效率，降低办公室费用二、原则：体现“规范、效率、利益”概念的行政规范：以制度规范行政效率：有助于提高整体生产力优点：减少资源消耗，降低成本第三，行政部门的工作目标：做好辅助和服务工作。以服从为基本标准，充分发挥主观能动性，在不超过越权或职级的前提下，正确把握指导意图，客观估计实际情况。在日常工作中把握方针、路线、政策，不断开拓创新，实现辅助性和创新性高的统一性。服务是一线服务，为各部门服务，为领导服务。准确、快速、秘密、实事求是、公平。一线满意，各部门满意，领导满意。第二章基本行为准则第一，遵守国家的法规和公司的规章制度。第二，各部门要发扬集体精神，加强理解和交流，在工作和生活中互相支持，协调合作。员工之间要互相尊重，以礼相待。第三，尊重领导，按职务工作，按分工工作，服从安排，积极按时工作。工作上有异议的，下级可以先服从上级，下级可以保留意见，也可以一步一步反映，推迟或公开与上级发生纠纷，没有正当理由不能完成工作，因此工作中的错误由当事人负责。第四，在公司内部与同事见面时，要点头打招呼。第五，工作时间不能随便闲逛，排队，聊天，开玩笑，讨论与公司工作无关的其他事情；第六，在工作中大声说话，两个职员互相讨论的时候不能降低声音；3名以上职员在讨论问题的时候，为了不影响其他职员的工作，去教育厅讨论。7.日常工作中“对日”不是“对日”，而是“对日”8.在通道或走廊里走的时候要轻轻地放开脚步，不能边走边大声说话、唱歌或吹口哨。在通道或走廊上遇到上司或顾客，不能缴纳礼金。9.热爱公共器物，节约用电，用水，使用纸，反对浪费。10、办公区禁止吸烟，吸烟要去指定的地方。11、职员服装要干净、干净。工作时间内，不能穿拖鞋，不适合工作环境的服装或饰品，运动服，男性职员不能穿短裤。女职员服装不能过于暴露。从星期一到星期五，职员们都要盛装打扮。12、员工头发要经常清洁、勤劳、清洁，男性员工头发不要太长；指甲要经常注意修饰，涂指甲油要尽量使用亮色。口腔要清洁，上班前不能喝酒，不能吃发臭的食物。女职员化妆要给人以清洁健康的印象，不能化浓妆，不能用浓香水香气。第三章会议管理系统第一，公司工作会议分为管理工作会和部门工作会。第二，每周一下午3点举行公司经理级以上经营业务会议，由总经理(或指定公司的其他负责人)主持，必要时指定人员。主要内容是各部门经理上周的业务审查和审查。问题发生后的解决方案和本周的业务安排，并实现业务计划的实施。第三，每周五下午举行部门工作会议，由部门经理主持。总结和改善本部门的工作情况，实施下周的工作计划是主要内容。第四，指定专人负责各种工作的会议记录，整理存档。重要决议形成会议记录，发行相关部门或人员。行政部门职员对需要贯彻的事项进行督促、减轻和反馈。第四章办公环境安全管理规定第一，各部门职员要按照上班规定，直到指定位置为止，并在18: 00以后提取指纹。第二，原则上，所有员工必须在晚上20点以前全部离开公司，在特殊情况下，必须推迟公司退位，并在得到部门经理同意后提前通知行政部门工作人员。第三，保护办公室工作的卫生。各部门要主动做好车间清洁工作，使用的纸不能乱扔。每位员工都有义务把办公区域整理得干净整洁。第四，原则上，办公室内不能吃饭或吃零星食物。第五，单位行政官看到单位本土有污点，要立即指示清洁员清洁，没有清洁员的时候，要亲自处理。保证公司的卫生和清洁。第六，清洁工在规定的时间内清洁办公场所卫生，处理垃圾。第七，安全管理主要针对防盗、防火、漏电保护和其他事故。8.安全管理是一个部门单位，重要资料(如电子版文件、纸版文件等)、设施设备、贵重物品等，各部门人员要妥善保管，如疏忽造成的资料、物品的丢失、损坏或泄漏，当事人将直接负责，公司将根据情况予以处罚。请注意电气安全。每个职员每天上班的时候，在打开电脑之前，要确保电线和插座好。发现不符合规范的，要及时通知行政部门更换。严禁擅自接触电源或使用家电，办公室场所禁止使用电炉。下班的时候要关掉电脑、显示器等办公用品。请关门后离开座位。10.各部门的办公区域负责人每天早晨来公司后，要立即检查并打开办公区域空调、复印机、净水器、加湿器等设备的电源。下班后离开公司之前，请确认关机。11.靠近窗口的职员根据工作环境，随时打开窗户，下班的时候关上窗户才能离开。12、未经我同意，禁止翻翻别人的东西。如果发现偷别人钱的人，轻率者将给予批评教育，通报正在进行的批评和开除，根据情况，根据国内法律和规定承担相关法律责任。13、禁止将易燃易爆危险物品携带到办公室现场。第五章电话和邮件管理规定一、电话管理1、本公司的电话主要是为了工作和执行业务，员工的私人电话也被禁止。2、员工打电话时，尽可能掌握简洁核心的内容，尽可能降低音量。电话铃响的时候不超过第三铃的时候接电话。首先说：“你好。这里是曲银国际投资基金管理有限公司。称为。4.接听电话的时候要带微笑，谦虚诚实，说话要慢一些，明确一些。对方在电话里说话的时候，要仔细听，记下要点。不听话的时候，说再见，挂断电话，然后把麦克风放上。5.对于未命名的电话，在判断自己不能处理的时候，坦率地告诉对方，给能立即处理的人打电话。在传达之前，要把对方说的内容简明扼要地告诉收件人。6.暂时离开座位的时候，同一部门或旁边的同事应该主动接电话，记录电话号码。7、所有员工都要训练自己的倾听能力，老顾客打电话的时候，要立即用适当的称呼迎接对方。8.如果没有特别的原因，请不要在工作时间打私人电话。公司员工禁止用有线电话和传真打个人长途电话和各种音响电话，违者将获得300至1500元的奖金扣除，重新发放电话费。严禁使用传真给顾客打销售电话。违者扣除200元至1000元的奖金。9、与工作无关的电话应尽快结束通话，或告知对方其他约定时间。10、如果此时不方便对话，要坦率地说，或者以后再打电话，说明再打电话的确切时间。11.在和客人聊天的时候接电话，首先要向客人道歉，尽快结束通话。12、回答顾客的投诉，绝对不要对电话进行争论或承诺，先道歉，然后通过相关人员解决问题。二、邮件和信件管理1.公司寄来的所有邮件和信件必须记在账上，注明详细时间。2.重要的是机密，紧急文件用特快专递寄，紧急邮件用挂号或普通包裹寄。发送到同一个地址的邮件请放在同一个信封里一起寄，以免发生不必要的支出。4.公司发的邮件都是公司间的文档或文档，不要加入公司邮件中的个人邮件。5、对于重要信函，在发送给收件人之前，可以保存电子版本的备份，然后查看。第六章办公设备和办公设备管理规定第一，公司各类办公用品及办公用品是保障公司正常工作的重要机构，是发挥员工智慧的主要平台，要加强管理，提高其利用率，保证正常使用，实现自然寿命。第二，本规定是指向公司购买或赠送办公用品和办公用品的一切。三、办公室设施和办公用品管理要求(a)责任1、管理部门管理公司办公用品及办公用品的保管、发放、统计、登记、文件、检查、维护等。2、财务部门负责固定资产定价、账面管理。3、技术部负责电脑、显示屏的购买及机房材料的使用、维护等工作。4、各部门负责本部门的分配材料管理。每个部门经理都是主要所有者，而您是直接负责人。(b)要求1、需要追加办公用品的部门，每月25日前完成办公用品申购表，行政部门工作人员统计后，提交行政部门经理审查，并向行政部门统一购买，登记入库。2、行政部门每月5日前发放各部门所需的办公用品，各部门要派出专人。所有办公用品和办公用品的使用必须根据实际收到的数量进行登记和签名确认。不能合理分配个人办公用品的数量储备或浪费。有些文具需要换成托盘(如各种笔类)。各部门临时需要的紧急产品必须得到负责部门的批准才能购买。4、大量物资采购(包括2000元以上)，书面要求所需物资的型号、规格、数量、管理部门，经管理负责人审核批准后，行政部门或技术部门进行市场咨询，选择价格比较好的生产采购。5、各部门要对使用的办公设施进行维护和维护，使用的设备要掌握性能，进行维护、使用、检查和保管，确保状态正常。如果因人为原因损坏了办公室设施，就要按价格赔偿。6.为了防止同一物品混用，禁止任何人随便拿走别人的物品，禁止物质相互拆卸。7、物资损坏、丢失、维修应立即向本部门经理和行政部门报告，并填写货物损坏订单(如果申报人未及时申报，申报结果所列货物不符，责任完全在你，应承担赔偿、维修等费用)。8、办公用品及办公用品丢失者按价格赔偿。禁止任何人携带物品外出。需要经常携带物品外出的，以部门为单位提交书面申请，经公司负责部门主管批准，由行政部门申报。10、员工调动或辞职时，人力资源部签发的位置变更单或离职单、管理部根据员工变更情况，回收或补充相关项目(如计算器、标尺、订书机等耐用材料)，注销或领事注册，禁止未经授权的交换或未经授权的处理。如果没有交接或不明确，行政部、人力资源部有权拒绝相关程序。如果丢失，必须赔偿失物购买价格，才能办理移动或离职手续。11、公司对所有办公设施按类别提供统一的账户、统一的号码、统一的发布标志，使人物和人物的匹配、事物的匹配等。12、公司每年11月底(视情况随时检查)检查各部门使用的办公设备情况。发现设备不按规定使用或维护的人进行了批评。13、对于墨盒、磁带、打印纸等办公用品，必须事先准备足够数量的备件，以防止耗材不足导致正常操作。14、办公用品只能在办公室使用，不得挪作其他用途或个人用途。15、所有职员要努力勤俭节约，杜绝浪费，减少消费和办公费用。16、使用公司打印机、复印机等的时候要打开开关，不使用的时候要关闭电源。17、坚持勤俭节约，对尚未完全脱稿的稿件，可以使用已使用一面的印刷纸。也可以把打印的纸捆起来，在公司内部用作便笺。18、未经授权印刷、复制资料、违反者根据情况轻重，严禁罚款处理。19、文件、邮件等要及时发给相关人员，不能延误。20、行政部门负责统一外部联系，以印刷印刷品。第七章报纸、图书管理第一，公司的报纸、图书管理部门是行政部门。第二，公司的报刊架和图书阅览室在训练室。第三，以公司名义订阅的报纸，行政部门职员每天把报纸按顺序放在报纸上，大家都坐在报纸架旁边，不要从培训室里拿出报纸。第四，借书的人在借书之前要仔细检查出版物是否损坏。如果有损坏，请主动向借书的人提交，并请图书管理员确认和证明。否则，借款人将承担赔偿责任。第五，图书贷款都不能超过两周，图书贷款限于一本书。到期应立即返还。第六，珍惜和珍惜出版物，保持出版物的清洁和完整性。图书贷款期限超过规定的贷款期限时，请自愿采取续借或返还程序，防止出版物丢失。对丢失的出版物，借款人要按价格赔偿。7.借书和归还时间：每周三12:0-12: 30。第八章公司正式文件处理方法第一，公司的公文是实施公司有效管理的正式文件，是贯彻公司上司的意图和决定，发布规定，询问和回答问题，指导、安排和咨询工作，报告情况，详细说明交流经验的重要工具。第二，公文一般由发行单位、秘密等级、紧急度、发行大小、标题、周交付单位、正文、附件、印章、发行时间、参考单位等组成。第三，公司行政部门是公文处理工作的管理机关，负责公司公文处理工作。第四，在公文处理工作中，要严格执行公司保密工作条例，确保公司文件的安全。第五，公司的正式文件类型主要是：1、法规：制定特定范围的业务、业务和其他业务的限制措施。2、制度：在一段时间内对一定范围工作的惯例；3、通知：传达公司领导的指示，发布各所属部门熟悉、处理或执行的事项、人事任命和重新分配以及其他工作内容的传达的规则和规定。4，通报：承认先进，批评错误，传达重要事项或情况。5、请求：向相关政府部门提出请求、申请；下级要求上级对任何问题或问题进行指示和批准。6、报告：下级向上级报告工作，反映情况，提出意见或建议，并答复上级的询问。7、答复：对请求的答复。8、会议记录：记录和传达会议情况和主要协议。9，信：同级或与事业交易单位的见面性业务等。六、公司文件内容的含义：以公司名义发行的规章、规章、制度、制度、通知、通知、报告等都用“谷x”表示；无人赤字院部发行的公司人事任命文件都用“曲人x号”文头表示；凡是行政部门发出的相关行政文件都是“九务所x号”的文头。剩下的类比。与同级或商务对手的业务类文件都用“曲信x”