日常费用管理制度

精品文件由你分享版本号： V1.0附件数： 0机密等级：机密作者：梁秀玲审计员：批准者：日常费用的清算规定总则为加强公司内部管理，规范公司财务清算行为，提倡重视业务的指导思想，合理控制费用支出，制定本制度。 本制度根据相关财经制度和公司实际情况，将财务清算分为日常事务费用、上班族福利和相关费用、税费支出、项目活动相关支出和特别支出等，以下说明相关借款清算流程和各支出的具体财务清算制度和清算流程。 本制度适用于公司的所有员工。第一条借款管理规定一、借款管理规定及借款程序(一)、出差借款：出差人员在批准后的出差申请表按批准额处理借款，出差人员在5个工作日内办理还款手续。(二)、其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人应当及时清算，周转金以外的借款原则上不允许逾月借款。(三)项目借款金额超过5000元的，应提前通知会计部备金。(四)、借款清算规定：清算借款，根据借款申请书实际清算，超出申请书范围使用的，应当得到主管领导的批准。 否则，财务人员有权拒绝清算的接受支票者原则上必须在5个工作日内交易。(五)、未偿债人原则上不得再次借款，逾期未偿债人转为个人借款从工资中扣除。二、债务流动(一)、借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额(大写和小写必须完全一致，不得修改)、支票或现金。(二)、审查：经营者审查签字财务审查社长审查。(三)、财务支付：借款在审查后借款单上向会计部出纳员办理接收手续。第二条日常费用报销制度和程序一、日常费用主要包括出差费、电话费、交通费、办公费、消耗品和用品备件、业务接待费、活动费、资料费和印刷费等。 在一个预算期间内，各项费用累计支出原则上不得超过预算。二、费用结算的一般规定(一)、结算人须取得相应合法票据(有关规定见发票管理制度)，发票背面有负责人签字。(二)填写申报单要：根据费用性质认真填写相应文件的要求项目，简述注明附件张数的金额大小写必须完全一致的费用内容和事由。(三)按照规定的审查程序批准；(四)清算五千元以上须提前通知会计部备用。三、费用结算的一般流程结算人整理报表文件，填写对应的费用申报表部门经理审查签字财务部门审查社长审查出纳所进行结算。第三条出差费一、费用标准参见差旅费用管理办法2、费用标准的补充说明：(一)、在结算住宿费用时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准额的，超过不补偿住宿标准的部分由工作人员承担。(二)实际出差天数的计算，以乘坐的交通工具的出发时间为基准，12:00以后出发(或者12:00以前到达)是半天，12:00以前出发(或者12:00以后到达)是一天。(三)、筵席客户须经社长批准后报销接待费。(四)出差时对方接待单位提供餐饮、住宿、交通工具等，相关费用不予报销。三、清算程序(一)、出差申请：出差预定人员首先填写出差申请表，详细记载出差地点、目的、旅行安排、交通工具及出差费用预定项目等，出差申请书经社长批准。(二)、借差费：出差人员将审查的出差申请表交给会计部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付借款项目。(三)、买票：的出差人员带有经审查的出差申请书副本，向行政部预约(原则上机票全部用支票支付，特殊情况不能用支票时，事先书面说明情况，审查人签字后提交财务记录)。(四)、返还清算：出差人回公司后5个工作日内处理清算，按差旅费标准填写差旅费报销单，由部门经理审核签字，经理审核签字，作为经理批准的原则，前款未偿者不处理新贷款。第四条电话费结算制度和程序一、费用标准(一)移动通信费：为了兼顾效率和公平的原则，员工的手机费用结算采用职场相关制度，根据职场不同，根据员工的工作性质和职务设定不同的结算标准，具体标准参照行政部相关管理制度的规定。(二)、固定电话费：公司为员工提供工作所需的固定电话，公司统一支付电话费。二、清算程序(一)、公司人事部每月初(至10日)向会计部提交本月员工手机费用执行标准(包括特殊执行标准)。(二)财务部通知员工每月中旬(到20日)将账单汇总到财务部办理清算手续。(三)、财务部指定的负责人按照日常费用审查手续集中处理职工手机费用审查手续。(四)、员工请会计部出纳处签字(每月25日止)。(五)固定电话费由行政部指定的负责人按照日常费用审核程序和结算程序办理结算手续，当电话费发生异常变动时向电信局查明原因，特殊情况下向社长指示处理方法。第五条交通费报销制度和程序一、费用标准：(一)员工因公共需要可以按照公司有关规定申请派遣汽车，没有汽车的，经行政部车辆管理人员同意可以乘出租车(二)、市内公共汽车费应保存相应票的清算。二、清算程序(一)员工整理交通票(包括公共汽车票)，在票背面签字办公人员姓名，行政部签字确认，按规定填写交通费报销单的每周六是交通费的清算时间。 (节日或特殊情况顺延下星期六) 。(二)、审批：按日常费用审查程序审查。(三)员工获得审批后将申报单拿到会计部办理清算手续。第六条事务费、低消耗品等清算制度和程序一、管理规定为了合理管理费用支出，此类费用由公司行政部统一管理，集中采购，指定负责人。二、清算程序(一)购买申请：家行政部每月末根据各部门的需求和库存情况，按预算管理方法制定各部门的购买预算，实际购买时填写购买申请书，按资产管理方法申请批准。(二)、结算程序：结算人首先填写费用申报表(附入库申报表)，按日常费用审查程序申报。 审查后的申报单和原始文件(包括会计支票)交给会计部，通过日常费用结算程序支付或者偿还债务。(三)、费用收集：会计部按月行政部提供的各部门领导金额统计表，统计各部门的相关费用。 库存品作为公共费用，实际收到时分配。第七条招待费、培训费、资料费及其他清算制度和程序一、费用标准(一)、接待费：为了规范接待费的支出，大量的接待费需要事先征得社长的同意。(二)培训费：由公司人才部门统一管理，各部门的培训需求应当及时提供人才，以便公司能够根据需要进行调整。 人才资源根据实际需要制定培训计划委托总经理审查。(三)、资料费：在保证满足需求的基础上，尽量节约成本，注意资源共享。 各部门在采购资料前必须填写资料申请表，结账前要先登记行政部门的资料管理员(资料管理员在资料单据的背面签字)。(四)、其他费用：根据实际需要实际支付。二、清算程序：(一)接待费由办事员按照日常费用清算一般规定和一般程序办理清算手续。(二)、研修费由人事部人员按审查手续和结算手续办理结算手续。(三)、资料费应在清算前办理资料登记手续，按审查程序审查后通过申报单和申请书向会计部办理清算手续。(四)、其他费用结算参照日常费用结算制度和程序进行。第8条工薪阶层福利和相关费用支出制度和程序工薪阶层福利等支出包括工资、临时工资、社会保险以及各种福利等，这些费用遵循有关资金支出制度的规定。一、工资支付程序：(一)人力资源部每月10日将本月经公司社长审核的工资支付标准(包括人员变动、金额变动、扣除、社会保险和住房公积金等信息)转交会计部；(二)、经理提供职工月度奖金分配表；(三)、财务部根据奖金表和支付标准编制标准格式的工资表(四)、按工薪阶层审查程序审查(五)、每月15日会计部由银行代理支付工资的每月底前员工向会计部领取工资单，与工资单内的资金进行核对。二、社会保险和住房公积金支付程序：(1)人事部将公司社长批准的支付标准交给会计部，进行相关的财务处理(二)住房公积金由人事部按照工薪族审批程序申请支付转账支票的社会保险费由财务部协助人力资源办理银行承兑手续，财务部收到银行承兑单据后应签字确认人力资源部负责人，有差异时应查明原因，并根据情况进行调整(三)、其他福利费支出由公司人事部按审核后的支付标准填写申报表部门经理签字确认财务经理财务审核经社长审核，审核后的申报表和支付标准提交会计部办理清算手续。第9条项目活动支出财务清算制度和程序项目活动支出主要包括购买软件和固定资产、顾问费用、广告宣传活动费用和其他活动费用。一、软件和固定资产购买清算财务制度和流程。(一)填写购买申请：按照公司资产管理制度的有关规定填写并批准资产购置申请单。(二)、偿还标准：批准相关合同协议及有效购买申请。(三)、会计清算：(1)、资产检验(软件应设置调整)无误，经营者按发票等资料办理入库手续，按规定填写申报单(经营者在发票背面签字附上入库发票(2)，按资金支出规定审查审查手续(三)、财务部根据审查后的申报单用支票支付(四)需要提前借款的，按照借款规定办理借款手续，5个工作日内办理清算手续。第十条其他特别支出结算制度和程序一、费用范围：其他特别支出包括所有其他专业项目的费用，包括顾问、广告和宣传费、公司员工活动费、办公室装修和其他特别费用。二、费用标准：此类费用一般金额较大，主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告(包括项目可行性分析、费用预算和相关收益预测表等)，总经理签署审查意见后委托会长及其授权人审查。三、财务清算程序(一)、审查后的报告文件报到财务部，做好财务准备。(二)、签订合同：直接责任部门与合作方签订正式合作合同(合同签订前经公司法律顾问审查，合同应当注明支付方式等)。(3)、付款流程：(1)、负责人整理发票等资料填写费用申报表(填写规范见日常费用清算一般规定)(2)、按审查程序审查：由主管部门经理审查签字财务审查经理审查(3)、财务部根据审查后的申报单金额支付(四)需要提前借款的，按照借款规定办理借款手续，5个工作日内办理清算手续。第十一条清算时间的具体规定为了调整公司内部和外部业务时间表，便于员工费用的清算，财务部的清算时间具体安排如下。一、财务清算：公司财务部每周四为财务清算日。 如果当月的最后清算日是当月的28日以后，会计部为了便于在时间的月末汇总会计，该清算日中止财务的清算。二、借款及其他业务不受以上时间限制，可以随时办