业务跟单流程.ppt

业务跟进说明：定义跟进成员： DocumentaryHandler跟进成员是指在企业运营过程中根据客户订单跟踪产品并跟踪服务运营流程的专职人员。 围绕订单去工作，负责发货交货期的人。 PART1:合同审查，1，订单确认后，在平台上进行自我评价，制作销售合同、采购合同、形式发票等顾客需要的文件资料1 )新合作的工厂必须进行“供应商调查”，成为“合格供应商”后不能进行采购合同的新合作的顾客输入顾客的资料2 )了解与订货有关的所有信息，如成交方式(CIF/CNF/FOB )、支付方式(L/CT/T )、数量、售价、购买价格、发票要求、包装要求海运费、港口杂费、装船唛头等。 (操作说明) 2，然后在平台上提交自我评价，向相关领导人审查销售合同(sellcontract )，向相关领导人审查采购合同(业务经理会计部经理社长) 3，将审查通过后印刷的自我评价表，销售合同和采购合同等纸质文件签字盖章后立即通过传真和扫描发送邮件工厂和客户4 .及时跟踪合同的返回，将返回的合同提交给综合部相关人员作成正副本，将自我评价表和合同的副本提交给本部门，标准，1 .拼盘： 3小时以内完成2 .普通订单： 2小时以内完成3 .合同签字：当天4 .合同管理规定1 )货款在20万以上时，必须要有红章原本合同2 )货款在5万到20万之间可以用传真回复，但工厂必须设定传真信息(工厂名、传真号码、传真日期)；货款在5万以下时，由营业员自身控制风险4 ) 样品采购，采购金额为人民币2万元以上(包括2万元)的，必须签订采购合同5 )特殊情况要求领导批准。 部分2 :交付、内容、发票交接：提供给船务部单据/配运交接跟踪表，明确记载本合同项下的要求和注意事项。 L/C:交货交接的制作以客户的L/C为主，客户的PO为辅！ 制作T/T和D/P:交货交接，以客户PO为中心，帮助客户发送邮件！ (操作说明)标准：老客户：自我评价和合同完成日期，最长24小时以内。 其他客户：收到预付款或收到信用证后24小时内完成。 遇到特殊情况，按经理的指示，这项工作非常重要，交接不清楚，有差错会严重影响船务部的运输和发票制作工作！ 什么？ 什么？ 注意事项： 1、报关名称与增税单据名称一致。 不一致的情况下，会影响退款。 (建议报关后提交催复单) 2、H.SCODE的准确性，否则会影响报关、退税。 3、重量、体积、件数的准确性(尤其是非箱合同时)尤其是危险物通关的毛重要与危险包证一致。 不那样做会影响报关。 4、出处地点应与增值税票抬头地区一致。 5、发票要写清楚。 特别是T/T、D/P发票。 6、如果是危险品，必须向船务部仓库提供危险包证复印件，保证原件在报关的前提下提供货代报关7、备注栏重要，记录配送表中没有的信息。 如船前检查、生产、委托、客户特别要求等。 PART3:装货前工作，1 )检验申请资料：提交合同贸易产品交货跟踪表，验货申请书，按合同安排有关事项。 例如，穆斯需要通过别的邮件通知监装部、商检等这两个表和船务送来的“检查资料”，是监装部门开展监装作业的依据，非常重要(操作说明)2)审查报关文件：按照“配送表”的要求审查船务部提供的报关文件，并签字没有错误严格审查报关单信息(品名、数量、金额、海关代码、目的港等)会影响退税。 (报关发票的制作由船务部说明)3)催证： L/C订货时，迅速催促客户作证。(收到客户信用证后应通知工厂发货、付款)4)信用证审查：收到船务部的信用证复印件和审证记录卡，业务部主要审查部分货物是否正确，最后装船期是否满意。 审查结束签字确认，在收到船务部初审文件之日完成。 (信用证知识由船务部说明)，(5)确认发货/进货情况：在船期前一周向船务部请求发货地址，用贸易产品交货跟踪表传真发送给工厂，发货前与工厂分析书一起返还给本公司，要求将具体的发货时间通知船务部和监装部。 必须收到分析书自行审查，满足合同要求后交船务部。 跟踪进货情况和相关文件(报关文件、报关文件、危险包证等)的送货情况。 6 )监装过程跟踪：立即与监装部门合作，协调和处理监装过程中出现的突发情况。 7 )查看监装报告：监装部门检查监装人员提供的(照片、反馈信息)质量、包装、数量、唛头，立即对监装报告提出意见，发货前将监装照片发送给客户。复印业务部、船务部、监装办公室、供应商、业务部、会计部、客户、客户、客户、客户、客户、客户、客户、客户、客户、客户追踪表，确认到达时间(预定现金现金现货合同支付)，与客户提交交易资料，按期发货，COO 向船务部提供交易跟踪表，提供监装照片和报告，提供COA的贸易跟踪表、发票、装船通知、合格发票、装箱照片、shippingadvice、PART3:装船后工作、1 )发送装船通知：在船期前一天从船务部收到装船通知，邮件比装船当天晚用传真向客户提供(船务部作成)2)运费确认书：船务部在装船前一天应向业务部经理提交货费的“运费船期确认书”进行确认，相关人员应在自评表中登记运费。 3 )扫描装船发票复印件：原则上装船后三天内船务提供一整套文件复印件，船务人员应在审查一次后，以邮件/传真形式当天提供给客户，以船务部提供的发票确认预定汇款情况。 5 )原件装船发票：原则上船务部要求在装船日起7个工作日内提交发票的质量保证部应在提交会计部之前通过邮件通知业务部，业务部应当立即评估船务操作员、供应商、货款。 工程6 )发票：不同汇款方式的发票处理，参照下表：内容，向银行交付发票，处理T/T的商品。 向银行提供客户订单和客户地址。ISO相关制度规定，货物监装流程 配运流程环节控制方案 单据流程环节控制方案、PART4:其他、1、付款：根据合同要求决定付款时间。 每周一批申请“需要付款”，20万元以上的付款要提前一周申请，30万元以上的付款要提前两周申请。 2 .增值税发票催款和发票(代理合同未签发):报关单后立即催收。 开船后30天内必须收到，最迟不得超过45天。 发票审查准确无误，向会计部提交发票(登记追踪表，在平台上签字)。 3、审查海关返回的报关单并提交会计部：严格审查报关单的内容，在平台上签名。 4 .代理方式合同：会计部需要将未纳税申报证明书连同海关退回的申报单、收据一起送到工厂处理纳税申报单(附收据)，发送后3天立即督促回收执行。 5 .跟踪汇款情况：按付款方式及时跟踪，尤其是T/TD/PO/A汇款。 如有必要，我们会提前通知客户付款日期。 收到汇款时，必须登记自我评估表并在出纳处签字。 (尽可能向出纳员收取每笔汇款的银行提单，计算银行的费用)6.运费支付：将船务部提供的需要支付运费的“费用申请书”与自我评价表进行对照，向部门经理确认后返还给船务部。 对超过预算20%的运费说明原因。、PART5:存档、*合同执行过程中的相关ISO文件存档：合同运输确认书(经部门经理确认后签署船务存档并在自我评估表中记录)供应商提供的检验报告(合同商检证书或合同分析书)(确认后船务存档) 合同贸易产品交货跟踪表(船务档案)合同监管报告(船务档案)合同(内外贸易)原件(合同保管人员直接档案)审计记录表(船务档案)审计记录(签字确认船务档案)提交发票记录卡(船务-质量保证-财务-档案)的交货委托书/SHIPPINGADVICE (船务-归档)交货继承表(确认-船务-归档)合同项目中的相关资料(按经理的指示归档)、PART6平台快捷方式设置和跟踪模块平台快捷方式合同， 销售合同输入采购合同输入形式的发票审核并提交产品交货跟踪表提交了检验申请书/审核运输交接表的监督报告书并收到业务的支付登记印刷用的支付申请书进行了查询，PART7:样品的封印和邮寄，一，船前先生的封印：(参照公司的封印规定)二，样品的邮寄1