关于电话礼仪的注意事项

-范文最新推荐- 关于电话礼仪的注意事项 电话被现代人公认为便利的通讯工具，在日常工作中，使用电话的语言很关键，它直接影响着一个公司的声誉;在日常生活中，我们通过电话也能粗略判断对方的人品、性格。下面是小编精心整理的关于电话礼仪的注意事项，希望能给大家带来帮助! 通话是现代社会最常见的一种交际方式。它是运用电话等现代通讯工具进行交往, 具有快捷、方便的特点。尽管不是面对面地交谈, 却能让人迅速获得信息, 及时进行沟通。 在公务活动中, 使用通话交流情况、沟通信息、商洽问题、答复事项, 是一种最普遍的工作手段。通话包括打电话和接听电话。不论是使用普通电话还是 移动电话, 都要遵守一定的礼仪规范。 学会通话可以树立良好的电话形象。如果缺乏电话使用常识, 没有掌握通话的技巧和礼仪规范, 就会影响公务活动的开展, 甚至损害机关单位的形象。 怎样打电话? 谁不会打电话?也许你会发出这样的疑问。打电话确实是一种最常见的交际方式。但是要正确掌握打电话的方法, 还是需要注意一些问题的。 时间选择。公务通话一般要在办公时间内进行, 不要在下班之后打, 更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假时间打, 除非有特别紧急的事情。如果是拨打国际长途电话, 要注意时差, 不要扰人清梦。要掌握通话的时间, 一般不宜过长, 以不超过五分钟为好。如果要通话较长时间, 最好用面谈的方式。如果只能通话, 必须征询对方是否方便, 否则就要另约时间联系。 表述得体。通话表述要符合礼仪规范, 不能高调门, 语惊四座; 口气谦恭有礼, 热情、温和、亲切、自然。语速适中, 过快了容易让人听不清楚, 产生匆忙应付的感觉; 慢条斯理, 拿腔拿调, 也容易引起人的反感。 举止得当。打电话要轻拿轻放, 不要急不可耐, 一遇到无法接通的情况就表现得很不耐烦, 甚至甩话机。电话接通后, 要等铃声响过六遍后, 确信对方无人接听, 才挂断话机。通话时不要抱着电话四处走动; 仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通话都是不适宜的。通话时也不要吃东西、抽烟、喝水、翻报纸杂志,甚至与旁边的人闲聊。 注意环境。打电话要注意周围环境。移动电话不要在嘈杂的大街上、一些公共场所通话。办公室打电话, 要避免谈话声、嬉笑声、咳嗽声。如果有急事, 可以先整顿一下通话环境, 待安静下来再拨通电话。 怎样接电话? 接电话要注意以下礼仪: 及时接听。电话铃声一响, 要及时接听, 不要慢腾腾地任由铃声响个不停。一般在听到完整的铃声响后接起电话。同时响起电话, 要先接起一个, 询问对方是否介意接听另一个电话, 征得同意后才能接听另一个电话。不要同时接听两个电话。 文明应答。接听电话要做到有问必答, 依问作答。铃声响起, 要拿起话筒问候对方, 并自报家门: 你好! 这里是 ( 单位) 或你好! 我是 , 或者询问对方: 你好! 请问找哪位? 如果要找的人不在, 最好告诉对方不在的原因, 或告诉对方联系方法。一般不宜用 你是谁、 你找谁、有什么事之类的话发问。与对方通话, 要尽量每问必答,但不要答非所问, 东拉西扯, 大聊其天。对方交谈内容结束要即时道别, 说声再见。 做好记录。公务电话通常需要做记录。平时要做好通话记录准备, 电话记录簿或记录用纸、笔要准备好, 不要通话后放下听筒, 再找纸笔。遇到听不清楚时, 可以请求对方重复一遍, 特别是对一些重要内容和涉及时间、地点、数量等, 最好加以核实, 避免记错。 一些特殊电话的接听。对打错电话的, 不要大声斥责对方, 要接受对方的道歉, 说声 没关系 后挂机。对一些难缠的电话, 要学会说不, 设法摆脱对方的纠缠, 委婉而坚决地拒绝对方的请求。对一些诸如你猜猜我是谁、想知道我在干什么吗之类的谜语 电话, 可以用别让我猜谜了、 我正忙着、我还有一些急事要做呢之类的话加以应对。 电话是代表你个人形象的重要窗口，接打电话时，一定要表现出良好地礼仪风貌，具体可归纳为礼貌、简洁和明了。下面是小编精心整理的拨打电话的礼仪知识，希望能给大家带来帮助! 一、要选择对方方便的时间 1.不论与他人有多熟，也最好不要在别人体息时打电话，比如用餐时间、午休时间，尤其是晚上的睡觉时间，省的人习惯早睡，所以不要太晚打电话、早上七点之前也不宜打扰。 2.如果是公事.也尽量木要占用他人的时间，尤其是节假日时可。 3.如果个是公家，也力求避免在对方的通话高峰和业务繁忙的时间内打电话。 4.为避免影响他人的休息，在打电话前应力求搞清各地区时差以及各国工作时间的差异，尽力不要在休息日打电话谈生意。即使客户已将家中的电话号码告诉你，也尽量不要往客户家里打电话。 二、要长话短说 打电话时要力求遵守三分钟原则。所谓三分钟原则是指：打电话时，拨打者应自觉地、有意以地将每次通话时间控制在三分钟内，尽量不要超过这个限定。此外，在通话时，其基本要求应为：以短为体，宁短勿长，不是十分重要、紧急、繁琐的事务一般不宜通话时间过长。 三、规范内容 1.允分做好通话前的淮各c在通话之前，最好把对力的姓名、电话号码、通话要点等内容列出一张清单。这样做可以避免通话者在谈话时出现现说现想、缺少条理的问题。 2.说话时要简明扼要。如果电话接通后，除了首先问候对方外，要记得自报单位、职务和姓名。如果请人转接电话时，一定要向对方致谢。电话中讲话中一定要务实，不能吞吞吐吐、含糊不清。寒喧后，就应直奔主题。 3.说话要话可而止。打电话时，如果要说的话已经说完，就应该果断地终止通话话讲完后、仍然反复铺陈、絮叨、否则，会让对方觉得你做事拖拉，缺少素养。 四、避免做电话机器 我们打电话的目的是为了彼此的交流和沟通，以拉近彼此的距离.而电话本身是没钉任何感情色彩的;所以，在打电话时，一定要给电话赋予感情色彩.达到使对方闻其声如见其人的效果，妥达到这样的效果，就应做到以下几点： 1.力求避免感情机械化。右些人会错误地认为电话只是传达声音的工具.只要把声音化给对方就可以了。所以，打电话时，只是在发出声音，并不在意自己说活的音调。 正因为列方不可能从电话中看见我们具体在做什么。因此，许多人在打电话时表情往往是机械且没活力的。所以，对方从电话中听到的声音往往是平淡的、呆板的、甚至是不愉快的。 这就要求打电话者，在拿起电话机时，要用你自己的声调表达出微笑和友谊。对方不能从电话中看见你的表情，所以你说话的声调就要负起说话时的全部责任。打电话时，你的声音要时刻充满笑意，比平时自己高兴时还要多的笑意。 2.注意语调与语速。因为声音通过电话后音调会有一点改变。所以，在电话里语速要适中中，音量也适中。此外，嘴要对着话筒，一个字一个字地说，咬字要清楚;特别是说话者在说到数日、时间、日期、地点等数字内容时，一定要和对方确认好。 五、语言文明 (1)在对力拿起点话的时候，首先要向接电话的人热情地问：您好!然后再谈其他，不能一上来就喂，或是开口就说事情，让对方感到莫么其妙。 (2)在问候对方后，要自报家门，以便让接电话的人明白白是谁打来的电话。 (3)终止通话，放下话筒前，要均对方说再见如果少了这句礼貌用语会感觉通话终止得有些突然，让人难以接受。 在商务交往中，普普通通的接打电话，实际上是在为通话者所在的单位、为通话者本人绘制一个给人深刻印象的电话形象。下面是小编精心整理的简析商务电话礼仪的汇集，希望能给大家带来帮助! 第一式树立必胜信心 每个销售代表的工作业绩总是同销售任务紧密联系在一起的，许多销售代表总觉得任务就像头上的一座大山，被压得喘不过气来。但是在我的团队里流传着这么一句话：quota(销售任务)是用来超越的。 每个季度我们都会有kickoffmeeting，会上我们常喊的一句口号就是quota越高越好。是的，越高的quota越能体现销售代表对企业的价值和贡献。 当然我们并非鼓励人有多大胆，地有多大产。公司订立销售任务是根据市场数据分析后科学合理分配的。基于这个安排，作为销售代表就要面对现实，调整心态，相信自己，发挥个人的优势，通过合理的工作安排来完成任务。假设一个销售代表终日在忧心忡忡中工作，你的低调情绪一定会通过电话传递到客户耳中，又有哪个客户愿意与一个忧怨的销售代表谈生意呢?那样业绩也一定不会好，恶性循环就开始了。 其次是对企业及所销售的产品充满信心。相信企业，也就是相信自己，因为是你选择了它。 记得我遇到的几位新人，在刚加入戴尔公司的前几周，他们常抱怨，公司不做任何媒体广告，在客户中的知名度无法同业界竞争对手相比，给销售带来难度。于是在一次午餐时间我同他们聊了起来。你们中谁知道戴尔公司在业界所获得的奖项?他们摇头了。我又问：你们可知道戴尔在全球pc销量排第几?在全美服务器销量排第几?他们又摇头了。当他们获知戴尔在全球pc销量排第一，在全美国服务器销量排第一时，他们的眼里露出了惊喜的神色(当时是XX年，之后hp和compaq的合并，两者销量相加高于戴尔，XX年戴尔排名第二)，你们是在业界第一的公司工作，还有谁能超过你们呢?我鼓励道，多了解公司的业绩，你们会发现自己是多么幸运。一个季度后，他们都超额完成了任务。 第二式充分利用资源 电话销售代表不会孤独，永远不会是孤军奋战，身后有千军万马随时听任调遣。运用这支大军，取得战役的胜利，而不仅仅是某个战斗。 形式上电话销售代表每天在办公室里通过电话来做生意，电话似乎成了销售代表唯一拥有的资源和工具。事实上，在日常工作中我们可以利用许多资源使我们的工作更高效，更准确。高级管理层能在销售及价格策略上给予我们极大支持，不要怕麻烦老板们，记住销售代表的成功也是管理层的成功。但是在寻求管理层支持之前一定要把事情的来龙去脉梳理清楚，把解决方案清楚地表达出来，千万不可以毫无准备地就冲进经理室，因为经理们是很繁忙的，不能把时间全花在一个生意上。 市场部也是销售代表的好搭档，从他们那里取得系统的客户或市场数据，产品型号及价格走势，以帮助你准确定位客户。 销售永远和财务联系在一起，多同财务沟通，了解财税制度，帮助企业及时收回应收帐款，从此维系长久健康的客户关系。 对于设备销售，售前售后工程技术部门更是我们必不可少的高参。XX年，第九届全运会在广州召开。 我在公司售前工程师的帮助下，为全运会信息发布网站提供了解决方案，以绝对优势赢得了设备供应资格。在整个全运会其间，我们又同售后工程师协商，打破惯例，免费派驻专人同用户全天候工作，以确保九运会期间网站工作无故障。九运会胜利闭幕，我们收到了来自九运会组委会的表扬信，同时组委会还为我们的工程师颁发了奖状。这一次，公司在客户心目中留下了深刻印象，为后来的业务开展打下了基础。这一切，同各部门的支持是分不开。 不要以为资源只来源于企业内部，其实你的客户，甚至你的竞争对手，都可以成为很有利的资源。忠实的客户是电话销售代表最有说服力的产品代言人，大额采购的常客又是最齐全的产品展示厅。成功的案例极具示范性。2年前，我为广州市电业局安装了一套双机热备系统之后，全广东省的电业局纷纷效仿，在几乎所有的电业局招标文件中都将戴尔的产品列入其中。 第三式创造客户体验 我不愿用客户至上或客户是上帝之类的字眼，我觉得用客户体验这词更能概括销售所应达到的境界。电话销售代表是企业的窗口，从客户的体验中了解客户需求，提高服务质量。企业通过客户端的反馈信息，指导产品研发，市场策略。 走进戴尔公司在厦门的客户服务中心，首先映入眼帘的是墙上的蓝白横幅customerexperience(客户体验)，戴尔公司的员工牌背面也赫然印着同样的字样，这正是戴尔公司文化的浓缩，成功的关键。 了解客户的业务状况、发展前景、采购流程，知道客户最关心的环节。在电话中我从不问客户：您需要什么?取而代之的是：您单位现在的系统架构是怎样的?一至两年后业务扩展能力有多大?用于设备采购的预算大致是多少?了解尽量多的客户信息，才能有针对地开展销售。 客户体验不仅要了解客户需求，还要为客户创造需求，记得本刊主编傅强在第十期的卷首语到月球上卖空气中提到的要创造一个需求，也就是说，要让你的客户觉得大家都在地球上呆着没劲，想要与众不同，想要出类拔萃，就得上月球。这样做的结果是把客户引到你的利润区域中来。 电话营销代表如果不想让自己的工作如同接线生或报价机器，那么这一点是提升自身价值，提高营业额和利润的杀手锏。 XX年，戴尔公司首次在业界推出笔记本电脑三年人为损坏免费更换业务，既在采购机器时支付很小的一笔费用，那么在三年的保修期内，如果有任何人为物理损坏，戴尔公司都将免费上门维修。如一时无法修复，戴尔公司将提供配置相当的备用机。刚开始，有人担心客户不愿意支付这笔额外费用。但是聪明的电话销售代表将它作为一个新卖点、敲门砖，全力推广，最终不但赢来更多利润和奖金，也带来了更多新用户。 第四式有效管理时间 人们常说，平等是相对的，不平等是绝对的。但时间是个例外，它对每个人都是公平的。因此一定要将每天的工作根据最重要、重要、次重要和非重要来安排，并且配合客户的作息时间。通常上午9点至11点，下午3点至4点半是工作密集时间，在这个时间段各个单位办事效率高。在戴尔公司，每个电话销售代表都有一面彩色小旗，上面写着powerhour，别打搅。 这是电话销售代表在工作密集时间段向外打电话给客户的工作提示，桌上树起这面小棋，即使michaeldell也不能打搅。 去年，我参加了一个由利盟公司具有XX年销售经验的销售经理的培训，她邀请我同她做个小品。假设我是利盟公司的销售代表，她扮演加洲某大客户，进行大客户销售： 你们是利盟公司打印机销售部吗?她问道。 是的，有什么可以帮到您吗? 我们每年都采购上百万的打印设备，这段时间打印机坏了，怎么办? 请您拨打技术支持热线 ohnonono，他们的电话占线，拨不通，我需要你的帮助。 请您留下联系电话，告诉我大致是什么故障，我们的工程师会同您联系 话音未落，她双手递给我一个精美的礼物。 你中奖了，你是我这次培训行程中表现最出色的一位。 当时我有点吃惊，她继续说： 现在，我知道，为什么戴尔的业绩是全球第一了，因为它有了不起的销售队伍。你们知道吗?我这小品的目的是告诉你们，你们是销售代表，不是工程师，要把时间用在销售中。花时间帮客户解决技术问题，那是工程师的工作。 凡事都有轻重缓急，必要时候说不。 第五式依靠诚信销售 当我在柯达公司任职的时候，听到一位美国经理在批评一位同事时说了这么一句：heisarealsales。(他真是个销售)。当时我不明白，这个同事并不是做销售的呀，为什么这么说呢?于是，这位经理解释道，那些做销售的总是夸夸其谈，承诺一切，到头一样都无法兑现。当时我无法理解，难道这就是销售的形象吗? 从事多年的销售后却让我懂得诚信销售才是长久之道。两年前，民政厅急需一批电脑用于建设其培训中心，正逢上级来检查工作，于是要求在三天内供货。可是戴尔公司是零库存销售的，生产及运输周期最快也要四天时间，我如实地告诉了客户这一情况。当然我没能得到这个定单。但是常言道：塞翁失马，焉知非福。一个月后，客户邱科长给我来了电话，说：我们又要采购一批设备，这次就只选择了戴尔一个品牌，不急，多等几天都可以。你挺实在的，以前我们也从其他厂商那采购，但是他们常不守信，合作很不愉快。我想同你们的合作一定会顺利的。邱科长的话很是感动我。 有些销售代表在销售任务的压力下，为了赢得定单而忽略了诚信，但他们没有意识到信任往往是客户从一种品牌转向另一品牌的重要因素，为了眼前的小利益，最终