基于角色分工视角的企业信息管理论

基于角色分工视角的企业信息管理论摘要：随着信息时代的到来,信息技术大量应用于企业管理,特别是企业人力资源的管理当中。如何通过信息化技术的应用来提高管理的有序性和有效性,保障企业战略目标的实现,是摆在所有管理者厩前的一道难题。本论文以企业信息化管理研究为切入点,运用角色分工理论对企业不同群体进行分工，分层次论述企业不同群里信息化管理相关问题。本文首先对企业成员运用角色分工理论进行分工，最终分为决策者、管理者、生产者、销售者。对不同企业成员功能和信息管理具体途径展开论述，最终提出企业信息管理理论要因地而异，因人而异，企业信息化管理是一项综合性、系统性的管理工程，本文通过对建立本系统研究背景的阐述，针对企业管理和员工现实需要对企业信息化管理进行了具体的、多角度的论述，力图市场、企业、员工三者的有效、合理组合，实现人本管理，改善管理水平，提高企业核心竞争力。关键字：角色分工；企业；信息管理引言当前,伴随我国科技行业的迅猛发展,企业数量、从业人数以及总体经营规模不断增加，整个市场呈现出旺盛的发展势头，市场经济竞争日益激烈。信息化管理被提上重要位置，成为现代企业发展的关键。员工信息培训作为继续教育的一种形式，是企业所要承担的重要责任之一，也是企业人力资本投资的一种重要形式，更是企业健康可持续发展的必要内容。具有一个完善、完整的信息化体系，是企业培训管理的核心。只有通过学习、培训，不断使企业员工的的观念和技术有所提升，才能适应组织的更高要求，应付更有挑战性的工作，如何对员工进行科学的信息化培训成为企业发展中的关键问题。企业不同员工在企业中扮演中不同角色，行使着各自的职能并且担负着不同责任，对员工进行区别化信息培训将有利于员工职业技能全面提高，发掘每一个员工群体潜能，综合提高员工素质，实现各个企业环节共同进步，共同为企业发展贡献力量。一：角色分工视角下的企业成员划分剑桥的贝尔宾博士和他的同事们经过多年研究与实践，提出了著名的贝尔宾团队角色理论，即一支结构合理的团队应该由八种角色组成，后来修订为九种角色。贝尔宾团队角色理论是，高效的团队工作有赖于默契协作。团队成员必须清楚其他人所扮演的角色，了解如何相互弥补不足，发挥优势。利用个人的行为优势创造一个和谐的团队，可以极大地提升团队和个人绩效。角色分工理论将一个组织的不同成员分为不同角色，各角色相互配合，相互促进，虽然没有完美个体，但能组合为一个完美的团队。受启发与角色理论，在进行企业信息化管理过程中，我们将被管理对象根据分工不同划分为几个不同员工类型，它们分别为决策者、管理者、生产者、销售者。决策者拥有敏锐的思维，独到的眼光，面对企业战略问题善于寻找和发现团队讨论中可能的方案，使团队内的任务和目标成型，最终推动团队达成一致意见，并朝向决策行动。管理者一般具备保守、顺从而且务实可靠的精神，组织能力强，工作实践丰富，有很强的自我约束力。在团队中能把谈话建议转化为实际活动将上级决定良好传达给下级，将决策转化为行动。生产者在企业活动中充当最基本也是最关键的活动，最基层的位置在企业发展中处在能量转化环节，将生产原料按照上级决策转化为目标产品它们勤奋有序，认真，有紧迫感对待工作持之以恒。产品服务者集销售服务于一身，当它们充当销售者角色时，他们性格外向，热情，联系广泛，消息灵通，能够敏锐的发现产品消费者和潜在消费者，并将产品成功推销出去，将资源转化为财富，他们善于发现新市场，勇于接受挑战，他们还能将市场信息积极反馈回企业，决策者能够根据市场信息及时改变策略。尽管可以根据贝尔宾团队角色理论将企业 不同成员根据职能进行分工，但我们必须意识到这是一种对任务和活动实施自我管理所表现出的个人行为特征，而非个性类型或思维类型。尽管划定了特定成员的企业角色层，但这并不代表在实践中就不能够担当其他角色。二：角色分工下的企业信息管理执行企业信息化管理是采用现代化手段对企业生产经济中各个环节涉及的所有信息进行收集、整理、分析及提供利用的工作。在市场经济条件下，企业管理信息化的程度如何将决定企业在国内、国际市场的竞争力及其在社会经济中的作用。因此，提高企业的信息化管理水平是十分重要的。1 决策层信息化管理掌控企业大方向在过去高度集中地计划经济体制下，企业是国家主管机关的附庸，是国家这个经济大工厂的一个车间，企业只需按照国家的计划进行生产，按时完成生产指标即可，是否盈利，盈亏多少，企业无需有自己的决策。然而在社会主义市场经济条件下，要求企业建立自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的现代企业制度，企业就必须进入市场，面对市场，根据市场的需求来决定生产和经营，根据市场千变万化的条件来作决策并承担一切风险。在瞬息万变的市场竞争中，市场的供求关系时刻在发生在变化，只有赢得时机才能取得成功。因此，快捷、大量、准确地获取市场信息，使之最为快捷地为企业生产发挥效能，是市场经济条件下的企业发展，生存必不可少的重要环节。从过去的电视机生产线重复引进，到现在的VCD市场过剩，从苦心经营的名牌商标被国外抢先注册，到一些落后设施的购进等等，都是由于没有充分及时的了解市场而导致的结果，给国家和企业造成了巨大的损失。对决策层的信息化管理具有战略性和战术性意义，企业作为市场大海中的航船，是沉是浮就要看这艘船的舵手能否在这个充满风险的大海中，认清航标，把好航向。将信息化应用到战略管理是企业信息化管理的核心内容，企业信息化建设必须服从于企业的总体规划和战略。将信息技术与企业的中长期规划和发展战略相适应、相融合，保障企业的可持续发展；信息技术规划企业业务流程、提升企业的竞争力。主要执行方式包括商业软件实施、软件开发、硬件部署等方面的内容，通过有效的管理保障软件开发项目、系统集成项目得以顺利的实施。运行和维护管理层面的重点是保障已经实施的项目发挥其应有的作用，保障各种系统能够正常、稳定、高效和安全运行。 2变革管理方式，弘扬企业文化 企业信息化实施必涉及企业管理模式、组织架构、业务流程、组织行为的改变等是一个复杂的组织与管理变革过程。在信息管理变革中，通过变革目标导向确保变革有一个具有方向性的、可以监测的、有领导的管理环境，为整个变革历程制定计划，形成有实效的项目小组以及有效管理项目进程。采用新的领导方式对信息技术支持下的企业变革过程的管理的核心价值进行宣传提高管理层领导工作的有效性。采用有效措施激励员工，提高业务人员在新工作环境下的工作绩效，提高企业凝聚力，力图实现企业成员个人目标与企业目标相一致。将信息技术引入现代企业管理，提高企业运作效率和效益，最终提高市场的竞争力。采用信息系统对企业战略、决策过程、组织岗位、制度、技能、绩效考核、数据与知识实施管理等企业目标和组织的管理,提高企业管理水平与组织绩效。实施信息技术支持下的企业运作管理的目的是着力构建企业战略信息系统。企业战略信息系统是指运用信息技术来支持企业竞争战略和企业计划，使企业获得竞争优势。3信息化管理生产工艺，降低生产成本企业效益直接决定企业命运，而企业的效益却是由多种因素决定的，原材料费用，生产费用，管理费用，销售费用等，都涉及到企业的做种经济效益，而努力去降低这些费用，最大程度地提高效益，毫无例外地成了每个企业的奋斗目标。古人云：“知己知彼，百战不殆”，说明了一个深刻的道理，企业要想在市场竞争中立于不败之地，不仅要了解自己的实力，更需要了解同行的情况，了解市场情况。如：价格和供求的变动情况，消费者需求情况，竞争对手的投资意向，科技成果的发展和应用情况，政府经济政策的调查情况等等，这些信息将对生产经营者的决策行为产生重大影响，决定企业的成败。日本二战后，经济速猛发展，创造了世界经济史上的奇迹，但仔细研究发现没无论是50年代提出的“产业立国”，60年代提出的“贸易立国”还是80年代实施的“科技立国”，都是建立在重视信息资源开发，管理和应用的基础之上，可见信息的重要性。提高基层生产者信息化意识，信息是一种无形资产，具有可分享性，忽视了它的“储量”无限，即信息可以重复提供，不断生成新的更有价值的信息。许多企业的信息工作还停留在以“藏”为主，辅以简单的“管”，而不是去开发利用，转变到效益上。正是由于这种认识上的偏差，企业在新奇管理发面投入有限，即使购置了部分设备，不是闲置，就是利用价值小，因而制约了企业信息化发展。信息产业是一种新型的高科技产业，建立设施现代化，服务高效化的信息管理系统，离不开受过专业训练的高技术人才，而且目前企业从事信息化工作人员的素质和工作能力，与要求相差甚远。人是决定一切的主要因素，企业里缺乏操纵现代化设备的高素质人才，就必然使企业信息化工作发展缓慢。 4掌握市场前沿，扩张产品市场从市场经济发展要求和许多国家的时机经验来看，社会主义市场经济要求企业面向市场，开放进取。作为市场经济中的细胞组织和微观主体，现代企业制度也要求企业的经营活动只受市场指导。即企业生产什么，生产多少，怎样销售，不是按照某一个行政管理部门的指令行事，而是按照市场的需求来组织生产经营，以提供劳动生产率和经济效益为目的。因此，企业如何能够快速获取市场需求信息便成为企业的当务之急。所以企业必须采用现代化手段。通过采用现代化电子信息技术实现与主管部门、专门领域的网络和地区、地域网络甚至国际网络的互联，建立起面向国内外市场的信息网络系统。加强企业与外界的密切联系，把目光投向各种信息网络所创造出来的信息市场，随时关注市场需求和日新月异的科学技术以及国内外同行业的生产经营状态。对各种信息进行收集、综合、提炼、创新并形成自己的独特优势，根据变化了的情况灵活的作出科学的决策。在此基础上，研究开发出新产品，在通过信息网迅速向社会，甚至全球范围宣传介绍自己的新产品，树立企业形象，同时了解配套的原材料，为供应及价格的各种信息。并尽快组织生产，投放市场。产品销出后还要及时从网上收集顾客的反馈信息，以对产品进行进一步的技术改造，在大限度的满足用户需求，最终实现企业经济效益的最佳化。二：角色分工下的企业信息管理案例分析以上海三菱电梯有限公司为例 1 公司简介及信息化实施目标 上海三菱电梯有限公司信息化建设的目标，是在统一的网络和数据库支持下，严格遵循“效益驱动、总体规划、重点突破、分步实施”的原则，逐步建立公司的工程信息系统（EIS）、ERP（企业资源计划）系统和办公自动化（OA）系统，实现企业统一的信息集成，使企业成为工程技术现代化、经营管理科学化、功能集成、总体优化、效益显著的现代化企业，达到国际同类企业的先进水平。 2三菱公司企业信息化实施情况简介 2.1工程信息系统（EIS）在角色分工的背景下，1998年公司引进了Docs 0pen图档管理系统。在此过程中，利用oracle数据库工具自行开发集成了CAD/BOM/CAE/CAPP/CAM、图库管理、计算方法库、任务管理、工作流程管理、档案管理及与SAP R/3接口等模块在内的工程信息系统，使技术工作实现了从传统的手工方法向现代化的计算机应用的转变。其角色分工下的信息管理系统如下图所示。应用层DCS系统生产管理系统物资系统财务系统CRM系统OA系统人力资源系统采购系统质量管理系统销售管理系统业务应用平台后台数据层数据库业务对象规范业务流程业务中间件应用服务器标准、开放的数据接口企业信息平台中间层网络层Intranet/Internet用户层分支机构员工合作伙伴供应商客户政府拉入平台CADCAECAM的应用提高了设计能力和质量，缩短了设计周期，特别是在新产品开发、非标产品设计、工装设计、合同产品营业设计等方面，解决了以前用传统方法难以解决的问题。例如有一个重点项目，客户订购8台非标自动扶梯，其水平跨度超过标准规定，中间不能增加支撑，同时要求合同签定到安装完工不能超过3个月。用CAE对扶梯的桁架进行有限元计算，改进桁架结构，然后在计算机上直接对老图纸进行修改，前后只用了10天时间就完成了计算和设计。假如采用传统的方法，不但计算不精确，而且时间长达1个月。利用计算机辅助设计保证了产品的按期交货，既赢得了几百万元的合同，又赢得了市场声誉。 2.2ERP系统 经过大量需求分析和反复论证，在角色分工的背景下，1996年公司引进了德国SAP公司的R3应用软件。同时公司成立了项目实施小组，选派了技术、销售、生产计划、供应、财务、管理等部门的业务骨干和计算机应用人员共12名，组成了一支强有力的实施队伍，全职参与实施。上海三菱得到了SAP公司强有力的技术支持，经过双方的共同努力，销售、生产计划、物料管理和财务模块已得到了广泛应用。上海三菱还利用自身应用计算机技术的经验，运用ABAP4开发工具完成了客户化BOM的开发工作。目前R3应用范围已拓展到项目预报、报价、安装、维修、用户抱怨、合同跟踪、质量管理以及全国各地分公司的财务和备品配件管理。SAP R3系统的实施，使产品销售、合同管理、生产计划、采购、库存管理、质量管理、维修保养、财务管理等发生了根本转变。例如在降低采购成本、压缩库存方面，实施以后的第一年库存资金就从14307万元降低到8220万元，降幅达43，周转天数从119天降为55天。又如对于供应商的采购付款，原先根据单据完备、审批手续齐全的原则，见单付款，到月末往往造成财务帐面上相当金额的在途材料，现在利用R3系统，财务部门根据发票校验预制凭证，经确认后才批准付款，使资金和物流保持一致。财务的计算机管理的效益还体现在对全国各地分公司的财务监控和指导上，总部可以随时通过系统了解各分公司的资产运作状况，及时发现管理中存在的问题，及时予以指导和纠正，加强了财务风险管理。同时改善与提高了财务的核算能力和分析能力，消除了手工记帐弊病，真正提高了财务运作效率。企业实施SAP R3系统，也为业务流程重组(BPR)打下了基础。在实施的同时，逐步对传统组织进行了改革，即对目前分布在各部门的职能，根据业务流程的要求进行重组，以提高工作效率，提高顾客满意度。在工作方式上，员工由被动服务变为主动服务，传统管理模式下企业管理人员的许多监管工作已变得多余，员工工作的主动性和自觉性大大提高，企业的整体服务水平上升了一个层次，服务质量更趋完善。2.3办公自动化（OA）系统在角色分工的背景下，三菱公司从1999年开始进行办公自动化的调研工作，并于年底购入开发平台LOTUs Domino(R5)，针对公司管理特点，在该平台上自行开发0A系统，并通过使用Domino建立了企业网站。目前该系统主要分为业务处理系统、日常办公系统、档案管理系统及知识管理系统四块。业务处理系统主要用于销售管理和电梯规格处理；日常办公系统主要是处理用户每日需完成的工作流程、发布公共信息并进行事务处理等工作；档案管理系统主要是对销售合同、营业设计图纸、IDS表等重要文档进行扫描归档和查询；知识管理系统主要包括工作日记、知识库、技术文档和分析处理等应用。另外，为了进一步加强与用户的沟通，公司还建立了企业网站，通过Intemet介绍公司的产品、技术和销售、服务等信息，客户也能够在网上反馈有关质量信息。实施办公自动化系统以后，公司进一步拓展了销售管理，增强了对业务工作流程的监控，很大程度上提高了整个公司的办公效率。办公自动化系统的实施，改变了上海三菱传统的业务管理模式。以前基于各种纸张传递的管理方式，往往带来单据遗失、任务耽搁、查询不便、责任不清等诸多问题，部门之间扯皮、推诿现象比较突出。因此迫切需要将工作流程计算机化，以缓解上述各种矛盾，进一步提高办公效率。现在利用0A系统，把许多原本需要到各部门进行流转、会签或审批的业务工作(周期长、效率低，无法跟踪流程)，转变为通过计算机网络进行业务流程传递(快速、高效，并可监控流程状态)，并把所有信息存放在计算机中，以便随时调阅查询、总结，一改以往业务处理、会议纪要没有统一的档案保留，对于历史记录无法查阅、考证的状况；而且可在工作流中明确责任人、任务内容及完成期限，可进行计算机催办、督办、提醒，对完成情况便于及时考核，加快了各部门整体的办事率。2.4供应链管理供应商采购(BBP)系统需求建立以50个供应商ID为基础的企业间采购系统；通过BBP实现从供应商定向采购；上海三菱能够向供应商下达采购计划，供应商提供相应的库存信息，通过B B P实现整个采购流程；可以实现采购计划的修改，并得到供应商的及时反馈。2.5客户关系管理整合电话、传真、Intemet等各种渠道，提高与客户的交互性；协调企业各部门问面向客户的协调性和信息共享，提高客户对企业的认知度和满意度；首先建立以客户呼叫中心为基础的客户关系管理系统，并与当前使用的MIC(电梯远程监控)系统实现连接。三：企业信息化管理工作的发展与未来1. 企业信息化要在政府职能部门指导下进行在我们新一届政府中专门成立了信息产业部，说明了政府对信息产业的高度重视，它将对我国的信息产业发展起到强有力的指导作用。信息化工作是一项复杂的系统工程，必须有具体的政府和法规来指导，尽快制定合理、有效的信息产业法规是非常迫切和必要的。对国家的信息化中作而言，有主观部门和专门领域的信息化工作，又有地区和地域的信息化工作。而企业为信息化工作，必须在以上各部门信息化的领导和指导下，协力合作，方能奏效。信息系统中，有许多标准和规范，因此主体数据库和各类数据库的建立，信息资源的开发和上网，背离了各部门的互相配合，协同工作的原则，将是一事无成。多年来我们企业管理信息系统建设中的经验教训就充分说明了这一点。2. 企业内部信息化建设加强企业内部管理是提高经济效益的重要途径。企业内部管理的程度取决于企业内部各部门之间信息传递的快捷度。只有及时准确的信息，才能有及时正确的决策。因此，未来加快企业内部的信息传送速度，企业必须采用计标机技术和电子信息技术建立覆盖企业内部各个部门，各个岗位的信息网络，使信息通过信息网传达送到各个有关部门，从而大大节省了指令、报表、数据等在不同职能部门和作业流程之间的流转和延误，减少了自上而下的工作布置和自上而下的工作汇报程序，精简了管理机构和人员，是专业分工所产生的金字塔组织逐渐变为扁平式的团队组织，管理人员主要由监督与控制转变为指导与激励，每个职工能在自己的岗位上了解全局、关心全局，打破部门界限，做出快速反应，及时提供可靠地信息。这样在充分调动全体职工的积极性，就为决策者作出最佳决策，实现企业的奋斗目标打下了坚定基础。3. 培养高素质的人才是实现企业信息化的关键。在信息资源开发利用中，“信息人”起着积极的能动作用。因此，提高企业信息工作水平，培养高素质的企业信息专业人才是关键。为此，企业必须通过各种渠道和方法培训一批高素质的企业信息专业化技术人才，使企业信息管理人员既精通现代化信息管理专业知识和技能，又能掌握本企业的生产经营知识，同时要让企业的专业技术人员充实到信息管理岗位，这样才能保证信息工作的顺利开展。企业只有挖掘和培养自己的人才，消化并落实执行方案，才是企业信息化系统长期有效运行的保证。因此企业必须得培养大批属于自己的复合型人才，依靠别人是维持不了多长时间的，而且培养内部人才，不但成本低，人员使用无磨合期，而且还有利于企业内部形成岗位成才的良好风气，有利于调动职工积极性，增强企业的凝聚力。因此，挖掘和培养企业内部人才，是企业信息化正常运转的有力保证。4理论与实践相结合，加强信息化管理技术只有应用于生产活动才能成为生产力，现在企业首要任务是要加快企业的技术改造和内部管理。技术改造是提高经济效益的主要手段，技术改造的重点要放在节约能源，减少原材料消耗，降低成本，提高产品质量，扩大名优，新产品和出口产品的生产能力，并加强资源的综合利用。要实现上述各个环节的技术改造和更新，必须依靠科技的进步，依靠现代化电子新技术。因此，一方面为适应市场需求的快节奏变化，采用现代化计标机技术加快新产品的设计与研制工作，同事要采用最新的现代化电子技术对老设备进行技术改造，并最大限度地采用计标机新技术，智能仪表使生产过程实现自动化、自能化，实现设备的自动保护，提高设备运转率，延长设备的经济寿命，从而降低消耗，提高生产能力，加快新产品投放市场的速度，进而提高企业经济效益，另一方面也要继续积极引进国外先进设备和技术，并下大力量消耗、吸收，应用和创新，从而提高产品质量，增加新产品的品种，扩大企业生产能力，提高生产水平，为企业创造更大的收益。结语 本文主要从角色分工的背景出发，在对角色分工对企业信息管理的有关理论进行分析的基础上，对角色分工下的企业信息管理执行问题进行了分析，并提出了其发展趋势与展望。可以肯定的是，有关角色分工下企业信息管理的研究，是一个具有前瞻性与现实意义的研究课题，国内外相关研究不多，也是学术的研究热点，因此本论文的提出和