归档文件整理规则

2018/2/4,归档文件整理规则,1,如东县国土系统档案人员培训班,2018/2/4,归档文件整理规则,2,归档文件整理规则,如东县档案局,2018/2/4,归档文件整理规则,3,1总 则,为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，制定中华人民共和国行业标准归档文件整理规则(DA/222000)。,2018/2/4,归档文件整理规则,4,归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。,2018/2/4,归档文件整理规则,5,本规则适用于各级机关、团体、企业、事业单位。,2018/2/4,归档文件整理规则,6,2整理原则,遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。,2018/2/4,归档文件整理规则,7,贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。,2018/2/4,归档文件整理规则,8,3整理要求,归档文件应齐全完整。保管期限划分准确。档案进馆单位按经当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。,2018/2/4,归档文件整理规则,9,整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。,2018/2/4,归档文件整理规则,10,归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件须符合江苏省地方标准文书档案文件级目录数据库结构与交换格式(DB325052002)要求。,2018/2/4,归档文件整理规则,11,4整理单位及装订,4.1归档文件的整理单位 -件 一般以每份文件为一件,2018/2/4,归档文件整理规则,12,文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录以每一次会议为一件;介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；,2018/2/4,归档文件整理规则,13,重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，将正文与发文稿纸、草稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；,2018/2/4,归档文件整理规则,14,来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件；,2018/2/4,归档文件整理规则,15,未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。,2018/2/4,归档文件整理规则,16,在实际操作中，界定件既要有原则性，又要有灵活性，兼顾到简化整理与便于检索,2018/2/4,归档文件整理规则,17,4.2 文件修整（1）修裱破损文件。（2）复制字迹模糊或易褪变的文件。（3）超大纸张折叠。,2018/2/4,归档文件整理规则,18,4.3文件装订(1)文件排序 装订前必须对文件进行排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；,2018/2/4,归档文件整理规则,19,计算机及其网络环境中形成的文件，正文在前，发文稿纸在后、定稿纸在最后；有文件处理单的，可放在最前面，编号时作为首页加盖归档章，以更好地保护正本的原始面貌。文件处理单在前，正文在后； 不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后，或者汉文本在前，少数民族文字文本在后。,2018/2/4,归档文件整理规则,20,（2）归档文件应按件装订 装订方式可采用缝纫机或江苏省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。一个单位的装订方式应相对统一。 短期保存的文件材料可保持原装订方式不变。,2018/2/4,归档文件整理规则,21,5 归档文件的分类分类 就是指所有的归档文件,按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面的异同，分门别类地组放在一起，使所有归档文件构成一个有机整体的过程。,2018/2/4,归档文件整理规则,22,归档文件可以采用“年度机构(问题)保管期限”、“保管期限年度机构(问题)”、“年度保管期限”、“保管期限年度”中的一种方法进行分类，其中后两种方法适用于规模较小，归档文件数量不多的单位。原执行或参照，执行企业档案分类法的企业、事业单位也可采用“问题年度保管期限”的方法分类。,2018/2/4,归档文件整理规则,23,分类层次最多三层，即年度、期限、机构(问题)，最少两层，即年度、期限。一个单位应保持分类方案的稳定。,2018/2/4,归档文件整理规则,24,5.1 按“年度保管期限” 分类（1） 将文件按其形成年度分类。跨年度时，一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。,2018/2/4,归档文件整理规则,25,对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。,2018/2/4,归档文件整理规则,26,（2）几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。,2018/2/4,归档文件整理规则,27,5.2按机构(问题)分类 将文件按其内容涉及到机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法不能同时采用，只能选择其中的一种。可视归档文件量的大小予以取舍。,2018/2/4,归档文件整理规则,28,按机构分类，由某个机构承办的归档文件，归人该机构类；由几个机构承办的，可归入主要承办机构类中(一般适用于机构相对稳定的机关)。,2018/2/4,归档文件整理规则,29,按问题分类，一般可分为“党群类”、“业务类”、“行政类”等等。原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到一级类目，即“党群类”、“行政类”、“生产技术类”、“经营管理类”。,2018/2/4,归档文件整理规则,30,6 归档文件的排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。事由 是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。,2018/2/4,归档文件整理规则,31,这里的最低一级类目，是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如按照“年度保管期限”分类，则“保管期限”为最低一级类目。,2018/2/4,归档文件整理规则,32,排列的实际操作可分为两步（1）在最低一级类目内，先按照事由原则将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起；（2）再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。,2018/2/4,归档文件整理规则,33,6.1同一事由内文件排列（1）按文件形成时间的先后顺序排列；（2）按文件的重要程度排列。,2018/2/4,归档文件整理规则,34,6.2 不同事由间的排列(1)按不同事由形成时间的先后顺序排列;(2)按事由的重要程度排列;(3)按事由具有的共同属性分别集中排列; A 按责任者或承办部门分别集中排列 B 按照不同问题分别集中排列 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。,2018/2/4,归档文件整理规则,35,因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构(问题)的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，上述情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。,2018/2/4,归档文件整理规则,36,7 归档文件的编号归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号,并以归档章的形式在归档文件上注明。,2018/2/4,归档文件整理规则,37,7.1 编号项目归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项,2018/2/4,归档文件整理规则,38,（1）件号 文件排列的顺序号件号分为室编件号和馆编件号室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注 馆编件号按进馆要求标注。,2018/2/4,归档文件整理规则,39,（2）全宗号 档案馆给立档单位编制的代号。 （3）年 度 文件形成年度，以四位阿拉伯数字 标注公元纪年，如2008。（4）保管期限 归档文件保管期限的简称或代码。 保管期限分为“永久、长期、短期” 简称为“永、长、短”。,2018/2/4,归档文件整理规则,40,7.2 加盖归档章编号项目确定后，要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以方便归档文件的实体存取。 归档章式样,2018/2/4,归档文件整理规则,41,归档章应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置每形成、收到一件文件，即由文书人员即时加盖归档章。,2018/2/4,归档文件整理规则,42,8 归档文件的编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。,2018/2/4,归档文件整理规则,43,（1）件号：填写室编件号 件号为四位数，如0033（2）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。应填写全称或通用简称，如“如东县发展与改革委员会” （3）文号：文件的发文字号。 如“东政发20060033号”,2018/2/4,归档文件整理规则,44,（4 ）题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。正件题名后抄录附件题名，外加（），如“关于进一步加强我县精神文明建设的决定（附：市民公约） （5）日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。,2018/2/4,归档文件整理规则,45,（6） 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。（7 ）备注：注释文件需说明的情况。归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm210mm）。,2018/2/4,归档文件整理规则,46,归 档 文 件 目 录,2018/2/4,归档文件整理规则,47,归档文件目录封面（A4）,2018/2/4,归档文件整理规则,48,9 归档文件装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。,2018/2/4,归档文件整理规则,49,不同保管期限的不得装在同一盒内；采用机构(问题)分类的，不同机构(问题)不得装在同一盒内。,2018/2/4,归档文件整理规则,50,9.1档案盒档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。,2018/2/4,归档文件整理规则,51,档案盒封面,2018/2/4,归档文件整理规则,52,档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。,2018/2/4,归档文件整理规则,53,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。,2018/2/4,归档文件整理规则,54,档案盒盒脊式样,2018/2/4,归档文件整理规则,55,档案盒应采用无酸纸制作。,2018/2/4,归档文件整理规则,56,备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期,2018/2/4,归档文件整理规则,57,盒内文件