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1,教材,1,2,Excel功能表介紹,目的訂定公司文件品質符合標準化、合理化且確實執行。Excel功能一階組織圖任務分配(紅色字體部分為重點學習)Excel一階功能講解,Excel功能表列,3,A.檔案,3-A名詞解說：檔案功能表,另存新檔設定密碼版面設定工作表、頁首/頁尾、邊界、頁面,重點學習,4,設定密碼,3-A-1另存新檔設定密碼為了資料安全性及牽涉到機密資料時需要設定密碼(例如:薪資資料一定要設定)操作路徑:點選另存新檔工具一般選項保護密碼：限制存取文件的使用對象，保護檔案不被查看。修改權密碼：限制修改文件的對象，以保護檔案免於被修改。,可輸入不同的密碼會更有保障,當再次開啟時會跳出一個輸入密碼的視窗,沒密碼進不去喲!而且密碼還有大小寫之分的。,5,版面設定-工作表設定,3-A-2版面設定完整無暇的表單需要穿上版面設定(漂亮的衣服)來修飾一定一定要設定,不設定,你的考績將會不及格喲!3-A-2-1工作表(漢華公司訂定每張表單必須設定)此功能只能從檔案版面設定工作表的方式才得以設定若從預覽列印設定工作表選項中則無法設定之。操作路徑：點選檔案版面設定工作表列印範圍：指定某一需要列印的資料範圍(通常為文件之最左上角格位即A1至文件最右下角格位)標題列：資料過長,可將固定的標題印在每一頁上(列印時若超過一頁以上,則每頁之最上面將會自動印出指定標題列之內容),以A1作為列印起始範圍,避免遮掩表單格線,6,版面設定-頁首/頁尾,3-A-2-2頁首、頁尾設定上、下標題的位置,必須切記頁首、頁尾的位置不可超過上、下邊界的範圍操作步驟：點選檔案版面設定頁首、頁尾頁首：可做為表單的標題及Page(一般設定於表格的右上角)頁尾：作為表單的注腳,頁首、頁尾設定了可以在Excel檢視下看到更多的資料,頁碼,總頁數,7,版面設定-頁首/頁尾,Page一般設定在表單右上角!,頁尾設定簽署一欄,8,版面設定-邊界,3-A-2-3邊界設定紙張與資料之間的邊界操作步驟：點選檔案版面設定邊界橫向：上邊界設定時,需注意留有資料打孔的位置,防止資料內容打掉縱向：左邊界設定時,同樣需留出資料打孔的位置頁首頁尾：是指上下邊界到頁首/頁尾之間的間距水平置中：表單製作完成后,通常選擇水平置中讓表單被印在紙張之左右中間位置,選擇垂直置中會使資料較少的表格置於中央,影響表格的美觀。,橫向,縱向,9,版面設定-頁面,3-A-2-4頁面操作步驟：點選檔案版面設定頁面方向：資料欄位比較多時則適用橫向反之則用縱向縮放比例；資料較小時可將比例放大例如:100%125%資料較多時可將比例適當縮小例如:100%75%紙張大小：電腦默認為A4紙張,10,編輯,3-B名詞解說：編輯功能表,剪下、複製、貼上、選擇性貼上、填滿、清除、刪除刪除工作表、移動或複製工作表、尋找、取代,重點學習,單擊編輯菜單或按Alt+E快捷鍵，即可打開編輯菜單。在編輯菜單中有些選項為灰色,有些選項前還帶有一個小圖標。灰色表示該命令目前無法使用，小圖標是表示與工具欄上的某一個工具按鈕有相同的功能。,11,剪下、複製、貼上,3-B-1剪下、複製、貼上,在操作Excel時，我們通常都會用到剪下、複製、貼上等功能，它可將剪下、複製的資料貼至所需位置。操作步驟：選定需要剪下操作步驟二:於整張工作表中鎖定你要保護的某一單元格，然后點擊鼠標右鍵，於儲存格格式中選擇“保護”將“鎖定”一欄勾選，點擊“確定”，完成步驟二;操作步驟三:於功能表中點擊工具保護保護工作表，即完成步驟三。以上三個步驟中，關鍵在於在點擊“儲存格格式”時要來回兩趟。用寫議論文的手法可概括:總分總(首先是選中整張工作表，再選中其中的某一部份要保護的單元格，最后再把整個工作表都保護起來),60,保護-保護工作表(儲存格),3-F-2-1保護工作表中的部份內容實際操作步驟一說明:,步驟一的“鎖定”不做勾選喲,步驟一:“鎖定”千萬不要勾喲,61,保護-保護工作表(儲存格),3-F-2-2保護工作表中的部份內容實際操作步二驟說明:,步驟一的“鎖定”不做勾選喲,步驟二:“鎖定”一定一定要勾喲,62,保護-保護工作表(儲存格),3-F-2-3保護工作表中的部份內容實際操作步驟三說明:,步驟一的“鎖定”不做勾選喲,真的是有一部份資料不能被改動喲，好安全呀!,63,保護-保護活頁薄,3-F-3保護三:保護活頁薄保護活頁薄可以使整個活頁薄的結構不被刪除、移動、隱藏或重新命名工作表，也不能插入新的工作表，還可保護活頁薄的窗口被移動、縮放、隱藏或關閉。事實勝於雄辯，還是讓我們看看下面這兩個圖片，看看不同在哪里呢?,圖片中的兩個紅圈圈有何不一樣呢?一個是“黑臉”，一個是“灰臉”。,64,保護-保護活頁薄,保護活頁薄操作路徑:工具保護保護活頁薄(如下圖),65,選項-檢視,3-F-4選項-檢視檢視操作路徑:工具選項檢視,有沒有什麼小竅門可以幫忙解決這個問題呢?,這麼多線線好礙眼喲,66,選項-檢視,解決的辦法當然有了，只要輕輕一點，就OK了,只要在格線這不做勾選即可,還是一片空白看得舒服,哦，原來看得舒服就是這樣來的，真是一勾驚醒夢中人,67,選項-計算,3-F-5選項-計算操作路徑:工具選項計算,手動計算可節省時間及避免重復計算循環參照，但要記得資料輸入完成后按“F9”，這樣才可取得計算結果喲,68,G.資料,5-G名詞解說：資料功能表,排序一般排序篩選自動篩選自訂篩選條件,重點學習,69,排序,5-G-1資料排序的方向遞增排序：由小到大排列遞減排序：由大到小排列按多列排序：先要決定主要鍵，然后決定次要鍵。可以理解為：主要鍵是首先進行排序的字段，主要鍵相同時，按次要鍵進行排序；如果次要鍵仍相同，則按第三鍵進行排序。除了利用選單操作外，我們也可以從工具列上選擇遞增排序或遞減排序鈕來排序。,遞增排序,遞減排序,70,排序,5-G-1-1操作路徑：點選資料排序有標題列：按選定的資料中有標題欄的來排序沒有標題列：按選定的欄位來排序操作步驟：選擇須排序的數據排序鍵單擊選項選擇排序的方向確定,71,篩選-自動篩選資料,5-G-2-1篩選指引列：表格在進行篩選動作時，篩選符號常常會將標題的內容給遮住，所以需要增加一列“篩選指引列”。篩選指引列在表格中的功能除可不擋住標題欄外，還可以看出哪一欄數據被藏，各欄位的計算公式。操作路徑：點選資料篩選自動篩選,有篩選指引列,無篩選指引列,72,篩選-自訂篩選條件,5-G-2-2自訂篩選的條件：文字：利用通用字元*或？來尋找近似值；數值：輸入數值資料；日期：輸入日期，型式為年/月/日；操作路徑：資料自動篩選自訂操作步驟：自訂選擇篩選條件輸入數值選擇組合條件輸入數值確定,輸入須篩選數值,選擇組合條件,選擇篩選條件,73,篩選-自訂篩選條件,自訂篩選條件：大於或等於550，小於或等於2200。,74,H.視窗,3-H名詞解說：視窗功能表,開新視窗分割水平垂直交叉凍結窗格水平垂直交叉,重點學習,75,開新視窗,3-H-1開新視窗當我們查看同一個活頁簿中不同工作表的內容時可使用開新視窗功能。操作路徑:點選視窗開新視窗舉例說明:1.開啟檔案(例:MMCA8、B4人員住宿安排(7.14).xls)2.選取視窗開新視窗在檔案說明列出現MMCA8、B4人員住宿安排(7.14).xls:2，表示目前視窗為此檔案的第2個視窗。3.再次選取開新視窗，便跑出了第3個視窗。,我們可以根據實際需要去開啟2個，3個，N個視窗,開啟的3個視窗，是同步(相同)的檔案，標題列會加上視窗序號唷!,開啟多個視窗時不要隨便刪除其中任一工作表中的資料哦,因為動作是同步的。,76,分割-水平分割,檢視一張工作表算是最單純的情形，但也會遇到不便的地方，如工作表的資料很多，需要對照前後資料的時候，檢視非常不便，其實只要您知道如何分割窗格，即可解決嘍！操作步驟：點選視窗分割,3-H-2分割,分割方塊,向下拉曳,上下窗格各有自己的垂直卷軸,分割線,視窗分割成多個窗格，每個窗格顯示不同的工作表區域，那要對照前後的資料就簡單啦！只要拉曳垂直卷軸或水平卷軸上的分割方塊即可分割視窗。,水平分割：拉曳垂直卷軸上的分割方塊。,77,分割-垂直分割,垂直分割：拉曳水平卷軸上的分割方塊。,左右窗格各有自己的垂直卷軸,向左拉曳,78,分割-交叉分割,交叉分割,交叉分割：分別拉曳垂直卷軸及水平卷軸上的分割方塊，調整到適當的位置。,79,凍結窗格-水平分割的凍結,當面對大型的工作表卷動螢幕時，工作表的標題被卷到上方或左邊去，以至於常常要玩猜謎遊戲，那乾脆把這部分的儲存格凍結起來，工作表的標題部分就可保持在螢幕不動嘍！,3-H-3凍結窗格,水平分割的凍結,操作路徑：點選視窗凍結窗格對於欄位較多的大型表格一定用得著，一定要學會使用凍結窗格喔_,在水平分割的情況下，執行凍結窗格，會凍結上方窗格的垂直卷動。此時做垂直卷動時，只能卷動下方窗格；不過上下兩個窗格仍可做水平卷動。,此區不可上下卷動,80,凍結窗格-垂直分割的凍結,垂直分割的凍結,在垂直分割的情況下，執行凍結窗格，會凍結左方窗格的水平卷動。