公文规范化及工作质量讲座

公文规范化及工作质量讲座,市政府办公室秘书二科 刘志忠,讲座内容,*关于公文规范化问题*关于工作质量和服务水平问题,一、关于公文规范化问题 （一）公文的重要性 （二）公文基本知识 （三）市政府办公室公文类别情况 （四）市政府办公室公文运转机制情况 （五）常见的公文规范化问题 （六）如何起草公文 （七）建议,（一）公文的重要性,公文是发文机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，具有鲜明的政策性、法定的权威性、严格的规范性、较强的时效性。公文处理工作是一项非常重要、非常严肃的基础性工作。同时，公文也代表着机关的形象，反映本机关的工作水平。做好公文处理工作，对于提高工作效率，确保政令畅通有着非常重要的意义。,（二）公文基本知识,（1）从公文是否具有法律效力来分，公文分为法定公文和非法定公文。2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了党政机关公文处理工作条例（中办发201214号），规定了15种法定公文：决议、公报、命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要； 其中行政机关常用的有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要；非法定公文有5种：计划、总结、调查报告、规章制度、简报。 （2）从公文的行文方向来分，公文分为上行文、下行文和平行文。,1.公文分类,上行文是指下级机关向它所隶属的上级领导机关报送的文件，例如：请示、报告等。下行文是指领导机关对下属机关的发文，例如：决定、通告、通知、通报、批复等。平行文是指同级机关或不相隶属机关之间的来往文件，如：函。,（3）从文件发送与处理的时间要求来分，公文分为特急件、急件、平件。特急件指内容特别紧急，必须随时优先迅速传递处理的文件；急件指内容紧急，必须打破工作常规，优先迅速传递处理的文件；平件指无特殊的时间要求，可按工作常规传递处理的文件。,2.常用公文文种（15种）,（1）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 （2）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。,（3）命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。类别有：公布令、任免令、授勋令、嘉奖令、动员令、通令等。市政府办公室常用的是政府令。 （4）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,（5）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告可以分为三种类型。第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项。宣布国家领导人的选举结果、出访、颁布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告，是由有关职能部门，按法定程序发布的。有的也因涉外工作的需要而发布。第三类是向特定对象发布的公告。,（6）通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。需要注意的是不要把通告写成通知或公告。 *下面，分析一下公告与通告的异同。 党政机关公文处理工作条例明确规定，“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。从上述定义和实际运用的情况来看，公告和通告有两个共同的特点：一是它们都属于公开性文件，在有效的范围，了解其内容的人愈多愈好。二是在写法上要求篇幅简短，语言通俗易懂、质朴庄重。,*两个文种的区别 第一，内容属性不同。公告用于“向国内外宣布重要事项或者法定事项”，兼有消息性和知照性的特点；与公告相比， 通告的内容是“在一定范围内应当遵守或周知的事项”，具有鲜明的执行性、知照性。 第二，告启的范围不同。公告面向国内外的广大读者、听众，告启面广；通告的告启面则相对较窄，只是面向“ 一定范围内的”的有关单位和人员。 第三，使用权限不同。公告通常是党和国家高级领导机关宣布某些重大事项时才用，新华社、司法机关以及其他一些政府部门也可以根据授权使用公告。而通告则适用于各级行政机关和企事业单位。,目前，公告和通告这两个文种在实际运用中存在着比较严重的混乱现象。在报纸杂志中，在公共场所的招贴栏上，常常可以看到某某企业开业的鸣谢公告，宣传产品质量的公告，补交电话费的公告，桥牌大赛通告，老干部体检的通告，等等。无论从哪个角度来，这些做法都是不规范、不妥当的，“鱼目混珠”的后果，使得这样两种具有法定效力的文件失去了其对公众应有权威性和约束力。这种现象应该引起各级政府和部门的注意。 *公告与通告的一般写法,*公告的写法 首先，公告的标题通常是发文机关加文种。有的只写“公告”两字，落款写发文机关的名称，加盖公章。 其次，公告的正文由公告的事由和公告事项两部分组成。 一般情况下， 不写结束语，全文要直陈意向，文字凝炼，不加议论。,*通告的一般写法 相对于公告，通告的使用比较普遍。对于现实生活中或工作中已经出现或可能出现的问题， 如果机关、团体、企事业单位认为需要让一定范围的人员明白或遵守， 常常可以使用通告。如市人民政府关于公共场所禁止吸烟的通告， 市供电局、公安局关于严禁窃电的通告、市人社局关于禁止私招外地劳动力的通告，等等。 1.标题。通告的标题有三种形式：（1）发文机关+事由+文种；（2）发文机关+文种；（3）只标明文种名称，落款写发文机关全称，加盖公章。 2.正文。通告正文的语气一般应比较平缓，语句平实，有时需要带上恳切要求协助或办理的语态。在结构上，通常可以分为三部分：,开头。 说明发布通告的原因和目的。这部分提出的根据要充分，目的要明确，为下文提出“应该遵守和执行的事项”奠定基础。 中间。写通告的具体事项。如果通告事项涉及到的要求、措施较多， 应该分项予以说明。 分项说明宜采取递减法，由主及次，由大到小，以便读者或听众能够迅速、正确地领会文件的精神实质。通告的具体事项是要面向公众，要求公众周知和执行的。因此，要力戒表述上的主次不分或忽轻忽重，否则就会使人产生繁杂无序的感觉，不利于读者或听众迅速地、准确地理解文件的精神实质。 结尾。写执行的具体要求（包括时间、程度、范围等）。最后可以“特此通告”收束。也可以省略。,（7）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。需要注意的是：重要会议的通知属正式公文，标题写明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。一般会议的通知属日常事务文书，用得最多，标题可以只写“通知“二字，不编发文号。,（8）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报多限在机关体系内部使用，属于限知性公文。与通知相比，并非都是以上对下，不能有所部署，只能用于批评表扬和通报重要情况。通报有三种：表彰性通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。批评性通报。批评事故，正文要包括经过情况、原因和决定；批评负面典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般有附件。情况通报。传达重要情况和要各机关知道的事项。以情况为主，可以有分析、提要求。,（9）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。格式包括标题（发文机关、事由、文种都不能省略）、原由、事项、结束语（用“提请审议”字样结尾）。 （10）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。包括情况报告、工作报告、答复报告。格式包括标题、原由、事项、结束语（用“特此报告”、“专此报告”字样结尾）。,（11）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。写作请示必须符合的规则：一文一事、单头请示、不越级请示、不得抄送下级机关、不得用“请示报告”字眼作标题。请示的格式包括标题、原由、事项、要求（结尾）。标题一般由事由和文种构成。原由应有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少钱、多少人等。结尾应写上“以上请示，请批复”、“以上请示，请审批”等专用公文术语。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,（12）批复。适用于答复下级机关的请示事项。批复必须针对请示予以答复。格式要求： 标题。写成“关于的批复”或者“关于的批复”。原由。应用类似“你县关于的请示（2010号）收悉”、“你局关于上报可行性研究报告的请示（2010号）收悉”作为原由。 批复事项。表明批复的态度与意见。,（13）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，须经上级批转。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致意见时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签报请上级机关决定。上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。,（14）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力。函有商洽函、问答函、审批函、答复函。 函的格式（在下面的信函式格式中会提到）与书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的语气。“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望能同意”，“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等。“复函”与“批复”类似，说明是根据什么函所发的复函，表明态度，结尾一般用“特此函复”作结束语。,（15）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下，形成文章，作为会议的一种文件，属于议决性公文，也叫会议文件。有些重要会议，可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题。有些较为一般的会议，可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端。会议纪要不加盖印章。,3.公文特点及要素,（1）公文的文体 公文的文体是指公文的表达方式，属应用文体，但它又不同于一般的应用文，具有自身的特殊属性。 公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。 公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。 （2）公文的结构 公文的结构是指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。,（3）公文的格式。公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。 公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%。 公文用纸幅面及版面尺寸 .公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准4型（210mm297mm）。 .公文页边与版心尺寸： 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）,公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 排版规格与印制装订要求 .排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排 。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。 .制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 .印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 .装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90，无毛茬或缺损。,公文的特定格式 信函式格式：发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。（首页不显示页码）。发文机关名称及双线均印红色。（发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下一行版心左边缘顶格标识）。,（4）公文的要素。组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。 眉首 .秘密等级和保密期限：标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字 。 .紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、急件”。用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,.发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（信函为30mm，命令为20mm）。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号。,.发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角中括号“ ”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 注意：用直角中括号“ 201010号”，用小括号“（2010）10号”都是不规范的。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。,.签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人（会签人），主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,主体 .公文标题：红色反线下空1行，用2号小标宋体字（常见的公文标题一般都加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 .主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。,.公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行（一个阿拉伯数字、年份不能分成两行）。 .附件：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。,.成文时间：以领导人签发的时间为准。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签。成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。 标法：用汉字将年、月、日标全；零写为“”；成文时间的标识位置见下。 .公文生效标识：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。分为两种情况：,A单一发文印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 B联合行文印章。有两种情况：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。,当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,.附注：公文如有附注， 用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。如：（此件发至县、团级，传达到全体党员）。 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,版记 .主题词：公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。,.抄送：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。,.印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 .印刷份数：格式没有明文规定，根据约定俗成，一般是在最后一条反线下一行，用3号仿宋体字，置于小括号内，右空1字。 版记中的反线：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 版记的位置：版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。,页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，如“1”、“2”，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。,公文中表格 公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 公文如需附A3纸型表格（大表），且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页上，这样会造成版记没有地方放。,（三）市政府办公室公文类别情况(共23种）,1.政府令（第 号）,2.政府文件（6种）,（1）政府呈字头文件（邢政呈 号）,请示,报告,（2）政府大头文（邢政 号）,（3）市政府规范性文件备案报告（邢市规备字 号）,（4）政府小头文（政字 号）,（5）政府函头文（邢政函 号）,（6）干字头文件（邢政干字 号）,3.办公室文件（3种）,（1）办公室大头文（邢政办 号）,（2）办公室小头文（办字 号）,（3）办公室函头文（邢政办函 号）,4.会议纪要（5种）,（1）常务会议纪要（第 期）,（2）市长办公会议纪要（ 号）,（3）市政府专题会议纪要（ 号）,（4）秘书长办公会议纪要（ 号）,（5）办公室党组会议纪要（ 号，用的比较少）,6.电报（4种）,（1）政府明传电报（邢政传 号）,（2）办公室明传电报（邢政办传 号）,以及两种不常用的密传电报：政府密传电报（邢政密传 号）；办公室密传电报（邢政密办传 号）,6.内部通报（ ）,7.答复人大代表建议和政协委员提案的 专用字头 （3种）,（1）邢政建议字 号,（2）邢政提案字 号,（3）邢政办提案字 号,（四）市政府办公室公文运转机制,1.收文流程,对口科室收到各县（市、区）、各部门以及非政府系统各类文件后，按收文流程办理。运转流程为： （1）主办科室主管秘书长主管市长（秘书长） （2）主办科室主管秘书长主管市长（秘书长）市长 在收文上，各科室特别是业务科室，需明确要求分管口部门按办公室公文运转程序报文。除领导直接交办的事项外，不能直接向市政府领导报文，更不能多头报送。,2.发文流程,发文分非规范性文件、规范性文件两种情况： （1）非规范性文件发文流程： 主办科室主管秘书长主管公文科室主管公文秘书长相关副市长（秘书长）或者市长 市长、副市长已有明确意见的文件，市政府领导不再重复签批，按行文程序直接签发。 市政府领导外出时，有急件需要领导审批，主办科室应及时与领导取得联系，按领导指示办理。,（2）规范性文件发文流程。 计划内规范性文件发文流程：每年年初，市政府会发文公布计划内规范性文件目录，目录所列规范性文件由起草部门直送市法制办，再由市法制办负责提请市政府常务会议研究后按程序发文。,计划外规范性文件发文流程。其程序分两步： 第一步：先请法制办进行审查，其流程按政府令2009第5号文件要求，经市政府常务副市长签批后运转。 主办科室 主管秘书长秘书长常务副市长法制办 （市法制办出具审查意见）,第二步，分两种情况： A:一般情况，上政府常务会研究后再发文，程序为： 主办科室（用上常务会审批卡运转）主管秘书长主管市长（秘书长）市长（同意后上市政府常务会研究，研究后按程序发文） B：特殊情况，直接走发文程序： 主办科室主管秘书长主管市长（秘书长）市长,需要注意的是，计划外的，不论是规范性文件，还是非规范性文件，凡是需上政府常务会研究发文的，都必须做到三条：一是必须按程序经市法制办审核；二是需要部门会签的，会签手续必须齐全，一把手签字，盖单位公章；三是必须经刘大群市长审签同意后，方可上政府常务会研究。,（五）常见的公文规范化问题,一份规范完整的公文在格式上由眉首、主体和版记三部分组成。眉首包括发文机关标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度、上行文的签发人和会签人。主体包括标题和正文及主送机关、附件说明、成文日期、机关印章、附注、附件。版记包括主题词、抄送机关、印制版记。在公文格式方面常见的错误有：,1.排版和版头不当，存在极大的随意性。,（1）版头混用。将下行文版头用于上行文；使用不带“文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等。 （2）使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。 （3）使用没有版头的白纸印发文件。 另外，公文标题应在红色长线下空1行，用2号小标宋字体，正文用3号仿宋字体，一般每页排22行，每行排28个字。,2.发文字号标注不规范,（1）错用括号,用虚数,字体字号不标准。 （2）一文多字号，联合发文时并用了几个单位的发文字号；一字号多文，用同一发文字号制作两份不同的文件。 （3）跳号，没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。 正确的应该是:发文字号，用3号仿宋体字，居中排布；年份，序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。,3.签发人标注错误。,（1）上行文未标注签发人姓名或签发人不是一把手。 （2）签发人标注的字体字号不规范。 正确的应该是：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。 发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。签发人必须为部门正职或主持工作的负责人。,4.公文标题中的常见错误。,（1）缺少发文机关。公文标题一般应当标明发文机关。 （2）用发文字号代替文件名称。如：“关于字1997第号文的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人不明白。 （3）文字累赘。如：人民政府关于积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告，事由可概括，改为人民政府关于春耕播种情况的报告就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如关于贯彻通知的通知的通知，应为关于贯彻的通知；又如关于请求解决的请示，应为关于解决的请示，后面有请示，前面用请求就是多余的。,（4）滥用标点符号。除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号（常见非法规、规章名称用了书名号，如关于认真贯彻决定的通知、关于批转报告的通知、关于请示的批复，标题中加书名号是错的）。 （5）缺少文种。如市人民政府批转市教育局关于建立高等院校学习基地的报告，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。 （6）公文标题没有准确简要地概括公文的主要内容，有时甚至题不对文；标题太长，甚至超过了50字；有的则过简，致使题意不清。,5.主送机关中的常见错误。,（1）缺主送机关。除公布性文件（命令、公告、通告）外，一般文件都必须标明主送机关。 （2）主送机关表述不规范。未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市政府”应为“市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。 （3）排格不正确。多行排列时在单位名称处断开，而不是书写至行末才回行；回行不顶格。,6.无正文说明标识中的常见错误。,有时落款和发文时间已正好排满一页，而在另一页上标明“此页无正文”。这种情况无须注明“此页无正文”，因为公文的正文是指主送机关以下，生效标识以上具体反映公文内容的部分。,7.附件标识中的错误。,（1）有附件不标注。 （2）附件名未标全称。 （3）标注不规范。“附件”二字顶格标注（正确的是在正文下空一行顶格空2字用仿宋字标识）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。 （4）内容不适。在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。 （5）附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系确认错误。,8.成文日期标识的常见错误。,单一机关制发的公文在落款处不署明制发机关名称，只标明成文时间，用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”，并且右空4字。成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期；联合发文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。常见错误： （1）将拟稿日期、打印日期等作为成文日期。 （2）标识不全。只署月日不署年份，正式公文成文时期必须将年月日标识完整。,9.机关印章使用的常见错误。,印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。但不规范现象常见于一些文件中:如印章歪斜，不清晰，排列不齐；印章间相交或相切，相距超过3mm；联合行文单位印章顺序混乱，或一排超过3个。,10.主题词标识中的常见错误。,（1）不标引主题词。 （2）将标题简单切分后当主题词标引。主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由类别词+类属词+文种组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。 （3）任意生造主题词。不在主题词表中选用主题词，这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。,（4）未先标类别词。 （5）主题词过长过多。除类别词外主题词最多不超过5个。 （6）滥用标点符号。两个主题词之间应该用一个空格符分开，不应主题词间使用顿号或逗号。,11.抄送机关标识中的常见错误。,（1）使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”。 （2）抄送个人。公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。 （3）抄送主送机关。既然是主送机关就不必再抄送了。 （4）滥抄滥送。将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。 （5）标识不规范。抄送机关未分类或标点符号使用不当。,（六）如何起草公文,一个原则，四个关口： 一个原则，即公文审核把握的原则： 坚持政策，严谨细致，讲求效率，注重质量，精益求精。,重点把好“四个关口”： 第一关口政策关。制发的公文，必须符合党和国家的路线、方针、政策，必须和国务院、省政府的文件精神一致，必须与市委、市政府的总体决策部署相吻合，还要注意保持以往发文内容的连贯性。为此，一定要做到“一校、二审、三签、四定”。,“一校”，就是对文稿的内容认真校对，在发文前必须搞好公文内容的校对，看其是否符合党和国家的路线、方针、政策及有关法律、法规，是否符合上级文件的有关精神，是否同现行有关文件规定相衔接，所提的措施和办法是否切实可行，是否完整、准确地体现市委、市政府决策部署和领导工作意图，是否需要公开或定密等等；,“二审”，就是涉及规范性文件，或对政策内容把握不准的，要经法制机构把关。对涉及群众切身利益的、政策性敏感性强的公文，要充分征求吸收专业部门、专业人员的意见和建议；涉及重大事项的，还必须有社会风险评估报告；,“三签”，就是严格执行公文签批程序。文稿内容涉及两个以上政府部门职权的，必须由部门研究会签后，方可受理。向市政府报送的文件，由单位主要负责同志签发；向省政府报送的重要文件，一般经主管市长审定后，再由市长签发。,“四定”，文件是否需要上网公开以及秘密等级的确定。需加密的公文必须定密，提供定密的原始依据（上级的文件或有关法律法规）；需公开的公文定公开，不能公开的，坚决不能公开。这是从事公文工作同志坚守的一条底线和红线。决不能在这方面犯错误、出问题。否则，会影响一个人的成长进步，甚至一辈子。,第二关口文字关。注意三点： 一是立意高远，思路清晰。要认真理顺文字，删繁就简，开门见山，直入主题。要简明扼要，用词准确，文风朴实，不要穿鞋戴帽，绕来绕去，拐弯抹角。对公文中的数字、年代、人名、职务、名称等特别是定性的关键文字一定要认真校对，准确无误。 二是内容充实，语言规范。该说的一定要说到位，不该说的都不说。所用数据都要做到准确无误。一些政策性较强的公文，其本身就是政令，用语要规范、准确，层次要清楚，逻辑性要强，由浅入深，逐步深入。要注重讲实际情况和具体措施，少讲大道理，不必讲套话、空话。,三是控制公文字数。要大力提倡行短文，讲短话。对于一般公文字数不得超过2000字，请示报告、明传电报、会议通知等公文一般控制在2页以内，较重要的文件控制在3000字以内（领导讲话或者规范性文件除外）。,第三关口时效关。要强化“百分之一的参与，百分之百的责任”意识和全程参与意识。谁办文、谁负责。同时，要提高办文效率，加快公文运转，防止文件滞留拖延。,另外，对有特殊时间要求的文件按特殊要求办理，承办涉及紧急重要情况的报批件，如遇领导外出，在市区内的要设法迅速送达领导签批，在市区外的要及时向领导电话请示，做到急件急办，不能被动等待，防止误事。待领导返回单位办公后，要及时补办程序并按规定存档。,第四关口数量关。坚持适度、从紧、从严，建议做到“四个不发”即：凡可发可不发的坚决不发；凡能通过口头汇报、请示等形式解决的问题，不予行文；凡在会议上安排部署过的事项，不另行文；一般知照性的通知等能通过电话解决问题的，不另行文；,（七）建 议,1.明确专门科室和专人负责公文审核把关工作，避免频繁更换人员，确保公文的规范化、质量的稳定性。 2.建立公文登记、运转台账，跟踪文件运转，确保时效性。同时，便于督办落实和向领导及时反馈。,二、关于工作质量和服务水平问题,我个人的理解，技师学院的工作目标是“三满意”，即让市委、市政府满意，让院领导满意，让社会各界满意。如何做到“三满意”？我认为，大家就是通过自身的努力工作，不断提高工作质量和服务水平，提升工作满意度、认可度，提升在领导心目中的地位。下面，我根据自己在市政府办公室的工作体会，结合技师学院工作特点，重点推介五种工作理念。,（一）精细化工作的理念 （二）追求完美的理念 （三）工作无小事的理念 （四）今日事今日毕的理念 （五）零停留的理念,（一）精细化工作的理念。这是工作方式的问题。技师学院工作特点和市政府办公室有相似的地方。很多工作是日常工作，程序性、重复性工作较多，每项工作的细节多，每个工作细节环环相扣，都很重要，容不得半点闪失。因此，工作的精细化应该是基本要求。要把精细化工作作为一种规范、一种习惯。切实把精细化服务意识落实到每个处室，每项具体工作