工程项目档案整理

工程项目档案整理基本方法,灵台县档案局曹建忠,一、基本概念,工程项目文件根据国家档案局发布的行业标准DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范，工程项目又称基建项目，是指在工程建设活动中直接形成的，经过鉴定、整理并归档，具有查考价值的真实记载项目建设过程的各种记录。,工程项目文件构成,项目开工前及准备阶段,项目试运行及竣工验收阶段,施工及竣工阶段,二、工程项目档案整理的程序,文件收集,卷内编目,组卷,文件鉴定清整,制定分类方案,案卷目录,装订装盒,入库上架,编页号,编目录,备考表,案卷封面,填背脊,第一步：工程项目文件收集,一是主动移交；二是被动掌控。,（一）工程项目文件收集责任：,1.项目前期准备阶段收集责任2.项目施工阶段收集责任3.项目试运行阶段收集责任,（二）项目文件收集种类和范围,1.可行性研究、任务书2.设计基础文件3.设计文件4.项目管理文件5.施工文件6.监理文件7.工程设备文件8.科研项目,9.涉外文件10.生产技术准备、试生产文件11.财务、器材管理文件12.竣工验收文件,（三）项目文件收集时间要求：,工程技术文件：进展分阶段竣工验收后一般要求竣工验收后三个月内其它文件：管理性文件：办理完后第二年上半年归档；会计文件材料：会计年度终了后归档，会计部门保管一年后移交；照片、录音、摄像产生的电子文件可每季度归档一次。专题研究、学术考察和会议文件材料，在活动完后一个月内归档；合同文本合同签字前招标、投标、评标等准备文件在签字后半月内归档。,（四）工程项目文件收集质量要求,1.完整、准确2.原件3.清晰、整洁4.签章完备5.书写材料符合要求6.装订要求7.其它要求：,第二步：编制分类方案,（一）分类原则：1.遵循工程项目档案形成规律2.便于保管利用3.维持职能导向。按职能；按部门。4.兼容其它5.可扩展6.标准统一,（二）工程项目档案分类方案编制,工程项目档案分类方案编制流程图,项目档案内容分析,类目划分,类目表编制,类目排序,类目编号,分类方案,编号规则,平等类目之间关系,一级二级以上类目,一级类目,（三）档案分类方案内容,1.分类说明；2.使用介绍；3.类目表。一般可分九个基本类目（一级类目）：前期工作、工程设计、项目管理、基本建设、合同管理、科技管理、设备管理、质量安全、财务管理。,第三步：文件材料的鉴定、清整,鉴定清整原则：及时准确完整系统规范请使用统一格式，标准化档案用具用品,第四步：组卷,组卷原则：,内在联系性。合理性。数量、分类合理。齐备性。,（二）组卷方法,1.项目施工类文件一般按照单项工程、单位工程进行组卷，也可按装置、阶段、结构、专业进行组卷。2.项目竣工图按照建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序进行组卷。,3.设备类文件按照专业、台件组卷。4.管理类文件按照问题、时间组卷，或按文件类别进行组卷。5.监理类文件按照文种进行组卷。6.原材料试验按照单项工程、单位工程组卷。,（三）卷内文件排列顺序,排列原则：1.管理性文件。按问题、时间或重要程度排列，一般以问题为主，结合时间或重要程度。也可以时间为主，结合问题或重要程度排列。2.施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。,3.设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行、设备维修等顺序排列。4.竣工图按专业、图号排列。5.卷内文件排列时，图文混合的，文字材料在前，图样在后，翻译文字在前，原文在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿草稿在后。,（四）常见工程项目文件组卷,1.合同文件组卷属管理性，按问题、时间组卷,合同文本,合同前期文本,合同执行文件,立项文件,投标文件,评标文件,各类函件,开发标件,招标文件,其它文件,支付文件,2.设计文件组卷分：按项目组卷；按专业组卷。3.顺序工艺设备文件组卷按设备购置、安装、使用、附件增减、人员变动、维护、调拔、报废等顺序组卷。4.竣工文件组卷,监理文件按文种组卷。如监理大纲、供应商资质审核、施工组织设计、开工令、监理通知、监理日志、施工设计变更等文种组卷。项目施工文件夹按单项工程、单位工程（或装置）、阶段、结构、专业组卷。项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、环保等顺序组卷，也可参考设计文件排列顺序组卷。,5.文书材料组卷,按问题组卷：将反映同一问题或同一事物的相关文件组成一卷；按时间组卷：将属于同一年度、季度或月份的文件组成一卷；按重要程度排列组卷。一般建设按问题组卷。将同一性质或问题相近的文件组成一卷，按时间或重要程度排列：重要在前，次要在后；批复在前，请示在后；结果在前，查证材料在后；总表在前，分表在后；也可按件组卷。,6.其它介质材料组卷,声像,光盘,岩土芯样,第五步：编目,（一）页码编写,从1开始，用自然数，也可用打号机，单页标在右下角，双面标在左下角；图样标在右下角或标题栏外右上方。对于成套图样或成册有页码的不编。各卷独立编页码，卷间不连续。,（二）卷内文件目录编制,工程项目档案卷内文件目录,工程项目档案备考表,填写备考表,第六步：案卷装订,1.卷皮、卷内表格规格：卷盒310*220MM，2.案卷装订先检查，除去金属物和杂物，按卷内目录、文件材料、备考表顺序装订。可