公文格式及公文处理(讲稿)

一、公文种类（15种）,公文用纸及版面尺寸A4纸型210mm297mm页面设置上白边：371mm下白边：351mm左白边：281mm右白边：261mm版心:156mm225mm排版规格一般每页22行，每行28字，正文用三号仿宋,页面,版心156mm225mm,210mm,297mm,下白边：351mm,上白边：371mm,右白边：261mm,左白边：281mm,二、公文格式(公文版式),公文结构,版头,主体,版记,份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线,标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注,分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码,包括份号、密级和保密期限、紧急程度发文机关标示、发文字号、签发人和分隔线七部分。,（一）版头部分要求,份号，即公文印制份数的顺序号。公文标注份号有利于对公文的管理和利用。并不是所有公文都需要编制份号，但涉密公文应标注份号。份号的标法：一般用位号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角的第一行，位数不足位的前面用补足。,份号,000001,密级和保密期限,按照保密法的规定，涉密公文应根据涉密程度分别标注：绝密、机密及秘密。密级标法方法：用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），如需要同时标明保密期限，密级和保密期限之间用实心“”隔开，密级二字中间不空字。没有保密期限的，密级二字中间空1个字。保密期限中的数字用阿拉伯数字标识。,000001机密1年,紧急程度,紧急程度即对公文送达及办理的时间要求。紧急公文分别标明：特急、加急。一般公文都不标注紧急程度，急件都采用电报或发电的形式，分特提、特急、加急和平急四种。其中特提电报为最高级别要求随到随办。特急、加急和平急的紧急程度依次降低。用3号黑体，标注于公文首页左上角第三行（密级下方）。,000001机密1年特急,发文机关标志,即我们常说的“红头”。除在报刊上公开发表的公文不适用发文机关标志外，其他公文都应适用发文机关标志，以示公文的庄重性和权威性。发文机关的标法：可由发文机关全称或规范化简称加上“文件”组成；也可以用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布在公文首页上部；上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。联合行文时，应将主办机关名称排在前。,000001机密1年特急,发文字号,(1)即机关制发公文的编号。由机关代字、发文年度和发文顺序号组成，缺一不可。如:“信职发20141号”（2）发文字号一般用号仿宋体，简称要准确没有歧义，年份应标全称，如“2014”不能用简称“14”；用中文“”括起来，不能用西方的方括号“”或“【】”；顺序号前不能加“第”。（3）上行文发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（4）联合行文只标注主办机关的发文字号。,发文机关标识下边缘发文字号的距离是：2行字。,签发人,即签发文件的负责人。只有上行文标注签发人。“签发人”用3号仿宋，签发人姓名使用3号楷体标注。签注签发人的文件，发文字号居左空个字，签发人及签发人姓名居右侧，右侧后空个字。,联合行文的单位均应标签发人，签发人姓名按发文机关的排序从左至右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排两个姓名，主办机关的签发人姓名排第一行，其他单位签发人按版头往下排。回行时与上一行第一个签发人姓名对其，最后一个签发人姓名应与发文机关字号处在同一行,7分隔线,发文字号之下4mm是与版心等宽的红色分隔线,包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件九个部分,（二）主体部分要求,标题,主送机关,（）主要受理公文的机关。（）主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称。（）主送机关位于标题下方，正文上方，顶格排印。（）有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。（）请示性公文只能送一个主送机关。受双重领导的机关，也只能主送一个上级机关，必要时抄送另一个上级机关。,正文,（）正文一般用3号仿宋，如果转发文件前面的引言，则用楷体。（）正文的每个段落首行前面空个字，段尾避免单字成行、单行成页。回行顶格，数字，年份不回行。（）每个段落之间一般不空行，但特殊情况的文件，为了突出层次，可在段落之间加入一个空行。主送机关和正文之间不能空行。,正文中的层次序数：第一层：“一、”（小标宋或黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层：“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层：“1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。,正文中的数字有个特例，每另起一段的数字后面的标点，应为圆点，而不能用顿号。但文中的数字后面则用顿号。,附件说明,（）附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋体。（）“附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.”。（）附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（）正文中标注的附件内容应与附件标注的内容一致。如：正文是：“附件”，后面的附件不能写作“附件一”。,发文机关署名,（1）应用全称或规范化简称，应与发文机关标志、标题中发文机关名称相一致。（）字体字号用3号仿宋体，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。（）两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。,成文日期,一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。决议、决定以会议通过日期为准。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋_GB2312，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。,印章,除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能标注“此页无正文”字样。,（）用于上行文时，用于标注联系人和电话。（）用于下行文时，用于标注普发性公文的印发范围等需要说明的事项。（）如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。,附注,附件,附件应另页编排，不管前一面留有多少空白，都需要另起一面。附件排在版记之前，与正文一起装订。附件正文左上角第一行顶格用3号黑体字标识“附件”，有几个附件时还应标注顺序号。如“附件1”、“附件2”等，其后不加冒号。附件标题应与“附件”两字空开一行。,包括抄送机关、印发机关、印发日期三部分,（三）版记部分要求,版记,公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。版记应当置于公文的最后一页。,抄送机关,（1）除主送机关外，需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称或规范化简称。一律使用“抄送”，不使用“抄报”或“报送”。（）抄送机关一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空字编排。“抄送”二字后标全角冒号和抄送机关，回行时与冒号后面的首字对齐。（）同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。,印刷机关及印刷日期,（）印发机关，为公文管理机关。（）印发日期，为公文付印的日期，不是领导签发的日期，要和成文时间相区别。,印发机关及印发日期编排方法：一般用4号仿宋体，标注于末条分隔线上，印刷机关左空1个字，印刷日期右空1个字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，后面加“印发”二字。,页码编排要求,一般用4号半角白体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。,机密1年,特急,0000001,毕节市局文件,2011015号,错误：1.份号、密级、紧急程度标示不规范2.发文字号编虚号3.上行文没人签发人4.标题与红色反线距离太近5.正文抬头与标题距离太近,毕节市局