公文处理与公文写作

公文处理与公文写作技巧,文书学（理论基础）,研究文书和文书工作的一门学科,文书工作,文书处理,行文规则,公文格式,公文写作,发文,收文,文件归档,文件依据,1.党政机关公文处理条例2012.4.16中办发201214号2012.7.1实施2.党政机关公文格式GB/T9704-20122012.7.1实施,两个文件自2012.7.1起施行,原中国共产党机关公文处理条例（1996.5.3）和原国家行政机关公文处理办法（2000.8.24）停止执行；党政两个系统的文件规定合二为一。,一、公文概述,1、公文的概念：是公务文书的简称，指各个单位在进行公务活动中所制作、使用、传递的文件。,具有规定格式、普遍通用、一定效用三个基本要素。,2、公文的基本特点（1）政策性（2）实用性（3）真实性（4）权威性（5）交流性（6）时限性,3、公文的作用与功能（1）领导与指导作用；（2）规范作用；（3）公务联系作用；（4）凭证依据作用；（5）宣传教育作用；（6）研究参考作用,4、公文的种类,不同角度的分类（1）按使用范围分（2）按作用分（3）按来源分（4）按行文关系分（5）按处理要求分,（1）按使用范围分,通用文书专用文书（司法、经济、会计、外交、军事）科技文书（图纸、图表、说明书）信访文书,（2）按作用分,行政类法规类计划类总结类记录类会议类,（3）按来源分,收文发文内部运转文件,（4）按行文关系分,上行文下行文平行文,（5）按处理要求分,内容：需办文件参阅文件时间：平件急件保密：普通件秘密、机密、绝密,5、行政性正式公文的种类（15种）：,（1）决议；（2）决定；（3）命令（令）；（4）公报；（5）公告；（6）通告；（7）意见；（8）通知；（9）通报；（10）报告；（11）请示；（12）批复；（13）议案；（14）函；（15）纪要。,常用事务性公文,1.计划（规划）2.方案3.总结4.情况汇报5.调研报告6.简报7.会议主报告8.领导讲话9.典型材料10.规章制度,二、公文处理工作,1、公文处理的主要任务科学、合理、有序地进行文件（公文）的制作、传递、使用、管理和归档。,2、公文处理的基本原则,实事求是,准确规范,精简高效,安全保密,基本原则,3、公文处理的重要任务（1）收文处理（2）发文处理（3）整理归档,收文程序,（1）签收（2）登记（3）初审（分送）（4）拟办（批办）（5）承办（6）传阅（7）催办（8）答复（9）整理（立卷归档）（10）清退、销毁,催办,普通文件正常催办重要文件重点催办紧急文件盯人定时催办,发文程序,（1）撰稿（2）审核（3）签发（4）登记（5）印制（6）用印（7）核发（8）封发（9）整理（立卷归档）,（1）文书档案的来源：一般由公务文书（文件）转化而来；（2）公文与档案的关系：文件是档案的前身，档案是文件的归宿。,文件归档,（3）文档一体化,档案工作应与文书工作紧密结合，不能分家，努力做到“文档一体化”。实行前端控制和全程管理：将归档环节嵌入OA流程，在文件的生成和接收时就在网络的流程中，实现在线归档的关联操作。避免文件失控和重复劳动。,文档一体化：,（1）思想理念上（2）管理体制上（3）工作制度上（4）操作流程上（5）网络运行上（6）时间安排上（7）人员配置上,4、公文处理工作的特性要求（1）确定性（2）连续性（3）规范性（4）快捷性（5）细致性（6）安全性,5、公文处理工作的重要作用公文处理工作不是简单的收收发发，而是：（1）上通下达、内外联系的手段与途径；（2）正常、高效运转的纽带和中枢；（3）积累史料、形成档案的基础与保障。,三、行文制度（规则）,各个单位之间公务文书往来运行的统一规定。,1、行文方式,3种行文方向：（1）上行文（2）下行文（3）平行文,4种基本形式：（1）逐级行文（2）多级行文（3）越级行文（4）直接行文,2、主要的行文规则（1）一事一文，或一文一事；（2）明确主送对象，不要多头主送；（3）一般应逐级行文，不要越级行文；（4）报告与请示分清，报告中不得夹带请示事项；（5）不得乱用抄报、抄送；,（6）向上级的重要行文，负责人签署；（7）各个单位之间要多用函；（8）内设机构向外发文，应以单位办公厅（室）名义；（9）单位内部机构之间相互行文，一般应告知单位办公厅（室）；,（10）有双(多)重领导关系的，应视具体情况，一个主送，另外的抄送；（11）经批准在报刊上公开发表的文件，应视为正式公文，具有效力；（12）不同单位为同一事项发文，应先协商；政策不一致时，不应各自行文，否则上级应责令纠正；（13）根据需要，两个以上的平行机关可联合行文。,四、公文的一般格式和标记,（1）文头处（2）文尾处,从上到下由前至后,1.份号、2.密级和保密期限、3.紧急程度、4.发文机关标志、5.发文字号、6.签发人、7.标题、8.主送机关、9.正文、10.附件说明、11.发文机关署名、12.成文时间13.印章、14.附注、15.附件、16.抄送机关17.印发机关和印发时间、18.页码,注意,1、发文机关标识用全称或规范化简称加“文件”组成，红色。2、发文字号由机关代字、年份和序号组成，3仿，居中，六角括号，在红色分隔线之上。,3、字号字体发文机关用小标宋，标题用2号小标宋，内文用3号仿宋，文尾版记用4仿。4、标题三个要素都应齐全（机构主题文种），尽量不出现标点符号，根据需要可用。若文字长可换行，居中，但应注意不要切断词意。,5、正文公文首页必须显示正文。文中层次结构顺序为一、（3黑）（一）（3楷）1.（3仿宋）（1）（3仿宋）,6、成文时间应为领导签署同意之日，用汉字将年、月、日标全，“零”应为“O”。7、发文印章印章端正、居中，下压机关署名和成文时间。为保障档案长久存放，请用红色印泥。,8、末页处理采用调整行距、字距的办法，将印章与正文文字同处一页，不得采用“此页无正文”方法。,五、党政机关公文处理条例、党政机关公文格式新的变化与主要区别,1、这是我国全新的首次统一党政机关公文处理的规范标准。2、公文处理的原则确定为：实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。3、在文种方面，在原有行政机关13个文种基础上，增加了党委的“决议”和“公告”。,4、在格式方面，(1)再次明确，文件标题由发文机关名称事由文种组成；(2)公文用纸统一采用国际标准A4型；(3)文尾处取消了“主题词”的标注;(4)文件落款处应署发文机关名称，并与印章内容相符一致。,5、在行文规则方面，不得：(1)以机关名义向上级个人报送公文；(2)以个人名义向上级机关报送公文。6、在公文拟制方面，(1)机关负责人应主持、指导重要文件的起草工作；(2)上行文由主要负责人签发，以示慎重;(3)领导签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；只圈阅或只签名的，视为“同意”。,6、在公文管理方面，(1)绝密件不得复制；机密、秘密级文件复印件应加盖复制单位印章；(2)公文被撤销的，视为自始无效，公文被废止的，视为自废止之日起失效；(3)工作人员离岗离职时，应督促其移交、清退公文；(4)新设机构，应向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。,六、公文写作基础,1、公文的体式公文的体例与格式的简称，包括文体、结构、标记、格式。,2、公文文体使用应用文体，兼有说明文、叙述文、议论文的表达形式。,3、公文的主要结构（1）标题（2）主送单位（3）正文（4）附件（5）落款作者（6）日期（7）签章,4、公文写作的基本要求,（1）合法（2）求实（3）合体（4）简明（5）严谨（6）及时（7）准确,七、公文写作方法与技巧,我的文笔如何？,公文写作（五阶段）,一、撰拟前准备,二、文稿撰写,三、修改润色,四、审核,五、定稿,（一）撰拟前准备工作,1、明确发文的目的与要求；2、领会领导的指示与意图；3、确定文件的主题与内容；4、确定发文的对象；,5、选定文种；6、确定发文的其他要求；7、温习相关政策和文件8、收集和积累有关资料和信息,（二）文稿撰写,1、安排结构；2、拟写提纲；3、落笔起草；4、筹划开头与结尾；5、表述充分，条理清晰；6、注意层次、段落的转换与衔接。,增,删,改,调,全面检查,（三）文稿审核修改,1.公文核稿的原则,层层把关分级负责多级审核,2.审核的责任分工,（1）