公文处理知识讲义(2008文秘培训)

公文处理与写作,第一过去的公文一、概念文章：周礼考工记“青与白谓之文，赤与白谓之章。”偶像；玉器。文采（大哉！尧之为君焕乎！其有文章。）组成篇章的书面语言（曹丕，“经国之大业”）客观事物的反映。应用文：“骈四骊六，特应用文耳”（南宋张侃）文体，“有上行、平行、下行”；“重其实”（清代刘熙载）“应用文（书札、公牍），文学之文”（陈独秀）行为主体在社会生活中处理事务和进行交际使用的普遍通行的实用性文体。应付生活、用于实务（陈跃南）公文：尚书（公文基本成型）官府文书（三国志魏志赵俨传：“辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”；后汉书卷五十七刘陶传“但更相告语，莫肯公文。”）国家机构和其他社会组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定处理程序所形成和使用的、具有法定效力的书面文字（电子）材料。行政机关公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。国家行政机关公文处理办法（国发200023号）,二、沿革甲骨文钟鼎文简策，版牍，缣帛文书纸质文书电子文书（一）产生。占卜。“生产的继续发展，阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家进行管理工作需要比较有条理的文书。”（斯大林马克思主义与语言学问题）（二）先秦。形式：典，谟，训，诰，令等。内容：政治，外交，军事，谋略。（三）秦汉。确立时期。“改命为制，令为诏”（秦始皇）。“文章各体，在东汉而大备”，公文：制书，诏书，策书，章，奏，表等。（四）魏晋南北朝。文、笔之分。“艺文之末品，政事之先务”。（五）唐宋。名目繁多；通俗易懂。榜；搭子（请示）。（六）元明清。滥用八股。牌面（介绍信）；照会（函）。（七）近现代。1912年公文程式条例：令，咨，呈，示，状。党的公文：宣言、通告、呼吁书等命令，决定，报告书等。关于建立报告制度中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示行政公文：1951、1957、1981、1987、1993、2000年六次修订,三、特点公文艺术化：官员文学素养；用骈文。引经据典，辞藻华丽。李斯谏逐客书李密陈情表骆宾王代李敬业传檄天下文“班声动而北风起，剑气冲而南斗平。喑呜则山岳崩颓，叱吒则风云变色。以此制敌，何敌不摧？以此图功，何功不克？”“一抔之土未干，六尺之孤何托”。,第二规范的公文,一、原则（一）真实。实事求是；与艺术的真实相区别。（二）规范。统一规定的种类、格式和行文规则等。1996年，中央办公厅中国共产党机关公文处理条例2000年，国务院国家行政机关公文处理办法国家质量技术监督局国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）；关于出版物上数字用法的试行规定；标点符号用法；中华人民共和国法定计量单位及其使用方法；文书档案案卷格式（GB/T9705-88）；校对符号及其用法。2000年12月28日，安徽省国税机关公文处理实施细则；2004年1月6日，安徽省国税机关计算机公文处理规则。,（三）权威。公文是制发者根据法定职权制作和发布的，代表了某一国家或某一机关、单位、团体的意志，在其所辖范围内，具有法定的权威性和行政约束力。（有条件、有范围的）（四）时效。紧急公文要随到随办，并在规定时限内办结；非紧急公文，一般应在15日（指工作日，下同）内办结；转发上级机关重要公文，一般在5日内办结；答复下级机关“请示”，一般在7日内办结；向上级机关报告工作，按上级机关的时限要求办理。（三十五条）（五）精简“行文应确有必要，注重效用”；“篇幅力求简短”。“可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短”。少发文；发短文。（茹太素）,（六）保密1.密件收发、传阅必须设置专门的登记簿和文件夹，并严格履行签收、清退手续。2.绝密文件、密码电报必须由机要人员单独登记、直接送阅，严禁横传；应专人专车、两人护送。3.坚持“密来密往”原则。4.非密级公文中，不得直接引用密码电报和密级公文的文号、日期和内容，不得将密码电报作为普通公文的附件。5.密件必须通过机要交通封装传递。6.严格保密审查制度。,二、文种国家行政机关公文处理办法规定，行政机关公文种类有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。国税机关公文种类只包括10种：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。（一）决定部署性：关于进一步推进依法治税的决定处置性：关于表彰全省国税系统七个类别岗位能手的决定事由；决定事项；号召。问题；错误事实；处分依据和决定；诫勉。有的标题注（通过时间等），不标主送机关。,（二）通告在一定范围内公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。知晓性：安徽省国家税务局关于调整增值税起征点的通告办理性；国家税务总局关于推行增值税防伪税控系统的通告行止性：关于查禁盗版书籍的通告特点：标题灵活；受文广泛。,（三）通知特点：适用范围最广、使用频率最高；平行或下行。六类：1.发布性；2.转发性；转发上级或不相隶属机关公文。3.批转性：主要用于批转下级机关具有推广和借鉴意义的公文，如关于批转国家税务局的通知。4.布置性；5.告谕性；主要用于告知某些需要周知但不需办理的事项，如人事任免、机构调整、印章启用、名称更换等。6.会议通知。,（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。三类：1.批评性通报：介绍情况；定下性质；作出处理；分析原因；提出诫勉。2.表彰性通报：介绍先进事迹或经验；概括典型意义；作出表扬或推广的决定；提出学习或借鉴的号召。3.情况性通报。（五）报告三类：汇报性；反映性；回复性。,（六）请示三类：求示性；求助性；求准性。（联系人）关于增值税一般纳税人认定有关问题的请示关于请求拨付办案专项经费的请示关于请求批准的请示。（七）批复三类：政策性批复、核准重大问题的批复和具体事务性的批复正文：批复引据；答复内容（一般应明确表明同意或不同意）；结语（“此复”，也可不写）。具有行文的被动性、回复的针对性和效用的权威性。一般只需送请示单位，若批复事项需其他有关单位了解、执行，也可以同时抄送。若请示的事项具有普遍性、且涉及有关政策的调整，也可使用“通知”行文，不再单独批复。,（八）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。特点：行文方向。上行：建议性。（按照请示性公文办理）平行：参考性。下行：指导性。（灵活）（九）函商洽函；询问函；答复函；请批函；告知函。用途的广泛性；语言的多样性；内容的单一性。有隶属关系的上下级机关之间不得使用“函”。（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。,文种分类：1.按内容分：指挥性；告知性；报请性；商洽性；记录性。2.按行文关系分；3.按密级：绝密、机密、秘密、普通。4.按紧急程度：特急件、急件、平件（电报除外）。,三、格式公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，公文权威性和严肃性在形式上的体现。（规范；效率；美观）（一）眉首公文首页红色反线（含）以上的各要素统称眉首（6项）：1.公文份数序号。用阿拉伯数码顶格标识在公文首页版心左上角第1行。（绝密、机密）2.秘密等级和保密期限。表明涉及国家秘密的程度，确定公文的阅读范围和传递、处理方式。分“绝密”、“机密”、“秘密”三种。如：“秘密6个月”、“机密5年”、“绝密长期”。,3.紧急程度。紧急程度指对公文（包括电报）送达和办理的时限要求的标识符号，其作用在于避免紧急公文延误。（函的标注位置）公文的紧急程度分“特急”、“急件”；电报的紧急程度分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。4.发文机关标识（文头）。首页上端局中套红，一般由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，或不加“文件”。联合行文，应将主办机关排列在前。如果联合行文机关较多，必须保证公文首页显示正文。,5.发文字号。发文字号是指机关制发公文的编号，其作用是便于机关公文的管理、统计和查询。联合行文，只标明主办机关的发文字号。发文字号由三部分构成：机关代字是发文机关名称的缩写，应保持稳定，其后不加“字”字；年份应使用阿拉伯数码书写的公元全称，去掉“年”字，并用六角括号“”括入；序号也应使用阿拉伯数码书写，不能加“第”字和虚位“0”。发文字号一般在发文机关标识之下空2行、红色反线上方居中位置标注。6.签发人。指代表机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名，只有上行公文和电报应当注明签发人。注明签发人主要是为了强调领导责任，体现公文的严肃性。签发人姓名标注在发文机关标识之下、红色反线以上、与发文字号平行的右侧位置，不必标明签发人的职务；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。联合上报的公文，要同时注明联合发文机关的签发人；主办单位签发人姓名置于第1行。,（二）主体公文红色反线（横隔线）以下（不含）到主题词（不含）之间的各要素统称主体（7项）：1.标题。公文内容的高度概括，准确、鲜明、简炼。位置在红色反线之下空2行，可分1行或多行排布，回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当。三要素：发文机关、发文事由、公文种类。（文种为中心词）总局统一要求各地上行文标题不写发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。转发上级机关公文，如其标题过长，可以自拟事由摘要转发。如：安徽省国家税务局转发国家税务总局关于做好信息工作的通知（皖国税函200512号）。（不能以发文字号代替；不能越级转发）,2.主送机关。公文的主要受理机关，应明确、具体，使用全称或者约定俗成、为社会所公认的简称、统称。主送机关顶格标注于标题之下、正文之上，与标题之间空1行；主送机关之间用逗号隔开。一是简称问题。二是下行普发公文主送机关的统一问题。（稽查不单列）各市国家税务局，省局各内设机构、直属机构、事业单位，省税务干部学校：各县、市、区国家税务局，市局各内设机构、直属机构、事业单位：三是上行文只应主送一个机关，不可多头主送。四是除答复人大代表的建议、政协委员的提案外，一般不直接主送领导者个人。,3.正文。公文的核心部分，一般包括开头、主体和结语三部分。开头：一是根据式，“根据国家税务总局通知要求”。二是目的式，“为进一步推动和谐国税建设”三是原因式，“鉴于系统内吃拿卡要报等现象回潮趋势”四是引文式，“你局关于新建办公用房问题的请示收悉”主体：并列式；提出问题分析问题解决问题；叙事说理结论结语：祈使式；强调式；希望式；总结式。不得标识“此页无正文”。,4.附件。补充说明；参考依据。5.成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准；几个机关联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准；电报的成文日期以发出日期为准，会议讨论通过的文件，以讨论通过的日期为准。成文日期要用汉字写全公元年、月、日，不能用阿拉伯数码书写，“零”要写为“”。如：二八年七月二十日。,6.印章。发文机关对公文生效负责的凭证。除会议纪要、电报和翻印的文件外，机关公文一律加盖印章。加盖印章要求墨迹清晰，印模端正，上不压正文（一般距正文1行之内），下骑年盖月。单一机关制发的公文，在落款处只标识成文日期，成文日期右空4字，在其上侧用印（即印章下弧压在成文日期之上）。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；（国办函20011号）联合下发的公文，必须都加盖印章。2个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，两个印章平行排列，下压成文日期，印章间互不相交或相切；3个以上印章时，应将各发文机关名称按加盖印章顺序排列（主办机关排列在前），印章分别加盖或套印其上；每排最多排3个印章，印章之间互不相交或相切，两端不得超出版心；最后一排如剩一个或两个印章，应居中排布；在最后一排印章之下，右空2字标识成文日期。7.附注。公文的传达范围、有关要求或说明事项。标注于成文日期下1行、主题词之上，左空2字，并用圆括号括起。如：（此件发至县团级）（此件不得翻印）（本文只发电子文档）（联系人：）。,（三）版记公文主题词（含）以下的各要素统称版记（7项）：1.主题词。上行公文主题词，应当按照所主送上级机关的要求标注。一份文件标引的主题词，最多不能超过6个。标引顺序可概括为3个“先后”：先标类别词，后标类属词；先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词；先标地域词，后标文种词。试举一例：安徽省国家税务局关于增值税一般纳税人认定有关问题的请示主题词可标作：“增值税一般纳税人认定安徽请示”。,2.抄送机关范围：应当严格按照工作需要和保密要求确定，既不能滥抄，又不能错抄或漏抄。顺序：上级机关、同级机关、下级机关排列。同级机关之间，一般按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团体、民主党派的次序排列。,3.印发机关、印发日期、打印人员、校对人员和文件份数。以上五项，表明公文印制、发出情况，其作用是明确公文印刷质量、时限的责任归属，使受文者了解公文制发过程，为其直接与承印、承办单位联系提供方便。印发机关和印发日期从左至右分别标在抄送机关之下（无抄送机关则标在主题词之下），印发机关居左空1字，印发日期居右空1字，印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。在印发机关和印发日期之下，可从左至右标明打印、校对人员姓名和文件份数（校对人员一般是拟稿人员，其姓名之前可注明所在单位）。印刷版记一般标在文件末页；转发或翻印公文，应将原文版记换成本机关版记。主题词，抄送机关，印发机关和印发日期，打印、校对人员姓名和文件份数四部分之间用横线隔开。,机密一年特急安徽省国家税务局文件皖国税发2004号的通知各市国家税务局：。,。附件：1.2.二四年七月日（）主题词：通知抄送：，。安徽省国家税务局办公室2004年7月日印发打印：校对：处份数：,机密特急安徽省市国家税务局文件国税发2004号签发人：关于的请示安徽省国家税务局：,附附件：二四年八月日（联系人：电话：）主题词：请示安徽省市国家税务局办公室2004年8月日印发打印：校对：科份数：件附件：,四、形式,一、国税机关公文形式及其适用范围国税机关公文形式分为4种：（一）文头为“国家税务局文件”的公文，机关代字分两种：“国税发”或“国税任”。（二）文头为“国家税务局”、机关代字为“国税函”的公文。（三）文头为“国家税务局办公室文件”、机关代字为“国税办”的公文。（四）明传电报、密码电报，机关代字分别统一为“国税明电”、“国税密电”。,二、机关内设单位便函形式及其适用范围各级国税机关内设行政机构和事业单位（办公室除外），不得对外正式行文，只能在职权范围内向上级机关、下级机关或不相隶属机关的相关部门发便函。文头统一为“处（室、科、股、中心）便函”，机构代字统一为“便函”。三、选用公文形式应注意的事项首先，公文形式，不能随便升格。能以机关内设机构便函发的不以局机关公文发，能以“国税办”发的公文，不以“国税函”发，能以“国税函”发的公文，不以“国税发”发。其次，文头与机关代字不能矛盾。,第六部分行文规则,五、行文规则根据公文法定作者的职责权限及行文单位间的隶属关系而确定的。国税机关的行文规则主要包括以下内容：一、严格控制发文权限（一）向政府和相关部门行文（二）联合行文（三）代行文（四）协商行文,二、严格控制发送范围一是向上级机关行文，不得同时抄送下级机关。二是向下级机关的重要行文，一般应当同时抄送直接上级机关，也可抄送其他下级机关。三是向上级机关和下级机关行文，均可同时抄送同级机关。四是向同级机关行文，可以同时抄送其它同级机关。三、严格控制越级行文一是严格控制向上越级行文。二是严格控制向下越级行文。四、严格控制行文数量一是领导讲话均不以正式公文下发。二是通过电话、网络或发便函即可办理的事项，不发正式公文。三是对上级机关公文（绝密级公文、密码电报和注明不准翻印的除外），如无具体贯彻意见或补充内容，经机关负责人或办公室负责人批准，可将原文翻印下发。,发文办理,发文办理一般包括草拟、审核、签发、登记、编号、排版、校对、封发、归档等程序，对于纸质文件，还包括缮印、用印、分发、传递等程序。一、草拟（一）引用公文问题（二）层次序数问题正确序数是：一、（一）1.（1）（三）简称使用问题（四）数字使用问题,二、审核初审；复审（仅限于规范性文件）；初核；复核。，三、签发签发权限；会签文稿的签发；电子文件的签发。四、登记、编号五、排版、校对