公文写作公务文书部分

公务文书,太钢教培中心,公务文书种类,请示,决定,通知,报告,函,意见,批复,通报,常用公文,请示的概念,请示是指下级机关就某项工作或事情向上级机关请求指示或批准，要求上级答复时使用的请求性的上行公文。,请示的适用范围,Text,Text,按照规定,物质求批,请示的适用范围,下级对某项工作提出意见与建议，而这项工作又牵涉到其他不相隶属机关，可用请示的方式要求上级机关批转给有关部门执行,请求裁决,下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决,请示的适用范围,按照规定,根据规定必须履行审批程序的事项,请求裁决,在工作中遇到无章可循的新问题，由于职权、条件等限制，下级机关自己无法或无力解决,请示的适用范围,请求裁决,在工作中遇到人、财、物等方面的困难，下级机关自己无法解决,对上级的某项决定或指示,有不同的看法或有不明确的地方,物质求批,请示的特点,请示的特点,期复性：在公文体系中，请示与批复相对应，是为数不多的双向对应文体之一。下级机关有一份请示报上去，上级机关就会有一份批复发下来。无论上级机关是否同意下级机关的请示事项，都必须给请示单位一个回复。因此，写请示最直接的目的就是希望得到批复。,请示的特点,单一性：请示强调遵循“一事一报”的原则。在一份请示中，只能就一项工作或一种情况、一个问题做出请示，不得在一份公文中就若干事项请求指示和批准。如果确有若干事项需要同时向同一上级机关请示，可以同时写出若干份请示，而上级机关则会分别对不同的请示做出不同的批复。,请示的特点,针对性：请示的事项必须具有针对性，确实是重要的事件，有请示的必要；实效性：指示的一个重要特点是在事前行文，要求必须具有实效性，如果是事后行文，则失去了请示的意义。,请示的行文规则,行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示；请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，其它机关用抄送形式；报告中一般不得夹带请示事项；一般不得送领导者个人。,请示的结构,请示的行文规则,1、标题：通常由发文机关、事由、文种三要素组成。2正文。正文部分是请示的核心内容，具有内在的逻辑关系。一份“请示”不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。所谓“为什么要请示”，通常包括请示的依据、背景和缘由；所谓“请示什么问题”，即要求上级机关为我们解决什么以及怎样来解决。,一是请示缘由：要用简明扼要的语言将请示的原因和背景情况或者请示问题的依据、出发点及思想基础交待清楚。二是请示事项：即请示的具体内容，要将请求上级机关给予指示、批准或批转的具体问题和事情和盘托出，请求上级机关作出答复。,请示的行文规则,3、尾部：请示的结尾一般有较为固定的结语，以示对上级机关的尊重。通常写法是“妥否（可否，是否可行）、请批示”，或是“以上如认为可行，请批转有关单位执行。”从字面上看好像作者的本意是这样的：“我们的意见、要求是可以、可行、可办，还是不可以、不可行、不可办，请上级给以批示、核定”。其实，从实际工作看，凡是要行文请示的事情，一般都是作者认为该办的、可行的，但由于职权所限等原因，不能不进行请示。,请示的注意事项,选准角度：即请示理由的切入点，它的写作至关重要。从根本上讲，请示目的能否得以实现，关键取决于“请示理由”是否充分、有力、令人信服。而要写好请示理由，其要害又在于角度的选择。同样的理由，角度选择失准，就是没有抓住问题的症结，没有抓住主要矛盾，因而也就缺乏足够的说明力。注意行文的逻辑性：即指对于请示理由的陈述，必须注意其内在的必然联系。哪些内容先说，哪些内容后说，都要缜密考虑，精心措置，不可信笔挥洒。“请示”的目的句不在公文开头处。之所以如此，是因为一份“请示”不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。所谓“为什么要请示”，通常包括请示的背景和缘由；所谓“请示什么问题”，即要求上级机关为我们解决什么及怎样来解决。其他文种的目的句，通常置于开头，所以唯独请示在第二层次之首。,请示的写作要点,请示是向上级机关请求指示、批准。是有隶属和指导关系的上级机关，平级之间请示要用“函”。把握请示的内在逻辑。说来说去就是要解决“为什么要请示”和“请示什么问题”的问题。要坚持一文一事。一篇请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理。请示与上行“意见”的区别。请示涉及的多是人们说的“硬件”，如要钱、物、出国等；上行“意见”多是“软件”，是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难，要求上级给予指示或支持。请示的行文对象必须是自己的上级机关。,公务文书种类,决定,请示,通知,报告,函,意见,批复,通报,常用公文,决定的概念,决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。“重大”、“重要”的含义，是指当遇有“重要问题”及“重要事项”、“重大行动”而需作出“安排”及“决策”时才使用“决定”。,决定的特点,事关重大,事关决策,安排的具体性,决定的特点,决定的分类,知照性决定。当上级机关就某一事项或者某一行动表彰先进、设置机构、安排人事等要告知下级机关或者人民群众时，有时会以决定行文，这类决定即为知照性决定。部署性决定。是对重大行动和重要事项做出安排的决定。,决定的结构,标题,正文,署名,日期,决定的写作要点,决定原由要充分、准确、简洁。决定事项要具体、明确、可行。要切实把握决定的多种结构形式。要处理好决定的文字详略安排。,公务文书种类,通知,请示,决定,报告,函,意见,批复,通报,常用公文,通知的概念,通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传送要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的公文文种。,通知的类型,通知,七种类型,发布性,晓谕性,会议,通知的类型,晓谕性通知：这类通知一般只有告知性，没有指导性。其用途广泛，人事调整，启用、作废公章，机构名称变更，机关隶属关系变更，迁移办公地址，安排假期等，都可使用这种通知。任免性通知：任免领导干部的职务，根据职务的重要程度的不同，可分别采用不同的文种，最高可用任免令，其次可以使用决定，再次用通知，最低用公布任免名单的方式。会议通知：召开各种会议告知需参加会议的人员的一些周知事项时使用的通知。,通知的类型,指示性通知：这类通知用来发布指示、布置工作。凡是需要对某一事项进行处理、对某问题做出指示，又不适合用命令、决定的形式行文的时候，均可用通知的形式进行处理。发布性通知：除重要的法律性文件用命令颁布之外，多数法律和规章性文件，如条例、规定、办法、细则、实施方案等，都适合用通知颁发。批转性通知：在所有公文中只有通知具有批转与转发文件的功能。将某一下级机关报来的文件转发给有关下级机关的通知叫批转性通知。,通知的结构,1、标题：通常由“发文机关”、“事由”和“文种”构成。,标题中只写“通知”或通知如文、会议通知等，可不可以？,这种写法是极不妥当的。理由有二：一是违反了党和国家公文法规有关公文标题拟制的原则要求；二是违背了客观实际工作的需求。,2、主送机关：,写作通知必须有明确的阅知对象，因此通常必须规范地标识出主送机关。即使是在一定范围内的普发性通知，至少也要在附注处标明文件的发至范围。,通知的结构,3正文指示性通知：,一是发文缘由。通常的写法是先写原因(包括工作的重要性、以往的成绩、现存的问题，由此引出解决问题的必要性)，再写目的(多用“为现就有关问题通知如下”的句式)。二是通知事项。这部分是指示性通知的主体，一定要条理清晰、语句准确地写清所布置工作的内容、做法及要求等。如果内容稍多，应该分层列项。每一项内容必须集中明确，项与项之间要有一定的内在联系；如果篇幅很长，还要注意用好小标题或者主旨句，以突出重点。三是通知尾语。指示性通知多数是在最后部分使用诸如“地方各级人民政府要”或者“各有关部门要”的要求式尾语；也有的用说明式尾语；还有的通知意尽言止，不加尾语。,通知的结构,3正文转文性通知：,一是简式写法。这种写法只用一个自然段、几十个字，包含两层意思：一是转文的原因、依据或目的。常用的表述如“某机关同意”、“已经某机关同意(批准)”、“很重要(对具有意义)”、“为”等；二是转文的一般性要求。批转性、转发性两种通知的常用说法是“现转发给你们，请认真贯彻执行”、“现转发给你们，请结合实际情况参照执行”等；发布性通知则是“现发布，自施行”、“现将印发给你们，请认真贯彻执行”等。二是繁式写法。这种写法是在简式写法的基础上，至少再增加两层意思：一是强调被转公文所涉及工作的重要性。二是对贯彻执行被转文件提出更为具体的要求。在写作中，还应该灵活地把一般写法与实际内容结合起来安排结构。,通知的结构,3正文事务性通知：,第一，通知的背景、根据及目的。第二，通知的事项。如果内容较多，应分段列项来撰写。第三，通知的尾语。要求、说明式尾语或专用尾语皆可。,通知的结构,3正文任免性通知：,任免通知的正文包括两部分：其一是任免依据，其二是任免事项。应用简明扼要的文字写明即可。这里需要掌握的一个问题是，在撰写干部任免通知时，对于同一职务的任免顺序应当如何进行表述？正确的做法应当是先免原任职务然后再任命新的职务，即所谓“先免后任”；但在实际写作中，往往被人们忽视，变成对同一职务是先任后免，这样做既不符合顺序，也不合乎人们的思维习惯。因此，应当先写免职，后写任职。,公务文书种类,意见,请示,决定,报告,函,通知,批复,通报,常用公文,意见的概念,意见是对重要问题提出见解和处理办法时使用的文种。,意见的特点,行文上的灵活性。意见既可以作为下行文用于向下级机关和下属单位阐明某项工作活动的指导原则，表明上级机关对某一重要问题的看法、主张，或对某项工作做出安排部署；也可以作为上行文用于向上级机关或主管部门提出建议，行文路线相对自由灵活。功能的双重性。意见具有指导和建议的双重功能。,意见的特点,指导性意见。是上级机关或业务主管部门就某一问题或某项工作做出部署、安排，要求有关单位和人员贯彻执行的意见。建议性意见。是下级机关或业务主管部门解决有关问题或推动、改进某项工作向上级机关献计献策，提出自己的设想、看法和建议的意见。,意见的结构,发文机关+事由+文种,标题,标题,公文,结尾,落款,意见的写作要求,文种选用要审慎。对重要问题提出见解和处理方法的文种不只意见一个，所以在使用时，要特别注意与相近文种的区别。语言运用要得体。由于意见功能上具有双重性，所以语言运用上需要注意措辞用语的分寸。建议措施要得力。意见不仅要能清楚地反映出有关机关或部门对问题的看法和认识，而且提出的建议要合理、措施要切实可行。,公务文书种类,函,请示,决定,报告,意见,通知,批复,通报,常用公文,函的概念,函是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的文种。,函的种类,告知函,请批函,商洽函,询问函,答复函,函的特点,用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系。,内容必须单纯，一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。,平等性、沟通性,灵活性、广泛性,单一性、实用性,对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位；党政机关、社会团体、企事业单位，均可发函。,函的要求,用语谦敬，尊重对方。格式特别，注意区分。（函的格式是属于特殊格式，它的发文机关的标识的上边缘距版心线为30毫米，距下4毫米处为一条武文线，公文份号、秘密等级和保密期限、紧急程度位于武文线下的左侧顶格，发文字号位于武文线的下方的右侧，与规范的公文格式是不一样的，应引起注意）直陈其事，语言平实，亲切自然。结语固定，注意据事选择。,函的结构,函的常见错误,一是以“请示”代函，以“批复”代复函。二是以“通知”代函。三是以“通告”代函。,公务文书种类,报告,请示,决定,函,意见,通知,批复,通报,常用公文,报告的概念,报告是向上级机关或群体代表汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求时使用的一个文种。,报告的特点,陈述性。报告以陈述事实为主，注重用事实说话。报告在汇报、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。分析性。报告在准确、真实地陈述事实的基础上，报告需要总结、分析工作中的经验与教训，找出规律性的东西，以便能透过现象看本质，从而为上级的共走提供参考与借鉴。,报告的分类,AddYourText,报告的结构,标题,引据,事项,落款,报告的要点,篇幅要简短，用语要精炼。必须深入实际，认真进行调查研究，弄清事物发生、发展和变化的全过程，从中提取重点，抓住问题的实质。然后在动笔撰写时按“纲”行文，就可汰略诸多不必要的枝蔓，而只保留主要内容；再加上用语方面的精雕细琢，取精用宏，就可保证整篇报告篇幅的短小适宜，不致导致冗长杂乱，令人生厌。切实把握报告写作的通用规则。报告通常是“三段式”。但“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态，主要有：情况做法问题或意见；情况或做法问题今后意见；情况问题今后意见；情况原因或责任下步做法；情况原因责任及处理意见；情况问题建议等。撰写报告掌握“三段式”的基本写法，对提高撰文效率且达到眉目清楚，是十分必要的。,公务文书种类,批复,请示,决定,函,意见,通知,报告,通报,常用公文,批复的概念,批复是上级机关答复下级请示事项时使用的一种公文,批复的特点,坚持一文一事,态度要明确,严格掌握受文对象,针对性要强,有来有往,批复的结构,1、标题：2正文。一般由引语、主体和结尾三部分组成。,引语：即批复的第一段或第一句话，这是批复的根据。通常要写清楚两方面的问题：一是下级机关请示的问题或文号；二是简要引述来文所请示的事项。主体：这是批复的中心内容。要根据党和国家的方针政策、法律、法令、规章、制度和实际情况，对请示中提出的问题，作出恰当的明确的答复。内容简单的只表明同意或不同意。内容复杂的，除表明不同意的态度之外，有时还可考虑要说明不同意的理由；对于同意的事项，也可同时指出如何才能保证批复事项的完成，或如何防止某些问题的出现。这就是批复指示性的体现。结尾：批复的结尾比较简单。一般只需在正文之下另起行写出“特此批复”、“此复”、“特此函复”即可。,批复的写作要求,要核实请示缘由的真实性，研究请示所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究。要针对相对应的请示予以答复，不能答非所问，也不能借题发挥。答复时，态度要鲜明，不能含糊其辞。凡请示事项涉及其他部门或地区，批复前都要与其协商，取得一致意见，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正。,公务文书种类,通报,请示,决定,函,意见,通知,报告,批复,常用公文,通报的概念,通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者重要情况。,通报的分类,表彰先进、介绍事迹、推广典型经验,批评错误事实或倾向、总结教训,传达重要精神、沟通重要情况,通报的特点,周知性,针对性,典型性,时效性,教育性,通报的结构,标题,主送机关,正文,落款,发文机关+事由+文种,标明受文对象和范围,事由+意见,发文机关+成文时间,通报的写作要求,撰写通报，要切实做好调