客户投诉处理技巧-客服人员沟通培训.ppt

客户投诉处理技巧客服人员沟通培训,客户投诉处理技巧,第一部分：客户心理第二部分：处理投诉中的沟通技巧第三部分：客服人员的心态及情绪控制,第一部分：客户心理,1、为什么要了解客户心理2、房地产产品客户心理的特殊性3、客户投诉的几大类型4、客户投诉心理分析,为什么要了解客户心理,心理是什么？心理是人们对外界事物的一种客观反映。客户心理是一个特殊群体客户对所要购买产品或已经购买的产品的一种客观的心理活动。,了解客户心理的意义：可以做到知已知彼可以理解客户的外在反映可以做到事先准备有利客户服务人员找到解决问题的办法。,产品的特殊性,房地产产品,客户心理的特殊性,价格昂贵、耐用品、无法试用、购买次数少,小心谨慎、精打细算、戒备心理、购前购中购后都会大量收集信息,客户为什么会投诉,客户为什么会投诉,客户投诉的类型及分析（一）,客户投诉的类型及分析（二）,小组讨论：,对每一类型的客户投诉，应该采取什么态度？请小组讨论结束后，派一位学员做代表进行分享。,第二部分处理投诉中的沟通技巧,观念引导技巧传授,处理投诉中我们需要的观念,1、客户是必须享受服务的2、客户一定会抱怨3、处理投诉的关键在于沟通4、换位思考5、态度很重要,客户,为什么需要服务？1、满足客户了解情况的需要，以解决客户疑义2、满足客户了解企业、产品、服务的需要3、解决客户购买前咨询、购买中服务要求4、解决客户使用中的技术、安装、使用、维护与维修的问题5、客户不满意的异议处理6、客户抱怨和情绪的处理,业主利益、公司利益冲突客户觉得自己是弱势群体的问题超出服务范围的客户听亲人朋友的意见觉得自己吃亏上当客户素质不高，如“方数超出签约方数，要补钱”公司事先宣导不明客户需求没满足,面对客户投诉,面对客户抱怨的心态准备,面对客户抱怨的心态准备,听,察,问,断,定,与客户沟通的技巧,案例：,“,1、请问：在这个案例中，你应该听什么？2、你应该做些什么，才不至于让客户的反应这么大？3、这个案例客户为什么会投诉？4、你如果站在客户的立场，你应该理解他哪些方面？,听,听的内容,听的要求,客户的需求、客户的意思、客户的情绪、客户的委屈等,认真听，不要打断对方的话；用心听，感受对方当下的情绪；有表情地听；有反映地听；,听的练习：,听与说的练习：,角色扮演,小组讨论：如何判断客户投诉的类型？,1、8种类型的客户投诉，应该观察什么？2、判断客户属于哪一类型的根据是什么？3、请每个小组把讨论意见写下来。,观察,表情,动作,眼神,神态,问,开放式问题：什么？怎么样？封闭式问题：好不好？对不对？肯定式问题：这件事情你什么时候做完的？反问：难道你就一定是对的吗？责问：你知道这样做的后果，为什么还要去做？,问的技巧：1、什么都可以问2、注意使用不同的提问方式3、针对自己的需求提问4、提问时注意自己的表情,问的演练：,小组成员互相提问，被提问的一方可以不正面给答案，但不可以说不知道，或不做回答。看谁了解的信息最多，或在最短的时间里了解到自己想了解的东西。（保护个人隐私）,小组成员可以相互讨论,1、客户是多种多样的2、客户认识、个性不同，同一问题不同的客户其服务要求也不同3、针对不同的客户个性，实施不同的服务方式是客户服务的关键,如何实施针对性的客户服务,1、判断客户所属的类型和不同的个性特点2、判断客户要求的问题与实际解决的差距,客户服务的不同,针对性客户服务的关键,第三部分客服人员的心态及情绪控制,客服人员应具备哪些心态？服务工作中必须有的服务理念？如何调整自身的情绪？,什么是心态？心态是一个人处理事情、问题的一种比较稳定的方式与方法或对外界的一独特的看法。,两种心态,消极心态：看事物坏的方面、看自己失去的、看别人的缺点、看事情目前的状态,积极心态：看事物好的方面看自己得到的看别人的优点看事情的发展,请思考：客户服务人员应该具备哪种心态？,小组讨论：客服人员的积极心态表现在哪些方面？,服务理念,情绪调节,谢谢大家！,沟通管理与高效沟通技巧主讲：成伟,目录一、沟通基本原理概述二、高效的语言沟通三、肢体语言的沟通四、书面语的沟通五、协调关系的方法技巧六、组织协调与沟通管理,1、沟通的内涵和实质沟通的定义,沟通是人与人之间通过语言、文字、符号或其它的表达形式，进行信息传递和交换的过程。,一、沟通基本原理概述,1、沟通的内涵和实质沟通的特点：沟通是一种具有反馈功能的程序被传送的不仅是语言文字，还包括动作、行为，以及思想、观点、态度和其它各种情报目的是在于增进彼此双方的了解，增进群体和谐沟通形式：对话、书信、肢体语,传达的主要内容：信息、感情、思想,一、沟通基本原理概述,1、沟通的内涵和实质沟通在组织中的作用提高管理效能了解人员情况有助于员工参与管理有利于上、下级管理人员和一般员工之间的理解,管理格言沟通是企业管理中解决一切矛盾和纠纷的重要途径，善于协调和沟通是现代成功企业家的重要标志之一。,一、沟通基本原理概述,2、沟通过程的原理模型沟通基本模型,理解,传送者,接收者,反馈,感知,编码,传递,思考,译码,一、沟通基本原理概述,3、形形色色的沟通类型沟通的种类及结构（1）正式沟通与非正式沟通（2）下行沟通、上行沟通、平行沟通（3）单向沟通与双项沟通（4）语言沟通与非语言沟通沟通的结构有五种：环式、轮式、链式、全渠道式和Y型式,一、沟通基本原理概述,4、个人与组织的沟通障碍沟通中必须排除的障碍语言障碍：外语、方言（家乡话）组织障碍：上下级关系、实权者心理障碍：性格、情感、疾病其它障碍：时间、环境、利益,一、沟通基本原理概述,4、个人与组织的沟通障碍畅通沟通渠道,一、沟通基本原理概述,一、沟通基本原理概述,5、沟通的四大原则准确性原则：表达的意思要准确无误完整性原则：表达的内容要全面完整及时性原则：沟通要及时、迅速、快捷策略性原则：要注意表达的态度、技巧和效果,一、沟通基本原理概述,5、沟通的四大原则,四大原则的背后是四大问题：A、对不对？B、全不全？C、快不快？D、好不好？,1、人际交往中的语言沟通沟通漏斗,二、高效的语言沟通,二、高效的语言沟通,1、人际交往中的语言沟通某机构的调查,组织内信息的传递及流失,二、高效的语言沟通,2、语言沟通的基本特征声音为媒介嗓子与耳朵口语的含义存在的普遍性动物界、人类与文字的关系容易被忽视原因,现场思考为什么会人微言轻？,二、高效的语言沟通,2、语言沟通的基本特征语言表达的类型会面：会见、会晤、暗中？介绍：正式、非正式、友好称呼交谈：话题、技巧、礼节电话电视媒体中的对话：第三方观看,二、高效的语言沟通,3、电话交谈中语言应用电话沟通技巧打电话注意事项十要点A.理清自己的思路B.养成随时记录的习惯C.立即表明自己的身份D.确定对方是否有时间E.表明打电话的目的,二、高效的语言沟通,3、电话交谈中语言应用电话沟通技巧打电话注意事项十要点F.给对方足够时间反映G.避免与身边的人交谈H.设想对方要问的问题I.简洁道歉J.不要占用对方过多时间,二、高效的语言沟通,3、电话交谈中语言应用电话沟通技巧接电话注意事项五要点A.随时记录B.自报家门C.转入正题D.避免将电话转给他人E.避免电话中止时间过长,二、高效的语言沟通,3、电话交谈中语言应用电话沟通技巧电话交谈四戒A.出言不逊“伤人”B.故弄玄虚“吓人”C.没话找话“烦人”D.没完没了“害人”,二、高效的语言沟通,3、电话交谈中语言应用交谈中基本原则不独占谈话时间不同对象，话题不同别尽谈自己面谈时眼睛的“聆听”严禁恶语伤人,二、高效的语言沟通,4、演讲技能的开发完美声音的八大原则,三、肢体语言的沟通,1、非语言沟通的主要形式专家的调查,不同形式的信息沟通模式相对重要度调查,三、肢体语言的沟通,1、非语言沟通的主要形式八种常用的非语言沟通体语：头语、手势、身姿（动/静）脸部表情：微笑、眼睛眼神目光：眼睛是心灵的窗户人际距离：0.5米3.5米A、私人距离（0.5米）B、常规距离（05-15米）C、礼仪距离（15-35米）D、公共距离（35米）,三、肢体语言的沟通,1、非语言沟通的主要形式八种常用的非语言沟通时间控制：预约、现场控制仪表环境：个人服饰、沟通环境人体接触：握手、碰杯、其它语音/语调/语气：辅助语,注意：沟通中许多内容与商务礼仪的内容是相同的,三、肢体语言的沟通,2、肢体语言的表达特征身体的非语言信息微笑开放的姿态接触眼神沟通点头身体语言的沟通理解别人的身体语言恰当使用自己的身体语言,三、肢体语言的沟通,3、正式沟通中的肢体语应用人际外交活动动态肢体A、站、做、行B.点头、微笑、握手C.递名片、乘车、赴宴D.访客、旅游、跳舞,三、肢体语言的沟通,4、有效倾听的技巧习惯与观念的改变自我表现是人性特点之一倾听他人表达是吸纳信息的手段改变自己，倾听他人养成倾听的习惯做一个好的听者“洗耳恭听”,三、肢体语言的沟通,4、有效倾听的技巧实用倾听技巧真诚的态度（内心/诚于中）体态的反映（外在/形于外）A.面部：微笑、和善B.眼神：真诚地看着对方（专注）C.姿态：坐态上身前倾D.点头：伴以“是”、“嗯”等以示在听和认同，给对方鼓励,三、肢体语言的沟通,4、有效倾听的技巧倾听中的禁忌不礼貌A.半听半不听B.不看着对方，东张西望C.始终没有回应D.摆弄物品，抖晃四肢轻慢对方A.继续自己的工作B.中途接待他人C.打电话D.走来走去粗暴对待A.插话打断B.提问误导C.过早评论D.粗暴中止,四、书面语的沟通,1、个人书面沟通的形式便条留言言简意赅，一目了然书信书来信往鸿雁传情正式活动中的书面沟通书面发言：照会、声明等司法机关的书面沟通A.律师函件B.传票C.判决书/裁决书/民事协议等,四、书面语的沟通,2、书面沟通的利弊分析书面沟通的特点单向沟通、跨越时空信息发出者一次性定格信息接收者多次性接收有利有弊，趋利弊害书信负载的情感信息有加强的功能正面情感会增值利负面情感也会增强害,3、不同文化背景下的沟通跨文化沟通所谓跨文化沟通，是指拥有不同文化背景的人们之间的沟通。跨文化沟通的障碍A、言语和非言语B、信仰与行为C、文化的多样性D、价值观比较跨文化沟通的策略,四、书面语的沟通,五、协调各类关系的方法技巧,1、不同层级人员角色的沟通特点从年龄层次上看两头与中间从性别特征上看女性与男性从性格特点上看开朗活波型与内向抑郁型从知识层次上看知识者与文盲的区别从社会地位上看上对下易，下对上难不同的人有共同的特点,2、协调各层次人际关系的原则五大原则尊重：做人的第一前提信任：相互信任，互不猜疑，宽容：人要有宽阔的胸怀，容人的雅量，真诚：“精诚所致，金石为开”，“人心都是肉长的”自制：自我克制是有涵养的表现（曾国藩）发怒是拿别人的错误惩罚自己,注意：宽容不是无原则迁就，宽容不是软弱可欺,五、协调各类关系的方法技巧,五、协调各类关系的方法技巧,3、知识经济时代的新人际沟通社会人员知识层次普遍提升生活节奏加快：网络沟通技术越来越先进新人际沟通出现直截了当，开门见山淡情重法的趋向中华民族多情重义的传统,4、如何处理企业内的上下级关系上下级的差异性权位差异：素质差异：职责差异：角色表演差异：处理上下级关系的原则对待下级：平等、公正对待上级：服从、大局为重、认清角色,任何团队组织中的人群，都存在着个性化的差异,我们必须认同和理解它的存在。,五、协调各类关系的方法技巧,5、处理上下级关系的艺术协调上下级关系互尊互重互谅互让互来互往处理下级关系的艺术引力艺术平衡艺术信息沟通艺术弹性控制艺术保持距离的艺术语言艺术处理上级关系的艺术,五、协调各类关系的方法技巧,1、组织冲突与组织协调组织冲突冲突管理创建和谐的人际关系,管理格言任何一个团队，都是人群的集合体，有人的地方自然就会产生人的矛盾，这就是组织冲突，有冲突就要想办法解决，这就是冲突管理。,六、组织协调与沟通管理,2、组织冲突与组织协调培养良好的风气大企业，小社会新理念组织协调会议、非正式谈话、集体活动沟通技巧在组织中的作用从研究人的心理入手卡耐基人际关系技巧对我们的启示,六、组织协调与沟通管理,3、部门冲突与合作部门冲突,六、组织协调与沟通管理,目标冲突,职权冲突,利益冲突,观念冲突,部门冲突的危害性与合作必要性,部门冲突,3、部门冲突与合作部门合作合作是指人们相互联合起来，为取得共同的利益而协调一致的活动合作的前提合作部门的共同利益：目标一致合作部门同时行动合作部门相互信赖,六、组织协调与沟通管理,3、部门冲突与合作合作与竞争：企业生存与发展的重要条件竞争的特点：两个以上的个体或群体为争夺同一目标而互相超越