第03章 政府机关内部公务处理电子化

电子政务教程教学课件第3章政府机关内部公务处理电子化,本章要点,政府机关内部公务处理电子化的重要作用政府机关电子化公务处理系统含义与类型政府内部电子化公务处理系统的功能目标电子政务环境下政府内部管理的主要内容政府办公信息系统的含义、组成与功能电子政务中决策支持系统的含义与应用知识管理系统的含义、功能及其组成要素,3.1政府机关内部公务处理电子化概述,3.1.1政府机关内部公务处理电子化的地位电子政务内部公务处理电子化是互联网应用于现代行政管理，以先进的网络技术克服政府在管理和提供服务方面存在的弊端，催化和加速政府办公透明化，提高办事效率，增强广大人民群众对政务的参与度，提高政府监管能力和公共服务水平，切实做到依法行政的必然要求。电子政务首先是政府机关内部公务处理的电子化。政府机关内部公务处理的电子化既是电子政务的核心，又是其基础。,3.1.2政府机关内部电子化公务处理系统含义与类型,政府部门内部的公务处理活动，主要通过各种电子化公务处理系统来实现，这些公务处理系统内容很多，包括办公自动化系统、人力资源管理系统、多媒体检索系统、视频会议系统、财务管理系统、物资管理系统以及其他相关的办公事务处理系统。按照具体管理功能的不同，政府机关内部电子化处理系统可以分为以下三种类型。1事务型2管理型3辅助决策型,3.1.3政府机关内部电子化处理系统的功能目标,1建立内部通信平台和信息发布平台2建立一个跨部门协同工作和办公自动化的平台3电子化公务处理系统必须具备多种共享方式和强大共享能力4电子化公务处理系统必须有利于优化政府流程,3.2电子政务环境下政府内部管理的内容,电子政务环境下政府内部管理的内容主要有：公文处理、会议管理、日程安排、流程监控、后勤事务管理、人力资源管理和个人事务处理等。3.2.1电子政务环境下的公文处理1公文处理的基本知识公文，是指政府机关和企事业单位在处理公务活动中，按特定体式与使用，具有法定效用的文件。电子政务环境下的公务文件主要是指电子文件。即以数码形式记录的文件。,3.2电子政务环境下政府内部管理的内容,2公文处理必须遵循的基本原则（1）尽可能减少留存文件的数量。（2）服务于办公效率的提高（分类管理，常用的共享）（3）文件签订必须具有绝对的权威性，坚持严肃的领导审批程序（4）严格查阅文件制度，严格执行国家的保密规定,3.2电子政务环境下政府内部管理的内容,3公文自动化处理系统及其功能公文自动化处理系统包括：公文拟制自动化、公文内部流转自动化、机构之间公文传输自动化、公文处置归档自动化。,3.2电子政务环境下政府内部管理的内容,3公文自动化处理系统及其功能（1）公文拟制自动化传统的公文拟制程序：交拟撰写审核电子政务环境下程序：网上进行（2）机构内部公文流转自动化是指一组人员为完成某一项任务所进行的所有工作与工作交互过程实现自动化。（3）机构之间公文传输自动化（4）公文处置归档自动化,3.2.2电子政务环境下的会议管理,1会议管理概述会议管理是对单位内的相关会议及其内容进行登记和管理，同时可以查询、显示会议室的相关信息，实现日常会议通知、会务安排、会议材料的起草、审批、签发等过程的电子化管理，并提供会议通知回执和统计功能，方便会议通知发布者组织会议。会议召开后，由承办部门根据会议情况，起草会议纪要，提交领导批示，批示通过后，发布会议纪要，同时进行归档，并将会议记录输入到会议管理系统中，以便进行会议内容查询。,3.2.2电子政务环境下的会议管理,2会议管理系统的主要内容会议的组成要素主要包括会议名称、会议内容、主办单位、会议地点、会议日期、会议时间、范围(人数)、邀请领导人、经费预算、备注。会议管理系统应该能够输入上述内容，另外，还需要具有如下功能：会议室管理使用本功能对单位内的各个会议室进行统一管理和维护；会议室查询会议室查询功能主要是查看单位内各个会议室的预定和登记情况；会议登记使用本功能对单位内召开的会议进行相应的登记注册；会议通知使用本功能对单位内召开的会议发送相应的会议通知(可以对同一个会议发送多次会议通知)，同时可以查看会议信息和每次发送的会议通知情况，可以打印指定的会议通知；会议纪要使用本功能对单位内召开的会议增加或修改会议纪要内容；会议信息使用本功能查询显示已登记的会议及其相关信息，如会议纪要、发过的会议通知等。,3.2.2电子政务环境下的会议管理,3电子政务环境下的会议管理活动(1)会务筹备活动。利用计算机进行会议筹备管理，包括会议目的、内容、地点、参加人员要求等会议信息的发布，可在政府网站上发布会议消息。(2)会议资料管理。将会议议题、与会人员、发言情况等信息存入数据库中以供查询、归档及生成会议文件。(3)会议召开的方式。（主要是视频会议管理）,3.2.3电子政务环境下的日程管理,1日程管理概述日程管理包括电子日程表、任务安排等，其中日程表是对一定时期内每天各时间段的约会做出安排，一般是按时间进行排序的。任务则是一项与人员或工作相关的事务，且在完成过程中要对其进行跟踪。,3.2.3电子政务环境下的日程管理,2日程管理的主要功能(1)活动安排：包括工作日历设置、活动内容输入和修改、自动提醒和活动查询。(2)会议安排：包括会议日程、议程、地点、座次、主持人以及会议名称和类型。(3)任务管理：完成基于计算机网络的任务设置、输入、查看、修改等管理工作。3电子政务环境下的日程管理在电子政务环境中，电子日程管理模块利用计算机网络平台，可以完成约会的时间、人员、地点、程序安排与管理，从而实现工作计划、办公会议、业务活动的自动安排。,3.2.4电子政务环境下的流程监控,1流程的含义流程也称为工作流，是一类能够完全或部分自动执行的事务过程，是根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同执行者之间传递、执行。在计算机大量使用前（或单机条件下），政府机构的大部分工作，如文档的撰写、传送、批示、审阅、汇总等都需要用手工完成。电子政务环境下，一定程度上自动完成。,3.2.4电子政务环境下的流程监控,2电子政务环境下的流程监控电子政务环境下的流程监控就是对公务处理过程的监督和控制。流程监控一般分为在办事务的监控和已结案事务的监控两类。在办事务的监控可通过设置总体工作项、在办工作项、逾时在办工作项、待办工作项及被催办工作项的方式，完成监控任务，也可以通过列出某一工作项所有已进行的活动过程的方式实施监控。结案事务的监控可根据参与者、任务或角色等分别查询结案事务的所有工作项及逾时工作项。,3.2.5电子政务环境下的后勤事务管理（不讲）,电子政务环境下的后勤事务管理提供了办公用品和低值易耗品的库存、部门预算、采购、库存报警功能以及库存、采购、领用的查询统计功能。具体包括：用品管理、预算管理、用品采购、用品统计、部门统计、库存报警、用品类别维护。,3.2.6电子政务环境下的档案管理（不讲）,档案管理就是将各种信息按照一定的规则进行归档保存起来，以方便今后的查阅和利用。电子政务环境下的档案管理，则是采用电子政务技术，实现档案数字化，自动归档组卷，辅助查询，从而提高政府档案管理水平，满足政府管理和为社会公众服务的需要。档案数字化是与传统档案工作相对而言的，它是档案信息化、现代化的重要内容之一。随着网络技术的普及，电子政务下的档案管理也在不断地发展着，并逐步把基层档案室的所有工作都覆盖到了，将需要的各种统计和各种输出的表格按照档案局的各种规范进行设计，而且还节省了购买大量档案用品的费用，还可以实现模糊查询、组合条件查询等一系列查询功能，非常快捷地就能查询到您所要找的文件，它取代了档案人员大量繁重的手工操作，使档案管理更加科学化、规范化。,3.2.7电子政务环境下的人力资源管理,电子政务环境下人力资源管理系统主要有四部分：1电子政务环境下的人才招聘2电子政务环境下的人才培训3电子政务环境下的绩效管理4电子政务环境下的薪酬管理,3.2.7电子政务环境下的人力资源管理,1电子政务环境下的人才招聘招聘选拔系统的功能如下：(1)招聘计划制定。(2)网上招聘信息发布。(3)网上报名。(4)自动预筛选。(5)面试管理。(6)录用管理。,3.2.7电子政务环境下的人力资源管理,曝招商银行济南分行招聘现拼爹门名单多关系户(图),3.2.7电子政务环境下的人力资源管理,2电子政务环境下的人才培训主要功能有：(1)制定培训计划。(2)在线培训、远程培训。(3)对电子政务专业人才的网络与信息安全教育。(网络课程，网上教学等),3.2.7电子政务环境下的人力资源管理,3电子政务环境下的绩效管理电子政务绩效管理功能应实现对绩效管理的电子化，包括战略和目标管理、绩效协议管理、行动计划管理、绩效的持续监测和反馈、绩效的正式评估等系统。(1)目标发布。(2)绩效合同。(3)绩效评估。包括部门和个人绩效评估。电子政务环境下部门绩效评估的指标有经济指标、效率指标和效益指标，包括定性测定和定量测定。,3.3政府办公信息系统,3.3.1办公信息系统的含义办公信息系统的前身是办公自动化，所谓办公自动化系统(OfficeAutomation，简称OA)是指利用先进的科学技术，将办公人员和计算机技术、网络技术、现代化办公用品等先进设备结合起来，构成人机信息处理系统。20世纪90年代以后，计算机网络的发展为办公自动化赋予了新的内涵和应用空间。鉴于上述情况，在2000年11月召开的办公自动化国际学术研讨会上，专家们建议将办公自动化(OfficeAutomation)更名为办公信息系统（OfficeInformationSystems，简称OIS），认为：办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。目前办公信息系统能够在信息利用、协同工作、决策支持等方面完成包括信息统计分析、工作日程安排、部门协同工作管理、工作流应用自动化的办公过程电子化和数字化。,3.3.2办公信息系统的构成要素,1办公人员包括：高层领导、中层干部等决策人员；秘书等办公室人员；系统管理、软硬件维护人员等。2办公信息是各类办公活动的处理对象和工作成果。包括文档、图表、图像、影像等。3办公流程4办公设备（尤其是网络）,3.3.3办公信息系统的主要功能,1办公信息系统的基本功能（从外在形式上看）（1）公文管理（2）会议管理（3）部门事务处理（4）个人办公管理（5）领导日程管理（6）文档资料管理（7）人员权限管理（8）业务信息管理,2集成办公环境下办公信息系统的功能,（1）建立内部通信平台（2）建立信息发布平台（3）实现工作流程自动化（4）实现文档管理自动化（5）实现辅助办公自动化（6）促进业务信息集成（7）实现分布式办公（见下页图片）,3政府机关办公信息系统的功能结构图,3.4政府决策支持系统,3.4.1决策支持系统的含义与功能1决策支持系统的概念决策支持系统（DecisionSupportSystems，简称DSS）是一种具有高度灵活性和交互性的信息系统，它专门用来支持非结构化问题的决策制定。DSS是指在人的分析与判断能力的基础上借助计算机与科学方法，以数据仓库为依托，并利用数学模型的功能，为用户生成所需信息，并提供解决方案的系统。DSS就是要组织与管理好所有能供决策使用的数据或信息、计算模型、分析方法与判断规则，在决策者与机器的交互过程中针对不同的问题通过各种数据、模型与方法的组合作用来引导决策者完成一系列的判断而获得问题的解决。,2决策支持系统的特征,结构化数据：是指数据、信息含义确定、清晰。非结构化数据：是指数据、信息不确定，无规律可循的数据。非结构化决策问题，是指决策过程复杂，决策过程和方法无规律可循，没有固定决策规则和通用模型可依，决策者的主观行为对决策效果有较大影响，往往是决策者根据自己掌握的情况和数据临时作出的决定。,2决策支持系统的特征,举例说明：联想集团利用决策支持系统在生产计划的制定和销售量之间找到了很好的平衡点，从而大大降低了库存和生产成本。生产计划模型库存模型成本占用模型销售情况模型资金流动模型。上述每个模型都从最优到最劣几个模型构成。每个模型之间都是互动的。除此之外，大型超市、航空公司的航班排定也都使用。,2决策支持系统的特征,（1）是支持决策而非取代决策，强调效果而非效率。（2）DSS辅助管理人员完成半结构化和非结构化的决策问题。（3）DSS允许用户试探几种不同的解决方案。（4）DSS具备决策支持模型的管理功能。（5）DSS把数据模型或分析技术与数据库存储和检索功能相结合。（6）友好的人机交互界面。（7）系统具备良好的适应能力，可以满足不同环境和用户的需求。,3.决策支持系统的组件,（1）数据管理子系统（数据仓库）。数据经整理、抽取、转换并分类后，集合在一起就构成数据仓库。（2）模型管理子系统。一个包含统计、运筹和其他定量模型的软件包。（3）知识管理系统：许多半结构化和非结构化的问题是非常复杂的，因此往往需要专业知识作为解决这些问题的必要条件。（4）用户界面子系统。（5）用户。（主要是政府部门的管理者）,3.决策支持系统的运行,（1）智囊系统利用信息系统提供的信息，制定各种可行的方案。（2）智囊系统通过电子政务系统提供的平台将决策方案上报给决策系统。（3）决策系统确定最优方案，并生成必要的决策指令。（4）将决策指令下发给决策执行系统和监督系统。（5）在监督下由决策执行系统执行。（6）执行结果反馈给智囊系统。（7）智囊系统修改方案。（8）再次下发，重复上述，直到满意。,4.电子政务中决策支持系统的应用,1决策支持系统在电子政务中的作用DSS作为一种新兴的管理方法，能够为政府部门提供各种决策信息以及各种问题的解决方案，有助于提高决策的质量和效率。为政府部门日常办公提供有效服务；建立政府系统电子信息枢纽，通过广泛收集和加工处理各类信息，使政府部门领导者全面及时地掌握各方面的动态；为领导者提供高效、安全、灵活的指挥调度手段。系统建成后，政府部门将能更加有效地发挥参谋、助手和服务的作用。,3.5政府知识管理系统,3.5.1知识管理的基本概念1知识管理的含义所谓知识管理，就是对一个组织所拥有的和所接触到的知识资源，进行识别、获取、评价，从而充分有效地发挥作用的管理过程。知识管理的目标就是力图能够将最恰当的知识在最恰当的时问传递给最恰当的人，以便使他们采取最恰当的行动，做出最好的决策，避免重复错误和重复工作。,3.5政府知识管理系统,知识管理的核心是对知识的开发、管理和利用。一般而言，政府组织中的知识分为结构化知识和非结构化知识。结构化知识是在历史活动中积淀下来的，以纸张、电磁等载体储存起来的有形知识。非结构化知识是存在于工作人员头脑中的无形的知识。知识管理主要是对结构化知识的管理。,3.5政府知识管理系统,结构化知识一般包括资料、信息和知识三个层次。结构化知识管理包括三个阶段：第一阶段：资料管理。第二阶段：从资料信息库中发掘出对政府运作和决策有价值的信息。第三阶段：将有价值的信息进一步分析和过滤，形成真正意义上的知识。,2知识管理的目的,（1）增加组织整体知识的存量与价值；（2）应用知识以提升管理与服务创新的绩效以及组织整体对外的竞争力；（3）促进组织内部的知识流通，提升成员获取知识的效率；（4）指导组织知识创新的方向；（5）协助组织发展核心能力；（6）有效发挥组织内个体成员的知识能力与开发其