第4章 商品流通企业会计信息化项目

第4章商品流通企业会计信息化项目,-以新发商贸公司为例,4.1商品流通企业经营特点4.2商品流通企业典型核算业务举例4.3新发商贸会计信息系统整体流程4.4新发商贸会计信息系统初始化4.5新发商贸会计信息系统日常处理4.6新发商贸会计信息系统期末处理,4.1商品流通企业经营特点,一、经营大宗商品二、一定数量的商品储备三、购销对象一般是生产企业和零售商业企业,4.2商品流通企业典型核算业务举例,4.2.1批发企业商品购进的核算一、同城商品购进的核算付款时：借：在途物资应交税费-应交增值税（进项税额）贷：银行存款收货结转时：借：库存现金贷：在途物资,二、异地商品购进的核算,1、单货同到：借：在途物资应交税费-应交增值税（进项税额）贷：银行存款结转采购成本：借：库存商品贷：在途物资2、单到货后到：（1）单证到时：借：在途物资应交税费-应交增值税（进项税额）贷：银行存款,（2）商品到时：借：库存商品贷：在途物资3、商品先到单证未到，暂估入账：借：库存商品贷：应付账款下月初红字冲回：借：库存商品（红字）贷：应付账款（红字）,二、拒付商品的核算,1、收到单据，支付货款时：借：在途物资应交税费-应交增值税（进项税额）贷：银行存款2、结转采购成本：借：库存商品贷：在途物资3.将拒付部分商品应承担的费用转入“应收账款”：借：在途物资（红字）应交税费-应交增值税（进项税额）（红字）贷：应收账款（红字）,三、商品购进中的其他业务核算,一、购进商品发生拒付货款的核算：如发现与购销合同不符、重复托收或运费多记等情况，应在银行规定的承付期内填制“拒付承付理由书”，拒付货款，在会计核算上不作处理。当拒付货款的商品到达时，作为拒付商品，代供货单位暂行保管并记录备查。,三、进货退出的核算,1、收到退货的红字发票时：借：在途物资（红字）应交税费-应交增值税（进项税额）（红字）贷：应收账款（红字）2、收到进货退出红字收货单时：借：库存商品（红字）贷：在途物资（红字）3、收到对方退来货款和增值税存入银行时：借：银行存款贷：应收账款,四、购进商品退价补价核算,1、购进商品退价核算：收到红字更正发票：借：库存商品（红字）应交税费-应交增值税（进）（红字）贷：应收账款（红字）2、购进商品补价核算：收到更正发票，增加商品采购额和增值税时：借：在途物资应交税费-应交增值税（进）贷：应付账款3、同时增加库存商品价值时：借：库存商品贷:在途物资,五、购进商品短缺的核算,1、支付货款时：借：在途物资应交税费-应交增值税（进）贷：银行存款2、商品验收入库时发现短缺：借：库存商品待处理财产损溢-待处理流动资产损溢贷：在途物资,3、作退货处理：借：在途物资（红字）应交税费-应交增值税（进）（红字）贷：银行存款（红字）4、冲转待处理财产损益：借：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢（红字）贷：在途物资（红字）,4.2.2批发企业商品销售的核算一、库存商品销售的业务处理（一）同城商品销售的核算收到支票时：借：银行存款贷：主营业务收入应交税费-应交增值税（销）结转商品成本时：借：主营业务成本贷：库存商品,二、异地商品销售的核算,1、开出增值税发票，办好托收手续时：借：应收账款贷：主营业务收入应交税费-应交增值税（销）银行存款2、接到银行收款通知：借：银行存款贷：应收账款3、结转成本：借：主营业务成本贷：库存商品,二、销售退回的核算,1、借：主营业务收入应交税费-应交增值税（销）贷：银行存款2、冲减退回货物的销售成本时：借：库存商品贷：主营业务成本,4.2.3商品溢余、短缺或毁损的核算,1、管理不善造成盘亏，结转出成本：借：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢贷：库存商品2、转出盘亏商品非正常损失的进项税额：借：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢贷：应交税费-应交增值税（进转）3、转销库存商品损失：借：管理费用贷：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢,4.3新发商贸会计信息系统整体流程,4.4新发商贸会计信息系统初始化,新发商贸初始化包括：1.参数设置2.基础信息3.业务科目设置4.期初数据录入如下图所示：,参数设置,采购参数设置,销售参数设置,库存参数设置,存货参数设置,基础信息设置,存货信息,存货分类,计量单位,存货档案,业务信息,仓库档案,收发类别,采购类型,销售类型,产品结构,费用项目,业务科目设置,存货科目,双方科目,期初数据录入,采购期初数据,期初暂估入库,期初在途存货,期初记账,销售期初数据,库存期初数据,存货期初数据,期初发货单,期初委托代销发货单,新发商贸公司初始化,4.4.1参数设置,一、采购管理子系统业务参数设置参数选项：1）业务及权限设置2）公共及参照控制3）采购预警和报警二、销售管理子系统业务参数设置参数选项：1）业务控制2）其他控制3）信用控制4）可用量控制5）价格管理,三、库存管理子系统业务参数设置业务参数：1）通用设置2）专用设置3）可用量设置4）可用量检查四、存货核算子系统业务参数设置业务参数：1）核算方式2）控制方式3）最高最低控制,4.4.2基础信息设置,一、存货信息主要包括：存货分类、计量单位、存货档案（一）存货分类具体操作：在企业应用平台的“设置”选项卡中，执行“基础档案”“存货”“存货分类”命令，进入“存货分类“窗口，点击”增加“按钮，按要求输入存货分类编码、名称等，单击”保存“按钮，存储信息。,（二）计量单位注：计量单位的设置包括计量单位组和计量单位两项内容，必须先增加计量单位组，然后再在该组下增加具体的计量单位内容。（1）计量单位组。包括无换算、固定换算和浮动换算。（1）计量单位。注：存货档案中每一存货只能选择一个计量单位组。具体操作：在企业应用平台的“基础设置”选项卡中，执行“基础档案”“存货”“计量单位”命令，进入“计量单位”“主计量单位”窗口，单击“分组”按钮，打开“计量单位组”对话框，单击“增加”按钮，按要求逐一录入分组信息；分组信息录入完毕，单击“退出”按钮，进入“计量单位”窗口，单击“单位”按钮，分别录入计量单位编码、名称等，单击“保存”按钮，存储信息。（三）存货档案具体操作：在企业应用平台的“基础设置”选项卡中，通过执行“基础档案”“业务”命令进行相关内容的操作。（1）仓库档案。仓库档案主要用于输入单据、核算存货并按仓库进行统计时的参照选择档案。,4.4.3业务科目设置一、存货科目具体操作：从企业应用平台进入存货核算系统，执行“初始设置”“科目设置”“存货科目”命令，进入“存货科目”窗口，单击“增加”按钮，设置有关存货科目。二、对方科目具体操作：在存货核算系统中，执行“初始设置”“科目设置”“对方科目”命令，进入“对方科目设置”窗口，单击“增加”按钮，设置有关对方科目。4.4.4期初数据录入一、采购管理系统期初数据的录入具体操作：在采购管理系统，执行“采购入库“”入库单“命令，进入”期初采购入库单“窗口，单击”增加“按钮，进入编辑状态，待单据输入完成后，单击”保存“按钮。,注：本系统只录入期初记账前的期初采购入库单，即期初货到票未到的暂估入库业务，期初记账后，日常采购入库单需要在库存管理系统中录入。（2）期初在途存货具体操作：在采购管理系统，执行“发票“”专用采购发票“或”普通采购发票“命令，进入”期初采购专用发票“或”期初采购普通发票“窗口，单击”增加“按钮，进入编辑状态，待数据输入完成后，单击”保存“按钮。注：本系统只录入期初记账前的期初采购发票，即期初票到货未到的在途存货业务。期初记账后，录入的则为本期业务。（3）期初记账具体操作：在采购系统中，执行“设置“”采购期初记账“命令，打开”期初记账“对话框，单击”记账“按钮，开始进行期初记账。注：1采购管理系统期初数据录入之后，必须进行期初记账，否则日常业务处理无法进行。如果没有期初数据，也要进行期初记账。2如果采购管理系统不执行期初记账，则库存管理系统和存货核算系统不能记账。,二、销售管理系统期初数据的录入具体操作：在销售管理系统，执行“设置“”期初录入“”期初发货单“或”期初委托代销发货单“命令，进入”期初发货单”或“期初委托代销发货单“窗口，单击”增加“按钮，进入编辑状态，待数据输入完成后，单击”保存“和”审核“按钮。三、库存管理系统期初数据的录入具体操作：在库存管理系统直接录入时，执行“初始设置”“期初结存”命令，进入“库存期初数据录入”窗口，选择仓库，单击“修改”按钮，录入各仓库期初数据并保存后，分仓库单击“审核”按钮即可。四、存货核算系统期初数据的录入具体操作：当从库存管理系统取数时，在存货核算系统，执行“初始设置”“期初数据”“期初余额”命令，进入“期初余额”窗口，选择仓库，单击“取数”按钮，系统自动从库存管理系统取出该仓库的全部存货信息，单击“对账”按钮，系统自动将存货核算系统与库存管理系统的存货数据进行核对。对账成功后，单击“对账”按钮，完成期初记账工作。,4.5新发商贸会计信息系统日常处理一、采购业务信息化基本流程（1）采购请购具体操作：在采购管理系统中执行“请购”“请购单”命令，进入“采购请购单”窗口，填制并审核采购请购单。（2）采购订货具体操作：在采购系统中中执行“采购订货”“采购订单”命令，进入“采购订单”窗口，填制并审核采购订单；也可以根据审核后的采购请购单生成采购订单。（3）采购到货具体操作：在采购管理系统执行“采购到货”“到货单”命令，进入“到货单”窗口，填制到货单。（4）采购入库具体操作：在库存管理系统执行“入库业务”“采购入库单”命令，进入“采购入库单”窗口，填制并审核采购入库单。（5)采购发票具体操作：在采购管理系统中执行“采购发票”“专用采购发票”命令，进入“转用发票”窗口，填制采购发票。(6)采购结算手工结算具体操作：在采购管理系统执行“采购结算”“手工结算”命令，进入“手工结算”窗口，单击“过滤”按钮，打开“结算选单”对话框，通过单击“刷入”按钮选择入库单，通过单击“刷票”按钮选择发票，再单击“结算”按钮。,(7)确定采购成本a、单据记账。具体操作：在存货核算系统执行“业务核算”“正常单据记账”命令，打开“正常单据记账条件”对话框，选择查询条件，确定后进入“正常单据记账”窗口，单击“记账”即可。b、生成凭证。具体操作：在存货核算系统执行“财务核算”“生成凭证”命令，进入“生成凭证”窗口，选择查询条件，单击“生成”按钮，即可生成凭证。（8）确认应付账款及付款处理a、赊购业务具体操作：在应付款管理系统执行“应付单据处理”“应付单据审核”命令，进入“单据处理”窗口，对要审核的采购发票进行审核；执行“制单处理”命令，进入“采购发票制单”窗口，选择单据后，单击“制单”按钮，生成转账凭证并传递到总账系统。付款核销时，在应付款管理系统执行“付款单据处理”“付款单据录入”命令，进入“付款单”窗口，输入并审核付款单后，进行制单处理。b、现付业务具体操作：在应付款管理系统执行“应付单据处理”“付款单据审核”命令，打开“单据过滤条件”对话框，对采购发票进行审核；执行“制单处理”命令，打开“制单查询”对话框，选中“现结制单”复选框，确定后进入“采购发票制单”窗口，选择单据后，单击“制单”按钮，生成付款凭证并传递到总账系统。,物流,填制并审核请购单（采购管理）,填制并审核采购订单（采购核算）,填制到货单（采购核算）,填制并审核采购入库单（库存管理）,填制采购发票（采购管理）,资金流,采购结算（采购管理）,采购入库单记账（存货核算）,借：原材料贷：在途物资,制单,审核采购发票制单（应付款管理）,借：在途物资应交税费（进）贷：应付账款,借：应付账款贷：银行存款,审核，记账（总账系统）,凭证,发票制单,核销制单,单货同到业务处理流程,采购业务信息化典型业务（一）采购入库业务举例（单货同到）操作步骤如下：（1）在采购系统中，填制并审核采购请购单。具体操作：在采购管理系统中执行“请购”“请购单”命令，进入“采购请购单”窗口，填制并审核采购请购单（2）在采购系统中，填制并审核采购订单。具体操作：在采购管理系统，执行“采购订货”“采购订单”命令，进入“采购订单”窗口，单击“增加”“生单”“请购单”，选择前面填制完成的请购单拷贝生成采购订单，然后审核(3)在采购系统中，填制到货单。具体操作：在采购管理系统执行“采购到货”“到货单”命令，进入“到货单”窗口，拷贝采购订单生成并审核到货单（4）在库存系统，填制并审核采购入库单。具体操作：在库存管理系统，执行“入库业务”“采购入库单”命令，进入“采购入库单”窗口，拷贝到货单生成并审核采购入库单（5）在采购系统中，填制采购发票。具体操作：在采购管理系统，执行“采购发票”“专用采购发票”命令，进入“专用发票”窗口，填制采购发票,（6）在采购系统中，采购结算（自动结算）。具体操作：在采购管理系统，执行“采购结算”“自动结算”命令，打开“自动结算”对话框，单击“确定”按钮，系统提示“结算成功！”信息。（7）在应付系统中，审核采购发票并且生成应付凭证。具体操作：在应付款管理系统，执行“应付单据处理”“应付单据审核”命令，进入“单据处理”窗口，对要审核的采购发票进行审核；执行“制单处理”命令，进入“采购发票制单”窗口，选择单据后，单击“制单”按钮，生成转账凭证并传递到总账系统。借：在途物资48000应交税费应交增值税（进项税额）8160贷：应付账款56160（8）在存货核算系统中，进行入库单记账。具体操作：在存货核算系统，执行“业务核算”“正常单据记账”命令，打开“正常单据记账条件”对话框，选择查询条件，确定后进入“正常单据记账”窗口，单击“记账”按钮，执行“记账”即可（9）在存货核算系统中，生成入库凭证。具体操作：在存货核算系统，执行“财务核算”“生成凭证”命令，进入“生成凭证”窗口，选择查询条件，单击“生成”按钮，即可生成凭证。借：库存商品盐酸48000贷：在途物资48000（10）在应付系统中填制付款单据，审核并且生成凭证。具体操作：在应付款管理系统中，执行“付款单据处理”“付款单据录入”命令，进入“付款单”窗口，录入付款单据，然后审核生成凭证。,三、含运费的现付业务操作步骤：（1）在库存管理系统录入入库，在库存管理系统中，执行“入库单业务”“采购入库单“命令，进入”采购入库单”窗口，拷贝到货单生成并审核采购入库单。（2）在采购系统录入采购专用发票。在采购管理系统，执行“采购发票”“专用采购发票”命令，进入“专用发票”窗口，填制采购发票。（3）在采购系统录入运费发票具体操作：单击“采购发票”“运费发票“，进入”采购运费发票“窗口；单击”增加“按钮，按资料输入供应商”久有公司“，存货名称”运费“，金额”5000“。（4）在采购系统进行结算具体操作：单击“采购结算“”手工结算“，进入”手工结算“窗口，单击”选择“按钮，打开”条件过滤窗口“对话框，输入过滤条件，单击”过滤“按钮，下方显示未结算的采购入库单。同理，单击”过滤“按钮，显示采购专用发票和运费发票。选择要结算的入库单、采购专用发票和运费发票，单击”确定“按钮，系统提示”所选单据扣税类别不同“选择”是“，返回”手工结算”窗口，选择呢费用分配方式“按金额”，单击“分摊”按钮，系统弹出信息提示框，单击“是”按钮，系统自动完成分摊，显示提示信息“费用分摊完毕，请检查！“，单击”确定“按钮”返回。单击“结算”按钮，系统进行结算处理，完成后弹出“完成结算！“提示框。单击”确定“按钮返回。,（5）选择现付具体操作：分别在采购发票和运费发票界面选择“现付“（6）在应付系统中，审核采购发票并且生成凭证具体操作：在应付款管理系统，执行“应付单据处理“”应付单据审核“命令，打开”单据过滤条件“对话框，勾选”包含现结发票“，对采购发票进行审核；执行”制单处理“命令，打开”制单查询“对话框，选中”现结制单“复选框，确定后进入”采购发票制单“窗口，选择单据后，单击”制单“按钮，生成付款凭证并传递到总账系统。（7）在存货核算系统中，进行入库单记账具体操作：在存货核算系统中，执行“业务核算“”正常单据记账“命令，打开”正常单据记账条件“对话框，选择查询条件，确定后进入”正常单据记账“窗口，单击”记账“按钮，执行”记账“即可。（8）在存货核算系统中，生成入库凭证具体操作：在存货核算系统中，执行“财务核算“”生成凭证“命令，进入”生成凭证“窗口，选择查询条件，单击”生成“按钮，即可生成凭证。,采购退货业务流程,填制并审核采购入库单（库存管理）,填制并审核红字采购入库单（库存管理）,采购结算（采购管理）,采购结算前部分退货业务流程,填制并审核红字采购入库单（库存管理）,填制红字采购发票（采购管理）,采购结算（采购管理）,红字采购入库单记账（存货核算）,审核红字采购发票、制单（应付管理）,借：原材料（红）贷：在途物资（红）,借：在途物资（红）应交税费（进）（红）贷：应付账款（红）,审核，记账（总账系统）,采购退货业务：操作步骤：（1）退货时，在库存管理系统中填制并且审核红字入库单。具体操作：在库存管理系统中，执行“入库业务”“采购入库单”“增加”“红字”（2）收到退货发票是，在采购系统中填制采购发票。具体操作：在采购管理系统中，执行“采购发票”“专用采购发票”命令，进入“专用发票”窗口，填制采购发票（3）在采购系统中，执行采购结算，执行采购结算（自动结算）。具体操作：在采购管理系统中，执行“采购结算”“自动结算”命令，打开“自动结算”对话框，单击“确定”按钮，系统提示“结算成功！”信息（4）在应付系统中，审核采购发票并且生成应付凭证。具体操作：在应付款管理系统中，执行“应付单据处理”“应付单据审核”命令，进入“单据处理”窗口，对要审核的采购发票进行审核；执行“制单处理”命令，进入“采购发票制单”窗口，选择单据后，单击“制单”按钮，生成转账凭证传递到总账系统,（5）在存货核算系统中记账并且生成入库凭证。具体操作：在存货核算系统中，执行“业务核算”“正常单据记账”命令，打开“正常单据记账条件”对话框，选择查询条件，确定后进入“正常单据记账”窗口，单击“记账”即可；在存货核算系统中，执行“财务核算”“生成凭证”命令，进入“生成凭证”窗口，选择查询条件，单击“生成”按钮，即可生成凭证，会计分录为：借：库存商品-盐酸48000贷：在途物资48000注意事项：在不同的做账系统中，必须分清有不同的人员进行，如退货时在库存管理系统中做则为006马晓丹操作，收到退货发票和执行采购结算在采购系统中做则为004陈超操作，在应付系统中做则由002王爱娣操作，在存货系统则是007李俊操作,暂估入库业务处理流程,填制并审核采购入库单（库存管理）,录入暂估单价（存货核算）,暂估入库单记账（存货核算）,暂估制单,借：原材料贷：应付账款,隔月填制采购发票（采购管理）,采购结算（采购管理）,暂估处理（存货核算）,审核采购发票、制单（应付款管理）,借：原材料（红）贷：应付账款（红）,借：原材料贷：在途物资,借：在途物资应交税费（进）贷:应付账款,审核、记账（总账系统）,暂估处理（1）在采购系统中，填制到货单。具体操作：在采购管理系统中，执行“采购到货”“到货单”命令，进入“到货单”窗口，填制并审核到货单（2）在库存系统中，填制并审核采购入库单。具体操作：在库存管理系统中，执行“入库业务”“采购入库单”命令，进入“采购入库单”窗口，拷贝到货单生成并审核采购入库单（3）在存货核算系统中记账并且生成入库凭证。具体操作：在存货核算系统中，执行“业务核算”“正常单据记账”命令，打开“正常单据记账条件”对话框，选择查询条件，确定后进入“正常单据记账”窗口，单击“记账”按钮，执行“记账”即可；在存货核算系统中，执行“财务核算”“生成凭证”窗口，单击“选择”，确定后，单击“生成”即可借：库存商品-吸尘器贷：应付账款,销售业务处理流程,物流,填制并审核报价单（销售管理）,参照,填制并审核销售订单（销售管理）,参照,填制并审核销售发货单（销售管理）,自动生成销售出库单,审核销售出库单（库存管理）,销售出库单记账（存货核算）,借：主营业务成本贷：库存商品,填制并复核销售发票（销售管理）,审核销售发票、制单(应收款管理）,借：应收账款贷:主营业务收入应交税费（销）,借：银行存款贷：应付账款,审核、记账（总账系统）,普通销售业务：（先发货后开票）1：填制并审核销售发货单销售管理系统销售发货发货单增加按照要求填制发货单保存单击审核按钮进行审核2：填制并复核销售发票销售管理系统销售开票销售专用发票单击生单“按照发货单”选择要生单的内容单击确定填制发票号保存单击复核按钮3：审核销售发票、制单应收系统管理应收单据处理进行审核单击制单处理发票制单，选择“制单”根据要求进行必要的修改，生成保存借：应收账款1023750贷：主营业务收入不锈钢管875000应交税费应交增值税销项税额1487504：审核销售出库单库存管理系统出库业务销售出库单单击“定位”过滤选择进行审核,5：销售出库单记账,生成凭证存货核算系统业务核算正常单据记账记账财务核算生成凭证选择手工填写填写相应金额保存借：主营业务成本875000贷：库存商品不锈钢管8750006：录入收款单、生单应收款系统收款单处理收款单录入增加（转账支票）进行审核制单确定并保存借：银行存款工行存款1023750贷：应收账款10237507：核销制单应收系统核销处理手工核销在本次结算栏下填入金额确定,销售退货业务1：填制并审核销售退货单销售系统中，“销售发货”“退货单”，按照要求填制退货单并进行审核2：填制并复核销售发票（红字）“销售开票”“红字专用销售发票”“过滤”过滤条件“发货单类型”红字记录确定3：审核销售发票、制单应收系统管理应收单据处理进行审核单击制单处理发票制单选择制单根据要求进行必要的修改生成保存借：应收账款204750贷：主营业务收入不锈钢管175000应交税费应交增值税销项税额29750,三、库存管理业务信息化典型业务库存业务包括入库业务、出库业务和其他业务（一）入库业务1、采购业务具体操作：在库存管理系统，执行“入库业务”“采购入库单”命令，进入“采购入库单窗口”，单击“增加”按钮，即可进行采购入库单的录入。（注意：如果库存与采购管理系统集成时用，采购入库单由库管人员在库存系统中录入，可参照采购订单、采购到货单生成，也可直接填制。2、产成品入库具体操作：在库存管理系统中，执行“入库业务”“产成品入库单”命令，进入“产成品入库单”窗口，单击“增加”按钮，即可进行产成品入库单的录入。审核后传递到存货核算系统中录入生产总成本和对产成品成本分配，并对产成品入库单进行记账和生成凭证的操作。,（二)出库业务出库业务主要包括销售出库业务、材料出库业务（1）销售出库具体操作：当发生销售业务并办理实物出库时，将存货的销售信息录入到销售出库单中，销售出库单填制参见销售业务处理相关内容。审核后的销售出库单可以在存货核算系统中进行记账，确认存货成本。（注意：如果存货管理系统和销售系统集成使用，销售出库单是销售系统根据销售发货单或发票生成的，如果库存管理系统没有和销售系统集成时用，销售出库单就需由库存管理人员录入）（2）材料出库具体操作：库存管理系统，执行“出库业务”“材料出库单”命令，进入“材料出库单”窗口，单击“增加”按钮，即可进入材料出库单的录入。审核后传递到存货核算系统中对材料出库单进行记账并生成凭证的操作,（三）其他业务主要包括库存调拨业务和盘点业务1、库存调拨具体操作：在库存管理系统，执行“调拨业务”“调拨单”，进入“调拨单”命令，单击“增加”按钮，即可进入调拨