企业公文写作培训教材

,公文写作培训主讲：刘伟,一、公文的基本知识,（一）公文的概念及其特点公文是机关及企事业单位实施、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。特点：特定性权威性规范性实用性特别提醒:在起草公文的过程中切忌出现带感情色彩的词句。,（二）常用公文文种,决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。,二、常用公文写作的基本要求,1、公文的观点必须正确（合法、合理、全面）；2、公文的内容必须务实（真实、可行）；3、公文的语言必须得体（准确、鲜明、生动、通顺、简练、严谨）；4、领导（上级）意图理解领会必须到位。,语言要求：规范、准确、科学、简练、得体简练：1、简短：在准确表达思想内容的前提下，用最短的篇幅和最少的文字表达文件内容；在删改方面下功夫；在遣词造句方面下功夫；清除空话套话；适当使用简略语言。2、简明：要把思想内容表达得简要明白。必须重视开头：开门见山，起笔入题。必须重视结尾：明确提出行文要求。必须层次分明。恰当运用分条列项的表达方法。,二、常用公文写作的基本要求,语言要求：规范、准确、科学、简练、得体得体：符合公文体裁的总体要求。适应不同文种表达形式的要求。使用含义确切、限定的书面语言。恰当使用公文术语。,二、常用公文写作的基本要求,领导意图：领导在布置工作、下达任务、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。怎样搞清领导意图：从主动询问中获得；从领导批示中领会；从平时言谈中捕捉；从讲话材料中把握；从积零为整中综合。,二、常用公文写作的基本要求,三、公司常用公文类别,（一）请示（二）报告（三）通知（四）计划（五）总结（六）会议纪要,四、公司常用公文规范要求及写作技巧（重点）,请示的起草（一）请示的分类,1.请求指示：适用于遇到疑难问题，须请求上级机关批示的事项。解决“我们请求该怎样做”的问题。2.请求批准：适用于那些主管部门有明确规定，必须经过上级批准才允许办理的事项。解决“请求批准我们这样做”的问题。3.请求批转：请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。解决“我们请求有关部门配合这样做”的问题。,（二）请示正文的写作方法,1、开头：说明请示的根据、目的，需要明确交代请示事项的背景或理由。2、主体：明确提出请示事项。针对请示事项提出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。3、结尾：恰当使用结语。“当否，请批示（我公司通用版式）。”“以上请示妥否，请指示。”“以上请示如无不妥，请批准。”“以上请示如无不妥，请批转执行。”,（三）起草请示的注意事项,1、行文之前要与主管领导充分沟通；2、请示理由要充分，要求和建议要具体；3、严格执行一文一事制度；4、按照隶属关系逐级行文；5、不能多头请示，只能主送一个上级主管机关；6、请示与报告不能混用。,报告的起草,（一）报告的用途用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。（二）报告的分类按照内容划分：综合报告；专题报告（客户服务等）。按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；建议报告；检讨报告。,（三）工作报告正文的写作方法,开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作开展的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。主体：重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文术语特此报告，请审阅。以上报告如有不当，请指正。,（四）注意事项,采用记叙为主的表达方式。按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。重点突出，点面结合。突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。实事求是，如实报告成绩和不足。节俭篇幅。报告中不能写请示事项。,通知的起草,（一）用途用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。（二）把握特点1.内容单纯，行文灵活简便。2.表述具体，可操作性强。3.时效性强，需要及时周知或执行。,（三）分类,1.指示性通知2.规定性通知3.知照性通知4.事务性通知5.批转、转发、公布性通知6.任免性通知,（四）事务性通知会议通知,篇段合一式：用于小规模、临时性、内部会议。要素：时间、地点、参加人、会议名称等。分层表达式：用于规格较高、人数较多、较重要会议。导语部分：会议目的、根据、名称等。主体部分：分项说明时间、地点、参加人、内容、注意事项、联系方式等。结尾部分：提出准时到会的要求，或用结语“特此通知”。,（五）指示性通知,应用范围：1、多用于传达决定、规定、指示或某方面的政策，布置需要执行与办理的工作。例如：关于进一步加强公务电话管理的通知2、发布式通知。发布、印发的多是条例、办法、规定等行政法规。例如：关于印发业务差错责任追究办法的通知,（六）撰写通知的注意事项1.事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。讲究政策法规依据，增强发文的权威性。2.指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。3.讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。4.注重发文时限。,怎样编写计划,（一）计划与管理职能密不可分管理有四大基本职能：计划、组织、领导、控制。计划是管理职能中的首要职能。古代孙武曾说：“用兵之道，以计为首”。计划的制定与执行的好坏，决定一项工作的成败得失，决定着事业的兴衰存亡。安排、打算、设想、要点、方案等都属于计划的范畴。（二）计划的功能1、指明努力方向，协调行动步调。2、预测未来变化，减少不利因素影响。3、减少浪费现象，避免利益损失。4、加强行为控制，避免无序状态。,（三）计划的写作开头：阐明制定计划的依据（指导思想；现状分析；计划的总任务；做好工作的意义）主体：制定计划的“三要素”。目标（做什么：具体工作内容）措施（怎么做：工作方式方法）步骤（何时做：工作时间安排）结尾：说明注意事项或检查落实方法。描绘前景，鼓舞士气。3、落款：写明制订计划的部门名称或个人姓名，标明成文时间。如果标题中已标明单位名称，落款处就不再署名。,（四）主体内容表述方式,开列式：把工作事项逐项列出，分项编写。（适合于大型综合性计划）展开式：围绕中心工作，将具体目标、措施要求、实施步骤、依次展开编写。（适合于单项计划）阶段式：按工作阶段或时间顺序编写。（适合于阶段性明显的工作）图表式：将计划内容列成图表的主要项目，依次填写。（单独或作为附件均可）,（五）如何增强计划的操作性,内容方面：制定科学合理的目标和指标。总目标明确、具体、合法、方向正确。任务的数量和质量要求要合理；任务的指标要能够考核和控制；任务指标要相对稳定，可以衡量；任务指标要符合实际，可以实现；任务指标要有明确的时间限制。,怎样起草总结,（一）总结的特点1、实践性2、经验性3、理论性（二）总结写作要领（做好写前准备）1.调查研究，占有资料；2.归纳整理，筛选材料；3.学习理论，掌握政策；4.总体构思，拟制提纲。,总结正文的起草要领,前言：概括工作的基本情况，交代总结针对的背景、时间、工作事项、点明中心思想。主体内容：回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩提炼工作中的经验体会。指出存在的不足之处。今后的努力方向。结尾：简要说明今后工作的打算。,（三）主体内容表述方式,1.两段式写法（采用叙述议论方式)2.概述式写法（情况成绩经验问题意见）3.阶段式写法（分阶段总结，注意各阶段特点）4.经验式写法（略写工作内容，重点论述工作经验，以便发挥总结的指导作用）,（四）如何发挥总结的指导作用,1、避免为了总结而总结的做法，不要记流水帐。2、突出重点。即工作中的成功做法与体会，取得成绩的主观因素，这是总结的重点。3、找出特点：在反应新思想、新做法、新材料上下功夫。4、加强总结交流工作。5、注重经验的传播，不能以归档为目的。,（五）写好总结的注意事项,1、真正重视总结工作。克服“例行公事”思想，自下而上与自上而下相结合，认真写。2、运用辩证分析的方法。坚持两点论，反对绝对化，要实事求是地总结工作。3、材料取舍得当。努力做好材料工作，做到观点和材料的统一。既要有丰富材料，又要发现工作中的闪光点，善于运用新材料，掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。4、注重理性分析。抓住重点问题，注意提炼规律性认识，避免事无巨细面面俱到。,六、公文写作相关要求,（一）公文写作应遵循的原则1、必要性原则2、精简性原则3、实效性原则4、规范性原则5、程序性原则,六、公文写作相关要求,（二）公文写作六项基本要求重点把握：1、领会意图2、准确立意3、精确命题4、精于谋篇5、文风鲜明6、表述规范,六、公文写作相关要求,（三）公文写作应体现“六性”政治性政策性准确性鲜明性生动性创新性（四）调查研究是公文写作的基础1、调查研究有利于提高文稿的思想性2、调查研究有利于提高文稿的针对性3、调查研究有利于提高文稿的创新性4、调查研究有利于提高文稿的生动性,六、公文写作相关要求,（五）培养能力身是提高公文写作水平的关键1、培养把握规律的能力2、培养适应能力3、培养渐进的能力4、培养观察能力5、培养“结合”的能力（六）精于修改是公文了作的重要环节1、文精于改；2、文贵于改；3、文不厌改,七、公文写作常见问题解析,1、对内容把握不准，不能准确领会领导意图。2、不能正确使用文种、称谓，对文种的使用区分不清晰。3、内容不简练，冗长，不能直接点题。4、请示、报告不分。5、内容不完整，有头无尾，不能按照规定要求书写。6、对数字的使用把握不准确。,（一）文种使用不当1、请示、报告不分：有的正文是报告，标题却是请示；有的正文是请示，标题却是报告，如关于呈请审批的报告；请示报告并用，如关于的请示报告或关于的申请报告,七、公文写作常见问题解析,（二）格式不规范1、公文标题不规范a.成分多余：如关于做好工作（问题）的通知；b.句式杂糅：如关于召开会议（有关事宜）的通知；,七、公文写作常见问题解析,c.无事由：如“办公室通知”，“紧急通知”；d.标题使用标点符号：如关于税、费问题的请示；（2001年1月1日施行的国家行政机关公文处理办法第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。）,七、公文写作常见问题解析,2、结构层次序数混乱经常直接用“1.”、“2.”.；正确的结构层次应为“一”、“（一）”、“1.”、“（1）.”等；3、生造文种如把“批复”改成“批示”，把“请示”改成“申请”，如同志在员工大会上的讲话，关于XXX工作的措施等；,七、公文写作常见问题解析,（三）数字使用不当1、该用汉字表示的错用阿拉伯数字：成文日期：2004年7月5日（二四年七月五日）；定型的词组：如第3（三）季度，星期5（五）；邻近数字并列表示概要：如4、5（四五）点钟，今年7、8（七八）月份；,七、公文写作常见问题解析,2、该用阿拉伯数字的错用汉字世纪、年代、年、月、日等：二十世纪九十年代（20世纪90年代），二一一年三月四日（2011年3月4日），2003年五月（2003年5月），下午三时三十分（下午3时30分）；正负整数、分数、小数、百分比、比例等：如十八个月（18个月）、二十四小时（24小时）、三分之一（1/3）、一千二百元（1200元）、四比一（4：1）、2万3千（2.3万）；,七、公文写作常见问题解析,（四）语法毛病1、搭配不当：进一步加强（快）内部管理制度改革和建设的步伐，进行（召开）了研讨会2、语序不当：这个问题应当高度地引起关注，往往有些员工不注意节约3、修辞不当：如反应（映）的情况，反映（应）强烈，违返（反）纪律；注意：*