第六章-会议沟通

第六章会议沟通,2020/5/27,1,第六章会议沟通,6.1会议的目的与类型,6.2会议的组织,6.3会议议程,6.4会议记录,6.5会议中的角色,6.6与会者的座次,6.7有效会议的组织,2020/5/27,2,第六章会议沟通,第一，会议是人类社会发展的产物；第二，会议是人类社会的一种集体活动形式；第三，会议是有目的、有组织的集体活动；通常是为了解决一个或多个问题；第四，会议是短时间聚集的集体活动形式。,6.1、会议的目的与类型,1、会议的含义,2020/5/27,3,CompanyLogo,6.1、会议的目的与类型,1、会议的含义,第六章会议沟通,2020/5/27,4,会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。,有什么事情开个会解决,根据不同的目的和要求，既可以将会议看作是一个集思广益的过程，也可以当作是一种信息传递的方式。通过会议，可以将许多人聚集在一起，就某些问题与员工互相交流思想并提出相应的对策。会议也是向上沟通意见的途径之一，管理者可以借开会之机听取下属或员工的意见和建议。,6.1、会议的目的与类型,1、会议的含义,第六章会议沟通,2020/5/27,5,2.会议的基本特征,普遍性（时间、空间、每一个人）；目的性；组织性；集体性（多人参与的，不是一个人单独活动，也不是两个人的活动。,第六章会议沟通,6.1、会议的目的与类型,2020/5/27,6,第六章会议沟通,6.1、会议的目的与类型,2.会议的目的,1.交流信息2.给予指导3.解决问题4.作出决策,2020/5/27,7,谈判通知解决问题决策交流,4.会议的类型,第六章会议沟通,6.1、会议的目的与类型,2020/5/27,8,中国会议的现状,“人多的会议不重要，重要的会议人不多；解决小问题开大会，解决大问题开小会；解决关键问题不开会，不能解决问题老开会。”,“小事开大会，大事开小会，重要事情不开会。”,第六章会议沟通,6.1、会议的目的与类型,2020/5/27,9,第六章会议沟通,提纲：,6.1会议的目的与类型,6.2会议的组织,6.3会议议程,6.4会议记录,6.5会议中的角色,6.6与会者的座次,6.7有效会议的组织,2020/5/27,10,6.2会议的组织,会前准备会议过程控制会后工作,第六章会议沟通,2020/5/27,11,1.会前准备,（1）明确会议的必要性（不开会的原则和开会的原则【下页）,第六章会议沟通,6.2会议的组织,2020/5/27,12,不开会的原则,如果已经有每周的例会；如果会议的成本过高；如果还有比开会更好的方法；如果没什么特别重要的事；如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人。,第六章会议沟通,6.2会议的组织,2020/5/27,13,如果必须把信息同时传达给很多人；如果需要当众表扬或批评一些人；如果要让多些人参与决策的问题；如果需要听取部门汇报工作；如果要给小组委派任务。,开会的原则,第六章会议沟通,6.2会议的组织,2020/5/27,14,1.会前准备,（2）确定会议的目标：如达成协议、通过策划方案（3）拟定会议议程：通常，会议议程应包括会议日期、时间、地点、议题及参加对象等。（4）准备会议文件（5）分发预阅资料,第六章会议沟通,6.2会议的组织,2020/5/27,15,1.会前准备,（6）确定会议主持人：会议的成败在很大程度上取决于会议的主持人。作为优秀的会议主持人，不仅仅主持会议，而且要以政治家、鼓动者、调解人或仲裁人的角色参与会议。作为主持人，他应具有敏捷的思维能力，沉着自信，表达能力强、富有幽默感，并且具有较强的领导能力。,第六章会议沟通,6.2会议的组织,2020/5/27,16,1.会前准备,(7)确定与会人员：首要原则是少而精；信息型会议，应该通知所有需要了解该信息的人都参加；决策型会议，需要邀请能对问题的解决有所贡献，对决策有影响的权威，以及能对执行决策做出承诺的人参加；需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因。,第六章会议沟通,6.2会议的组织,2020/5/27,17,（8）预定会议场所,会议室一般比较方便且费用低廉，是首选地点。但如果涉及公司的对外公共关系形象或者与会人数很多，则可以考虑租用酒店或展览中心的专用会议室。,第六章会议沟通,6.2会议的组织,1.会前准备,2020/5/27,18,（8）预定会议场所,应注意会议室的空调温度、桌椅舒适度，灯光和通风设备应和会议的规模和安排的活动相适应,第六章会议沟通,1.会前准备,6.2会议的组织,2020/5/27,19,（8）预定会议场所,根据沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。信息型会议的与会者应面向房间的前方，而决策型会议的与会者应面向彼此。,第六章会议沟通,2020/5/27,20,（8）预定会议场所,确定视听器材如幻灯机、多媒体播放机、麦克风等都是否准备就绪。,会场布置应根据会议的目的、会议性质及与会人数而定，常见的有六种类型（下图）：,第六章会议沟通,1.会前准备,6.2会议的组织,2020/5/27,21,会场布置,V型,礼堂型,长桌型,U型,圆桌型,课堂型,2020/5/27,22,第六章会议沟通,2020/5/27,23,第六章会议沟通,2020/5/27,24,第六章会议沟通,2020/5/27,25,第六章会议沟通,2020/5/27,26,第六章会议沟通,2020/5/27,27,2020/5/27,28,第六章会议沟通,2020/5/27,29,第六章会议沟通,2020/5/27,30,（9）补充最新信息：在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有新信息，可以在会上向大家简要地通报一下。,第六章会议沟通,6.2会议的组织,1.会前准备,2020/5/27,31,2.会议过程控制,会议能否顺利进行，在很大程度上取决于会主持人对会议的节凑和方向的把握。具体来，可按以下步骤来控制会议进程：宣布会议的主题和目的；根据会议议程顺序提出议题，然后征求与会者的意见；给予每个人阐述观点的机会；控制讨论进程：如果发生与议题无关或深入到不必要的细节时，应该及时引导到议题本身；,第六章会议沟通,6.2会议的组织,2020/5/27,32,3.会后工作,（1）为了贯彻会议精神，执行会议决议，应下发会议记录或会议简报：会议记录应该准确无误决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准（2）对执行工作进行监督和检查,6.2会议的组织,第六章会议沟通,2020/5/27,33,第六章会议沟通,提纲：,6.1会议的目的与类型,6.2会议的组织,6.3会议议程,6.4会议记录,6.5会议中的角色,6.6与会者的座次,6.7有效会议的组织,2020/5/27,34,6.3会议议程,会议议程是所有会议的重要组成部分，它能够使会议目标一目了然。会议议程的设计原则会议议程的设计步骤,第六章会议沟通,2020/5/27,35,1.会议议程的设计原则,表明议题：确定主次：注重实效；适时调整：提供背景资料：,第六章会议沟通,6.3会议议程,2020/5/27,36,2.会议议程的设计步骤,突出问题：提出新议题：选择重要议题：分清主次顺序：确定时间：表明顺序：结束议程：,6.3会议议程,第六章会议沟通,2020/5/27,37,会议议程实例,生物燃烧发电项目组会议议程会议时间：上午10：30-11：30，会议地点：第一会议室1.进度安排与决定（20分钟）讨论：各自项目组工作近况介绍；着重通报项目进展中存在的问题措施：2.向电网送电日期（15分钟）讨论：并入电网期间各部门相互协同预案措施：3.高热卡植物推广种植及收购政策（20分钟）讨论：（1）确保生物燃料供给的两个预案（2）高热卡植物种植技术的培训及财务预算措施：4.下次会议时间安排（5分钟）日期：时间：地点：,2020/5/27,38,第六章会议沟通,提纲：,6.1会议的目的与类型,6.2会议的组织,6.3会议议程,6.4会议记录,6.5会议中的角色,6.6与会者的座次,6.7有效会议的组织,2020/5/27,39,6.4会议记录,会议记录的内容,第六章会议沟通,会议记录对会后执行会议决议、检查会议效果，甚至对下次会议的召开起着至关重要的作用。完整的会议记录包括如下内容：会议名称；地点、日期；起止时间；主办者；出席人员；缺席人员；,会议主席致开幕词并宣布会议议程；会议过程；会议决议；下次会议的时间及地点。,2020/5/27,40,2.会议记录的注意要点,充分了解会议主题、目的及议程；可以采用多种记录方式：笔记、电脑直接录入，或同时采用录音、照相或摄影方式记录；记录时紧跟会议进程；及时确认要点，澄清含糊不清的观点；避免夹杂自己的主观意识；会后应校对记录并及时打印。,6.4会议记录,第六章会议沟通,2020/5/27,41,会议记录实例,时间：1995年4月8日上午地点：管委会会议室主持人：李(管委会主任)出席者：杨(管委会副主任)、周(管委会副主任管城建)、李(市建委副主任)、肖(市工商局副局长)、陈(市建委城建科科长)及建委、工商局有关科室宣传人员、街道居委会负责人。列席者：管委会全体干部记录：邹(管委会办公室秘书)讨论议题：1如何整顿城市市场秩序。2如何制止违章建筑、维护市容市貌。,例子：市场秩序整顿会议记录,2020/5/27,42,杨主任报告城市现状：我区过去在开发区党委领导下，各职能单位同心协力、齐抓共管在创建文明卫生城市方面取得了一定成绩，相应的城市市场秩序有一定进步，市容街道也较可观。可近几个月来，市场秩序倒退了，街道上小商贩逐渐多起来，水果摊、菜担、小百货满街乱摆一些建筑施工单位沿街违章搭棚。乱堆放材料，搬运泥土撒落大街这些情况严重地破坏了市容市貌，使大街变得又乱又脏；社会各界反应很强烈。因此今天请大家来研究：如何整顿市场秩序？如何治理违章建筑、违章作业、维护市容,2020/5/27,43,讨论发言(按发言顺序记录)肖：个体商贩不按规定到指定市场经营，管理不得力、处理不坚决，我们有责任。这件事我们坚决抓落实：重新宣传市场有关规定，坐商归店、小贩归市、农民卖蔬菜副食到专门的农贸市场工商局全面出动抓，也希望街道居委会配合，具体行动方案我们再考虑。罗(工商局市管科科长)：市场是到了非整不可的地步了。我们的方针、办法都有了，过去实行过，都是行之有效的，现在的问题是要有人抓，敢于抓落到实处。只要大家齐心协力问题是能够解决的。秦(居委会主任)：整顿市场纪律我们居委会也有责任。我们一定发动群众配合好，制止乱摆摊，乱叫卖的现象。李(建委副主任)：去年上半年创建文明卫生城市时，市上出了个7号文件，其中规定施工单位不能乱摆战场。工棚、工场不得临街设置，更不准侵占人行道。沿街面施工要有安全防护措施今年有的施工单位不顾市上文件，在人行道上搭工棚、堆器材。这此违章作业严重地影响了街道整齐、美观，也影响了行人安全。基建取出的泥土，拖斗车装得过多，外运时沿街散落，到处有泥沙，破坏了街道整洁。希望管委会召集施工单位开一次会，重申市府7号文件，要求他们限期改正。否则按文件规定惩处。态度要明确、坚决。,会议记录实例,2020/5/27,44,第六章会议沟通,提纲：,6.1会议的目的与类型,6.2会议的组织,6.3会议议程,6.4会议记录,6.5会议中的角色,6.6与会者的座次,6.7有效会议的组织,2020/5/27,45,5.5会议中的角色,正式会议中的角色包括：会议主持人；会议秘书或记录员；其他与会者。,第六章会议沟通,2020/5/27,46,1.会议主持人,主持人的作用主持人的素质主持人的主要职责,第六章会议沟通,5.5会议中的角色,2020/5/27,47,（1）主持人的素质,思维清晰敏锐；善于言词表达；良好的沟通能力；积极倾听的能力；较强的应变能力；很好的分析能力；公正公开；幽默。,6.5会议中的角色,1.会议主持人,第六章会议沟通,2020/5/27,48,（2）主持人的作用,其一，引导；其二，激励；其三，控制。,第六章会议沟通,6.5会议中的角色,1.会议主持人,2020/5/27,49,（3）主持人的主要职责,会前：明确会议的目的、起草议程、决定参加会议的人员、会议举行的时间，地点会议期间：营造合适氛围、宣布会议开始、控制会议进程、鼓励与会者发言、会后：重新检查会议记录、评估会议成果以及使所有成员都明确会议结果；总之，主持人的主要职责是做好会前的准备、宣布会议准时开始、提出会议其中营造一种适宜的、开放的、宽松的氛围对主持人来说是非常重要的。,第六章会议沟通,6.5会议中的角色,1.会议主持人,2020/5/27,50,思考,如果你是会议主持，面对以下几中情况你会怎么解决：1、偏离正题2、独霸会场3、哑场或闷会4、私下开小会5、私自插入消息和话题6、争论,第六章会议沟通,2020/5/27,51,2.会议秘书,会议秘书的职责会前：应详细检查会议的日期、时间、通知与会人员以及分发必要的背景资料；会议期间：记录会议时间、参加人数、会议内容以及报告人和会议结束的日期；会后：撰写会议备忘录、核对必要的事实和数据，与主持人协商以及分发会议备忘录；总之，会议秘书的职责主要是准确记录会议要点、发放会议纪要、确认执行人、完成时间以及所需资源。一般地，会议秘书在会议主持人右手落座。,第六章会议沟通,6.5会议中的角色,2020/5/27,52,3.其他与会者,其他与会者的职责：会前：了解会议议程并阅读有关资料，明确会议的主题和目的，确认在会议讨论中有哪些项目与自己有关，并对这些相关内容有所考虑，应该持什么观点，用什么材料作论据来支持这些观点；另外，还要明确会议时间和地点；会议期间：注意倾听他人的观点，积极参与会谈，并且对所讨论的问题充满兴趣；对涉及自己工作的决策、行动计划，应做好详细记录；会后：全力贯彻会议精神，完成会议期间所分配的任务。,第六章会议沟通,6.5会议中的角色,2020/5/27,53,总之，其他与会者的职责无外乎是：明确会议目的；了解会议内容；作好发言准备；遵守会议制度。,第六章会议沟通,2020/5/27,54,第六章会议沟通,提纲：,6.1会议的目的与类型,6.2会议的组织,6.3会议议程,6.4会议记录,6.5会议中的角色,6.6与会者的座次,6.7有效会议的组织,2020/5/27,55,6.7有效会议的组织,影响会议成效的因素组织有效会议的策略会议沟通的技巧,第六章会议沟通,2020/5/27,56,1.影响会议成效的因素,会议目的不明确，与会者不清楚会议议题，致使讨论漫无边际；会议持续太久，本该开一小时的会，却花两个小时，致使与会者过于疲劳；简单问题复杂化：简单的问题，三言两语就可解决，却要与会者反复讨论，不仅花费大量时间，而且使问题复杂化，引出许多不必要的矛盾；发言者过于健谈：一些发言者一有机会就滔滔不绝，致使与会者生厌；会议时间不当（下页）,6.7有效会议的组织,第六章会议沟通,2020/5/27,57,繁忙的周一OR周五下午；会议时间冲突；已经有约在先；准备不充分或根本来不及准备。,会议时间不当,第六章会议沟通,6.7有效会议的组织,1.影响会议成效的因素,20