单位分散采购管理办法 (范本)

*散采购管理办法（试行）第一章 总则第一条 为进一步规范*分散采购管理工作，根据政府采购法、*政府采购管理办法和政府采购办有关分散采购管理规定，经*行政办公会研究，制定本办法。第二条 *采购领导小组是本*采购活动的领导和管理机构，*采购办（设在*科）负责采购的日常事务，财务人员负责采购程序报批和支付结算，*负责采购信息公示，*办公室负责采购档案收集与管理。 第三条 *办公室负责办公易耗品、办公设备、服装、购买服务类的采购；*科负责基础设施建设、日常维护维修、工程造价咨询和工程设计服务类的采购；其他科室负责专用设备和专业服务的采购。第二章 采购范围第四条 本*的货物类、服务类、工程类采购依据*政府采购办最新公布的采购目录和标准（货物、服务类10万元以下、工程类20万元以下）进行。采购目录外的项目采购由馆采购领导小组研究确定，进入政府公共平台交易。第五条 货物和服务类总价在5000元以下、日常维护维修在10000元以下经*行政办公会研究同意后方可与供应商签定合同直接采购（签定合同按第七章第二十三条执行），2000元以下由分管领导同意后直接组织实施。除此以外进入采购程序。第三章 审批程序第六条 采购科室根据工作需要提出采购申请（附件一），明确货物的规格、型号、数量及用途等，由分管领导提交行政办公会议讨论是否同意采购。第七条 采购领导小组每月召开一次专题会议研究采购具体事项。确定采购小组负责人、成员、监督员及建议采购方式。第八条 采购方式分为竞争性谈判、询价、单一来源。第九条 采购小组原则上由分管领导、申请科室负责人、财务人员、采购办的代表和有关专业技术人员共三人以上的单数组成。第十条 财务人员按照采购领导小组确定的建议采购方式报区政府采购办审批。第十一条 申请科室按照区采购办批准的采购方式制定采购信息，由采购办审核，经分管领导同意后交*在政府公众网或本单位网站公告（附件二）。第四章 竞争性谈判方式的采购程序第十二条 竞争性谈判适用于基础设施建设、日常维护维修和部分专用设备的采购。第十三条 谈判小组由采购小组成员担任，按照采购信息公告要求进行资格审查，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的主要条款以及评定成交的标准等事项。第十四条 邀请符合相应资格条件的供应商参加谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。参加谈判的供应商不少于3家第十五条 在谈判过程中，任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判小组对谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。第十六条 供应商在规定时间内进行最后报价（附件三），谈判小组根据采购信息公告内容，采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，当场公布中标人（附件七）。第十七条 谈判小组根据谈判情况进行小结，载明采购项目、参加谈判供应商、谈判结果，并由谈判小组全体人员签字确认（附件四）。第十八条 2日内网上公布中标结果，公示期为5个工作日，公示期满无异议，发出中标通知书。第五章 询价方式的采购程序第十九条 询价方式适用于货物类（办公易耗品、办公用品、服装）、服务类（购买服务、工程造价咨询服务、工程设计服务、部分专业设备购置）第二十条 询价小组由采购小组成员担任，按照采购信息公告要求进行资格审查，根据技术要求，价格构成和评定成交的标准等进行询价。第二十一条 询价小组可以采用现场报价、电话咨询和网上询价等方式，要求被询价的供应商一次报出不再更改的价格（附件五）。询价不少于3家供应商第二十条 询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。第二十一条 2日内网上公布中标结果，公示期为3个工作日，公示期满无异议，服务、工程类发中标通知书，货物类书面或电话通知中标结果。第六章 单一来源的采购程序 第二十二条 单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添置，且添置资金总额不超过原合同采购金额10%。第二十三条 采取单一来源方式采购的，由*采购领导小组研究决定经*财政审批同意后，网上公告5个工作日无异议后，与供应商在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，就采购需求、质量、价格等方面进行谈判（附件六）。确定服务内容和商议合同主要条款。第七章 合同的签订第二十四条 公示期满后，申请科室与供货商共同拟定采购合同，报*采购办初审，法律顾问或财务顾问审核把关后，交分管领导审核，报主要领导同意后，再与中标单位签订。合同内容应符合政府采购法和合同法的相关规定。第二十五条 中标通知书签发后5个工作日内完善合同签订。采购合同一式三份，采购单位二份、供应商一份。第二十六条 采购合同签订后，须5个工作日内报*财政局备案。第八章 组织实施第二十七条 由申请采购科室负责组织实施，实施负责人由科室负责人担任，需其他科室配合的，由分管领导统筹，相关科室应全力配合。第九章 验收付款第二十八条 采购办负责牵头组织相关人员验收。货物类做好入库、领用登记；工程类在合同规定的时间内，组织相关人员验收并出具验收报告（附件八）。第二十九条 采购人须向财务部门提供分散采购申请表、采购合同、验收报告、发票和财务需要提供的其他材料。在结算采购款项时，财务人员对货物类的采购确认已入库登记，第十章 采购法律责任与监督第三十条 科室负责人是采购活动的主体责任人，对采购的全过程负总责。第三十一条 每次采购活动由采购领导小组指派一名监督员，负责本次采购活动的全程监督并对验收负责。第十一章 档案管理第三十二条 档案由分散采购申请表、采购（招标）文件、投标文件、供应商登记表、谈判（评标）人员登记表、监督人员登记表、谈判小结、中标通知书、采购合同、验收报告书组成。第三十三条 采购科室在采购活动结束后一周内将全套档案交馆办公室存档，按照文书档案管理要求规范管理（附表九）。采购档案保管期限为15年。第十二章 附则第三十四条 分散采购流程：科室申请 科室长或经办人填写采购申请表，交分管领导。分管领导审核并提交馆行政办公会 分管领导签字同意后，持表上会。采购领导小组确定建议采购方式 组长或委托副组长召集研究，确定采购方式，采购小组组长、成员、监督员，交财务人员挂财政网。*财政采购办审批 财务人员持表挂网，追踪审批结果，批准表交申请科室长或经办人。制定采购信息 申请科室长或经办人制定采购信息，馆采购办指导、审定，报采购小组组长审签。 网上公告 *负责在相应网站挂网公告。竞争性谈判或询价采购或单一来源采购 按公告采购时间，现场采购由申请科室负责组织或主持，采购小组组长、成员、监督员参加；采用电话咨询或网上询价方式的由申请科室负责组织实施，监督员监督。确定供应商 根据竞争性谈判或询价采购或单一来源结果，采购小组成员签字确认，采购科室完善采购资料后，将结果交*挂网公示。签订合同 公示期间，采购申请科室拟定合同，交*采购办负责初审，送财务顾问、法律顾问审核，交分管领导审核，报主要领导审定；公示期满通知中标单位签订合同。合同备案 合同交由财务人员挂网报区财政备案。组织实施 由申请科室组织实施，相关科室配合。入库登记 指货物类，由*采购办登记。验收 申请科室负责人报告采购小组组长