中国医科大学图书馆文献资源采购管理办法

中国医科大学图书馆文献资源采购管理办法第一章 总则第一条为进一步加强对学校图书馆文献资源采购工作的管理和监督，保证采购质量，明确采购流程，确保图书馆文献资源建设有序发展，结合工作实际，制定本办法。第二条图书馆文献资源采购工作以学校总体发展目标、教学科研管理工作需要以及师生信息需求为出发点，以逐步优化馆藏结构，提高馆藏质量，形成馆藏特色为原则。第三条文献资源采购范围包括印刷型文献（如图书、连续出版物、特种文献等）、电子文献（如磁盘、光盘、各类数据库、检索系统等）、各种视听文献和缩微文献（如DVD、缩微胶卷等）、图书馆收藏的其他文献（如手稿、模型等）。第四条图书馆文献资源采购工作实行馆长总体负责，文献资源建设部与信息咨询部具体负责的体制。第五条成立图书馆需求决策组，由文献建设部负责人、信息咨询部、相关文献主管、专家、订购人员组成。第二章 文献资源采购方式第六条文献资源采购主要通过以下几种方式进行：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源采购以及经学校纪检监察部门认可的其它方式。第七条图书馆在对文献资源供应商进行遴选前至少应当提前5个工作日向学校纪检监察部门通报。学校纪检监察部门监督对文献资源供应商的遴选和确定过程，并签署监督意见。图书馆采购工作委员会（由图书馆领导班子成员及各部室主任组成）需对文献资源供应商的资质、售前售后服务、折扣率等进行审查。第八条文献资源供应商应当提供符合国家规定的发票，结算方式为实洋制。第三章 文献资源采购员第九条图书馆文献资源采购员应当具备良好的文化素养和职业道德，具有一定的信息收集能力和对书籍的鉴别能力，基本掌握学校的教学科研动态，能够熟练操作图书馆管理系统的采购模块。第十条文献资源采访人员应当严格依据采购计划完成中西文图书（含电子图书）、中外文期刊、网络数据库及其它电子文献资源的采购工作；每年按规定时间向馆长提供准确的文献资源采购统计表。第十一条文献资源采访人员有责任与其他相关人员一起，定期对资源采购工作进行效益评价。第十二条文献资源采访人员采购中外文图书资料时，中文图书资料每册单价超过300元人民币、外文图书每册单价超过2000元人民币的，每年新增报刊或停止续订报刊，都应当报经馆长批准后方可实施。零购订单按照图书馆所确定的原则进行。第十三条文献资源采访人员不得私自接收任何个人的订购单，不得私自与图书馆未确定的文献资源供应商洽谈订购业务，不得私自收受任何形式的回扣。违反上述规定的，其工作结果无效，并视情节轻重依纪依法追究责任。第十四条文献资源采访人员不得参与文献资源供应商组织的任何关于文献资源及采购活动的推荐、打分、评审、投票等活动。第四章 文献资源的采购第十五条文献资源采购员将来自文献资源供应商的电子书目数据、非电子书目数据、现采中外文图书文献等经整理筛选后转入金盘系统采访模块，形成待订数据。第十六条图书馆报刊与网络数据库的订购需广泛征求读者意见。文献资源采购员应当尽量将文献预订信息通过网络向读者公布，获得反馈建议与需求意见。第十七条文献资源采购员在发订前应当通过多种检索方式对待订数据进行查重，避免漏查漏订现象。第十八条文献资源采购员从金盘系统采访模块的批查重检索列表中剔除与已藏记录、已订记录重复的待订数据，保留有必要添加的订购数据。对已订超出到货期仍未到货的订购数据，需暂时保留并立即向文献资源供应商了解该文献未到货原因，作催缺或退订处理。第十九条 文献资源采购员对有关汇编文献、丛书、重编书、更换ISBN或书名的原出版社重新出版的文献，除经批查重外还应当通过其它目录方式进行个别查重。如遇特殊情况，应当入库核对全面查重。第二十条文献资源采购员定期从待订数据中筛选入藏文献。权威著作、学术著作、专门著作、必藏著作、利用率高的著作、近期出版的著作、大语种著作均为学校图书馆馆藏重点筛选的对象，应当严格保证质量与复本要求。对酌藏文献，应当严格按照入藏总量与经费要求进行筛选。对昂贵、罕有的各类中、外文图书文献（含非书资料），应当要求文献资源供应商提供样品。第二十一条学校图书馆各类文献资源的复本数为：港台、外文原版图书（含非书资料）为单本；部分利用率较高的港台原版图书可为2本；中文图书一般3-4（2-3）本，个别使用率高的图书5-6（4-5）本；报刊为单本；利用率高的期刊可加订1本。学校指定的教学参考书依实际需要与经费能力确定复本配置数量，但每种复本一般不可超过6本。遇学校文献资源经费大幅增减时，复本数的调整应当经馆长、校内专家严格审核评定后实施。调整过程应当详细记录留存备查。第二十二条文献资源采购员根据学校图书馆实际馆藏建设情况，除订购近期文献外，每学年至少进行2次馆藏的查漏补缺。第二十三条电子文献资源的采购必须经过下列程序：内容评价试用试用评价意见反馈试用评价报告确定采购向主管校长及校资产处提起申报签订合同。电子资源的续订必须经过年度使用评价确定续订向主管校长及校资产处提起申报签订合同等程序。第五章 文献资源的验收与结算第二十四条图书馆文献资源登帐员收到文献资源后，应当立即按照文献资源供应商所附的发货清单对送书批次、件数、种册数、码洋、折扣、实洋及总价等进行详细核对。确定无误后，应在送货回单上签字；如有差错，应当及时与文献资源供应商联系补换。第二十五条文献资源登帐员通过金盘系统采访模块对到货文献资源进行登帐。对分配到各室的文献，不仅要在金盘系统中指明去向，还应当严格办理文献资源转交手续，经办人应当签字留存备查。第二十六条文献资源登帐员对每一批入藏文献应当进行总括登记。总括登记包括：验收批次号、登记日期、验收批次流水号、文献资源供应商名称、单据日期及号码、种册（片）数、固定资产金额、实付码洋金额、起止个别登录号、备注等。总括登记账包括码洋总额（固定资产金额）、折扣、实洋总额。第二十七条文献资源采购员在确定发票与实际验收金额准确无误后，报经馆长审核批准后，办理财务手续。第六章 监督检查与法律责任第二十八条任何单位和个人均有权对图书馆文献资源采购活动中的违规违纪行为进行投诉、检举和控告，有关部门应当依照各自的职责，按照有关规定予以处理。第二十九条领导小组和图书馆等有关采购部门的工作小组以及相关人员