某公司Oracle实施采购业务方案(doc 4)

北方光电技术股份有限公司实施Oracle购买商业计划顾问： KPMG顾问生成日期：2002.10.16上次修改日期：控制编号： NOROP-PO-2版本：2 .0note : controlnentnernandverversaremedbyaword的bookmark u change either of these values becarefelentoaccidentallydeletethebookment sivebyselectingtools-optionsvivewandchekboksoptingthebookmarkoftheshowregion .批准：北方光电项目经理毕马威项目经理note : toaddadditionalapprovallines，press tab fromthelastcellinthetableabove。文件管理修改记录日期(日期)Author公司Versionchange参考2002.9.28毕马威顾问1.0没有以前的版本2002.11.28毕马威顾问2.0通过CRP更新解决方案评审员Name位置信息目录文件管理ii变更履历ii审查员ii公司组织管理11采购组织控制41.1业务部门设置41.2业务人员案例42采购产品管理72.1购买产品72.2购买产品代码72.3采购产品分类72.4采购产品计量单位82.5采购产品的库存管理93供应商管理114请购单管理144.1请购单流程145询价和报价控制155.1询价155.2报价166订单管理176.1订单生成176.2订购内容266.3订购安全性287采购接收和退货297.1采购接收控制297.2采购退货308核准管理328.1核准程序328.2核准人358.3批准权限359采购和财务接口379.1采购和财务接口37公司的组织管理Oracle系统采购模块功能概览Oracle采购模块是Oracle分销系统的主要功能模块之一，也是控制整个企业物流链起点的功能模块。 这主要是处理和控制企业采购业务，实现企业采购流程、采购品和供应商的有效管理。oraclepurchasing的主要功能概述如下监测和控制申请、采购业务流程记录和利用询价和报价信息进行供应商的有效管理和评价等。Oracle采购模块功能的主要特点包括业务与财务整合(保留款、应付帐款与总帐整合)利用工作流程方式规范业务强有力的批准和权限管理多种采购模式灵活的外汇处理丰富的系统报告等。下图显示了此解决方案中北方光电总部采购模块与其他模块之间的关系生产基地的采购模块和其他模块的关系如下图所示Oracle采购业务解决方案概览针对北方光电股份有限公司及其子公司目前的采购业务特点和未来对采购管理和控制的需求，以多个经营单位、多个库存组织的方式设置系统应用框架。北方光电总部的贸易一部分、贸易二部分、光电部的销售合同导入采购模块生成销售申请，销售申请由采购部门自动导入，分配给采购员，由采购员制作采购订单，根据采购订单审批流程进行审批。 在批准的采购订单上打印并提交供应商。 供应商货物到达后，按照采购接收流程接收货物。生产基地年初签订长期框架协议，采购部门制定生产基地生产材料总括采购合同，提交采购部门管理人员批准。购买办公用品、低价消耗品由财务模块直接输入发票进行处理，不在业务模块中记录信息。 固定资产的申请由各部门在系统外填写申请，采购部在汇总后汇总采购订单，采购过程不对系统进行记录和维护。采购产品的分类和代码与库存模块中物品的分类和代码一致。供应商信息的创建和维护以及供应商的评估，可以采用Oracle系统提供的供应商创建维护程序，高效地进行采购业务。 您还可以通过供应商服务、质量绩效等报告来汇总和分析供应商绩效。供应商信息由采购部门负责维护，财务部门在系统外提供财务信息，对应模块与采购模块共享供应商信息库。为特定采购文件(请购单、询价单、报价单、采购单)设定存取层次与安全性层次，以便只有利益相关者可以参考采购文件。 只有有特定权限的人才能修改取消文件，保证文件的安全性。采购的会计期与总帐相同，本币为人民币。文件结构本文档将从以下方面详细介绍采购业务解决方案1 .采购组织管理2 .采购产品管理3 .供应商管理4 .委托采购管理5 .询价和报价管理6 .采购订单管理7 .采购接收和退货8 .采购和财务接口9 .批准采购订单相关文档本文件的设计基于以下文件的内容：北方光Oracle实施采购业务需求分析北方光电业务流程，操作手册1采购组织管理1.1业务部门的设定商业需求北方光电贸易一部分，贸易二部分负责轻工、机械、照明的自营和代理贸易业务。 采购队、销售队分别负责自营出口业务的采购和销售。采购部采购负责人负责采购光电部销售的产品，负责制定下属子公司的长期框架协议，维护北方光电总部和下属的奥德修斯光电、远达光电、中山精密的供应商信息。生产基地生产基地生产部负责原材料的采购、储存、库存计划等。 生产部的采购经营根据总部采购部的框架性协议发放总括合同的订单，或者制作无法自己与供应商签订总括合同的散装申请，制作标准订单。 材料入库管理等由生产部库存管理员负责。根据BPR的讨论，北方的光电和生产基地的固定资产、办公用品等的购买不需要系统操作，直接用财务处理即可。解决办法Oracle系统具有灵活的责任和菜单设置，能够实现将采购功能菜单(询价和报价、采购、接收、供应商管理等)分配给采购部、贸易部和贸易部采购组、生产基地的相关人员通过设置预约文件，实现北方光电总部和生产基地各经营单位业务信息的独立和完善。1.2业务人员情况商业需求北方光电贸易的一部分、二部分分别有经理，采购团队的业务员对本部销售团队负责采购自营出口业务的轻工、机械、照明等产品的其他类型的业务不实行采购销售分离，各业务员实行采购和销售的整个贸易过程。采购部有采购经理，部下采购负责人为光电部签订订单，为生产基地签订长期框架协议，负责人管理供应商文件。生产基地生产基地的生产部设置经理，下属的采购员负责发行总括采购合同，或者制作零散项目的申请，制作标准采购订单等。目前，生产基地采购由业务人员按产品分类负责订单的编制和跟踪，每种产品由不同的采购人员负责。远达光学有4名采购经营者，分别负责金工结构、光学、包装材料、橡胶等的采购。 奥黛丽光电45名，2名负责金工件的采购，1名负责包装材料和辅助材料的采购，1名负责光学部件(包括光学毛坯、光学产品等)的采购。解决办法上述要求在系统内以如下方式实现：q位置q采购员q采购员与采购品的关系地位Oracle系统可以灵活地设置公司员工的职位，并将其与每个员工相关联。 具体如下：1 .设定地位的重要弹性域：由于北方光电和北方工业的4家子公司共享系统，弹性域的设定在所有经营部门之间共享。 因此，北方光电的地位弹性区域进一步划分名称中不同的经营单位。 具体如下：北方光电：根据BPR设计的岗位职责，采购相关职务如下：采购部长采购部营业员光电部长光电部营业员贸易部门经理贸易部门营业员贸易部门采购业务员贸易二部总经理贸易二部营业员贸易二部采购业务员会计部长副社长总经理生产基地：以下是与某些采购业务有关的职位清单：生产部的总经理生产部采购经营生产部计划员生产部仓库管理经营2 .采购员设置在“采购员定义”窗口中定义采购员。3 .采购员与物品的关系物品定义指定每个物品的默认启用采购员。 请购单会自动选取与该物品对应的采购员，输入者可以选取其他采购员。2采购产品管理2.1购买产品商业需求北方光电公司主要采购光电、轻工业、机械、照明等产品的生产基地采购生产光电产品的原材料，包括光学部件、金工件、橡胶、包装材料等。解决办法使用库存模块在系统中定义采购产品。 更具体地说，请参阅库存模块的业务解决方案。2.2采购产品代码商业需求光电总部现在的采购产品没有编码，业务员大多使用海关代码来标记物品。光学生产基地：的成品代码排在第9位，原材料排在第10位，光学薄膜代码排在第3位。 技术部调查问卷：有标准物品代码，部件种类，产品型号，一般为3段，代码不定长，例如：m58s不同分类有固定长度的代码，希望保证代码的唯一性。 目前存在的问题：公司内不同部门的文件不统一，存在相同的物料编号、不同的代码。奥德光电生产基地：目前没有标准材料代码，必须尽快制作材料代码，以材料代码的唯一性为基础。解决办法财务物品代码采用与库存相同的代码规则，库存模块在定义物品时明确购入产品代码。2.3采购产品的分类商业需求现在贸易的一部分、两部分经营的轻工业产品是灯具、钟表、日杂、家电产品。 有可能按种类进行细分(照明器具为2只或3只，日杂为一套/2套，钟表为柱式钟表和台式钟表，家电产品为微波炉、咖啡壶、电饭煲分)。 基本上分为2层，家电产品进一步细分的话会上升。 机械产品包括铸铁产品、照明器具、不锈钢产品、汽车零部件、设备零部件、文体用品/医疗器械。 下一个等级的分类非常多。购买部为光电部购买的产品分为望远镜、显微镜、天体望远镜、瞄准镜、光学材料(显微镜可分为生物和立体视觉)，其他产品的分类依据海关编码生产基地购买的原材料如下：到达光学生产基地：原材料成分：包装材料、橡胶、光学部件、结构部件结构零件部分：金工、机械加工、塑料零件、金饰奥德光电生产基地：开发中心按物品用途分类，物品分类按大中小种类反映在物品代码中。解决办法系统在库存模块和采购模块中可以利用不同的物品分类。 由于北方光电和生产基地没有区别功能采用不同物品分类的要求，提出了具体参照库存模块定义的物品分类解决方案。2.4采购产品计量单位商业需求北方光电：轻工部：出于退税的要求，计量部门应按海关报关的要求决定。 基本上，灯的计量单位是CPU、aeee、aeee、eeee 6家电产品是一个一个的计量光电部：基本上用工具或个体进行计量的光学材料可以采用“公斤、块状物”，可以根据客户的要求。机械部：有公斤、米、配料、夹克、个等，未确定。 客户要求不同时，使用不同的计量单位。 订货单、订货单、应收帐款单据分别计量，但出口报关、供应商发行的增值税单据有时需要以公斤等单位计量。生产基地：包括零件、公斤、瓶子、米、片、双等。 有计量单位之间的转换。解决办法在库存模块中，可以定义各物品的基本单位，明确基本单位与其他辅助计量单位的换算关系。 更具体地说，请参阅库存业务计划设计。2.5采购产品的库存管理商业需求总部：贸易一部分，贸易两部分采购品没有物理库存，没有库存管理问题。 但需要货物跟踪监控，要求采购单、入库通知书、订单编号一致，实现成本估算。光电部贸易类有物理库存，但不控制库存。 光电部也需要根据采购订单编号跟踪采购物品。未使用序列号控制。生产基地：到光学：为止，现有光学成品库、光学空白库、工具工具库、辅助工具库、金工库(橡胶、构件、金工件)、光学棱镜库、易燃爆炸库、包装材料库、成品库等。 没有库存、批号、序列号和版本控制。 橡胶有过期控制。奥黛丽光电：现有光学成品库、光学储备库、工具辅助库、金工库、包装材料成品库等5个仓库。 没有货位、批号、序列号和版本控制。 橡胶有过期控制。解决办法总部：贸易的一部分，贸易的两部分的业务由于供应商可能会提前清算收据，确认库存，因此采用北方开发的订单流程，从订单导出申请，自动作为订单制作，供应商支付发票时，系统接受入库。 物品的出口出货是在向顾客取得相关文件后，由系统进行出货确认的操作。由于光电部购买的物品基本上已经进入北方的光电准备库，因此光电部的订单采用开发流程，将购买的物品入库后再进行挑库发货操作(具体参照订单管理模块)。采购部采购员、贸易一部分