格式化工作表与工作表的基本操作

第6章格式化工作表与工作表的基本操作,通过前面的学习，用户所建立的工作表都是采用Excel所提供的默认格式，如果希望所制作的表格内容醒目、易于阅读，就要对表格进行设置。本章将介绍如何进行工作表的修饰以工作表的基本操作方法。本章要点6.1股票交易记录单6.2格式化“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”6.3修饰“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”6.4题库细目表习题6,6.1.1数据格式在工作表中数字、日期和时间都以纯数字的形式储存，而在单元格中所看到的这些数字具有一定的显示格式。默认情况下，在键入数值时，Excel2003会查看该数值，并将该单元格适当地格式化。例如：当键入$2000时，Excel2003会将该单元格格式化成$2,000；当键入1/3时，Excel2003会显示1月3日；当键入25%时，Excel2003会认为是0.25，并显示25%。Excel2003认为适当的格式，不一定是正确的格式，例如，在单元格中键入日期后，若再输入数字，Excel2003会将数字以日期表示。1使用菜单命令设置数据格式使用菜单命令设置数据格式的操作步骤如下。图6-1-3“单元格格式”对话框（1）选定设置数据格式的单元格或一个区域。（2）单击“格式”“单元格”菜单命令，调出“单元格格式”对话框。（3）单击“数字”选项卡，如图6-1-3所示。,6.1股票交易记录单,图6-1-3“单元格格式”对话框,6.1股票交易记录单,2使用格式工具设置数据格式在“格式”工具栏上有5个数字格式工具，分别是“货币样式”按钮、“百分比样式”按钮、“千位分隔样式”按钮、“增加小数位数”按钮和“减少小数位数”按钮。其中“货币样式”按钮和“百分比样式”按钮的作用与在“单元格格式”对话框中单击“货币”和“百分比”选项的作用基本相同，后3个按钮都是“数值”选项中的设置。这些按钮的使用方法与工具栏上的其他按钮使用方法相同，即选中要进行设置的单元格以后单击该按钮。3负数的显示格式在Excel2003中，负数可以有多种显示格式，例如，可以规定正数用黑色显示，负数用红色显示。设置负数显示格式的操作步骤如下。（1）选定要设置数据格式的区域。（2）单击“格式”“单元格”菜单命令，调出“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，如图6-1-3所示。（3）在“分类”列表中选择“数值”。（4）在“负数”列表中选择第一种红色显示的格式。,6.1股票交易记录单,（5）单击“确定”按钮完成设置。经过上面的设置后，当在单元格内输入负数后，就会看到数字是以红色带括号显示，如图6-1-4所示。,6.1股票交易记录单,图6-1-4负数的格式,6.1.2设置日期和时间格式1设置日期显示的格式用户可以改变Excel2003默认的时间和日期格式，建立自己定义的格式。设定日期显示格式的操作步骤如下。（1）选定设定日期格式的单元格区域。（2）单击“格式”“单元格”菜单命令，调出“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，如图6-1-5所示。（3）在“分类”列表中选择“日期”选项。（4）在“类型”列表中选择所需要的年、月、日格式，如图6-1-5所示。,6.1股票交易记录单,2设置时间显示格式,6.1股票交易记录单,图6-1-5设置日期格式图6-1-6设置时间格式,6.1.3隐藏数值1隐藏行和列当工作表太大，在屏幕上显示不下的时候，可以隐藏一些行和列。隐藏行（列）的具体操作步骤如下。（1）选定要隐藏的行（列），如图6-1-7所示。（2）单击“格式”“行（列）”“隐藏”菜单命令，则选定的行（列）被隐藏，如图6-1-8所示。,6.1股票交易记录单,图6-1-7选中要隐藏的列图6-1-8隐藏列的效果,2显示隐藏的行和列隐藏行和列后，若想重新显示它们，需要选中包含隐藏行（列）两侧的行（列），单击“格式”“行（列）”“取消隐藏”菜单命令即可。如在图6-1-8中要选中C和F列。3零的隐藏图6-1-9在“选项”对话框中设置零值的显示和隐藏在工作表中，如果要使数值为“0”的单元格禁止显示，会使工作表看起来较清洁、易阅读，其操作步骤如下。（1）单击“工具”“选项”菜单命令，调出“选项”对话框，如图6-1-9所示，单击“视图”选项卡。（2）在“窗口选项”中的清除“零值”复选框。（3）单击“确定”按钮。如果要使零值再次出现，只要选中“零值”复选框即可。,6.1股票交易记录单,6.1股票交易记录单,图6-1-9在“选项”对话框中设置零值的显示和隐藏,6.2.1设置字体格式在一个工作表中有时需要对不同的数据类型或内容使用不同风格的字体，可以通过对于单元格中字体的设置来达到这个要求。1设置字体、大小和颜色改变字体有两种方法：使用菜单命令和使用格式工具。使用菜单命令设置数据的字体、大小和颜色的操作步骤如下。（1）选定要改变字体的单元格。（2）单击“格式”“单元格”菜单命令，调出“单元格格式”对话框，如图6-2-3所示。单击“字体”选项卡。（3）在“字体”列表框中选择所需要的字体，例如“楷体”（默认字体为宋体）。（4）如果要改变所选字体的字形，则从“字形”列表框中选择所需要的字形（默认字形为常规形）。（5）如果要改变字体的大小，在“字号”列表框中选择需要的尺寸（默认尺寸为12点）。（6）在“颜色”下拉列表框中选择字体要使用的色彩。,6.2格式化“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,2设置默认字体和大小如果在工作中经常使用某种字体，可以将其设定为默认字体和大小，其操作步骤如下。（1）单击“工具”“选项”菜单命令，调出“选项”对话框，如图6-2-4所示。单击“常规”选项卡。,6.2格式化“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,图6-2-3“单元格格式”（字体）对话框图6-2-4在“选项”对话框中设置默认字体,（2）单击“标准字体”右边的向下箭头，在弹出的字体下拉列表框中指定需要的字体。（3）单击“大小”右边的向下箭头，在弹出的字号下拉列表框中指定字体的大小。（4）单击“确定”按钮完成设定。这样在以后的输入中，文本就会以此设定的字体和大小作为默认值。3设置的字体特殊效果Excel2003中字体的特殊效果有下划线、上标和下标3种，其中上标和下标不能同时使用。在Excel2003中除了有一般的下划线还有会计用下划线，设置下划线的方法如下。（1）选中要设置下划线的单元格。（2）单击“格式”“单元格”菜单命令，调出“单元格格式”对话框，单击“字体”选项卡。（3）单击“下划线”下拉列表框如图6-2-5所示，从中选择一种选项。（4）单击“确定”按钮，就可以为字体设置下划线。选择了下划线以后，在“预览”窗口可以显示下划线的形式。被设置了特殊效果的文字如图6-2-6所示。,6.2格式化“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,6.2.2标题的合并居中一般情况下，对于表格的标题都是采用居中的方式，在Excel2003中，“居中”命令是指数据在一个单元格中的位置，而标题通常要跨过多个单元格，所以要用“合并和居中”命令。使标题跨列居中有两种方法：使用菜单命令和使用格式工具。1使用菜单命令将标题合并居中使用菜单命令将标题合并居中的操作步骤如下。（1）按照实际表格的最大宽度选定要跨列居中的标题，如图6-2-7所示。（2）单击“格式”“单元格”菜单命令，调出“单元格格式”对话框，如图6-2-7所示。单击“对齐”选项卡。（3）在“水平对齐”下拉列表框中选择“居中”选项。（4）选中“合并单元格”复选框。（5）单击“确定”按钮，就会看到表格的标题已经居中显示了，如图6-2-8所示。2使用格式工具,6.2格式化“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,6.2格式化“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,图6-2-7在“单元格格式”对话框中设置合并居中图6-2-8标题已经合并居中,6.2.3设置数据的对齐方式在Excel2003中，对于单元格中数据的对齐方式，除了提供基本的水平对齐方式和垂直对齐方式外，还提供了任意角度的对齐方式。1水平对齐设置水平对齐的方法有两种：使用菜单命令和使用格式工具。使用格式工具设置时先选定单元格区域，然后在“格式”工具栏中单击相应的对齐按钮，如“左对齐”按钮、“居中”按钮或“右对齐”按钮。使用菜单命令设置水平对齐方式的操作步骤如下。（1）选定单元格区域。（2）单击“格式”“单元格”菜单命令，调出“单元格格式”对话框，如图6-2-9所示。单击“对齐”选项卡。（3）在“水平对齐”下拉列表框中选择需要的对齐方式。（4）单击“确定”按钮完成数据的水平对齐设置。,6.2格式化“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,2垂直对齐设置垂直对齐的操作步骤如下。（1）选择要对齐的单元格区域。（2）单击“格式”“单元格”菜单命令，调出“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡。（3）在“垂直对齐”下拉列表框中选择需要的对齐方式。（4）单击“确定”按钮完成数据的垂直对齐设置。3文字的旋转在Excel2003中，可以对单元格中的内容进行任意角度的旋转，其操作步骤如下。（1）选定要旋转的文字所在的单元格区域。（2）单击“格式”“单元格”菜单命令，调出“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡。（3）在“方向”框中拖动红色的按钮到达目标角度，如图6-2-10所示。如果要精确设定可以在“方向”数值选择框中输入或选择文字旋转的度数。,6.2格式化“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,4文字的自动换行一般情况下，在一个单元格中输入文字时，无论输入的数量多少，均是按一行排列的。如果相临的单元格内有数据，那么前一个单元格内的部分显示内容将被后一个单元格里的内容所覆盖。如果在一行中允许自动分行显示内容，就可以解决这个问题。Excel2003允许设置自动换行，其操作步骤如下。（1）选定要进行自动换行的单元格区域。（2）单击“格式”“单元格”菜单命令，调出“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡。（3）选中“自动换行”复选框。（4）单击“确定”按钮，即可完成自动换行的设置。有时用户所输入的数据放在同一个单元格内，为了使上下两行能够对齐，Excel2003允许执行“强迫换行”，其方法是先将鼠标指针移至需要换行的位置，然后按下Alt+Enter组合键。但在使用强迫换行之前，一定要配合自动换行使用。,6.2格式化“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,6.2.4改变行高和列宽在Excel2003中，默认的单元格宽度是“8.38”字符宽。如果输入的文字超过了默认的宽度，则单元格中的内容就会溢出到右边的单元格内。或者单元格的宽度太小，无法以规定的格式将数字显示出来时，单元格会用“#”号填满，此时只要将单元格的宽度加宽，就可使数字显示出来。行高一般会随着输入数据发生变化，不需要调整，但有些时候，如将文字倾斜了以后就需要调整行高。改变选定区域的行高和列宽有两种方法：使用菜单命令和使用鼠标。1使用菜单命令改变行高和列宽使用菜单命令改变行高和列宽的操作步骤如下。（1）选定要改变行高（列宽）的单元格区域。（2）单击“格式”“行（列）”“行高（列宽）”菜单命令，调出“行高（列宽）”对话框，如图6-2-11（6-2-12）所示，在“行高（列宽）”文本框中输入需要的数值。,6.2格式化“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,6.2.5使用“格式刷”和自动套用格式1使用“格式刷”复制一个单元格或单元格区域的格式是经常使用的操作之一。例如，我们已经建立并设置了一个工作表，如果在其他工作表中的单元格也要使用相同的格式，就可以使用复制格式操作，其操作步骤如下。（1）选定含有要复制格式的单元格或单元格区域。（2）单击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮。（3）选定要设置新格式的单元格或单元格区域，即完成了格式的复制。2自动套用格式Excel2003内带有一些很精美的表格格式，可将用户制作的报表格式化，这就是表格的自动套用。使用自动套用格式的步骤如下。（1）选定要格式化的单元格区域。（2）单击“格式”“自动套用格式”菜单命令调出“自动套用格式”对话框，如（3）单击“确定”按钮，则选定的单元格区域以选定的格式对表格进行格式化。自动格式化时，格式化的项目包含数字、边框、字体、图案、对齐以及列宽/行高。在使用中可以根据实际情况选用其中的某些项目，而没有必要每一项都进行格式化。在“自动套用格式”对话框中，单击“选项”按钮，则出现6种“应用格式种类”，如图6-2-14所示。若不选中某复选框，则在套用表格格式时就不会使用该项。例如：若清除“列宽/行高”复选框，则在套用表格格式时，就可以调整列宽和行高。,6.2格式化“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,6.2格式化“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,图6-2-13“自动套用格式”对话框图6-2-14单击“选项”按钮,6.3.1设置单元格的边框如果要让表格加上边框线可进行下面的设置。1使用菜单命令为表格加上边框线使用菜单命令为表格加上边框线的操作步骤如下。（1）选定要加上框线的单元格区域。（2）单击“格式”“单元格”菜单命令，调出“单元格格式”对话框，如图6-3-2所示，单击“边框”选项卡。（3）在“线条”样式中指定外边框的线型为“粗实线”。（4）在“颜色”下拉列表框中指定外边框的颜色为“黑色”。（5）单击“外边框”按钮。（6）在“线条”样式中指定表格线的线型为“单实线”。（7）在“颜色”列表框中指定表格线的颜色为“黑色”。（8）单击“内部”按钮。（9）单击“确定”按钮，为表格加上外边框线和表格线，效果如图6-3-3所示。,6.3修饰“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,6.3修饰“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,图6-3-2“单元格格式”（边框）对话框图6-3-3表格被加上了边框,2使用格式工具为表格加上边框线使用格式工具为表格加上边框线的操作步骤如下。图6-3-4边框线列表框（1）选定要加上边框线的单元格区域。（2）在“格式”工具栏中单击“边框”按钮右边的向下按钮，出现一个边框线列表框，如图6-3-4所示（拖曳该面板上鼠标所指示位置的虚线，可以将其变为浮动面板）。（3）在需要的边框线上单击，就可以看到选定的单元格采用了指定的边框线。6.3.2设置单元格颜色默认情况下，单元格既无颜色也无图案，用户可以根据需要为单元格设置不同的颜色和底纹。1用格式工具填充颜色。利用“格式”工具栏上的“填充颜色”按钮可改变所选定的单元格区域的颜色，其操作步骤如下。（1）选定要改变颜色的单元格区域。（2）在“格式”工具栏中单击“填充颜色”按钮右边的向下按钮，调出如图6-3-5所示的“填充颜色”色板。,6.3修饰“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,2用菜单命令填充单元格颜色图6-3-6“单元格格式”（图案）对话框用菜单命令填充单元格颜色的操作步骤如下。（1）选定要改变颜色的单元格区域。（2）单击“格式”“单元格”菜单命令，调出“单元格格式”对话框，选择“图案”选项卡，如图6-3-6所示。（3）在该对话框色板中选择所需要的颜色，就可以为单元格填充颜色。如果要取消已经填充的颜色，可单击图6-3-6中的“无颜色”按钮，就可以恢复无填充色状态。,6.3修饰“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,图6-3-6“单元格格式”（图案）对话框,6.3.3设置单元格的图案除了可以为单元格填充不同的颜色以外，还可以填充各种不同的图案。为单元格填充图案的具体步骤如下。图6-3-7设置单元格的填充图案（1）选定要改变颜色的单元格区域。（2）单击“格式”“单元格”菜单命令，调出“单元格格式”对话框，选择“图案”选项卡，如图6-3-7所示。（3）在“单元格底纹”栏中选择图案的底色。（4）单击“图案”下拉列表框，就可弹出图案和颜色面板，如图6-3-7所示。在“图案”栏中选择图案的样式，在“颜色”栏中选择图案的颜色。“图案”下拉列表框的右侧是所选图案的预览。（5）单击“确定”按钮，就可以为单元格填充选定颜色的图案。,6.3修饰“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,6.3.4设置显示视图1取消网格线工作表处于编辑状态时可以看见淡灰色的网格线，取消网格线的操作步骤如下。（1）单击“工具”“选项”菜单命令，调出“选项”对话框，如图6-3-8所示。单击“视图”选项卡。（2）在“窗口选项”栏中，单击“网格线”复选框，取消该项选取。（3）单击“确定”按钮。这时可以看到网格线消失了，如图6-3-9所示。2改变网格线的颜色调出“选项”对话框后，在“视图”选项卡中还可以为网格线指定颜色。具体方法是：单击“网格线”下方的“网格线颜色”列表框，出现如图6-3-10所示的颜色样板，从中选择需要的颜色即可。,6.3修饰“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,6.3修饰“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,图6-3-8设置不显示网格线图6-3-9不显示网格线的工作表,3设置其他显示方式默认情况下，编辑工作表时可以看到行号、列号、水平滚动条、垂直滚动条和工作表标签等项目，根据需要可使某些项目不显示，操作方法如下。（1）单击“工具”“选项”菜单命令，调出“选项”对话框，单击“视图”选项卡。（2）在“窗口选项”栏中去掉不需要的选项，如水平滚动条、行号列标等，如图6-3-10所示。（3）单击“确定”按钮，就可以看到工作表的视图发生了变化，如图6-3-11所示。,6.3修饰“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,6.3修饰“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,图6-3-10改变网格线的颜色图6-3-11其他显示选项的设置,6.3.5插入图形、图像和艺术字1使用绘图工具绘制图形和插入艺术字Excel2003提供了一套绘图工具，利用它可以进行一些简单图形的制作，例如设计一些线条、箭头、基本图形、标注和文字框等。绘图工具一般不显示在工作簿窗口，若要显示绘图工具只需单击“视图”“工具栏”“绘图”菜单命令，则在工作簿的底端出现了一个“绘图”工具栏（可以将其拖出形成浮动面板），如图6-3-12所示，用户可在“绘图”工具栏上选择适当的按钮进行所需的操作。Excel2003中绘制图形的方法与Word中基本相同。单击“绘图”工具栏中的“插入艺术字”按钮，调出“艺术字库”对话框，如图6-3-13所示。使用该对话框编辑艺术字的方法与Word中基本相同。2插入图像在Excel2003中可以插入图像来美化图表，其具体操作步骤如下。（1）选定要插入图像的单元格。（2）单击“插入”“图片”“来自文件”菜单命令，调出“插入图片”对话框，如图6-3-14所示。在“查找范围”下拉列表框中，选择图像文件所在驱动器或文件夹。（3）在“查找范围”下面的列表框中单击要插入的图像文件。（4）单击“插入”按钮，图像被插入到工作表中。,6.3修饰“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,6.3修饰“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,图6-3-12“绘图”工具栏图6-3-13“艺术字库”对话框,（1）选定要插入图像的单元格。（2）单击“插入”“图片”“来自文件”菜单命令，调出“插入图片”对话框，如图6-3-14所示。在“查找范围”下拉列表框中，选择图像文件所在驱动器或文件夹。（3）在“查找范围”下面的列表框中单击要插入的图像文件。（4）单击“插入”按钮，图像被插入到工作表中。3使用图片作为工作表的背景Excel2003允许将图片作为工作表的背景，其操作方法如下。（1）单击“格式”“工作表”“背景”菜单命令。（2）这时屏幕上出现了“工作表背景”对话框，如图6-3-15所示。在“查找范围”下拉列表框中选择图片文件所在驱动器或文件夹。（3）在“查找范围”下面的列表框中单击要插入的图片文件，这时右边的预览框中显示出图片的内容。（4）单击“插入”按钮，工作表中加入了图片背景。,6.3修饰“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,6.3修饰“胡涂涂树脂厂产品库存信息表”,图6-3-14“插入图片”对话框图6-3-15“工作表背景”对话框,6.4.1工作表的基本操作1在工作表间切换在一个工作簿打开时，默认状态下打开的是第一张工作表“Sheet1”，当前工作表为白底，如果要使用其他工作表，就要进行工作表的切换。图6-4-2单击工作表标签可以在工作表间切换切换工作表的方法很简单，只要将鼠标移到要设置为当前工作表的名称上，单击鼠标左键，即可完成切换工作，如图6-4-2所示。除了使用这种单击工作表标签的方法外，还有以下几种切换工作表的方法。（1）按Ctrl+PageUp组合键，可以切换到当前工作表的上一张工作表。（2）按Ctrl+PageDown组合键，可以切换到当前工作表的下一张工作表。（3）在工作表标签左侧有4个滚动按钮，单击它们分别可以切换到下一张工作表、上一张工作表、最后一张工作表和第一张工作表。图6-4-3改变工作表的数量当一个工作簿中的工作表比较多时，可将鼠标指针指向工作表分隔条，当光标变为形状时，拖动鼠标即可改变分隔条的位置，以便显示更多的工作表标签。,6.4题库细目表,2改变工作表的默认个数如果要在创建一个新的工作簿时，有5个工作表（Excel2003默认有3个工作表），可用下面的方法进行操作。（1）单击“工具”“选项”菜单命令调出“选项”对话框，单击“常规”选项卡，如图6-4-3所示。,6.4题库细目表,图6-4-3改变工作表的数量,（2）在“新工作簿内的工作表数”文本框中输入或选择工作表数，本例中设置工作表数为“5”，工作表数最大极限为255。（3）单击“确定”按钮即可。进行了修改以后，这时如果再建立新的工作簿，则新工作簿中的工作表个数就是5个。3为工作表命名在Excel2003中，建立了一个新的工作簿后，所有的工作表都以“Sheet1，Sheet2”来命名，改变工作表名称的操作步骤如下。（1）用鼠标左键双击要重新命名的工作表标签，或选定要重新命名的工作表标签，再单击“格式”“工作表”“重命名”菜单命令。（2）这时此工作表标签反白显示