期货有限公司IT治理委员会管理办法

报告版本 Report VersionV1.0页数 Total Pages10日期 DateXX期货有限公司IT治理委员会管理办法（试行）修订记录版本号拟制日期备 注V1.12009.9.25目录第一章 总 则2第二章 IT治理委员会的组成3第三章 IT治理委员会的职权4第四章 IT治理委员会会议的召集、主持及提案5第五章 IT治理委员会会议通知6第六章 IT治理委员会会议的召开6第七章 IT治理委员会会议的表决7第八章 附则9第一章 总 则第一条 为了进一步明确XX期货IT治理委员会的职责权限，规范IT治理委员会运作程序，充分发挥IT治理委员会的作用，根据证券期货经营机构信息技术治理工作指引（试行）（以下简称指引）和公司管理层的授权及有关规定，制订本办法。第二章 IT治理委员会的组成第二条 公司设立IT治理委员会，IT治理委员会是公司的IT治理的决策中心，对公司管理层负责。第三条 IT治理委员会应由公司IT治理直接责任人、IT总监、IT部门负责人、相关业务负责人、财务负责人、内部控制负责人以及部分技术骨干等人员组成，其中IT人员的比例应在30%以上。公司可聘请外部专业人士担任委员或顾问。第四条 IT治理委员会由X名委员组成，可设主任一人，由公司高管中IT治理直接责任人担任，副主任X人。第五条 公司IT治理委员会委员由公司管理层任命，每届任期X年，任期从管理层任命通过之日起计算，至本届IT治理委员会任期届满时为止。委员任期届满，可连任。委员在任期届满前，公司管理层不得无故解除其委员职务。第六条 委员因故离职，补选期为原任期至本届IT治理委员会任期届满时为止。第七条 ：技术部门承担IT治理委员会日常工作，负责公司IT治理委员会会议的筹备、组织，相关IT治理委员会决策、报告等公文的拟订、上报。第三章 IT治理委员会的职权第九条 公司IT治理委员会应当在公司管理层授权范围内，根据指引要求和本条例规定行使以下职权：（一）拟订公司IT治理目标和IT治理工作计划；（二）审议公司IT发展规划和公司IT安全策略；（三）审议公司年度IT工作计划、工作部署和IT预算；（四）审议公司IT重大项目立项、投入和优先级；（五）审议公司关键IT系统建设计划和方案；（六）制定与IT治理相关的培训和教育工作计划（七）审议公司信息技术管理重要制度、流程与方案； （八）检查所制定和审核事项的落实和执行情况；（九）向公司管理层报告IT治理状况。IT治理委员会应当严格按照公司管理层的授权行事，不得越权形成决议。第十条 IT治理委员会向公司管理层汇报工作，公司为IT治理委员会履行职责和行使职权提供必要的制度和机制保障。第十一条 IT治理委员会主任根据公司管理层授权以及指引的规定行使其职权和承担相应义务。第十二条 副主任协助主任工作，主任因故不能履行职务时可由副主任履行职务。第四章 IT治理委员会会议的召集、主持及提案第十三条 IT治理委员会会议分为定期会议和临时会议。第十四条 IT治理委员会会议由IT治理委员会主任召集和主持；主任因故不能召集和主持的，由副主任召集和主持。第十五条 IT治理委员会每季度应当至少召开一次定期会议。定期会议由主任召集，于会议召开五日前通知全体委员。第十七条 有下列情形之一的，主任应当在三日以内召开临时IT治理委员会会议：（一）公司管理层或者主任认为必要时； （二）IT部门负责人提议时； （三）三分之一以上委员联名提议时。第十八条 按照前条规定提议召开IT治理委员会临时会议的，提议人应当直接向主任提交经签字（电子签名）的书面或电子提议。提议中应当载明下列事项：（一）提议人的姓名或者名称；（二）提议理由或者提议所基于的客观事由；（三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；（四）明确和具体的提案；（五）提议人的联系方式和提议日期等。提案内容应当属于本条例规定的IT治理委员会职权范围内的事项，与提案有关的材料应当一并提交。第十九条 IT治理委员会主任认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的，可以要求提议人修改或者补充；主任应当自接到提议后xx日内，召集和主持IT治理委员会会议。第五章 IT治理委员会会议通知第二十条 召开IT治理委员会定期会议和临时会议，应当分别提前五日和三个工作日以书面通知方式通知全体委员。若出现特殊情况，需要IT治理委员会即刻作出决议的，为公司利益之目的，召开临时IT治理委员会会议可以不受前款通知方式及通知时限的限制，但召集人应当在会议上作出说明。第二十一条 IT治理委员会会议通知应当至少包括以下内容：（一）会议日期和地点； （二）会议期限； （三）事由及议题；（四）发出通知的日期。第二十二条 IT治理委员会定期会议的书面或电子会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当在原定会议召开日之前xx日发出变更通知，说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足xx日的，会议日期应当相应顺延或者在取得半数以上委员的认可后按期召开。IT治理委员会临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当事先取得半数以上委员认可并做好相应记录。第六章 IT治理委员会会议的召开第二十三条 IT治理委员会会议应当有过半数的委员出席方可举行。第二十四条 会议主持人认为有必要的，可以通知其他有关人员列席IT治理委员会会议。列席会议人员有权就相关议题发表意见，但没有投票表决权。第二十五条 委员应当亲自出席IT治理委员会会议。因故不能出席会议的，应当事先审阅会议材料，形成明确的意见，书面委托其他委员代为出席。委托书应当载明：（一）委托人和受托人的姓名；（二）委托人不能出席会议的原因；（三）委托人对每项提案的简要意见（如有）；（四）委托人的授权范围和对提案表决意向的指示；（五）委托人的签字、日期等。受托委员应当向会议主持人提交书面委托书。第二十七条 代为出席会议的委员应当在授权范围内行使委员的权利。委员未出席IT治理委员会会议，亦未委托代表出席的，视为放弃在该次会议上的投票权。第二十八条 IT治理委员会定期会议应现场召开。IT治理委员会临时会议在保障委员充分表达意见的前提下，可以通过传真或者电子邮件表决等方式召开。以传真或者电子邮件表决等方式召开的IT治理委员会会议，按照规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票计算出席会议的委员人数。第二十九条 除征得全体与会委员的一致同意外，IT治理委员会会议不得就未包括在会议通知中的提案进行表决。第三十条 委员应当认真阅读有关会议材料，在充分了解情况的基础上独立、审慎地发表意见。第三十一条 委员可以在会前向IT治理委员会、会议召集人等有关人员和部门了解决策所需要的信息，也可以在会议进行中向主持人建议请上述人员和部门代表与会解释有关情况。第七章 IT治理委员会会议的表决第三十二条 IT治理委员会会议的表决实行一人一票。IT治理委员会做出决议，必须经全体委员过半数通过。第三十三条 IT治理委员会决议表决可采用举手、投票、传真或电子邮件等方式。IT治理委员会临时会议在保障委员充分表达意见的前提下，可以用传真或电子邮件方式进行并作出决议，并由参会委员签字。第三十四条 委员的表决意向分为同意、反对。第三十五条 现场召开会议的，会议主持人应当当场宣布统计结果；以传真或者电子邮件表决等方式召开的IT治理委员会会议，在规定的表决时限结束后下xx工作日之前IT治理委员会应通知委员表决结果。第三十六条 半数以上的与会委员认为提案不明确、不具体，或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时，可以提请会议召集人暂缓表决。提议暂缓表决的委员应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。第三十八条 IT治理委员会应当安排工作人员对IT治理委员会会议做好记录。第三十九条 出席会议的委员、会议记录人，应当在会议记录上签名。出席会议的委员有权要求在记录上对其在会议上的发言作出说明性记载。IT治理委员会会议记录保管期限5年。委员既不按前款规定进行签字确认，又不对其不同意见作出书面说明的，视为完全同意会议记录、和决议记录的内容。第四十条 IT治理委员会决议公告或报公司管理层审批事宜，由IT治理委员会根据有关规定办理。在决议公告披露之前，与会委员和会议列席人员、记录和其他有关人员等负有对决议内容保密的义务。第四十一条 IT治理委员会决议实施过程