第二讲 建设项目文件归档要求与档案整理规范

城建档案保管及整理基本要求,南宁市城市建设档案馆管理科梁迈裕（电话：2531410）,城建档案的保管及整理基本要求,档案及作用 档案定义及简单分类 档案的作用,城建档案的保管 城建档案保管工作的含义 城建档案保管的意义 城建档案保管工作的内容 城建档案保管工作的要求,城建档案资料整理的基本要求档案资料前期整理的内容及要求档案资料后期整理的内容及要求,档案及作用,档案定义及简单分类 1.现代意义的档案,是指机关、团体、企业、事业单位（以下简称机关）和某些个人在工作、生产等活动中形成的具有查考价值的文件、电报、图纸、表册、照片、录音带、录像带等。,2档案与文书的区别 文书是正在运行和处理过程中的文件 档案则是处理完毕并归档保存起来的文件,3档案的种类 一般分类：文书档案（或称公文档案），科学技术档案、人事档案等,4.城乡建设档案 在住房和城乡规划、建设和管理活动中直形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式的载体的历史记录，简称城建档案。,城建档案又可分为：综合楼（A）、城市勘测类（B）、城市规划类（C）、城市建设管理类（D）、市政工程类（E）、公共设施类（F）、交通运输类（G）、工业建筑类（H）、民用建筑类（I）等。,（二）档案的作用 是工作查考、经验总结的重要依据，是生产建设和科学研究的重要条件，也是众多成果编研、文学创作的重要素材。,1档案的行政效用 形成档案的机关，在相当长的一段时间内，进行工作、生产等活动需要，经常要查考得利用本机关所形成的档案。,2档案的历史价值和社会价值 档案是进行历史研究的第一手史料,国家经济建设、国防建设、文化、教育等方面，起着凭证和广泛的参考作用,二、城建档案的保管,城建档案保管工作的含义 城建档案保管工作就是采取有效的保护技术和保管方法，集中统一地保管好城建档案,保护党和国家机密的安全，延长档案的寿命，以便更好的发挥城建档案的作用，为加快城市建设和科学管理城市服务，为广大人民群众服务。,城建档案保管的意义 1城建档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分。,2城建档案保管工作是维护档案完整和安全的重要环节。 3城建档案保管工作质量高低，对提高档案管理水平具有重大影响。,城建档案保管工作的内容 1档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作 档案注意防潮,2档案流动中的保护，即档案在各个流动环节中，一般的安全防护。,3档案保护的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的如修补等各种专门的技术处理。,城建档案保管工作的要求 1保管人员要有强烈的事业心和高度责任感。,2要为保管工作提供必要的物质条件,除湿机,3要贯彻“以防为主，防治结合”的原则 同时保管工作中，应当注重日常防护工作,超音速干粉+自动喷淋+高压细水雾,高压细水雾喷头,库房设备,城建档案资料整理的基本要求,一、城建档案资料的前期整理基本要求。,（一）档案资料收集要求 反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。,要重点做好前期文件、隐蔽工程文件、监理文件、竣工图文件和竣工验收文件的收集归档。,重要文件要多准备一份哦,（二）档案资料收集时间 各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。,（三）档案资料质量要求 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。,打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。,（四）档案归档文件资料的内在质量要求 归档文件内容要真实，必须是在项目建设过程中直接形成的。,归档文件应准确、有效，文件记载的内容与实际相符，图物相符。,（五）档案资料的整理要求 档案文件整理由文件形成单位负责。,1）建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。,（2）勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。,（3）施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理：检查验收记录、质量说不定及监理文件按单位工程整理。 （4）设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理。,（5）现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理由施工单位整理。,二、档案资料后期整理的内容及要求,（一）整理的原则 城建档案整理应遵循城建材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，充分尊重和利用原有的整理基础，便于保管和提供利用。,（二）整理的内容分类立卷案卷排列,分类,（1）划分阶段。按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。,（2）鉴定。按归档范围对收集的文件材料进行鉴定，剔除不属归档范围及重复的文件，将原件归入项目档案。,（3）划分单位、分部（项）工程。同一单项工程的文件先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部（项）工程，同一分部（项）工程的文件再按不同专业分别排列。,立卷,（1）立卷原则。根据文件的形成规律和查找利用规律分别立卷。,（2）立卷可采用下列方法。 A、工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。,B、工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等立卷。 C、监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等立卷。,D、施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等立卷。 E、竣工图、竣工验收文件按单位工程专业等立卷。,案卷排列,资料整理要求。卷内文件的排序。卷内文件的编目。,资料整理步骤,1、拆钉 2、托裱或修补 3、图纸裁边 4、图纸折叠 5、装盒,装订：按档案内容有机联系分类组合成卷，每一份内容用棉纱线绳捆扎（少于4页的无需纱线捆扎），要求平整，不损坏资料竣工图不需要装订。,图纸折叠方法：按A4纸张尺寸，用“手风琴”式折叠法，先上下，后左右