档案移交工作讲座93

,档 案 移 交 工 作,黄山市档案局杨新华,档案移交工作主要包括两部分：,一是全宗内档案移交即：一个全宗单位内各部门（科室）向综合档案室移交二是全宗外的档案移交即：各全宗单位向同级综合档案馆移交,1、综合档案馆职责： 档案法第八条规定：中央和县以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供档案利用各分管范围内的档案。 这一规定，明确了档案属地管理的原则。 按照统一领导、分级管理的原则，黄山市档案馆负责接收黄山市地域范围的市级机构的档案。,属地管理,2、综合档案室职责：,档案法第七条 规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。 这一条就明确规定单位的综合档案室或综合档案员就是负责保管本单位的所有档案并对所属机构有监督指导的权利和义务。,综合管理,3、市档案局与市档案馆的关系 黄山市档案局、黄山市档案馆属于两块牌子，一个机构，一套人马，正处机构，参照公务员管理。即既负责履行档案行政管理职责，又履行省级机构的档案安全保管和信息开发利用职责。,4、黄山市档案馆主要职责 （1）收集、接收本馆管理范围内具有保存价值的档案资料； （2）对所保存的档案进行科学的整理和保管； （3）采取各种形式开发档案信息资源，为社会提供服务。 (4)采取一切必要的措施，确保档案保管利用安全。,5、黄山市档案馆的功能 黄山市档案馆是国家综合档案馆，其功能是：两个基地、三个中心。即“五位一体”。 两个基地是：档案安全保管基地、爱国主义教育基地。 三个中心是：档案信息利用服务中心、政府公开信息查阅中心、电子文件中心。,6、依法移交接收 依法移交： 档案法第十一条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照规定，定期向档案馆移交档案。即市级机构有依法定期向市档案馆移交档案的义务。 依法接收： 档案法第八条规定：中央和县以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供档案利用各分管范围内的档案。即市档案馆有依法接收市级机构档案的权利。,依据档案法第二十四条第六款规定，对于违反档案法律、不按规定归档或者不按期移交档案的，县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门要依法对直接负责的主管人员或者其它直接责任人员给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。对档案馆接收工作中丢失档案、拒绝整改、拒交特殊载体档案、无故拖延移交时间等违法现象，向有关单位下发档案监督整改通知书。,做好档案移交工作的要求：,即：意识（态度）先导 门类齐全 业务规范 编目科学 管理现代 手续齐全,二、黄山市国家综合档案馆接收档案进馆工作暂行规定 解读,1、适用范围 本规范适用于黄山市档案馆接收范围内的党政机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案接收工作。 具体为： （1）市级党、政机关的档案（包括人大、政协机关）； （2）市级群众团体的档案； （3）市属企业的档案； （4）市级事业单位的档案；,（5）市级民主党派的档案； （6）以上各单位的所属机构的档案。 （7）撤销、撤并机构的档案； （8）破产企业的档案等； （9）中央驻黄单位及企事业单位的档案。,2、档案接收（移交）的基本原则 进馆档案应以全宗为单位，保持全宗的完整性； 一个全宗内的档案应制定统一的分类方案，区分不同价值，便于保管和利用。 3、档案接收（移交）范围和内容 各单位形成的反映其主要职能活动和基本历史面貌、对国家和社会具有永久、长期保存价值的文书档案、科技档案、会计档案、专门（专业）档案、声像档案、电子档案、实物档案等各种门类和载体形态的档案。各撤销单位原先形成和保管的全部档案；,各单位编制的组织机构沿革、大事记等参考资料和全宗指南等检索工具应随同档案一并移交。 反映立档单位情况，与档案内容密切相关的资料。 4、档案接收（移交）时限 （1）各单位自档案形成之日起满20年向市档案馆移交。,对经济、科技、文化以及涉及民生工程等社会各方急需广泛利用的档案，经协商同意，市档案馆可提前接收进馆。（2）市属高等学校、市属企业和中央驻黄单位具有永久、长期保存价值的档案，原则上应按规定时限向市档案馆移交。另有规定者，经与市档案馆协商后，可延期移交。 （3）经市政府批准成立的专门档案馆、部门档案馆，其保存的专门、专业档案自形成之日起满30年向市,档案馆移交，但其专业主管部门在行使国家行政管理职能中形成的党政领导和行政管理的档案，按机关档案进馆时限移交。 （4）撤销单位（包括临时机构）工作结束后，其全部档案立即向市档案馆移交。 （5）国有改制、破产企业，其档案归属与流向按国有企业资产与产权变动档案处置办法（档发字19986号）和,安徽省国有企业产权变动处置暂行办法（皖档发20072号）的有关规定执行。 （6）本市辖区内的国家和市重点工程建设项目档案，在项目竣工验收后3个月内向市档案馆移交。 （7）因保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前移交进馆。,5 档案质量要求 （1）文书档案 以案卷为单位的档案整理标准执行机关档案工作业务建设规范(国档发198727号)、文书档案案卷格式 (GB/T 9705)； 以“件”为单位的档案整理标准执行归档文件整理规则（DA/T22）。,（2） 科技档案整理标准执行科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822）。 （3）企业档案整理标准执行国有企业文件材料归档办法（档发20044号）、企业档案工作规范（DA/T42）。（4）高等学校档案整理标准执行高等学校档案管理办法（教育部令第27号）、高等学校档案实体分类法（DAT10）。,（5）会计档案整理标准执行会计档案管理办法（财会字199832号、会计档案案卷格式（DA/T39）。 （6）人事档案整理标准执行干部档案工作条例（组通字199113号）。 （7）特殊载体档案 照片档案整理标准执行照片档案管理规范（GB/T11821）。,磁性载体档案（录音带、录像带）整理标准执行磁性载体档案管理与保护规范(DA/T15)。 印章档案整理标准执行印章档案整理规则（DA/T40）。 （8） 电子档案 电子档案整理标准执行电子文件归档与管理规范 （GBT 18894）、 公务电子邮件归档与管理规则（DA/T 32）和文书类电子文件元数据方案（DA/T46）、版式电子文件长期保存格式需求（DA/T47）、基于XML的电子文件封装规范（DA/T48）等相关标准。 纸质档案数字化标准执行纸质档案数字化技术规范（DA/T31）。,照片档案和声像档案数字化文件格式执行公务电子邮件归档与管理规则（DA/T 32）的附录B。 （ 9）其他专门 (专业)档案 其他专门 (专业)档案种类主要包括:诉讼档案、案件档案、信访档案、教学档案、学籍档案、审计档案、公证档案、律师档案、法律援助档案、气象档案、地震档案、水文档案、土地管理档案、房产档案、艺术档案、环保档案、社会保险档案、工商登记档案、普查档案、地名档案、勘界档案、婚姻登记档案、收养档案等。,其他专门（专业）档案整理标准执行国家档案局或省、市档案局与有关专业主管部门联合颁布实施的专门（专业）档案管理规定。,（ 10）实物档案 实物档案种类主要包括: 荣誉档案(单位和单位负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等)、徽章档案(帽徽、肩章、胸章、臂章、印章、纪念章、牌照等)、票证档案(票证颁发机关颁发的各类票证)、公务活动礼品档案(公务活动中接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等)、物证档案（反映和佐证本单位、本行业重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品，领导、专家和英模人物使用过的,物品等）、书画文稿档案（著名书画家和领导人书法、绘画作品、著作、题词及其他手迹等)、 名优产品档案（本单位、本行业开发研制的易于保存的名优产品的样品）等。 实物档案整理标准，按不同载体和不同物质形态的实物原件分类、排列、编号、编目，并按件编制说明。,（11）名人档案 名人系指本单位、本行业在某一学科、领域有重大影响的专家学者；省级以上（含省级）劳动模范、先进工作者和优秀共产党员；为本行业发展做出重大贡献或有突出成就的人。 名人档案整理标准，以人划分全宗（全宗号向省档案馆索取），全宗内按纸质档案、照片档案、录音录像档案、实物档案等载体形态分类，每类设制一个类别代号，以件为单位整理。,6 档号编制 档号编制标准执行档号编制规则(DA/T13)。 7 著录 （1） 档案著录须使用专用档案管理软件。 （2）文书档案著录标准执行文书档案文件级目录数据库结构与著录细则（DB34/T450）。 （3）其他门类档案著录标准参照档案著录规则（DA/T18）。,三、全宗概念,1、什么是全宗 一个国家机关、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。或者说一个立档单位各种门类和载体的档案。,2、全宗号 档案馆给定每个全宗的代码。 （1）全宗号的格式： ,全宗顺序号,全宗属类代码,黄山市档案馆全宗号编制的格式 历史档案全宗号的格式 L001,全宗顺序号,全宗属类代码,革命历史档案全宗的格式 G001,全宗顺序号,全宗属类代码,建国后档案全宗的格式（现行档案） J 001,全宗顺序号,全宗属类代码,（2）全宗编号的规则 1）按全宗入馆的先后次序编排； 2）一个全宗号只能给一个全宗； 3）全宗号必须固定。 3、全宗内档案的分类 是指按照全宗内档案的来源程序、产生时间、内容和形式的异同分门别类，构成有机的体系，以条理地反映立档单位的历史面貌。,文书档案,科技档案,人事档案,会计档案,声像档案,设备档案,基建档案,实物档案,机关全宗档案分类图示,科研档案,其他专业（专门）档案,电子档案,4、档案为什么必须按全宗进行整理 档案按全宗进行整理，能最大限度地保持文件之间的历史联系，完整地反映机关活动的全部内容与过程，从而便于档案的保管和利用。 （1）按全宗整理，是档案工作维护党和国家历史真实面貌的要求。一个单位的全部档案能系统反映这个单位成立 以来历年的活动情况，反映其职责、任务、工作发展、生产经营等情况，只有维护了每一个单位的历史真实面貌，才能从总体上维护党和国家的历史真实面貌。所以，一般说，同一单位的档案不能分散，不同单位的档案不能混淆。,（2）按全宗整理，能够紧密地保持文件之间的历史联系。因为按全宗整理，首先保持了文件在来源方面的联系，然后在分类、立卷、排列等各项整理工作中再保持内容、时间或形式方面的联系。 （3）按全宗整理，便于系统和历史地研究档案内容，发挥档案的凭证作用。 （4）按全宗整理，便于档案进馆后各项业务工作的进行。全宗是档案馆管理档案的基本单位，收集、鉴定、保管、统计都必须以全宗为单位。 总之，按全宗整理，是整理档案的科学方法。任何档案都必须按全宗整理，这称为全宗原则。,第二节 移交档案基础完善工作,一、档案整理完善工作遵循的 基本原则 1、尊重原基础原则。档案在完善过程中，要充分尊重原基础，原则上不做大的调整，但对有些项目必须进行必要的补充和完善，使之满足计算机检索和利用者的需要。 2、执行标准规范原则。各门类档案在整理完善过程中，要严格按照相关标准规范进行整理完善，不得凭经验、感觉办事。,3、标准一致原则。凡需移交的档案，其整理标准必须执行最新标准，不得按过去的老标准整理，更不能新老标准交替运用。 4、整理方法统一原则。如文书档案，要么都以卷为单位整理，要么都以件为单位整理，不可部分按卷整理，另一部按件整理。 5、重文件级著录原则。移交的档案要满足于计算机检索需要，所以，文书档案要重视文件级著录，案卷级目录只要有即可，不做为验收的重点。,6、装具统一原则。凡需移交的档案装具，应规格统一，标准一致，质地要好。档案盒统一使用无酸牛皮纸卷盒，硬纸板卷盒一律不收。,7、体式一致原则。为方便档案馆管理和美观、统一的需要，凡需移交的档案，按照市档案馆规定的体式进行，不得自作主张。 二、档案整理标准和整理方法的演变 为适应现代化管理需要，国家档案局对档案管理标准进行了不断的更新和完善，而档案接收是有周期性的，在实施接收时，只能执行最新标准，尤其要满足计算机检索和现代化管理需要，这一点请各移交单位给予谅解和支持。,我们在档案接收过程中，很多单位都提出了同样的问题：我们的档案整理质量都是拿过合格证的，为什么进不了馆，还需重新完善。其原因很简单，进馆的档案必须满足计算机检索和现代化管理需要。市档案馆保存的6多万卷档案，无法满足计算机检索，大量的档案信息资源得不到有效的开发利用，变成了死档，为此市档案局特成立了聘请专门人员，来完成这6万多卷档案的整理工作。如果不从源头把关，这一个包袱将越背越重，利用者是很有意见的。档案经过规范整理后，真正受惠的还是档案移交单位。因为，档案利用最多者是档案移交单位。 以文书档案整理标准的演变为例：,黄山市档案局,办公室,黄山市档案局1988年度工作计划、工作总结,自1988年01月至2004年12月,保管期限,永久,本卷共 2 件 22页,归档号,1987年以前立大卷，每卷200页左右，厚度2公分左右。,主要基于手工检索需要,黄山市档案局,办公室,黄山市档案局1991年度工作计划、工作总结,自1991年01月至1991年12月,保管期限,永久,本卷共 2 件 22页,归档号,1987年以后，改为一事一卷，比立大卷前进了一步，但仍基于手工检索为目的，不适应现代化管理需要。,满足手工检索需要,安徽省档案局文件皖档发 199937号关于印发安徽省机关档案工作目标管理考评办法及安徽省机关档案工作目标管理考评内容和评分标准的通知,2001年，推行归档文件整理规则，以件为单位整理，是基于计算机检索的需要，提高档案信息的查准率、查全率，高效、快捷地提供利用。移交进馆的档案无论采用什么样的整理方法，都必须要满足计算机检索的需要。,满足计算机检索需要,三、文书档案基础完善工作 文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的文件材料。 文书档案整理方法分为两种，即立卷和以件为单位整理。以“件”为单位整理，方法相对比较简单，不再介绍，重点讲解以卷为单位的整理完善工作。,安徽省档案局,办公室,安徽省档案局2004年度工作计划、工作总结,自2004年01月至2004年12月,保管期限,永久,本卷共 2 件 22页,归档号,图 5,案卷封面式样,56,（五） 盒脊项目的编制 盒脊项目主要由全宗号、目录号、年度、案卷号，著录标准要求同前。其排列格式尺寸和要求如下： 为了方便省档案馆对各全宗的管理，在原有的盒脊项目前，增设立档单位名称，即全宗名称。将盒脊项目内容填写在档案盒的横脊背面上。 如下图所示：,.,目录号,年 度,图 6,安徽省审计厅,全宗号,保管期限,起止卷号,横脊背,120,220,单位：mm,安徽省档案局,办公室,安徽省档案局2004年度工作计划、工作总结,自2004年01月至2004年12月,保管期限,永久,本卷共 2 件 22页,归档号,安徽省档案局,脊背项目内容填写在卷盒横脊背上，并与卷盒开口方向一致,1、案 卷 目 录 式 样,（六） 案卷目录、归档文件目录式样,2、 归档文件目录,保管期限：永久,机构：办公室,科技档案盒式样,档 号 档案馆号 立档单位 起止日期 保管期限 秘 级,。,档案馆号 立卷单位 起止日期 保管期限 密 级,案卷卷皮式样,档 号,卷盒封面项目填写式样,档 号 档案馆号 立档单位 起止日期 保管期限 秘 级,J018J0211,中国通信服务XX公司办公楼竣工验收文件,中国通信服务XX公司,2000012320001012,永 久,卷皮封面项目填写式样,档案馆号 立卷单位 起止日期 保管期限 密 级,J115-WQ103A7.62-11-1,五六式班用轻机枪XXX件底图,安徽省淮河机械厂,档 号,2000012320001012,永久,科技档案盒脊项目填写,保管期限,档 号,案卷题名,保管期限,档号,J018J0223,安徽省档案局 办公楼竣 工图,需移交的科技档案项目内容统一填写在横脊背上，方便省档案管理,永久,案卷题名,纵脊背,横脊背,卷内目录式样,卷内目录,。备考表式样,卷内备考表,说明：本卷共10件，130页，其中图纸50张。 立卷人：张三 2001 年3 月 12 日 检查人：王五 2001年3 月 15 日,安徽省治淮重点工程建设局文件皖淮建综200490号关于印发安徽省治淮重点工程建管局实施工程档案材料整编办法及其分类方案的通知,档 号 档案馆号 （ 案卷题名） 立档单位 起止日期 保管期限 秘 级,档 号 档案馆号 （ 案卷题名） 立档单位 起止日期 保管期限 秘 级,三孔一线装订法,缝纫机扎边法,（2）整理单位 以册为单位，一册为一卷。 （3）卷内文件排列顺序,封底,备考表,文件,封面,财务档案封面式样1,单位名称 安徽省档案局,内设机构名称 办公室会计室,本年共 1 册 本册是第 1 册,报表名称 2004年度财务决算,2004 年度 卷内共 32 张,保管期限 永久 档号 J018 31,会计机构负责人 立卷人,财务报告封面式样2,单位名称 安徽省档案局,内设机构名称 办公室会计室,本年共 1 册 本册是第 1册,报表名称 2004年度财务决算,2004 年度 卷内共 32 张,保管期限 永久,会计机构负责人 立卷人,（2）整理单位 以册为单位，一册为一卷。 （3）卷内文件排列顺序,封底,备考表,文件,封面,（4）页号编制 一册编制一流水号。 （5）案卷封面项目填写 案卷封面应写明单位名称、材料名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并由会计机构负责人、立卷人签名、盖章。,其他类档案封面式样,单位名称 安徽省档案局,内设机构名称 办公室会计室,本年共 2 册 本册是第 1册,材料名称 会计档案保管清册,2004 年 卷内共 2 4 张,保管期限 永久 档号 J01834,会计机构负责人 立卷人,会计档案案卷目录,卷内目录式样,卷内目录,备考表式样,卷内备考表,说明：,立卷人：立卷时间：年 月 日,检查人：检查时间： 年 月 日,安徽省档案局,会计档案,安徽省档案局2008年度财务报告,自2008年1月1日至2008年12月32日止,本盒共1卷共40张,保管期限,永久,会计档案封面 式样,会计档案盒脊式样,年 度 2008,全宗号 J018,目录号 3,案卷号 4,盒 号 1,保管期限 永久,安徽省档案局,此项目打印在横脊背上,题 名 ：毛泽东主席向欢迎人民群众招手致意,照片号：J018Y118,底片号：J018 Y18,参见号 ：J018132,时 间：1958 0000 摄影者 ：董青,文字说明：1958年毛泽东主席视察合肥时向欢迎群众招手致意,题名：安徽省电子文件中心启动仪式照片号：J018Y2012底片号：J018Y108109参见号：文字说明：2005年10月19日，安徽省电子文件中心建设启动仪式在省档案局举行。省委常委、省委秘书长张学平，省政府秘书长张俊出席会议，并为安徽省电子文件中心揭牌。张俊在启动仪式上指出，建设省电子文件中心是省委、省政府适应国民经济和社会信息化发展趋势，立足我省经济社会发展做出的一项重要决策，是打造全省政务信息资源共享平台的重要举措，是“数字安徽”建设的重要组成部分。省电子文件中心建设的启动，标志着全省政务信息资源共享体系建设进入了一个新的阶段，对“数字安徽”建设和档案事业发展将起到重大而深远的作用。启动仪式由省档案局局长李学香主持，副局长黄玉明介绍了省电子文件中心筹建情况和下一步工作计划。省信息产业厅副厅长金寿虎、省档案局副局长崔海燕参加。共2张题名：揭牌 照片号：J018Y201底片号：J018Y108参见号：时间：20051009摄影者：夏家宝文字说明：省委常委、秘书长张学平（左一），省政府秘书长张俊（左四）,照片册式样,照片册,照片册,。,全宗号J018保管期限Y起止张号1123册 号2,全宗号J018保管期限Y册 号2起止张号1123,（6）照片档案目录编制,485001801MT 5,485001801CD 59,脱机载体实体编号,实物档案标签式样,实物档案标签,注：实物档案标签贴在实物档案的背后,实物档案目录,实物档案目录,全宗名称实物类别,实物档案目录,目录封面式样,第三节 档案移交程序,一、下达移交计划 省档案馆根据接收范围、档案数量、人力技术保障以及社会对档案信息需求等情况，合理安排接收周期，一般1520年为一个接收周期。 根据接收周期安排，逐年下达接收计划，并以正式文件下达到各有关移交单位。,二、召开档案移交单位座谈会 召开移交工作座谈会的目的：一是交流思想，联络感情，交换意见，达成档案移交工作共识。二是传达国家有关档案移交工作标准规范以及省档案局馆对档案移交接收工作意见。三是就档案移交接收工作中的技术问题和有关注意事项进行交底。,三、现场检查、指导，提供技术支持 为确保移交进馆档案质量，省档案馆将定期和不定期的到各移交单位，对档案整理完善工作进行现场检查、指导，并提供技术支持，避免重复劳动，少走弯路。 四、质量验收 移交档案基础完善工作结束后，省档案馆组织有关人员对拟移交的档案进行预检，对少数不符合进馆质量要求的档案，提出整改意见，当场修改完善。预检通过后，组织正式验收。,对验收合格的档案进行包装打捆，并进行标注。 五、档案实体迁移 档案经验收合格后，由档案移交方派专人、专车押送到省档案馆，并搬运到指定的档案库房。档案实体在迁移过程中的安全工作由移交方负责。,六、办理交接手续 档案实体搬运到指定的档案库房后，省档案将对移交的档案数量进行核实，无差异的，办理交接文据，档案移交工作结束。,七、档案移交工作要求 1、按省档案局馆规定的移交范围，认真做好各门类、载体档案以及资料的整理完善工作，并按规定时限完成移交任务。 2、档案检索工具（书本式、电子目录）、大事记、组织沿革、全宗介绍等随同档案实体一并移交。,3、需移交进馆的档案盒必须符合国家标准规范，并统一使用无酸纸卷盒，硬纸板裱纸的卷盒一律不收（前期进馆的硬卷盒已发生虫蛀，对档案实体安全造成了威胁）。 4、移交的电子目录，需在档案管理软件下生成，非档案管理软件生成的电子目录，由移交方负责格式转换。 5、移交进馆的档案实体由移交方负责杀虫灭菌工作。,五、需移交的档案目录 1、需移交的目录种类和数量 （1）书本式纸质目录 1）文书档案：立卷的须移交案卷、文件目录各1套；以“件”为单位整理的须移交归档文件目录2套。 2）科技档案须移交分类目录2套； 3）会计档案须移交案卷目录2套 4）照片档案须移交文件目录2套 5）磁性载体档案须移交实体目录2套 6）实物档案须移交目录2套,7）死亡干部职工档案案卷级目录2套。 （ 2）机读目录 移交单位在移交书本式纸质档案目录的同时，另需移交一套机读目录，以便计算机检索查询使用。机读目录需在档案管理软件系统下生成，非档案管理软件生成的目录，由移交单位负责数据转换工作。,2、纸质目录格式 移交的纸质目录，应分类分册装订，统一使用规格标准相同的制式目录夹作为目录装具。 （1）目录排列：,底封,目录,封面,（2）目录夹封面项目填写,文 件 目 录,安徽省教育厅 J062宗5目 19831984 永 久 1201卷,（3）目录夹脊背项目填写,文件目录,J062宗4目,安徽省教育厅,19831984 永 久 1201卷,六、需移交的资料 1、档案馆为什么要收集与档案有关的资料 档案馆所以要收集与档案有关的资料，是因为对于一个机关或个人来说，档案和与档案有关的资料，总是相辅相成的，互为补充的。人们在利用档案时，还往往需要利用一些工具书。如果没有必要的资料，仅仅依靠档案，就不能很好的满足利用者的需要，尤其在归档制度不健全，档案不完整的情况下，收集资料就更显得必要了。,2、向档案馆移交资料的范围 本单位的重要文件汇编；本系统上级或下级编印的出版物；与本单位主要业务有关的业务报刊和出版物；新闻媒体关于本单位有关情况的报道材料；本单位干部职工的论著、论文及其他作品；其他相关资料。 3、资料整理 向省档案馆移交的相关资料，应分类进行初步整理、打包，同时编制移交目录两套，经移交,接收双方清点核实后签字，各方保留一套，以备查。 资料在移交之前，应请省档案馆有关人员进行初步筛选，省档案馆已有的资料或重复的资料，无须移交。对一些有参考利用价值的，尤其是时代久远的，而且省档案馆还没有珍藏的资料，可通过双方协商，纳入移交范围。,第四节 移交材料撰写,档案移交进馆时，需要随同移交相关的材料，主要有：机构组织沿革、大事记、全宗介绍（全宗说明）、全宗卷、档案目录以及对档案内容有补充的相关资料。,一、组织沿革撰写 1、什么是组织沿革 组织沿革也叫组织机构沿革，是一种主要依据档案记载编写，系统反映一个党政机关、团体、企事业单位、行政区域或专业系统的管理体制、组织机构、人员编制、领导任职等变革情况的材料。 2、组织沿革的作用 （ 1）为利用者研究和查考某一机关或系统的机构演变人才培养情况、进行经济体制改革和政治体制改革提供可参考材料。,（2）为研究国家机关史、革命史、专业史、地方史提供必要的参考材料。 （3）为整理、鉴定档案价值、熟悉立档单位情况、编写全宗介绍提供系统的素材。 3、组织沿革主要内容包括： （1）机关成立、合并和撤销时间； （2）机关名称改变、地址迁移； （3）机关的隶属关系及职权范围； （4）机关领导人员的任免；,（5）内部组织机构及所属单位的设置、变化情况，负责人姓名等；（6）机关人员编制情况。 4、特点 第一，它着重记述和反映机关自身在组织系统方面的有关情况，至于该机关做了哪些工作，开展了哪些活动，取得了哪些成绩等，则不在组织沿革的记述范围之内。 第二，它以系统地反映该机关自身发展、变化的历史过程为主要目的，而不能片面、孤立、静止地只记一时的情况，否则就不能称之为“沿革”了。,5、编写组织沿革的意义 （1）为主要领导人和有关工作人员查考本地区、本专业系统或本机关内部组织机构设置和人员变化等情况提供了可靠的资料，有利于借鉴历史的经验，吸取历史的教训，做好今后的工作。 （ 2）编写组织沿革工作可以与编史修志活动有机地结合起来，它既可以作为编史修志活动的一个步骤，又为编史修志提供了比较全面、系统、准确的史料，因此深受史志部门的欢迎。 （ 3）编写组织沿革可以为编写立档单位历史沿革提供系统的材料，对做好档案的收集、整理、鉴定、编目和提供利用工作，都有积极的作用。,6、组织沿革的体例和形式 （1）编年法 这种体例是以年度为单位，以年度先后为顺序，逐年编列机关自身各方面情况的一种方法。通常在年度再分问题或设项来记述或填写有关情况，即采取“年度问题（或项）”的形式。此方法适用于变化较多、较频繁的机关。,（2）系列法 这种体例是以机关内部的组织机构为主线，将每一个组织机构的人员编制、主要负责人的沿袭、变化等情况，分别作为一个系列来加以记述或填写。此方法适用于组织系统比较稳定的机关。 （3）阶段法 阶段法是根据机关历年来自身变化的特点，将其历史划分为若干阶段，再于每个阶段中，分别记述和反映机关自身各方面的情况及变化。,采用阶段法，首先要正确划分阶段。阶段划定之后，还有一个重要问题需要进一步解决，这就是如何把每一阶段的情况记述和反映清楚，不同阶段可以分别采用不同的结构和记述方式。主要有两种情况：一是采用单层结构，即在阶段下直接按时间顺序加以记述；二是采用复式结构，即在阶段之下先分问题或系列，再将每个问题或系列的内容按时间顺序加以记述，形成“问题（或系列）时间”的结构形式。,（4）问题法 问题法，就是通过对机关自身组织体系发展演变的历史进行深入系统的研究，抓住主要特点，结合读者了解和查考的实际需要，把机关自身各方面的沿革情况分别列为一个个问题，然后再一个问题一个问题地加以记述。 采用问题法，首先需要明确列出问题。由于所列问题大小不同内容繁简不一，在具体编写每一个问题时，其结构安排和记述形式也可以灵活处理。比较简单的问题，可以采用单层结构，直述其事。如果该问题内容比较繁杂，则可以采用复式结构，即于该问题之下或者再列若干小问题，或者再分若干历史阶段， 或者再设若干,系列，最后才分别具体记述。由于采用问题法编写组织沿革有较强的灵活性和针对性，所以被许多单位编写时采用。 7、编写要求 （1）要真实可靠。就是说所记载的情况与客观事实相一致，要实事求是地记录机关（内设机构）各个时期的名称变化情况，每一个领导人姓名、职务和主管工作。领导人姓名要用常用名，机构名称要用全称，如出现个别机构名称或领导人姓名等考证不准时，要在说明栏里注明。（ 2）要全面完整。就是要全面完整地反映出整个组织沿革的全貌。不得以任何理由和原因而漏记或不记该记述的内容。,二、大事记的撰写 1、什么是大事记 大事记亦称大事年表。是以时间为线索记载一个地区、一个机关、一个专题、一个历史阶段发生的重大事件（事实）的书面材料。 2、大事记的种类 （1）按照大事记所反映的客观对象性质的不同，可分为国家大事记、地区大事记、机关大事记、企业大事记和人物大事记；（2）按照大事记记事范围的不同，可分为综合大事记和专题大事记两种；,（3）按照大事记正文形式的不同，可分为文字叙述式与表格式两种；（4）按照大事记印行和使用方式不同，可分为单行本和作为其他作品的一部分或附录两种。 3、大事记主要内容 （1）重大的方针、政策、法律、法令、规章制度的制订、贯彻实施； （2）重要会议、重大政治活动； （3）区划和地名的改变，机构的设立、撤销、合并，主要领导人的任免；,（4）经济、文化教育、科学技术的重大变革和成就，重大公共设施的建设； （5）重大自然灾害、重大事故、重大案件或重大事情、重要的外事和外贸活动、名胜古迹的修复和保护各种等。,4、大事记选事最根本的依据 紧紧围绕大事记所要记述和反映的对象，勾勒全貌，突出重点，大事要事必载，小事琐事不取。其中明确大事记所要记述和反映的对象（即大事记的题目），搞清对象的性质、特点、客观内容与时间范围。,5、编写大事条目的最基本要求 （1）编写大事条目一定要做到真实、可靠、准确，不仅基本内容要确切无疑、准确无误，各种具体史实（如时间、地点、人名、数字）的记述也应竭力避免差错；（2）编写大事条目一定要做到观点正确，详述得体；（3）对于客观史实的叙述，可以详尽一些，也可以简略一些，但无论内容详略，文字都应当力求简明,（4）为了使大事记正文眉目清楚，编写大事条目应坚持“一条一事”原则，即在一个条目中着重记述一件事情，而不能把几件事揉在一起； （5）对于那些持续时间较长的史实，应根据其特点，分别采用分条记述的方法，或按照纪事本末的体例，合并记述； （6）编写大事条目要搞清各种客观史实之间的内在联系。,6、大事记中大事时间的编写应注意哪几个问题 大事时间必须考证、换算准确，标示明晰，竭力避免错误以及含混不清； 大事时间应该标示具体，尽量写全年、月、日，必要时甚至应该写出时、分、秒； 某些大事持续时间较长，并且在大事记中作为一个条目编写，其时间可以概括书写，也可以标明起止日期； 大事时间一般应以公元纪年为准，否则应注明其他纪年形式，免去读者换算之劳。,三、全宗指南撰写 1、什么是全宗指南（全宗介绍） 全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。 2、全宗指南编制原则 编制全宗指南应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚。 3、全宗指南的结构由封页、正文、备注组成,4、封面项目 封面项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号 如：,安徽省档案局全宗指南,19902005,J018,5、正文 正文主要包括：全宗构成者沿革、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成份介绍。 （1）全宗构成者沿革简介 全宗构成者沿革简介由构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。 1 ）全宗构成者的名称,全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的括号内。 例：中国共产党安徽省委员会（中共安徽省委）； 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。 2）时间 全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。,a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间。 c.全宗构成者上级主管机关变更时间。 d.其他所有反映全宗构成者重要活动时间。 3 ）主要职能 A、全宗构成者的性质特征 B、全宗构成者的职权范围,C、全宗构成者的主要工作与任务 4 ）隶属关系 A、 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。 B、全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。 C、全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者沿革中。 5 ）全宗构成者负责人名录 全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。,6 ）全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。 A、全宗构成者内部一级机构的名称。全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。 B、全宗构成者内部一级机构的主要职能。C、全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。,7 ）其它A、 涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动。B、全宗构成者改组和撤销的原因。 （2）全宗内档案情况简介 1 ）档案的数量及保管期限2 ）档案的完整程度3 ）档案的利用价值及鉴定情况4） 检索工具的配置情况5 ）档案的整理情况,（3） 全宗内档案内容与成分介绍1） 档案内容与成分介绍的方式 以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。 A、按组织机构介绍：以组织结构分类的档案全宗，按机构设类目分别介绍。 B、 按问题