第一章 会计电算化概述

第一章 会计电算化概述第一节会计电算化简介 P1清软教育会计电算化冲刺班的讲义两个时间点：1979年，应用试点；1981年，正式提出“会计电算化”的概念。会计电算化，实质上是用计算机替代手工会计操作（记账、算账、报账）并完成部分会计信息的分析判断的过程；会计电算化是融会计学、管理学、以计算机为核心的信息技术为一体的边缘科学。会计电算化对提高会计核算质量，强化会计管理，促进会计职能的转变，提高会计工作效率都有着十分重要的意义。会计电算化是会计信息化的初级阶段，是会计信息化的基础。 P1我国会计信息化经历了以下4个阶段：1.模拟手工记账： P2特征：开发企业自身的账务处理系统。目标：让会计人员从复杂的手工劳动中解放出来，减轻会计人员的工作量，提高工作效率。2.与其他业务结合： P3特征：在企业组织内部实现会计信息和业务信息的一体化，并在两者之间实现无缝联结。目标：完全能够达到企业资金流与物流的一体化管理目标。3.引入会计专业判断： P4特征：新会计准则与电算化融合，出现初步的会计信息系统和ERP的概念。目标：会计电算化逐步完成了由单机应用向局域网应用的转变，使会计人员投入到加强内部控制等工作中。4.与内控结合建立ERP系统： P5特征：由传统的会计电算化系统逐步向与流程管理相结合的ERP方向发展。目标：将企业的管理工作全面集成，从而实现会计管理和会计工作的信息化。补充资料：我国很重视企业内控规范体系的发展，2006年成立了企业内部控制标准委员会，2008年发布了企业内部控制基本规范，2010年发布了企业内部控制配套指引 P5XBRL（可扩展商业报告语言） P6它是21世纪兴起的一种在互联网环境下披露企业信息的标准化语言。它是XML （可扩展的标记语言）的发展XBRL为企业在互联网上发布财务信息提供了一种手段与方法，新方法可以大大提高信息被利用的程度2007年12月3日，XBRL China-中国地区组织正式成立会计电算化和会计信息化的比较： P7会计电算化：侧重于会计数据处理的规范化，统一的制度、统一的标准、统一的格式、统一的财务报告会计信息化：强调会计信息输出后的增值服务，更侧重于企业内外信息使用者的需求，在会计信息的基础上辐射到企业内部管理的各个角落，集成企业内部的各项资源和信息，全面的管理好企业。第二节会计核算软件 P8一、会计核算软件的概念和演进会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理、输出功能模块的软件均可视为会计核算软件。如：账务处理软件、固定资产核算软件、工资核算软件等。从计算机数据管理技术的发展来看，会计核算软件经历了以下3个阶段：（一）人工管理阶段 P8特点：数据不能共享；不单独保存数据。此阶段开发的会计核算软件主要用于会计业务的单项处理。（二）文件管理系统阶段 P9特点：程序和数据分离；文件组织多样化；数据面向应用。此阶段开发的会计核算软件实现了会计部门内各项工作的集成，能把单项业务处理进行有机的整合，形成一个完整的会计信息系统，但它只为企业会计部门专用，被动地依赖业务部门提供数据。（三）数据库系统阶段 P9在这个阶段会计信息系统真正成为企业管理信息系统的一个重要子系统，成为企业管理软件的一个重要组成部分。此阶段从MRPII基础上出现了ERP，即企业资源计划。 P10可以从以下3个方面对ERP进行定义：1.管理思想：面向供应链的管理思想；2.软件产品：应用了客户机/服务器、数据库、面向对象技术、图形用户界面、四代语言等信息产业结果；3.管理系统：整合管理理念、业务流程、人力物力、计算机资源于一体的管理系统。通俗的讲，ERP就是一个有效地组织、计划、实施企业资源（人、财、物）管理的系统。ERP包括了会计信息系统（包含财务会计和管理会计两个模块），其中财务会计模块属于会计核算软件的范畴。二、会计核算软件的分类 P11（一）会计电算化软件按适用范围可分为：通用会计核算软件、专用会计核算软件通用会计核算软件一般比专用会计核算软件易学性较差，但易使用性较强。开发单位使用对象特点通用会计核算软件专业软件公司不同行业、不同单位满足核算与管理的基本需求，设有初始化和自定义，是发展主流专用会计核算软件自行或委托开发本单位专门设计，不需要初始化（二）会计核算软件按硬件结构可分为： P121.单用户会计核算软件：独自运行，数据不共享；2.多用户（网络）会计核算软件：可同时运行，数据共享。目前，多数大中型企业使用的是多用户（网络）会计核算软件。三、会计核算软件的功能模块 P12会计核算软件的功能模块是指会计核算软件中有相对独立的会计数据输入、处理、输出功能的各个组成部分。会计核算软件一般由以下模块组成：1.账务处理模块：输入、处理凭证，查询输出各种账簿；2.应收/应付账款核算模块：核算往来业务和款项，进行账龄分析，生成相关账表；3.工资核算模块：计算职工工资，自动进行工资分配及生成分配转账凭证；4.固定资产核算：管理固定资产卡片，进行固定资产核算，自动完成折旧计提和折旧费用分配；5.报表管理模块：先定义各种报表格式和数据生成公式，由计算机从相应模块数据库中获取数据，自动编制报表；6.存货核算模块：对存货的进销存进行核算。账务处理模块是会计核算软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口，与其他功能模块连接在一起，构成完整的会计核算系统。四、会计核算软件与手工会计核算的异同 P14（一）两者的相同点：1.目标一致：为管理服务，提高经济效益；2.遵守共同的会计准则、会计制度；3.遵守共同的基本会计理论、会计方法；4.会计数据处理流程大体一致：因为会计。核算软件的数据处理流程本质上是模仿手工会计核算流程的。（二）两者的区别： P16手工电算化1.会计核算工具不同算盘，计算器计算机2.会计信息载体不同纸张磁性介质材料3.记账规则不同平行登记法登记账簿登帐由电脑自动完成 4.账务处理流程类型不同区分登记总账的方式不区分5.内部控制方式不同人工控制人机结合的方式控制第二章 会计电算化的工作环境第一节计算机一般知识 P18一、计算机及其种类世界上第一台计算机是在1946年正式投入运行，名称叫ENIAC （埃尼阿克）；计算机的发展经过了4个阶段，每个阶段的基本物理器件依次为：真空电子管晶体管中小规模集成电路大规模超大规模集成电路每个阶段的更新换代都有以下趋势： P18体积和耗电量减小功能增强应用领域拓宽时代年份器件使用的软件应用领域一46-57年电子管机器语言汇编语言科学计算二58-64年晶体管高级语言数据处理工业控制三64-70年中小规模集成电路操作系统文字处理图形处理四71年至今大规模集成电路数据库网络等社会的各个领域计算机的分类： P18按规模分：巨型机、大型机、中型机、小型机和微型机；按信息表现形式和被处理的信息种类分：数字计算机、模拟计算机、数字模拟混合计算机；按用途分：通用计算机、专用计算机；按操作系统分：单用户机系统、多用户机系统、网络系统和实时计算机系统；从字长来分：4位、8位、16位、32位、64位计算机；从用户应用角度分为：微型计算机、服务器、终端计算机。微型计算机也称PC机和个人计算机，其特点是体积小、功耗低、价格便宜并易于使用，正是由于微型计算机的诞生，才使得计算机能迅速的普及。服务器必须具有出色的可靠性、可用性和可扩充性。服务器按用途可分为：文件服务器、打印服务器、应用服务器、数据库服务器。对因特网而言，终端泛指一切可介入网络的计算机设备，包括：个人电脑、网络电视、可上网手机、PDA（掌上电脑）。二、计算机的主要性能指标 P19计算机的性能指标是衡量计算机系统功能强弱的主要指标。性能指标主要包括3个：主频（也称时钟频率）：指计算机在单位时间里处理计算机指令的数量；是表示计算机运算速度的主要性能指标；一般来说时钟平率越高，计算机的运算速度越快；单位为赫兹（HZ），1GHZ=1000MHZ。字长：指计算机信息处理中能同时处理的二进制数据的长度；字长标志计算机的精度和处理信息的能力；其他指标相同时，字长越大处理数据的速度越快；早期是8位和16位，目前主流是32位，高档的达到64；服务器的字长一般是64位或128位以上。存储容量：指计算机存储器所能存储的二进制信息的总量；反映了计算机处理信息时容纳数据量的能力；二进制的位（Bit）：计算机中表示信息的最小单位（1或0）。 P20字节（Byte）：简写为B，用户表示信息的最小单位，也是基本单位，8个bit 组成一个字节。B（字节）1B=8bitsKB（千字节）1KB=1024BMB（兆字节）1MB=1024KBGB（吉字节）1GB=1024MBTB（太字节）1TB=1024GB1MB=1024x1024B二进制与十进制的转换按照我们讲的两种方法做，一是短除法，使用这种方法需要注意的是数字从下往上面写；二是加法相加。三、计算机的应用领域 P201.信息处理是最主要的应用领域，占计算机全部应用的80%；包括办公自动化、管理信息系统、专家系统。会计电算化也属于信息处理应用领域。2.科学计算是最早的应用领域。3.过程控制过程控制是指计算机及时采集检测数据，按最佳值迅速对控制对象进行自动调节，从而实现有效的控制。使用计算机进行自动控制可大大提高控制的实时性、准确性。4.计算机辅助系统计算机辅助系统是指利用计算机来帮助人类完成相关的工作计算机辅助设计CAD计算机辅助制造CAM计算机辅助教学CAI5.计算机通信计算机通信是现代计算机技术与通信技术相结合的应用领域；计算机网络是计算机通信应用领域的典型代表。6.人工智能人工智能指利用计算机模拟人类的智能活动。第二节计算机硬件 P22计算机系统由硬件系统和软件系统两大部分组成；硬件系统是指各种物理装置。硬件是软件运行的物质基础，软件是硬件工作的精神统帅，相辅相成，缺一不可。一、计算机硬件系统硬件系统包括5个基本部件：（三器二设）运算器控制器存储器输入设备输出设备（一）输入设备 P23输入设备是向存储器输入信息的设备。输入设备包括：键盘、鼠标、扫描仪、条形码输入器等。1.键盘：是最基本、主要的输入设备；会计人员一般是用键盘来完成会计数据或信息的输入工作的；键盘上有101个键；分为4个部分：基本键区、功能键区、编辑控制键区、数字键区，其中键盘的主要部分是基本键区。2.鼠标：有两种：机械式和光电式，现在一般使用光电式。3.扫描仪：扫描仪是将图片或文字输入计算机的一种输入设备。如按颜色划分：黑白扫描仪和彩色扫描仪；如按扫描方式划分：手持式扫描仪和平板式扫描仪。（二）输出设备 P24输出设备是指用来输出计算机处理结果的设备输出设备包括：显示器、打印机、绘图仪。显示器：是标准的输出设备，包括阴极射线管显示器和液晶显示器；打印机有两种：击打式打印机和非击打式打印机；击打打印机包括：针式打印机非击打打印机包括：喷墨打印机和激光打印机。（三）运算器（ALU）：在控制器的控制下完成加减乘除运算和逻辑判断的计算机部件。 P24（四）控制器：是计算机的指挥中心。 P25在RAM中暂存当前要执行的指令（或从存储器中取出指令）。对指令进行分析判断（译码）（解释）。生成执行该执行所需的控制信号。CPU（中央处理器）由运算器和控制器组成，是计算机的核心部件。反映CPU品质的最重要的指标是主频和字长。例如：Pentium4 2.4GHZ 其中的Pentium4是指的该CPU的型号，而2.4GHZ就是指的该CPU的主频（五）存储器 P25存储器是具有记忆能力的部件，用来存放程序和数据。存储器分为内存储器和外存储器。内存储器（简称内存、主存储器）：内存可以直接和CPU交换数据，一般只存放急需处理的数据和正在执行的程序。内存储器又分为：随机读写存储器（RAM）只读存储器（ROM）RAM：可读可写，关机（断电）后，信息丢失。微机内存有512M、1G、2G甚至更多，指的是RAM。ROM：只读不写，关机（断电）后，信息不丢失。正是由于ROM的这个特性，所以ROM中通常存放系统程序或者启动程序。外存储器（简称外存或辅存） P25外存储器包括：软盘、硬盘、光盘、U盘等。1.软盘：软盘上的信息是按磁道和扇区存放的，扇区是软盘的基本存储单位，软盘的容量一般为1.44MB。2.硬盘：有固定式和可移动式两类；硬盘存储信息的格式由柱面、磁道、扇区构成；容量一般上百GB。3.U盘：具有可擦写可编程，断电后不丢失信息的优点；U盘的接口采用的是USB（通用串行总线）接口；容量一般几GB。4.光盘：存储容量大、价格便宜、信息保存时间长、便于携带内存与外存相比：内存贵，外存便宜，内存的存储容量一般比外存小内存存储速度比外存快。第三节计算机软件 P27计算机软件是指在计算机硬件上运行的各种程序及相应的各种文档资料软件分为系统软件和应用软件。系统软件是对计算机的资源进行管理、监控和维护、以及对各类应用软件进行解释和运行的软件。一、系统软件 P27包括：操作系统：是计算机系统中必不可少的最基本的系统软件，操作系统负责管理计算机的硬件和软件资源，用户就是通过操作系统来管理和使用计算机的。常用的操作系统有Windows XP、VISTA、WIN7。语言处理程序：包括汇编程序、解释程序、编译程序。数据库管理系统支撑服务程序二、计算机程序设计语言 P29计算机软件是由程序设计语言编写出来的。程序设计语言是人与计算机进行交流、沟通的语言。程序设计语言分为：机器语言是用二进制表示的机器指令序列，是最早的程序设计语言，是可以直接执行且执行速度最快的语言。（面向机器的语言）汇编语言：是用助记符号代替机器语言中的二进制代码的程序设计语言，用它编写的程序必须经过计算机语言处理程序后，机器才能执行。（面向机器的语言）高级语言：独立于机器，人类最接近、计算机最难理解的语言。（面向用户的语言）三、应用软件 P30应用软件是为解决各类具体的应用问题而编制的软件。用户日常所使用的软件绝大多数属应用软件。应用软件包括：文字处理软件（Word）、表格处理软件（Excel）、游戏软件、会计核算软件等。第四节计算机网络 P32一、计算机网络概念及功能网络=（计算机技术+通信技术）是二者相结合的产物。（一）网络的功能1.资源共享资源指的是网络中的所有硬件、软件资源，共享指的是网络中的用户都能部分或全部地享受这些资源。2.信息传送主要完成网络中各个结点之间的通信。3.分布处理二、计算机网络的分类 P33（一）按地理有效范围划分：局域网（LAN）：局域网是在小区域内使用的，由多台计算机组成的网络，覆盖范围较小，确是应用最广的一种网络。城域网（MAN）：覆盖范围在局域网和广域网之间，城域网多采用ATM技术作为骨干网。ATM是一种高速网络传输方法，缺点是成本太高。广域网（WAN）：广域网也叫远程网，由相距较远的局域网或城域网组成的网络，覆盖范围可延伸到全国或全世界。（二）按通信媒体划分： P34有线网（包括双胶线网络，同轴电缆网络，光纤网络，光纤同轴混合网络等）无线网（包括无线电，微波，红外等）（三）按使用范围分：公用网专用网（四）按配置分：同类网（对等网络）：每台机器即是服务器又是工作站。单服务器网：只有一台机器是服务器，其他都是工作站。混合网：服务器不止一个，又不是每台机器都是服务器。（五）按数据组织方式划分：分布式数据组织网络集中式数据组织网络三、因特网 P35因特网（Internet）属于广域网，是世界上最大的互联网络。（一）因特网通过TCP/IP（传输控制协议/因特网互联协议，又叫网络通讯协议）协议将各个计算机连接在一起。（二）因特网的应用领域：1.电子邮件：不仅能传送文本信息，声音、图像、电影电视节目也可以通过电子邮件传送。2.远程登录：是指用户通过Telnet命令，使自己的计算机成为远程计算机的一个终端的过程。3.文件传输：FTP是一种广泛使用的文件传输协议。4.万维网：WWW是world wide web的缩写，译作万维网或环球信息网。使用了超文本技术。5.电子公告板（BBS）：最初是为了给计算机爱好者提供一个互相交流的地方。6.新闻组：完全交互式的超级电子论坛。（三）网址： P371.IP地址：为了对网络中的计算机进行管理，网络中的每台计算机都有一个唯一的IP地址。IP地址由32位二进制组成，为了阅读方便，将其分为四组用十进制表示，组间用圆点分隔。2.域名：由字母、数字、连字符构成，字母不分大小写，整个地址不超过255个字符。格式为：WWW.，一个的域名最多可有五个子域名。在整个网络中，域名也是唯一的。一级域名分为两大类：机构组织性一级域名，另一类是地理性一级域名。 P38机构组织性一级域名：例com代表盈利性商业实体、net代表网络服务机构或实体等。地理性一级域名：例：cn代表中国、jp代表日本、hk代表香港。网络只识别IP地址，当输入域名时，网络中的域名服务器会将域名转换成对应的IP地址，从而找到该计算机。3.网络文件地址：为了便于查找，每个网络文件都有唯一的地址。4.电子邮件地址：第五节计算机安全 P39计算机安全的主要目标就是保护计算机的资源不被毁坏、替换、盗窃和丢失。一、计算机安全隐患（一）影响计算机安全的因素：1.系统故障风险：由于操作失误，软件、硬件、网络本身出现故障而导致数据丢失的风险。2.内部人员道德风险：是内部人员造成的。3.系统关联方道德风险：是关联企业造成的。4.社会道德风险：是社会上的不法分子造成的。5.计算机病毒：是人为蓄意编制的，具有自我复制能力，造成计算机故障的程序。（二）保障计算机安全的对策： P401.立法；2.提高安全技术；3.加强内部控制和管理；在会计电算化条件下，最有效的方法是加强内部控制和管理。二、计算机病毒及防范（一）计算机病毒的特点：1.隐蔽性 2.感染性 3.潜伏性 4.破坏性按照病毒破坏性的大小可将病毒分为良性病毒与恶性病毒（二）计算机病毒的分类：1.系统引导病毒引导型病毒是病毒把自身的程序代码存放在软盘或硬盘的引导扇区中。2.文件型病毒 P43文件型病毒通常把病毒程序代码自身放在系统的其他可执行文件中。（如扩展名为com、exe、dll的文件）文件型病毒依传染方式不同，又分为非常驻型和常驻内存型两种。3.复合型病毒兼有引导型病毒和文件型病毒的特征。4.宏病毒（宏，指的是一段脚本程序，不是宏大的宏）是利用软件支持的宏命令编写的具有复制、传染能力的宏。一般在WORD、EXCEL中出现。5.变形病毒（幽灵病毒）根据自身代码的不断变化，隐藏自己，躲避杀毒软件对其病毒特征的追踪，防止被杀毒软件清除。6.网页病毒 P44利用系统软件的漏洞、嵌入HTML 语言内，强行修改系统的注册表和系统配置；比如：修改 IE 默认的首页地址，标题添加非法信息、盗取用户文件等。7.蠕虫型病毒计算机蠕虫指的是某些恶性程序代码，在互联网环境下，蠕虫型病毒非常猖獗。8.木马病毒常见的木马病毒有：远程控制木马、密码发送木马、键盘记录木马、破坏性木马等。木马病毒的伪装办法：修改图标、捆绑文件、出错显示、自我销毁、木马更名等形式。（三）防范计算机病毒的有效方法防范病毒最有效的方法是切断病毒传播的途径。计算机病毒的传染途径：1.计算机网络网络传染的速度是所有传染媒介中最快的，严重时可导致整个网络中所有计算机系统的瘫痪。2.磁盘传染包括软盘、U盘、光盘、移动硬盘。（四）计算机病毒的检测和清除 P46病毒的检测和清除通常利用杀毒软件来完成。常见的杀毒软件有瑞星、江民、360等，安装了杀毒软件并不代表就一定不会感染病毒。（注意：只能杀毒不能防黑客）三、计算机黑客及其防范黑客是指通过网络非法进入他人系统的入侵者。黑客入侵一般是：先利用网络协议的漏洞，获取系统口令，然后进行破译，再用破译后的账号进入系统。（一）黑客常用的手段（有12种，看看就行了）（二）防止黑客的方法：1.立法；2.安装防火墙等防黑软件（注意：只能防黑客不能杀毒）；3.建立防黑客扫描和检测系统。防止黑客最有效的方法：先于黑客找到系统漏洞并修补漏洞。第三章 会计电算化基本要求第一节会计电算化法规制度 P49一、会计法对会计电算化的规定（一）对会计核算软件和会计资料的规定：会计核算软件本身符合会计制度的规定；会计核算软件产生的会计资料符合会计制度的规定；（二）对会计账簿的登记、更正的规定：必须依据审核的会计凭证登记账簿：保证账簿数据的质量；登记账簿必须按照记账规则进行；按照连续编号的页码顺序登记；实行电算化的单位，账簿的登记和更正也应当符合会计制度的规定。（不允许使用反记账和反结账的方法修改已经记账和结账的会计数据）反记账是将已记账的会计数据恢复到记账之前的状态。反结账是将已结账的会计数据恢复到结账之前的状态。二、财政部对会计电算化的规范 P51（一）会计电算化管理办法：对主管部门的规定（二）会计核算软件基本功能规范：对软件开发商的规定（三）会计电算化工作规范：对使用单位的规定（四）会计基础工作规范：对使用单位的规定（五）会计档案管理办法：对使用单位的规定第二节会计核算软件的要求 P51一、会计核算软件基本要求1.会计核算软件的设计应符合法律规定。2.会计核算软件应按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结账和编制报表的功能。3.软件的文字输入、屏幕提示、打印输出要使用中文，使用中文的同时可使用外文。4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。（也就是要有岗位分工的功能）5.会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。6.会计核算软件应当符合GB/T195812004信息技术会计核算软件数据接口国家标准的要求。7.会计核算软件应当具有机内会计数据丢失，可利用现有数据恢复到最近的状态功能。8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。（1）修改正在使用的软件（2）升级正在使用的软件（3）改变软件运行环境的，应建立审批手续。9.软件开发销售单位要为使用单位提供培训、维护、升级等服务。二、软件在输入方面应具备的功能 P52（一）初始化应具备的功能1.能输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包会计科目的名称、编号、年初数、累计发生额等。2.本期需要利用软件进行银行对账的，还需输入期初的未达账项。3.选择会计核算方法，包括固定资产折旧法、存货计价方法、成本核算方法等。4.定义自动转账凭证，定义后才能使用这些凭证进行自动转账。5.输入操作员岗位分工情况，包括操作员姓名、权限、密码。（二）对记账凭证的控制功能 P52会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能1.出现下列情况之一的，予以提示并拒绝保存（提示功能）正在输入的记账凭证编号与已输入记账凭证编号重复的；（凭证编号重复应提示并拒绝保存）正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额；（借贷不相等应提示并拒绝保存）正在输入的记账凭证有借方会计科目无贷方会计科目，或者有贷方会计科目无借方会计科目的；（有借无贷或无借有贷的应提示并拒绝保存）A：正在输入的收款凭证借方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝执行。B：正在输入的付款凭证贷方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝执行。收款凭证： P52借：银行存款 （库存现金）贷：主营业务收入付款凭证：借：原材料贷：银行存款（库存现金）2.补充问题：以编号方式输入会计科目的，自动显示该编号对应的会计科目名称；对已经输入但未登记会计账簿的记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对凭证直接修改；对同一张记账凭证，应当对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行控制。（录入人员与审核人员不能为同一个人）（四）对原始凭证输入的基本要求 P531.在输入记账凭证的同时，输入相应的原始凭证；2.在记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计软件自动生成记账凭证。采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式机内记账凭证前，应当进行审核确认。由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成正式机内记账凭证。三、会计数据输出功能的基本要求 P53（一）屏幕查询的基本要求可以查到及显示以下5点内容：1.各级科目的名称、编码、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额、当前余额；（与手工账簿上的信息是一样的）2.本期的记账凭证、原始凭证；3.任意期间的总账和明细账；4.往来项目的结算情况；5.任意期间的会计报表。（二）打印输出的基本要求 P531.具备按照国家统一的会计制度规定的内容和格式打印输出机内原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表的功能。2.总分类账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代。3.在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。4.对于业务量较少的账户，会计软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。四、会计数据处理功能的基本要求 P53（一）具有记账功能（二）自动进行银行对账功能并生成银行存款余额调节表（三）按规定的会计期间结账功能（四）自动编制会计报表功能【例题5】会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表功能，对于根据会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。 （五）采取加密存储、用户身份验证等手段保证数据的安全保密，防止对数据未经授权的访问、复制、修改、删除。第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求 P54会计电算化岗位：直接管理、操作、维护计算机和会计软件系统的岗位。一、电算化会计岗位的划分及职责 P54（一）大中型企业一般可设立以下7种岗位：1.电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行。（会计主管兼任）2.软件操作员：负责所分管理数据的输入、处理、输出等工作。3.审核记账员：对操作员输入的凭证进行审、记账。（会计主管兼任）4.电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内的会计数据。5.电算审查：负责监督电算化系统的运行，防范利用电算化系统进行舞弊。（稽核人员兼任）6.数据分析员：负责对计算机内的数据进行分析。（会计主管兼任）7.会计档案保管员：负责备份数据，对打印出的会计资料进行保管。岗位设置一般在初始化时设置，平时可以根据人员的变动进行相应的调整。电算主管负责设置各操作人员的权限，具体操作人员只能修改自己的口令，不能修改自己和他人的权限。（二）中小型企业实行会计电算化的岗位设置实行会计电算化的中小型企业，根据实际情况，可以一人兼任多岗，不过注意不相容职务：软件操作员与审核记账、电算审查、电算维护岗位为不相容岗位出纳和审核记账不相容。软件开发人员不能操作软件。第四节计算机替代手工记账的基本要求一、替代手工记账的任务和条件 P56（一）替代手工记账是会计电算化的目标之一注意：最主要的目标还是为管理服务，提高经济效益，不是为减轻会计人员的劳动强度。（二）代替手工记账应满足的条件：应满足一个前提：计算机与手工会计核算并行三个月以上；应满足的三个条件：1.要有软件和硬件；2.要有人；3.要有制度。软件的取得方式有5种： P571.开发：可获得最适合本企业的软件；2.购买商品化财务软件：性价比高；（主流）3.租用ASP：租用软件4.二次开发：1和2的结合；5.使用主管部门推广的会计软件人员培训的三种方式：人才是会计电算化成功的关键1.政府组织培训2.软件公司提供培训3.使用单位自行培训内部管理制度包括：1.岗位责任制度 2.操作管理制度3.机房管理制度 4.会计档案管理制度二、替代手工记账的过程 P58替代手工记账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段，是会计电算化工作中的重要一环。（一）整理手工会计业务数据1.重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符2.整理各账户余额3.清理往来账户和银行账户（二）建立会计账户体系并确定编码会计账户体系是会计核算的基础；设置科目应遵循以下原则：1.满足会计报表要求2.保持体系完整，不能只有下级科目没有上级科目3.考虑与其他核算模块的衔接凡是与其他核算模块有关的科目，在整理时应将各核算大类在账务处理模块中设为一级科目三、规范各类账表格式和会计核算方法与过程 P601.重新确定证、账、表的格式，满足电算化工作的特点；2.确定数据传递的次序；3.重新确定会计核算方法，如成本计算方法、折旧计提方法、工资分类汇总口径等。四、会计核算软件初始化初始化即确定会计核算软件核算规则与基础数据输入的过程，用来将通用会计软件转变为专用会计软件的过程。五、计算机与手工并行 P61试运行的时间：年初、年末、季初、季末；并行三个月以上。在试运行阶段，前期以人工为主计算机为辅，后期则以计算机处理为主第五节会计电算化档案管理的基本要求 P63一、会计电算化档案包括：1.打印出的纸质会计档案（凭证、账、报表）日记账每天打印，或者每旬打印。要做到日清月结。明细账每年打印一次，需要时也可以打印。总账可用“总分类科目余额发生额对照表”替代，每月打印一次；会计报表每月打印一次。2.机内的会计数据3.软盘、U盘等备份的数据4.系统开发资料（系统说明书、软件测试报告、编码说明、代码清单、解决方案等）5.会计软件系统二、会计电算化档案保管要求： P641.防磁、防潮、防尘、防火，防盗、防虫蛀、防霉烂、防鼠咬，重要的会计档案要保存双份，存放在不同的地方；2.存储介质保存的会计档案，应定期检查和复制，目的是防止介质损坏，而导致数据丢失；3.严格执行安全和保密制度；4.未经同意，不得外借和携带出单位；5.存放在磁介质上的会计资料在借阅归还时，还应认真检查病毒，防止感染病毒；6.避免采用软盘存储资料。会计电算化系统开发资料应保存到该软件停止使用或重大更改后5年。保管会计软件的过程中要特别注意版本的升级。第四章 会计核算软件的操作要求第一节电算化会计核算基本流程会计电算化做账流程与手工做账数据处理流程基本一致。实际工作中，各单位因使用的软件不同，具体操作的细节不同，会计电算化的核算的基本流程是相同的：注：日常的工作主要放在编制记账凭证上。一、编制记账凭证 P66凭证输入的方式：（一）手工编制完凭证后录入到计算机中。（二）根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用此种方法的，应打印出记账凭证，由经办人签章后再记账。（三）由账务处理以外的模块生成记账凭证，同上。二、凭证审核有审核权限的人员对输入计算机的记账凭证进行审核。三、记账 P67（一）记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；（二）同时登记总账、明细账和日记账；（三）各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，不产生新的会计核算数据。（只是数据搬家）四、结账和编制会计报表手工核算中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂，而电算化核算中，结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内自动完成。Q：计算机为什么能够自动进行结账和编制会计报表？是因为预先定义账户结转关系和账户报表数据对应关系，所以结账和编制会计报表可以由计算机自动完成。第二节账务处理模块基本操作一、系统初始化初始化是账务处理初次使用时才需做的工作；根据单位的实际情况进行参数设置的过程；就是将通用的会计核算软件转化成适用于本单位的专用的会计核算软件。（一）设置操作员及权限 P68电算主管负责设置操作员设置操作员的具体内容包括：操作员姓名、操作员权限、操作员口令。操作员只能改变自己的口令，无权改变自己和他人的权限。（二）建立账套通用的会计核算软件一般允许同时为多个独立核算的单位记账。每一个单位都建一个账套，不同账套的数据是彼此独立的。建账套就相当于在计算机上建一专门存放某个单位财务数据的文件。每一个账套都要有自己的账套名称、帐套代码、启用日期、编码方案等。编码方案中的科目编码方案是指会计科目编码编几位，每一位有多长的长度，一般一级科目的编码由财政部门统一规定为4位数字。二级科目编码和三级科目编码编几位由用户自行决定。（三）设置会计期间 P71（四）设置记账本位币本币代码：如 RMB本币名称：如 人民币（五）设置会计科目初始化中会计科目设置是否合理，决定了系统是否能正确运行。软件提供了符合国家规定的一级会计科目，明细科目则由用户自行增设。1.会计科目编码：科目编码反映科目间的逻辑关系，编码第一位数字表示了该科目的类型：1资产类2负债类3共同类4所有者权益类5成本类6损益类会计科目编码注意的问题： P73（1）按先后次序建立。（2）编码必须唯一，不能重复也不能为空，其结构应与设置账套中的编码方案一致。（3）编码必须使用数字、英文字母，不能使用、空格等。（4）科目编码与科目名称一一对应。2.会计科目名称：分为中文名称和英文名称；可以用汉字、英文、数字。科目中文名称不能为空，避免重名，名称做到规范、标准化。3.账页格式系统提供了：金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式4种账页格式。会计科目一旦使用，就不能修改、删除会计科目，明细科目有发生额或余额时也不能增加下级科目，只能在年初时进行调整。（六）录入科目初始数据 P75录入期初余额是电算化数据与手工方式数据的衔接点录入期初余额注意的问题：1.年初建账，只录期初数；2.年中建账，需录期初数以及年初到此时各科目借方、贷方的累计发生额；3.录入期初余额时，数据前加“”代表与余额相反的方向；4.一般只针对最末级科目录期初余额，上级科目由计算机自动计算出来，5.录入完期初余额后，要使用软件提供的工具进行试算平衡。（七）辅助核算项目：辅助核算包括往来单位辅助核算（也可以说成客户辅助核算和供应商辅助核算）、个人辅助核算、部门辅助核算、项目辅助核算。（八）设置外币币种及汇率固定汇率：录入月初汇率浮动汇率：录入各日汇率（九）设置凭证类别通常记账凭证可以分为收款凭证、付款凭证、转账凭证三类，有的单位进一步分类，分为银行收款凭证、现金收款凭证、银行付款凭证、现金付款凭证，还用的单位不进行分类，统称为记账凭证。凭证类别设置完成并使用后，是不能进行修改的。二、日常账务处理操作 P80日常账务处理围绕凭证展开（一）录入记账凭证电算化条件下，不同类型的凭证采用统一的凭证格式。1.凭证编号：凭证编号由凭证类别名称和凭证顺序号共同组成，例如：记1号、收1号；凭证一旦保存，就不能再修改。每月按不类别的凭证从1开始连续编号。同一类别的凭证编号不能重复也不能遗漏。凭证编号可以由软件自动生成，也可以由手工来编号。2.凭证日期： P82凭证日期应该大于等于启用日期，不能超过业务日期。凭证日期随凭证号的递增而递增，凭证日期不能小于前张凭证日期。3.附单据数：指本张凭证所附原始凭证的张数。4.摘要每行必须要有摘要，不同行摘要可以相同，也可以不相同。5.科目 P82录入会计科目时，必须是已经设置好的科目，且必须录期末级科目，不能有非法对应科目。6.金额（1）借贷金额必须相等，如不相等，无法保存；（2）每条分录借方有金额，贷方就不能有金额，或贷方有金额，借方就不能有金额；（3）每条分录的金额均不能为零；（4）红字以“-”表示。（二）修改凭证 （谁犯的错误谁来负责） P831.凭证填写错误，数据还未录入到计算机，录入人员发现错误，应退回给凭证填制者纠正后再录入；2.凭证录入过程中发现错误，凭证录入人员可以直接修改；3.凭证录入完后，审核人审核时发现错误，审核员是不能修改凭证的，应由凭证录入人员进行修改；4.凭证记账后发现错误的，只能采用红字冲销法和补充更正法进行修改。（三）凭证审核 P85凭证审核的注意事项：审核的方法：屏幕审核和对照审核。1.凭证审核以后才能记账；2.凭证审核人与凭证录入人员不能是同一个人；3.审核员审核凭证时，发现错误是不能修改的，必须由凭证录入人员进行修改；4.凭证审核后发现错误，要取消原审核，须由审核员自己进行。（四）记账电算化条件下，记账凭证一旦录入，无须记账，就可以看到账（凭证汇总表或科目余额表），这个账叫“虚账”，经过审核、记账后形成的账叫“实账”。记账过程中的注意事项： P891.记账功能比较重要，一旦记账，凭证就不能再修改，因此应将记账限定专人使用；2.记账过程不得中断退出；3.每月可多次记账，每日可多次记账；4.上月末结账，本月不能记账；5.记账后发现凭证有错误，只能采用红字冲销和补充更正法进