第十章工资核算系统（新）

第十章 工资核算系统学习目的及要求1了解工资管理系统工资核算的任务及特点；掌握工资核算系统的业务流程以及该子系统的功能模块结构。2掌握工资核算系统基础设置；掌握工资业务处理即能够使用工资核算系统进行企业工资的计算汇总、工资费用的分摊与计提，以及进行工资数据的业务查询；能够制作出工资报表，月末生成凭证、月末结账。第一节 工资核算系统概述一、工资核算系统的任务工资核算系统的任务是以职工个人的工资原始数据为基础，计算应发工资、应扣款项和实发工资等，编制工资结算单；按部门和人员类别进行汇总，进行个人所得税计算；按工资的用途、部门进行工资费用分配与计提，并实现自动转账处理；提供多种方式的查询, 实现工资分析和管理；打印工资发放表、各种汇总表及个人工资条。二、工资核算系统业务处理流程（一）手工方式工资核算业务处理流程为了实现工资核算电算化，首先应了解手工方式下工资核算的程序和处理流程（如图101所示），在此基础上进而抽象出电算化工资核算的业务流程。 图101 手工方式工资核算业务流程（二）计算机方式工资核算数据处理流程电算化下的工资核算是根据手工工资核算流程按照工资核算的要求进行的，具体流程见图102所示。汇总表文件工资调整信息扣款记录考勤记录固定数据文件变动数据文件应付福利费用文件工资结算文件人事变动信息工资费用分配文件工资结算单输入输入合并计算汇总分配计提输出输出输出输出工资费用分配汇总表工资结算汇总单转账凭证应付福利费计提分配表生成图102 电算化工资核算业务流程三、工资核算系统基本功能结构工资核算的基本功能模块结构如图103所示工资核算系统系统管理系统初始化个人工资处理工资汇总计算工资数据输出期末处理图 103 工资核算功能模块结构图（一）系统初始化主要包括建立工资账套、设置部门、设置人员类别及人员附加信息等人员档案、设置工资项目、定义运算关系等功能。（二）个人工资处理主要是为了及时反应人员变动及工资数据变化的需要设置的，能灵活地进行相关数据增、减、修改的操作。（三）工资汇总计算工资汇总计算即可根据工资项目之间的联系设置相应的公式进行计算，以减少数据录入量，提高自动化程度；又可按各种标准分级汇总工资，便于统计分析；而且系统还可将不同的工资计算方式、不同的工资项目、不同地区的人员工资汇总在一起，从而完成统一核算的功能。（四）工资数据输出工资数据可由屏幕和打印机两种途径输出；提供多种查询方式，就工资的基本数据及相关的报表（包括操作者自行定义的报表）进行多标准的查询输出或打印输出。（五）期末处理包括月末处理和年末处理，前者就是将当月数据经过处理后结转至下月；后者是将工资数据经过处理后结转至下年。（六）系统管理主要包含数据备份、恢复、操作人员口令的设置和权限的分配及其他管理等功能，为数据的安全性提供了保证。四、工资核算系统基本操作流程工资管理由于涉及处理的先后问题，所以进入系统后，必须按正确的顺序调用系统的各项功能，只有按正确的次序使用，才能保证少走弯路，并保证数据的正确性，特别是第一次使用的用户，更应遵守使用次序。如果企业中所有人员的工资统一管理，而人员的工资项目、工资计算公式全部相同，则可按下列方法建立工资核算系统。（1）安装并启动工资核算系统（2）设置工资账套参数（选择单个工资类别）（3）设置部门（4）设置工资项目、银行名称和账号长度、设置人员类别（5）输入人员档案（6）设置工资计算公式（7）输入工资数据（8）进行其他业务处理工资核算系统基本操作流程如图1.4所示安装工资管理系统启动工资管理系统增加工资套个人所得税处理工资变动工资分钱清单工资表建账向导初始设置参数设置人员档案管理工资分摊月末处理扣税设置扣零设置人员编码设置工资项目设置人员附加信息设置银行名称设置人员类别设置工资项目选择银行代发计算公式设置数据录入重算图1.4 工资核算系统基本操作流程第二节 工资核算系统基础设置一、建立工资套参数建账工作是整个工资管理正确运行的基础，建立一个完整的账套，是系统正常运行的根本保证。这里的账套与系统管理中的账套是不同的概念，前者只针对工资系统，而后者则是针对整个用友系统的。运行工资管理系统，必须先建账套，通过系统提供的建账向导，逐步完成整套工资的建账工作。系统提供的建账向导共分为四步，即参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码。当启动工资管理系统，操作员注册后，如果首次使用所选账套，系统将自动进入建账向导系列窗口，当前为参数设置窗口，如图 2.1所示。图2.1 建立工资套向导“参数设置”（一）参数设置1. 选择本账套处理的工资类别个数：单个或多个 当核算单位工资按周发放或一个月多次发放，或单位中有多种不同类别（部门）的人员，工资发放项目不尽相同，计算公式亦不相同，但需进行统一工资核算管理，应选择“多个”；如果单位中所有人员的工资统一管理，而人员的工资项目、工资计算公式全部相同，选择“单个”，可提高系统的运行效率2.选择该账套工资的核算币种和是否核算计件工资系统提供币别参照供用户选择，若选择账套本位币以外其它币别，则还须在工资类别参数维护中设置汇率，系统根据此参数判断是否显示计件工资核算的相关信息。（二）扣税设置选择是否从工资中待扣个人所得税，选择此项，工资核算时系统会根据输入的税率自动计算个人所得税额。核算单位需为职工代扣代缴个人所得税的，在该项选择方框打上勾。（三）扣零设置扣零：指系统在每次发放工资时依据扣零类型（扣零至元、扣零至角、扣零至分）将零头扣下，积累取整，于下次工资发放时补上。选择此项，系统自动在固定工资项目中增加“本月扣零”和“上月扣零”两个项目，此后用户不必在计算公式中设置有关扣零处理的计算公式，应发合计中也不用包括“上月扣零”，扣款合计中不用包括“本月扣零”。（四）人员编码即单位人员编码长度。以数字作为人员编码。该项应结合企业部门设置和人员数量进行定义，但总长不能超过10位字符。二、设置基本分类档案（一）设置部门档案本功能主要是对当前打开工资类别的对应部门进行设置，以便按部门核算各类人员工资，提供部门核算资料。设置部门不仅可以按部门或班组汇总、统计、领款、分发职工工资，而且这些下发的工资又可以按部门记入账簿，最终达到分部门管理工资的目的。（二）设置人员类别 设置人员类别可以便于企业按人员类别进行工资汇总计算，以实现在同一个账套内跨越各个部门按人员各类别的不同进行综合汇总。通过【设置】下的【人员类别设置】，系统弹出人员类别设置窗口。人员类别名称长度不得超过10个汉字或20位字符。系统默认的“无类别”选项是针对不进行人员类别划分的单位在设置人员档案时使用。（三）设置人员附加信息为了便于对人员进行更加有效的管理，丰富人员档案的内容，除了人员编号、人员姓名、所在部门、人员类别等基本信息外，还需要一些辅助管理信息，如可增加设置人员的性别、民族、婚否、学历等。（四）银行名称设置 即设置发放工资的银行。可以按需要设置多个，例如，同一工资类别中的人员由于在不同的工作地点，需由不同的银行代发工资，或者不同的工资类别由不同的银行代发工资，均需要设置多个银行名称，系统默认的银行名称的账号长度为11位，也可根据实际需要进行修改。（五）设置人员档案人员档案用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息，处理员工的增减变动等。点击【设置】菜单下的【人员档案】，进入功能界面。只有人员档案设置完成后，才能对工资项目及工资计算公式进行定义。三、设置工资项目与计算公式（一）工资项目设置 工资项目的设置和建立是工资核算子系统运行的基础，同时也是体现管理者对工资信息需求的主要方式。不同的企业可以根据自身工资核算的特点，灵活地设置工资项目，并进行工资数据的汇总、查询和统计。工资项目设置即定义工资核算所涉及的项目名称、类型、宽度等。工资核算系统中提供了一些固定的工资项目，主要为：“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”，它们是工资账中不可缺少的。若在建立工资账时设置了“扣税处理”，则系统在工资项目中自动生成“代扣税”项目；若选择了“是否核算计件工资”，则系统在工资项目中自动生成“计件工资” 项目。这些项目不能删除和重命名。其他项目可根据实际情况定义或参照增加，如：基本工资、岗位工资、奖金等。在此设置的工资项目对于多工资类别的工资账套而言，是针对所有工资类别所需要使用的全部工资项目；对于单工资类别而言，就是次工资账套所使用的全部工资项目。需要注意的是,在多类别工资管理时，只有关闭工资类别后，才能新增工资项目。在工资核算窗口中，通过“设置”下的“工资项目设置”，打开工资项目设置窗口，如图2.2所示。 图2.2 工资项目设置窗口其中：1.工资项目名称，即工资发放项目名称。系统提供了常用工资项目名称的选择，用户可以直接在设置窗口右侧的“名称参照”下拉列表框中进行选择。2.类型，即项目的数据类型。若该工资项目将来要参与工资计算，则将其设置为数字型，否则设置为字符型。3.长度，即项目数据的最大位数，数字型数据中小数点占一位长度。设置长度时，除了整数位以外，还需要算上小数点和两位小数的长度。4.增减项，包括增项、减项和其他项。其中,“增项”为“应发合计”的构成项，“减项”为“扣款合计”的构成项，“其他项”的计算公式由用户自行定义。双击“增减项”可在下拉列表框中选择。在所有工资项目添加完毕后，可通过单击向上、向下移动箭头，调整工资项目的排列顺序，调整完毕点击“确认”按钮保存设置。（二）设置计算公式 定义工资项目的计算公式是指对工资核算生成的结果设置计算公式。设置计算公式可以直观表达工资项目的实际运算过程，灵活地进行工资计算处理。应发合计、扣款合计和实发合计公式不用设置，系统将自动提供。工资项目计算公式的输入既可以直接输入公式，也可以应用函数向导引导输入。利用公式窗口中提供的运算符、函数、人员类别、部门等内容，用户可以轻松的完成公式的定义。工资项目定义完成后，在该窗口下通过点击公式设置选项卡即可进入公式设置窗口，如图2.3所示。例如：岗位工资的公式定义为:“经理人员的岗位工资800元，管理人员的岗位工资500元，其他人员的岗位工资300元”。图2.3 工资公式定义窗口在公式设置窗口，点击“工资项目”下的“增加”按钮，在“工资项目”下拉列表框中选择“岗位工资”，在公式定义区，直接输入岗位工资的公式：IFF(人员类别=“经理人员”，800，IFF(人员类别=“管理人员”，500，300)，然后点击“公式确认”按钮即可，如图2.4所示。图2.4 “岗位工资”公式定义窗口第三节 工资核算业务日常处理工资核算的日常处理主要是对职工工资数据进行计算和调整，比如某个职工工资变动、个别数据修改，个人所得税的报税处理，银行代发等工作。其中有些项目是一次输入，有些是每月录入，有的可通过计算公式来实现。 一、固定工资数据编辑固定工资数据是指每月基本不变的工资项目，如基本工资、工龄工资、固定补贴、岗位工资等，这些工资项目的数据一般较为稳定，数值很少变动，在日常工作中只有待其发生变化时才重新调整，平时是无需反复输入的。可以在系统初始时输入，当月不需要进行修改，输入的途径有两种：一是通过“人员档案”对话框进入，二是通过“工资变动”窗口进入。二、变动工资数据编辑变动工资项目是指每月均要发生变化的项目，如奖金、请假天数、个人所得税等。这些工资项目的数据在发生变动时输入或修改。在变动数据中，有些变动数据的编辑必须通过手工逐项录入完成，如请假天数；有些变动数据则可以成批处理，如奖金；还有一些变动数据则由系统根据既定的公式自动计算生成，如请假扣款、个人所得税等。（一）修改个别变动项目数据 在对某一个职工的数据修改调整时，可在“工资变动”窗口通过“定位”功能快速地定位需要修改的记录。（二）人员增减的调整 由于人事调动、新进员工、员工辞职等原因会造成企业职员的增减变动，这时需在人员档案设置中进行相应的人员变动、增减的调整。（三）成批替换工资数据 如果要对同一工资项目进行统一变动，则可通过“工资变动”窗口“替换”功能一次性地将所有满足条件的职工相关的工资项目数据进行调整。三、工资计算与汇总在修改了某些数据，重新设置了计算公式，或者进行了数据替换等操作后，必须调用工资变动中“重算工资”和“工资汇总”功能对个人工资数据重新计算汇总以保证工资数据的正确。 四、个人所得税计算个人所得税是根据中华人民共和国个人所得税法对个人所得征收的一种税。按照现行个人所得税法、税收征收管理法及其相关实施细则的有关规定，反向个人支付应纳所得的单位，都有代扣个人所得税的义务。因此，计算、申报和缴纳个人所得税成为工资核算系统的一项重要内容，用友的工资核算系统为此设置了自动计算个人所得税的功能，用户只需输入工资数据，并根据职工个人收入的来源构成，在系统中定义好计税基数，系统便会自动计算出每位职工的个人所得税并生成个人所得税申报表。(一)设置申报表栏目。在“工资”窗口系统菜单中，执行“业务处理”下的“扣缴所得税”命令，打开“栏目选择”对话框，如图3.1所示。 图3.1 “栏目选择”对话框系统提供的申报所得项目在此默认为工资，即仅对工资薪金所得征收个人所得税，其他不予考虑。在“栏目选择”对话框中，进行“对应工资项目”中的“计税基数”项目选择，系统默认的申报个人所得税的收入额为“实发合计”，用户也可根据实际情况进行调整，单击“确认”按钮，进入“个人所得税”窗口，显示由系统自动生成的个人所得税扣缴申报表，如图3.2所示。 图3.2 个人所得税扣缴申报表(二)设置个人所得税申报表-税率表在打开的个人所得税扣缴申报表中，单击菜单项 “税率”，打开“个人所得税申报表-税率表”对话框，可以对计税方法进行编辑调整，如修改纳税基数、附加费用和各级税率，把纳税基数修改为“1000”，单击“确认”按钮，系统弹出“个人所得税”重新计算对话框，如图3.3所示，单击“是”按钮，系统自动计算并刷新“个人所得税申报表”中的数据。图3.3 个人所得税申报表-税率表五、银行代发工资银行代发工资即由银行发放企业职工个人工资。银行代发工资业务处理的主要内容是向银行提供规定格式的工资数据文件。银行代发对格式的要求分为文件格式设置和输出格式设置。（一）银行代发文件格式设置银行代发文件格式设置是指对银行代发一览表栏目的设置及其栏目类型、长度和取值的定义，通常系统默认设置有单位编号、人员编号、账号、金额和录入时间等栏目，用户可根据需要进行增删修改，如图3.4所示。图3.4 银行代发文件格式设置（二）银行代发磁盘输出格式设置银行代发磁盘输出格式设置是指对工资数据文件输出的格式进行设置，也即文件方式设置，有TXT、DAT和DBF等三种格式选择，并可对数据的显示格式进行定义，如图3.5所示。图3.5 文件方式设置六、工资数据输出工资业务处理完成后，相关工资报表数据将同时生成。系统提供了多种形式的报表反映工资核算的结果。报表格式是工资项目按照一定的格式设定的，如果对报表提供的固定格式不满意，系统提供修改报表和新建报表的功能。（一）我的账表我的账表主要功能是对工资系统中所有的报表进行管理，有工资表和工资分析表两种报表类型。如果系统提供的报表不能满足企业的需要，用户还可以启用自定义报表功能，新增账表夹和设置自定义报表。（二）工资表的查询工资表用于本月工资的发放和统计，本功能主要完成查询和打印各种工资表的的工作。工资表包括以下一些由系统提供的原始表：工资卡、工资发放条、部门工资汇总表、部门条件汇总表、工资发放签名表 、人员类别汇总表、条件统计（明细）表 ，工资变动汇总（明细）表 。在工资系统中，选择“统计分析”列表中的“工资表”，打开“工资表”对话框，选择要查看的工资表，单击“查看”按钮，输入查询条件，即可得到相应的查询结果，如图3.6所示。 图3.6 工资表查看对话框（三）工资分析表的查询工资分析表是以工资数据为基础，对部门、人员类别的工资数据进行分析和比较，产生各种分析表，供决策人员使用。包含：工资增长分析、按月分类统计表、部门分类统计表、工资项目分析表、员工工资汇总表、按项目分类统计表、员工工资项目统计表、分部门各月工资构成分析、部门工资项目构成分析表。注意：工资分析表不受数据权限控制，能查询到无权限的的部门工资数据。（四）凭证查询 工资核算系统传输到总账系统的凭证，在总账系统中只能进行凭证的查询、审核和记账等操作，但不能修改或删除。如需修改或删除，可通过工资系统中的“统计分析”下的凭证查询 功能来删除和冲销。第四节 工资核算业务月末处理工资核算业务月末处理是指对当月发生工资费用进行工资总额的计算、分配及各种经费的计提；制作自动转账凭证，供总账系统登账使用；进行程序性的月末结账工作。一、工资费用分配把工资数据文件保送银行后，财会部门还需根据工资费用分配表，将工资费用根据用途进行分配，并计提各项经费，最后编制相关的转账凭证，供记账处理之用。在系统“业务处理”菜单中单击“工资分摊”，即可进入“工资分摊”窗口，如图4.1所示。图4.1 工资分摊窗口首次使用工资分摊功能，应先进行工资分摊设置。所有与工资相关的费用及基金均需建立相应的分摊类型名称及分摊比例，如应付工资、福利费、工会经费、职工教育经费、养老保险金等。1.在“工资分摊”界面点击“工资分摊设置”按钮，进入“分摊类型设置”界面，如图4.2所示。图4.2 分摊类型设置窗口2.点击“增加”按钮，可增加新的工资分配计提类型。点击“修改”按钮，可修改一个已设置的工资分配计提类型。点击“删除”按钮，可删除一个已设置的工资分配计提类型，已分配计提的类型不能删除，最后一个类型也不能删除。3.输入新计提类型名称和计提分摊比例，单击“下一步”进入分摊构成设置，如图4.3所示。 图4.3 工资分摊构成设置窗口4.输入分摊构成设置，所有构成项目均可参照输入。5.单击“完成”，返回“分摊类型设置”。6.单击“返回”按钮，返回到“工资分摊”对话框。二、生成凭证工资分摊设置完成后，可以进行费用的分摊和转账凭证的生