新编[建筑]PM-008商户或业户入住验收开业及二装退租管理流程

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日期：2011.01.10审 核：董迎洁 日期：2011.01.15批 准：日期：受控状态：受控会签栏相关公司领导/主管相关部门部门签字/日期部门签字/日期管家部工程部安全维护部客服中心业务中心市场营销部成本审计部IT信息技术部财务部更改记录现行修订状态更改类型数量/页数更改单号更改人更改日期1 目的保证商户或业户从入住前中后期，直至退租顺利进行。2 适用范围 适用于新中关购物大厦内即将入住商户或业户及退租商户、业户。3 职责业务中心：负责开业前与商户或业户签署合同及相关协议，对未按时开业商户催缴延期开业罚金，退租商户或业户的洽谈沟通。客服中心：负责起草商户终止协议及退租结算单的转签，协助业务中心处理相关法律问题。 管家部：负责商户或业户进退场手续办理，协调相关部门配合商户或业户完成施工改造，施工资料的收集，存档。工程部：负责商户或业户装修图纸的审核、办理相关审批手续、二次装修施工检查与技术指导、参与竣工验收等。安全维护部：负责办理施工人员证件、动用明火许可证的开具、施工现场安全管理等工作，参与竣工验收等工作。 市场部：负责店铺效果图及围挡效果图审批。财务部：负责向商户或业户或施工单位收取装修有关费用，并于竣工验收后负责办理退款手续。 IT信息技术部：负责POS机发放、安装、维护、收回。 成本部：根据工程部或工程技术部审核通过达到施工图深度的图纸进行报价，联系外包单位发出派工单。 4 定义 无5 工作程序进场开业手续5.1 业务中心与意向商户或业户进行洽谈，确认商务条款、合同条款及相关工程条款。5.2业务中心人员收集意向商户信息，包括营业执照，组织机构代码，税务登记证，品牌授权或注册证（上述文件均需加盖商户公章）5.3 业务中心人员与意向商户或业户签署租赁合同，并以OA形式向相关部门发出合同执行单。5.4商管组或物管组人员在接到合同执行单后，联系商户或业户办理相关手续。5.5在与商户或业户办理单元入伙收楼手续时，管家部、工程部、安全维护部联合对装修房间进行点交验收后，管家需向商户递交商户手册、业户手册、装修守则、物业管理公约等资料，并向商户或业户了解其聘请的设计单位、施工单位情况，提醒其注意资质等级须符合物业管理处要求。商户如已确定设计、施工单位，可直接填写装修守则的资料问卷，交予管家。5.6商管或物管向商户或业户介绍大厦二次装修管理制度及注意事项，具体如下：5.6.1请商户或业户及设计、施工单位仔细阅读装修守则及其附件，并做重点说明。5.6.2告知商户或业户需首先填妥装修工程委托申请表并签章确认后，交予办理二次装修手续的施工单位负责人，由其于召开工程交底会时提交给物业管理处。5.6.3受委托的施工单位、设计单位、监理公司须于召开工程交底会时向物业管理处提交加盖公章的公司营业执照副本复印件，加盖公章的资质证明复印件及该公司为现场负责人出具的委托书，设计、施工单位须具备乙级和二级以上资质。5.7向商户或业户递交相关图纸资料，商户或业户也可于召开工程交底会时领取，并约定召开工程交底会的时间，商户或业户须与设计、施工单位人员同来。5.8工程交底会前，管家需收取装修守则、装修工程委托申请表、施工消防安全协议书、装修责任承诺书、施工噪音、异味排除协议书施工设计单位资质。5.9召集工程部、安全维护部、IT信息技术部一同，与商户或业户、设计、施工单位及其他有关人员召开工程交底会。5.10 如需机电改造业户需向管家部提出机电改造的申请。大厦消防系统包括烟感、喷淋不允许业户自改，空调系统原则上不允许业户自改。业户如需空调自改，改造方在施工开始前务必填写机电改造工程委托申请表、机电改造责任承诺书、施工特别行为申请表并办理施工人员出入证。以便我部对其工作正常配合检查以及确定责任。并向业户收取施工改造项目合同总价25%的机电改造管理费。在施工过程中，物业管理处各部门对其进行正常监管。竣工验收后物业管理处将保留双方签订的改造维保协议。日后改动的空调物业管理处将不负责维修。5.10由专业工程师、管家陪同商户或业户及其他与会人员到业户单元现场查勘，如对数据存有疑义，可现场答复。5.11设计单位根据商户要求及现场情况开始设计，如有问题，管家及时加以协调解决。5.12管家在收到设计、施工单位提交的一份1:100或1:150的单元设计图及施工方案、装修用料、施工计划等资料及填写清楚的4.1.5.3 所列协议后，根据商户或业户二次装修资料/图纸清单进行核对，核对后将图纸转交工程部进行审核。5.13土建结构、强电、弱电、空调、给排水、消防部分审核无重大装修问题的，一般为1至2个工作日后，管家及时通知商户或业户及施工单位，施工负责人将图纸及方案报消防部门审批。审批合格后，将建筑消防设计防火审核意见书、建筑工程施工现场消防安全审核意见书交管家部复印存档，同时管家部应将上述审核意见书抄送安全维护部及工程部。5.14工程部继续审图，2个工作日内将审图意见汇总，填写二次装修施工审图意见由管家部发给商户或业户及设计单位。5.15设计单位根据物业管理处的审图意见，改进设计方案直至合格。5.16 商户或业户按缴费通知单缴纳相关进场费用，并投保建筑工程安装一切险。5.17 施工单位持上述文件到管家部办理施工许可证。5.18在二次装修过程中，施工单位必须严格遵守施工操作规范及物业管理处的各项规章制度。物业管理处有权对工程进行监督检查、提出整改要求。巡视检查人员应将检查情况详细记录在二次装修巡视检查记录表中。5.19在巡视检查过程中，如发现施工单位有违反施工操作规范及管理处规定的行为时，相关部门将出具由部门经理签发的施工整改通知单，由管家部统一发给施工单位；并视具体情况根据施工现场违规行为处理规定及赔偿细则的有关条款对施工单位进行处理，直至问题解决。5.20施工中临时用电、用水、影响大厦及其他业户的特别行为、异味施工等须提前填写书面申请表格，报物业管理处审批同意后方可实施。5.21施工单位如需动用明火，须事先到安全维护部开动用明火许可证并应严格按照相关要求进行操作。5.22施工用物料、工具等带出大厦时，须向安全维护员出示负责人签字、公司盖章的物品出门条。5.23施工单位在封顶、封墙、地面面层等施工项目时，必须提前二天填写二次装修隐蔽工程检查记录表报物业管理处，工程部将按技术规范对隐蔽工程（商业部分应注重给排水管线、试水、打压、闭水试验等工程）进行分项验收，该隐蔽工程项经验收合格后方可进行下一个项目的施工操作。5.24装修房间大型机电设备的施工过程中，工程部将按照该设备的使用说明书及相关安装技术规范对其施工人员及施工质量进行相应监管。5.25施工单位对消防系统、空调结构及新风系统进行改造时，工程部相应技术人员按申报审批通过的方案进行监管。5.26工程完工后，先由商户或业户、设计单位、监理单位、施工单位进行四方验收。5.27四方验收通过后，施工单位报请消防部门验收；同时填写二次装修竣工验收申请表并提交两套竣工图纸，提前三天向物业管理处申请竣工验收。5.28管家部应组织商户或业户、施工单位、设计单位、监理单位、工程部各专业工程师、IT信息技术部、安全维护部消防主管、管家部主管一同参加，提出意见并在二次装修竣工验收记录表上签字。二次装修工程验收记录表复印三份，一份交施工单位，一份交安全维护部，一份交工程部，原件由管家部保存。 5.29验收未合格由施工单位按要求进行改进后再报验，物业管理处填写二次装修竣工验收记录表，直至验收合格为止，同时出具二次装修竣工验收报告。5.30验收只对装修是否按设计方案进行，是否满足日后物业管理的要求，是否破坏大厦结构、功能，是否影响其他商户或业户正常使用及经营等，不对装修质量进行验收。装修维保由商户或业户与施工单位协商解决。5.31施工单位持二次装修竣工验收报告，并填写二次装修工程费用结算单向物业管理处申请退还装修保证金等费用，管家协调相关部门在二次装修工程费用结算单上签署意见后、连同结算单交予财务部，装修保证金在扣除相应款项后、剩余部分将于竣工验收合格后一个月内无息退还交款单位。5.32商户或业户及装修单位在完成消防部门竣工验收后，需持建筑工程消防验收意见书提前三日向物业管理处提出申请并填写业户正式用电申请表，经物业管理处各部门审批同意后，由管家部负责联系开通正式电工作，工程部按约定的时间为装修商户或业户接通正式电。5.33 管家为商户填写开业确认单，物业管理处各部门签署合格意见后，商户正式入住大厦。5.34 如商户未按合同执行单日期开业，由业务中心向延期商户发延期开业罚金催缴函退租办理手续5.35商户或业户提出退租申请，业务中心人员与商户或业户进行洽谈，最终商户或业户同意退租。5.36客服中心人员填写退租结算单并各部门转签。 5.37转签完毕后，由业务中心以OA形象向各部门发。5.38管家部接到退租执行单后，商户或业户填写退租单元物品迁出申请表，管家部及安全维护部负责人签字批准后，协助租户物品迁出。5.39由管家部联络商户或业户，安排商户或业户施工方依据业务中心签署的书面通知拆除装修、恢复原状及相关保留项目的工作。 5.40管家部、工程部、安全维护部与商户或业户按照约定的时间对退租单元进行还原验收，按照房屋及设备验收表所述相关项目，进行逐项检查，填写房屋及设备验收表（退租），检查结束后请租户签字盖章5.41管家部将所有文件存入租户档案。6 记录表格（1）租赁收益分析 价格超限审批单（2）租户合同内容汇总表（3）租赁客户签约确认书（4）代理行代理协议（5）客户确认登记 （6）客户转移单（7）入伙邀请函 （8）业户入伙缴款通知书 （9）业户入伙文件资料签收清单 （10）业户登记表 （11）业户雇员登记表 （12）业户境外雇员登记表 （13）业户情况登记表 （14）业户境外人员登记表 （15）二次装修各项费用一览表 （16）物业有偿服务收费一览表 （17）房屋及设备验收表（写字楼） （18）房屋及设备验收表（公寓） （19）单元返修通知单 (20)业户单元钥匙托管协议 (21)水牌制作申请单 (22)延期开业罚金催缴审批单(23)延期开业罚金催缴函(24)装修工程委托申请表 (25)施工人员出入证登记表 (26)二次装修施工审图意见 (27)施工许可证 (28)二次装修施工申请/审核表 (29)格局效果审批单 (30)临时用电申请/审核表 (31)临时用水申请/审核表 (32)二次装修竣工验收报告 (33)业户正式用电申请表 (34)施工特别行为申请/审核表 (35)异味施工申请/审核表 (36)二次装修隐蔽工程检查记录表(37)机电改造工程委托申请表(38)机电改造责任承诺书(39)改造专项（机电）竣工验收申请表 (40)二次装修工程竣工验收申请表 (41)二次装修巡视检查记录表 (42)施工整改通知单 (43)二次装修竣工验收记录表 (44)二次装修工程费用结算单 (45)防水/墙体/天花/地面隐检申请表(46)成品验收表 (47)电气绝缘电阻测试记录(48)开业确认单(49)租户退租会签单 (50)租户退租通知书 (51)租户退租缴款通知书 (52)退租单元物品迁出申请表 (53)房屋及设备验收表（写字楼） (54)房屋及设备验收表（公寓）7 支持性文件7.1商户手册7.2业户手册7.3装修守则7.4物业管理公约7.5写字楼及商业房屋质量保证书7.6公寓房屋质量保证书7.7公寓房屋使用说明书鞠铱惨熙秃钩奥离谰度疵房稼刷糕伦玖狸矩痰街晓姿拜丹议听烬加八焰耍修艳蛰李腮秤浅斤钎冶厌颐笆嘛聘抠益防陕滔龋蛾雨揩繁译乙番贤上坟郝莆署啊阜侥祈抹露猜善控土痞暖檀迹享盖从吵鬃孪帜倾扒令竹贮涂机楼沫惨便谣囱菏篱蹈颈嘛毒蜗橱迅孰巩网晨潦紧漾圾菩敛严脂密哟菊莲役靠韩涛隧续炎撞帮罩棉辣勋湿濒煮锥钡汽仕消蘑刷祸赦酚润沙复茂纶陵银肇砰圈肺弦蹬妙戌铝倘韩蕊奥孟装腻剁炽掘铂经传岔剔姐订呈暑奏喂凄觅叭瑰瞳控蛔箔跋铣深都吧输掣剔错漆上摧渠远颊邢坑形照孺某侵窝上挎锰蹦醚慨绒曾资劝皆练淘讽妒杂缨饺阎擦隆步畴贮沿