集团公司档案管理方案

集团档案管理方案公司十八楼档案室的布置现已基本完成，为能使档案室尽快投入使用，更好、更快地进行集团公司的档案管理工作，提高集团的工作效率，使集团公司的档案工作更标准化、规范化和数字化，购买一套与集团公司需求相符合的档案管理系统软件和配套的电子硬件设备，是实现集团档案工作各个环节的计算机化、无纸化和一体化办公的关键。 一、方案目的本方案的目的在于本着从公司档案管理的实际出发，通过市场调查和对各大软件公司进行走访比较，在尽可能低的投入的同时，取得提高业务处理效率、优化工作流程、更好、更快地提高集团的档案管理工作效率，实现集团档案工作各个环节的计算机化、无纸化和一体化办公。我们要求系统能使文件与档案管理更规划化，更能提高工作效率。根据档案系统管理员查阅相应档案（包括文件原文直接可浏览），可进行编目管理，档案实行数字化存储、管理，为以后在内网、外网以及集团主页网上发布奠定基础。二、软件方案说明（一）系统要求我们购买档案管理系统软件的前提，首先是从档案工作的实际需要出发，以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则，档案业务处理需要涵盖以下方面：1、未归档文件管理 是档案管理的组成部分，包括未归档文件信息著录、开放管理、文件鉴定、文件销毁、文件归档、立卷归档、资料整理、借阅管理、文件检索、信息统计、打印输出、系统设置等功能，涵盖文件管理的全过程。2、全宗管理 包括全宗著录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索、打印、输出等。3、案卷管理 包括案卷著录、编制案卷、开放管理、案卷鉴定、案卷销毁、借阅管理、移交接收、检索利用、统计、打印输出等。4、卷内文件管理 包括卷内文件著录、拆卷管理、插卷管理、开放管理、卷内文件鉴定、卷内文件销毁、借阅管理、移交接收、检索利用、信息统计、打印输出等。5、归档文件管理 包括归档文件著录、拆件管理、插件管理、开放管理、归档文件鉴定、归档文件销毁、借阅管理、移交接收、检索利用、信息统计、打印输出等。6、条码管理 可实现与条码打印机、扫描抢等硬件集成，实现条码（批量）生成、条码（批量）打印以及借阅、归还时的条码应用。 集成条码管理的优点：（1）输入速度快：档案借阅、归还的时候，与键盘输入档案信息相比，条码输入的速度远快于键盘输入的速度。（2）可靠性高：据统计键盘输入数据出错率为三百分之一，而采用条码技术误码率低于百万分之一。（3）采集信息量大：利用传统的一维条码一次可采集几十位字符的信息，二维条码更可以携带数千个字符的信息，并有一定的自动纠错能力。（4）灵活实用：对档案进行条码标识、管理既可以作为档案借阅、归还的一种应用，也可以和其它有关识别设备组成一个系统实现自动化识别，还可以和其他控制设备联接起来实现其它方面的自动化管理。7、资料管理 包括资料著录、开放管理、资料鉴定、资料销毁、借阅管理、移交接收、检索查询、统计报表、打印输出等。8、系统维护 包括用户权限设置、系统日志管理、密级和地址设置、数据备份与数据恢复、分类设置、界面设置、系统模板设置、文件夹设置等功能。9、数据管理 包括提示项设置、倒排项设置、统计界面设置、报表设置、数据导入、数据导出等功能。10、综合检索 具备进行跨模块之间的模糊查询功能。11、电子原文的数据库保存 通过电子文件引入后实现了电子文件的数据库保存备份的同时也包括了电子文件。12、界面新颖 所有界面较以前有较大改进，不管是录入界面、检索界面、浏览界面都给人良好的视觉感受。（二）系统特点 对档案管理系统要求有以下几个特点：1、 支持多全宗管理 满足整个单位、下属各子公司、各部门，单位的档案管理既相对独立，又需要统一查询、统一管理的需求。可针对不同全宗设置实体分类。2、灵活的界面自定义功能 系统的使用中，用户按照习惯任意定义录入界面，增强程序亲和力，符合用户个性的操作习惯。用户也可定义浏览界面。3、原文管理功能 文字、图象、多媒体等各种格式电子文件以及纸质文件材料的原文直接扫描存储管理，原文数据可加密、压缩。原文数据可以存储至硬盘或光盘。4、支持多种组卷方式 遵循国家标准，同时支持传统与简化（新式）两种组卷方式进行自动组卷；另外允许用户自定义组卷条件，对各种专门类型档案进行自动组卷；自动生成档案管理所需案卷号、件号、起止号等各种序号。5、案卷或档案调整方便快捷 针对自动组卷或已经手工组好的案卷，可以采用可视化方式进行案卷的分拆、合并、剔除、排序等调整；针对简化方式组卷的文件，可以采用档案调整进行文件件号的调整。6、档案查询轻松自如 提供固定条件的简单查询和用户自定义条件的组合查询二种模式。7、档案利用方便直观 登记借阅利用情况，超期自动催还，统计借阅情况，打印借阅登记单。借阅利用情况和文件档案记录“自动互查”（根据利用登记记录可以了解所借阅的文件、档案详情，根据某份档案或文件，可以了解其借阅情况）。8、多级数据安全机制 通过严格的分级权限机制，确保了数据的安全性。9、库（表）备份功能完善 除对整个数据库备份以外，增加了按不同全宗的不同实体分类对任一数据库中的表进行备份或恢复，也可自定义条件进行任一表备份或恢复。10、数据导入导出灵活 可将系统中的数据按任意条件导出成文本或其它多种数据库形式；也可将文本或多种数据库形式中的数据导入系统中。（三）不同软件的比对 根据中华人民共和国档案法实施办法、档案管理软件功能要求暂行规规定以及电子文件归档与管理规范， 结合深圳市档案局推荐的档案管理系统，通过市场调查及对不同软件科技公司的详细了解、走访，综合相关领域知名度、高评价度和服务质量，我们共筛选出三家软件公司提供的产品，分别是：北京紫光慧图信息技术有限公司、珠海泰坦软件系统有限公司以及重庆六业科技发展有限公司。 市面上提供出售各种各样的档案管理系统，普遍都分为单机版和综合版，二者区别主要在于：单机版是应用于一台机器上，只供档案管理员一人使用、功能比较单一的文件档案资料综合管理的软件；而综合版是应用于公司具有用户登录端口的每一台电脑上，除了档案管理员之外拥有权限的用户都可以浏览使用，功能全面并为以后的档案共享奠定基础。价格方面，二者也悬殊较大：单机版在人民币10000元左右，综合版在人民币12万元不等。 结合本集团的实际需求，我们暂不需要全面使用档案管理软件，只需要档案管理员一人使用管理，但单机版的功能远不满足于本集团对档案管理的功能要求，因此，我们向软件公司提出只需要安装在一台机器上、但须具备综合版的所有功能的档案管理软件这样的一个要求。以下是三家软件公司在档案管理软件功能的对比：打“”即为该软件具有对应项目的功能。序号功能模块功能模块北京紫光珠海泰坦六业管理平台01数据采集(OA接口)未归管理、归档管理、卷内管理、案卷管理、资料管理、文件管理02审核管理归档管理、卷内管理、案卷管理、资料管理、文件管理03数据管理未归管理、归档管理、卷内管理、案卷管理、资料管理、文件管理关联、查看关联、开放、光盘导出04开放管理开放管理05数据审批我的办理任务代理设置06鉴定与销毁销毁查看销毁单据管理到期鉴定管理07编研管理专题制作、信息编研、专题利用08统计管理档案分类数量统计借阅实体档案统计电子文件利用统计档案利用日志档案利用统计09综合检索简单检索分类检索数字化检索10全宗管理全宗管理11利用管理借阅管理借阅管理_条码管理反馈管理光盘利用电子查档管理办事指南12综合管理事件管理公告管理批量修改批量操作日志数据汇总数据查重档号对齐数据导出数据导入数据备份与恢复13安全维护单位管理用户管理用户管理_设置利用数据权限用户组管理用户组管理_设置利用数据权限日志管理14系统设置模板维护档号设置分类维护报表管理工作流维护解密词维护密级维护鉴定标准管理界面维护利用平台15权限档案未归管理、归档管理、卷内管理、案卷管理、资料管理、文件管理16开放档案条目检索全文检索17个人信息我的收藏、个人意见、办事指南18专题下载专题利用19查档管理查档申请产品价格20北京紫光慧图综合版（单机使用）RMB60000左右21珠海泰坦标准版RMB68000左右22重庆六业单机版RMB10000左右 三家软件公司提供的产品在功能上，基本上都满足本集团的需求。其中，重庆六业科技发展有限公司只能提供单机版的软件系统；珠海泰坦软件系统有限公司在条码管理方面还不能有相应技术的提供；在文件扫描方面以及借阅功能方面，北京紫光慧图软件包含了TH-SCAN扫瞄端和条码管理的功能，这两个功能都是我们看重并需要的两个功能，这是略胜于另外两家软件公司的重要方面。（详细请参照附件）三、硬件方案说明 由于传统的扫描仪扫描速度慢，远不满足于档案管理的效率及工作的优化程度，集团有必要购买一台高速扫描仪以实现档案管理软件的配套运行。 根据集团公司的实际需求，需要购买一部最大幅面为A3、自动扫描双面、日扫描量达到5000页的专业高速扫描仪。综合各种因素，我们共筛选出四款不同品牌的高速扫描仪，分别是：富士通6670、惠普9000、松下S5055C、爱普生6000。下表是它们各方面性能的比较：富士通6670、惠普9000、松下S5055C、爱普生60000的对比型号富士通6670HP 9000松下S5055C爱普生60000报价￥6.9万￥3万￥5.2万￥6.5万基本参数产品用途商业应用商业应用商业应用商业应用产品类型馈纸式馈纸式馈纸式平板式+馈纸式最大幅面A3A3A3A3扫描元件彩色CCD2（前1，后1）CCD4线彩色线性CCD光学分辨率600x600dpi600x600dpi600x600dpi600dpi最大分辨率50-600dpi（以1dpi增量进行变化）扫描范围加长纸最大扫描长度3048mm300864mm3052540mm平板扫描：最大Letter或A3ADF扫描：最小：宽68mm长120mm，最大：宽297mm长2540mm扫描介质文件，图片文件（信封），图片，名片，卡片（保险卡、凸字卡、塑料ID卡），标签文件扫描速度A4横向：90ppm/180ipm（200dpi），80ppm/160ipm（300dpi），双面：148ipm（300dpi） A4纵向：70ppm/140ipm（200dpi），60ppm/120ipm（300dpi）60ppm或120张图像/分钟（黑白、200dpi）单面：高达70ppm（纵向），高达90ppm（横向）双面：高达140ipm（纵向），高达180ipm（横向）平板：4秒/页，ADF：40ppm/80ipm接口类型USB2.0，Ultra SCSI（半间距50针）USB2.0USB2.0USB2.0日扫描量5000页5000页性能参数扫描光源白色冷阴极荧光灯CCFL4（前2，后2）白色LED光源扫描模式彩色、灰阶、黑白色彩位数彩色：24位，灰度：8位，黑白：1位48位8位彩色：16位，灰阶：8位灰度参数1024级256级自动进纸器支持，200页支持，150页支持，200页介质尺寸A3-A8最大：297432mm，最小：4870mm介质重量A4：31-209g/m，A4：52-209g/m，A8：127-209g/m42-120g/m20-209g/m双面扫描自动选配自动自动网络扫描不支持不支持不支持选配输出格式PNG，DOC，RTF，TXT，WPD，XLS，HTM，OPF，UNICODE TXT，XML，XPSJPEG送稿器容量200页其它参数产品尺寸641432300mm473900418mm468444339mm产品重量17kg16.4kg18kg操作系统Windows 2000/XP/Server 2003/Vista/7Windows 7/Vista x64/XP Home/XP Professional/XP Professional x64/2000Windows 7/Vista/XPMac OS X v10.4.11/10.5.x/10.6.xMac OS X Lion或更新（不支持快速用户切换）电源类型AC 100-240VAC 100-240V（10%），50/60Hz（3Hz）AC 220-240V，50/60HzAC 90-264V电源功率操作：小于130W，待机：小于4.6W131W睡眠：3.5W或更低操作：79W(ADF），25.5W（标准）待机：12.5W(ADF），9.5W（标准）睡眠：1.5W环境参数工作温度：5-35，工作湿度：20-80%（非凝结）工作湿度：15-80%相对湿度工作温度：15-30，工作湿度：20-80%RH存储温度：0-40，存储湿度：10-80%RH工作温度：5-35，工作湿度：10-80%（无凝露）存储温度：-25-60，存储湿度：10-85%（无凝露）其它性能多进纸检测：超声波检测功能：超声波双页进纸检测（1点），装订文档检测 图像压缩：JPEG（彩色，灰度级） 黑白模式中间色调：抖动，误差扩散法 图像控制：图像加重，动态阈值，自动分离，反置，自动删除空白页 其他功能：长度控制，条形码辨识（ISIS），自动分页，控制纸，长纸模式扫描仪附件包装清单扫描仪x1电源线x1使用手册x1CD-ROM光盘x1HP Scanjet Enterprise 9000单页进纸扫描仪x1高速USB2.0连接线x1电源与电源线x1入门指南x1扫描软件CD-ROMx1自动文档进纸器清洁布x1主机x1电源线x1USB数据线（2.4m）x1控制纸x1滚轮清洁纸x1显像纸x1吹风球x1操作手册x1安装手册x1随机光盘x1主机x1电源线x1USB连接线x1搓纸轮装置x1首先阅读手册x1安装光盘（驱动程序及相关软件，电子说明书）x1保修卡x1随机软件TWAIN，ISIS，ScandAll PRO，Adobe Acrobat，QuickScan Pro（Trial），Visual Error Recovery Guide，Image Processing Software Option V2.5，VRS 4.2_VRS ProfessionalHP Smart Document Scan软件 Kofax VirtualResca（VRS）ProfessionalIRIS Readiris Pro OCREMC ISIS/TWAIN驱动程序WIA驱动程序HP TWAIN驱动程序图像捕获软件ISIS/TWAIN 驱动软件用户实用软件EPSON ScanDocument Capture Pro支持ISIS驱动（可通过网站下载)EPSON Event Manager （只适用于Mac）ABBYY FineReader Sprint 9 for Win（Ver.8 for Mac）可选附件滚轮更换套件滚轮清洁纸打印机单元（前置）墨盒平板扫描仪保修信息保修政策全国联保，享受三包服务全国联保，享受三包服务全国联保，享受三包服务全国联保，享受三包服务质保时间1年3年1年1年客服电话800-830-6790800-820-2255；021-3856-3013800-810-0781400-810-9977电话备注法定节假日休息周一至周五：8:30-18:00（节假日休息）24小时电话服务周一至周五：8:30-18:00（节假日休息）详细内容富士通支持全国联保，可享有三包服务。若按使用说明和操作指南正常使用情况下，本品发生故障，您可查询最近的维修点，由厂商售后解决。也可凭厂商维修中心或特约维修点所提供的质量检测证明，以发票标明购机日期为准,享受7日内退货，15日内换货。经富士通授权维修中心维修的机器，在原保修期内继续享受富士通提供的保修服务。惠普支持全国联保，可享有三包服务。若按使用说明和操作指南正常使用情况下，本品发生故障，您可查询最近的维修点，由厂商售后解决。也可凭厂商维修中心或特约维修点所提供的质量检测证明，以发票标明购机日期为准,享受7日内退货，15日内换货。经惠普授权维修中心维修的机器，在原保修期内继续享受惠普提供的保修服务。松