档案管理软件操作指引

吉林大学档案管理软件操作指南首先，文件管理系统登录文件管理系统是一个浏览器/服务器结构的系统。客户端只能通过浏览器登录文件管理系统(建议使用互联网浏览器)。具体登录方法如下：方法1:进入档案主页(/)，点击以下图标然后，使用存档系统管理员提供的用户名和密码登录。方法2:在浏览器的地址输入框中输入文件管理系统的IP地址8。下图：使用存档系统管理员提供的用户名和密码登录。登录成功后，系统将自动进入“文件信息管理”功能界面，如下图所示：二。用户信息的修改用户可以点击顶部或左侧的“系统设置”进入用户管理界面，查看自己的用户信息。如果用户需要更改密码，他们可以先删除旧密码，然后输入自己的新密码。您还可以修改其他用户信息，如用户名和联系号码。更改信息后，单击“修改信息，修改密码”。请参见下图：三。档案描述在“文件信息管理”页面，点击文件表名称或点击“打开”进入数据库，如下图所示：您可以在左侧看到“表内文件分类目录”。单击“”直到最后一级目录进入右侧的“文件信息管理”页面。顶部显示了该目录的基本信息：它的各级目录名，以及该目录下的文件总数。中间一行列出了该目录中的数据。下图：单击文件管理页面顶部的“添加文件”或“添加文件”。记录档案。下图：用户参考吉林大学档案网上著录规则了解信息描述。完成信息描述后，单击“添加”。四.上传文件信息文件该文件管理系统不仅可以支持用户输入、编辑和修改文件和文件的基本信息，还可以支持用户远程上传各种格式的电子文件，扫描纸质文件的图像和音视频等音视频多媒体文件。用户可以通过两种方式进入文件或文件的全文、图像或多媒体操作页面。模式1:用户可以点击“文件信息管理”页面下相应文件左侧的三个超链接，如下图中的红框区域所示：方法2:用户可以点击“编辑文件和文件”页面下“输入成员”右边的三个按钮。下图：全文提交的格式为word、excel、PDF、html和txt文件。图像文件提交的格式是JPEG，GIF，BMP，RLE，TIF，巴布亚新几内亚，DWG，PDF。建议使用JPEG、GIF、BMP格式。视频文件提交的格式是asf和wav。音频文件以mp3和wma格式提交。上传的文件名应与存档的文件名一致。1.要上传文件或全文文件，用户可以点击“全文”超链接或“全文”按钮，系统将进入“全文”页面。单击“浏览”找到上传文件的位置并完成设置。点击下面的“上传”按钮，完成系统文件的上传。如果上传的文件不是PDF格式，请在上传后单击“转换”。请参见下图：2.要上传文件或文件图像、视频和音频，用户可以单击超链接“图像、视频和音频”或按钮“图像、视频和音频”。系统进入“图像、视频和音频”页面，打开图像、视频和音频上传页面，点击“浏览”找到上传图像、视频和音频的位置，并完成设置。点击下面的“上传”按钮，完成系统文件的上传。请参见下图：V.编辑和修改数据1.在“文件信息管理”页面上，显示的是我们已经记录的文件数据信息。文件级别和文件级别之间的差异可以通过颜色来区分。单击每个描述性信息的“标题”或编辑列中的“”图标，如下图所示：系统自动进入“编辑”页面，在此您可以再次编辑和修改此信息。修改完成后，点击“保存”完成修改。请参见下图：2.调整同一目录下文件的顺序。只需调整每个文件前端的移动符号 ，系统就会自动对文件进行排序。单击向上箭头向上排序文件。它将自动交换前一个文件的文件号。否则，它将向下移动，如下图所示：3.如果要插入文件，在用户添加文件后，系统会自动在文件编号后的零件编号上添加1。用户只需逐一修改以下文件的页码。如果要插入案例文件，需要在原始案例文件编号和后续案例文件编号的案例文件编号上添加1，然后添加要插入的案例文件。4.有时需要根据需要调整每页显示的行数，如多种选择。下图：只需在框中输入您选择的号码并提交即可。六、目录印刷1.对于一般打印，点击“文件信息管理”页面中的“当前打印”，如下图所示：系统自动进入“目录打印”页面进行操作。请参见下图：选择要打印的目录，点击“打印预览”完成打印。2.当用户需要打印几个单独的文件时，使用选择性打印。在“文件信息管理”页面中，选择要打印的文件前面的“”，然后点击“打印队列”。此时单击“打印队列”查看已添加到队列中的信息，并删除不需要在此打印的信息。下图：再次点击“打印当前”，将出现打印界面。选择要打印的表格，然后选择“仅打印打印队列中的文件”。点击“打印预览”完成打印操作。下图：七、文件在线描述信息打印要求1研究生学位文件信息打印要求打印的表格有：完整的引用列表、测试准备列表、案例文件列表和文件传输的详细列表。应根据文件材料的纸张类型选择“完整报价和参考表”，并用复印纸垂直打印。“文件目录和文件传输详情”应水平打印在A4复印纸上。“完整引用列表、测试准备列表和案例文件列表”的打印表格数量为1。3份“文件传输详细清单”。2 .文件、科研项目、学生成绩、图纸等文件信息打印要求打印形式有：文件封面、卷内文件目录、测试准备表、文件目录、文件传递表。“案例封面，测试