第二章-电算化基础

第二章会计电算化的基本要求P11,第一节会计电算化法规制度第二节会计核算软件的要求第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求第四节计算机替代手工记帐的基本要求第五节会计电算化档案的基本要求,第二章会计电算化基本要求,会计电算化是一场技术革命，应该有领导、目标、计划、组织地进行推进需要管理,管理：宏观：国家或地区为保证会计电算化的顺利开展所制订的办法、措施和制度微观：单位自身对会计电算化所制订的管理办法、措施和制度美国早在1976年就发布了管理咨询服务公告第4号计算机应用系统开发和实施指南,我国政府首先通过会计法规对会计电算化进行管理,对单位会计电算化工作作出具体规范的法规有：会计法，会计基础工作规范，会计档案管理办法,第一节会计电算化法规制度,1999年10月31日通过的会计法以法律的形式规定：“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定；会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定”。,会计基础工作规范,11条：开展会计电算化和管理会计的单位，可以根据需要设置相应工作岗位，也可以与其他工作岗位相结合。,大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可设立如下岗位,电算主管：5点可由会计主管兼任软件操作：9点会计人员审核记帐：7点主管会计电算维护：5点大单位：专人，小单位：会计人员电算审查：3点会计稽核人员数据分析：5点主管会计,电算主管,负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化管理的经验。负责定义操作人员的权限负责电算化系统的日常管理工作协调电算化系统各类人员之间的工作关系，制定岗位责任与经济责任的考核制度，对电算化系统各类人员的工作质量考评，提出任免意见,软件操作,负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。要求达到会计电算化初级水平。负责所分管业务的数据输入、数据处理、数据备份，输出会计数据的工作每天操作结束，应及时做好数据备份并妥善保管,审核记账,负责对输入计算机的会计数据进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认要求达到会计电算化的初级知识培训水平负责凭证的审核工作，包括各类代码的合法性，摘要的规范性，会计科目和会计数据的正确性，以及附件的完整性不得兼出纳工作,电算审查,负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。达到会计电算化的中级水平审杳电算化系统各类人员的工作岗位的设置是否合理，制定的内部牵制制度是否合理，各类人员是否越权使用软件。发现系统问题或隐患，就在及时向会计主管反映，提出处理意见,电算维护,负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。经过会计电算化的中级知识培训维护员一般不对实际会计数据进行操作大中型企业中应由专职人员担任定期检查电算化系统的软件、硬件的运行情况会计电算化系统人员变动或会计科目调整时，负责电算化维护,数据分析岗位,负责对计算机内的会计数据进行分析。达到会计电算化中级水平。每日、旬、月、年都要对企业的各种报表、账簿进行分析，为单位领导提供必要的信息。企业有重大项目实施前，应通过历史会计数据的分析，为决策提供祥实、准确、有根有据的事前预测分析报告,27条：实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员还应当在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘（磁带等）及有关资料、实物等内容。,44条：实行会计电算化的单位，对使用的会计软件及其生成的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的要求，应当符合财政部关于会计电算化的有关规定。45条：实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行保管。,53条：实行会计电算化的单位，对于机制记帐凭证，要认真审核，做到会计科目正确，数字准确无误。打印出的机制记帐凭证要加盖制单人员、审核人员、记帐人员和会计机构负责人、会计主管签字或盖章。58条：实行会计电算化的单位，用计算机打印的会计帐簿必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记帐人员和会计机构负责人，会计主管签字或者盖章。,61条：实行会计电算化的单位，总帐和明细帐应当定期打印。发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记帐和银行存款日记帐，并与库存现金核对无误。98条：实行会计电算化的单位，填制会计凭证和登记会计帐簿的有关要求，应当符合财政部关于会计电算化的有关规定,会计档案管理办法1998年8月21日财政部制订的会计档案管理办法中第十二条规定：采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。,四、有关会计电算化的专门法规,我国政府首先通过会计法规对会计电算化进行管理。对单位会计电算化工作作出具体规范的法规有：会计法，会计基础工作规范，会计档案管理办法有关会计电算化的专门法规按照会计法的规定:会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范会计档案管理办法会计电算化工作规范等,第二节会计核算软件的要求,从会计数据的输入、输出、处理、安全等角度，全面对会计软件进行了规范。一、会计核算软件的基本要求9点二、会计数据输入功能的基本要求9点三、会计数据输出功能的基本要求5点四、会计数据处理功能的基本要求7点,一、会计核算软件的基本要求,1、会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率2、会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表,3、会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照4、会计核算软件必须提供提人员岗位及操作权限设置的功能。5、会计核算软件应当符合GB/T19581信息技术会计核算软件数据接口国家标准的要求,6、会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况7、会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能8、单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续,9、会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。目开展会计电算化人员培训的主要形式：1）财政部门2）软件公司3）企业自己组织的培训,二、会计数据输入功能的基本要求,会计核算软件中会计数据输入可以采用键盘输入、软盘转入、网络传输等几种形式。会计核算软件中一个功能模块所需的数据，可以根据需要从另一功能模块取得，也可以根据另一模块的数据生成。会计数据输入的正确性决定会计信息可靠性的重要一环。,财政部在会计核算软件基本功能规范中对会计数据的输入提出了明确要求，其中尤其要求软件具有足够的检验和防错功能，最大限度地发现错误并提供必要的修改手段。,1、初始化功能2、记账凭证的功能3、记账凭证编号的连续性进行控制4、数据输入的必要提示功能5点5、记账凭证修改、审核的功能6、审核、输入、修改功能的权限进行控制7、已登账的记账凭证的更正方法8、原始凭证自动生成记账凭证，应审核确认9、外系统生成的记账凭证的审核，记账功能,三、会计数据输出功能的基本要求,会计数据输出的形式屏幕查询、打印输出、磁盘输出、网络输出最基本的输出形式：屏幕查询、打印输出下级分支机构向上级传送账簿和报表：网络传输,1、会计软件应当具有对机内会计数据查询的功能2、应当按照国家统一的会计制度规定的内容和格式，打印输出机内原始凭证、记账凭证、日记账、明细帐、总账、会计报表。明细账应当提供三栏账、多栏账、数量金额帐等各种账簿形式,3、总分类账可以用总分类帐户本期发生额、余额对照表替代4、在保证会计帐簿清晰的条件下，计算机打印帐簿中的表格线可以适当减少5、对于业务量较少的账户，会计软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能,打印输出的会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记。以示区别根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计数据，会计核算软件不能提供直接修改的功能会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘、软磁盘等存储介质的强制备份功能,四、会计数据处理功能的基本要求,会计电算化后数据处理主要由计算机自动进行1、会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或多个。,（1）登记总分类账：审核通过的：机内记账凭证或计算机自动产生的记账凭证或记账凭证汇总表（2）登记明细分类账：审核通过的：机内记账凭证和相应的原始凭证（3）总分类账和明细分类账可同时登记或分别登记可在一个功能模块中登记或不同功能模块中登记。（4）审核通过后：直接登账或成批登账（5）登账时，应计算出各会计科目的：发生额和余额,2、会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。3、会计核算软件应当具有机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能4、全部登记入账才能结账5、结账后不允许再输入上一会计期间的会计凭证,6、自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表的功能，通用会计软件应当提供会计报表的自定义功能7、确保会计数据安全保密通用会计核算软件应当同时提供多种会计核算方法，以用户选择，核算方法的更改，计算机内应有相应记录。,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,电算化岗位的划分的目的：切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查一、会计电算化岗位的分类二、会计电算化岗位责任制的基本内容三、中小企业实行会计电算化后的岗位设置四、会计电算化岗位权限的设置,第四节计算机替代手工记账的基本要求,替代手工记账是会计电算化的阶段性目标。计算机替代手工记帐俗称甩账，即正式采用电子计算机替代手工记账、算账和报账,计算机替代手工记账的基本要求,一、适用的会计软件，计算机和手工会计双轨运行3个月以上，数据一致，会计软件安全可靠。“配有适用的会计软件”是会计电算化的前提条件,二、配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端“设备”是会计电算化的物资基础既要讲究成本效益原则，又要有一定的超前意识，满足会计核算的需要。,三、配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员，其中上机操作人员已具备电算化初级以上专业知识和操作技能，财政部核发的合格证书“人才”是会计电算化成功的关键,四、建立健全内部管理制度，主要包括：会计电算化岗位责任制、电算化操作管理制度、会计电算化机房管理制度、会计电算化档案管理制度、计算机软件与硬件系统维护制度,第五节会计电算化档案的基本要求,会计电算化档案管理是重要的会计基础工作，要建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度。,会计电算化档案的基本要求（6点）,1、采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。,2、会计电算化档案包括机内会计数据，软盘等备份会计数据，以及打印输出的会计凭证，帐簿，报表等数据采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，作为会计档案保存，其保存期限同会计档案管理办法中规定的相应会计数据（书面形式的会计账簿、报表）一致。,大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。,灵活规定：,现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，