项目材料采购管理制度

项目部材料采购管理制度为了进一步加强材料管理，降低工程成本，规范材料管理、采购、周转过程，增收节支，提高企业经济效益，本着分清职责，保证材料正常供应的原则，现结合实际情况，经工作学习总结一下: 第一条、项目部材料负责人工作职责1、负责工程所用材料、设备、租赁材料的采购供应工作,汇总项目部周转材料及使用材料计划，编制项目部材料成本及利润工作报表，加强项目材料设备、材料出入库、材料台账及材料成本的核算。进行工程材料的管理与控制，及时反映工程材料的实际支出、盈亏。2、负责并监督在工程施工中能多次周转使用及辅助材料的采购、运输、调拨、报废等工作。3、负责工程材料的询价报价、材料信息及样品样本的收集，建立建全材料合格供应商信息库。4、负责工程项目主要材料、设备的询价、采购、合同签订等工作，项目部对所进材料质量进行监督、使用及统一调拨管理。监督施工队自购主要材料，零星材料及辅材类材料质量监督。5、负责项目部材料、设备、周转材料的使用管理及各项目部材料账目的考核、抽查、监督工作。 第二条、材料计划1、工程部施工员提前5-7天将工程所需材料的名称、规格、型号、数量等提出项目材料使用计划，填制项目材料使用计划表项目经理签字确认后，由材料员进行询价、比价、定价，询价单位不少于5家。2、一些特殊材料（商混、钢材等）要充分考虑到材料的使用环境与供应要求，项目现场负责人应提前做好材料需求计划并与供货商到施工现场与施工技术人员进行技术性交底，以免造成供货条件或环境不能及时供货。3、零星材料计划由项目现场负责人和现场技术员及时提出，填写零星材料采购明细表经项目经理签字、核实交由材料员进行询价采购。4、对临时急需材料，项目负责人提出计划，项目经理签字批准后采购，严禁材料人员擅自采购无计划材料。5、材料员在做材料计划工作，应在工程签订合同后根据施工图纸、效果图等拿出主要材料品类，并根据拿出的材料品类开始组织询价及供应商的考察咨询（主要目的是在第一时间开始材料工作，避免工期紧张造成材料供应不及时）。 第三条、材料询价、定价程序 1、材料员在收到项目部提出的材料计划单后视工程部位需要缓、急一周内完成材料的询价工作，填写材料采购比价单 (附3至5家材料供应商的明细报价,联系人、联系电话、供应商名称、地址等报价单须盖供应单位公章)，材料采购比价单经由项目预算人员进行预算对比各相关人员进行意见交流，得以统一建议同意采购后，由项目经理审核批准，再进行材料的合同签订及采购工作。2、对大宗材料、设备的询价、定价、采购，由采购部、项目部组织采取公开招标或议标的方式，确定供应商洽商合同，经项目经理审核后方可采购。3、对小型材料、设备的询价、定价、采购，由采购部自行询价报项目部审核，由材料员进行采购。采购时必须注明采购地点、供应商名称、联系人、联系电话（确保信息准确）出现材料组织困难应及时向项目经理汇报。第四条、材料采购程序1、材料员根据项目经理审批的材料采购比价单的情况及时签订采购合同，采购员按项目使用材料的时间、数量组织材料进场；材料员直接联系供料商，要求供货商按要求供货。2、材料员负责对材料的出入库进行全程管理，并根据工程的进展情况及时与供应商联系，确保材料供应顺利进行。3、项目需由甲方或业主批价认可的材料，由项目部预算人员进行成本控制负责统一报甲方或业主办理材料批价手续。第五条、合同签订1、在一定量金额（与项目所属地区、公司财务部要求进行确定）的材料、设备合同的签订，采购部根据材料采购比价单确定的供应商,综合市场询价情况，拟订出材料合同样本（技术性指标需会同项目部技术人员确认）随附供应商资质证明。 2、零星材料采购，原则上可以不签订合同，项目部填写备案说明，相关人员签字后交采购部备案。3、合同签订前应当把合同上发公司进行合同审查、复查，确保合同无法律漏洞、空白等条例。第六条、材料款付款程序1、主要材料拨款，材料员根据实际进场材料情况填写材料拨款申请单（此单据由财务部编制），经项目经理与财务部进行审批，作为付款依据。2、材料进场后由财务部按合同签订的付款比例及付款方式进行材料款的拨付，财务部在付款前需与材料供应商和财务会计核对进场材料数量，核实无误后由采购部填写内部付款通知单（此单据由财务部编制），经财务部、项目经理批准后办理付款。3、对于公司指定的长期合作的小型材料（指成批量的零星材料）供应商，原则上不必签合同，但供应商必须提供该批材料的生产厂家、品牌及单价并附供应商的资质证明材料，如：营业执照、税务登记等）4、项目所需材料必须有相应的发票，而且应严格按照当地税务局、项目业主、自己公司的要求开出相应所供材料的合法发票。第七条、材料备用金、台帐管理1、原则上每个材料员，负责该项目材料总账的管理、材料验收（调拨）明细账、租赁材料、周转材料明细账、与供应商对账、材料验收单、收料单、月盘点的统计和上报工作。2、需要现金购买的材料，由材料员经办人填写备用金借款单，项目经理批准后，到项目财务部领取，凭票据到项目财务处报销冲备用金帐。3项目经理和财务负责人必须负责监督材料员材料资金的使用，严格控制资金在合同范围内执行。4、材料对账、报账与盘点：（1）每个工程项目必须建立材料采购台账、材料出入库台账、周转材料明细账、租赁台账，由现场负责人、财务会计、材料员分别签字留存。（2）对账时间：每月25日项目经理参与项目会计与材料员进行对账。（3）盘点时间：每月25日到31日项目经理参与项目会计与材料员进行库存盘点第八条、材料、设备、验收、调拨、出入库管理1、材料、设备入库管理（1）材料、设备进场，材料员应立即组织相处仓库管员、项目施工员办理入库，登记入账手续，入库前仓库管员应清点好材料的数量，核对对材料、设备的外观、形状，检验材料的质量，对所进材料的证明、规格型号确认、材质核对。核对无误后由材料员、仓库管员、项目施工员立即填写材料验收单办理入库。材料进场和材料入出库管理附带的各种文件资料由材料员提供给资料员编入资料档案。（2）所有材料入库材料员必须填写材料验收单,同时填写材料收料单，填写时必须与实际收料的类别、型号、数量、单价、金额相符。2、材料验收管理（1）材料进场后材料员在第一时间组织监理、项目施工人员对材料进行验收，砂子、石子按车量方进行抽检，钢筋、木方、水泥、红砖等材料按车点数（过磅）进行抽检。需要复检的材料应会同资料员、供应商采取样本报检。（2）相应负责对进场验收、调拨后材料的使用情况进行全程管理，对退场材料进行整理达到验收标准，不达标进行组织材料退场。（3）对现场报废的材料、物资，由项目部负责进行清理，报公司批准后进行处理，处理费用上交公司财务。3、 材料丢失、退场、报废管理。（1)、项目部材料员在日常工作中，如发现周转物资及现场材料有丢失情况是，第一时间将丢失情况向项目部汇报并查清原因，交财务部、材料员备案。（2）、工程结束后，剩余材料堆公司仓库的，盘点后填写剩余材料退库明细表，交财务部留存。退给供应商的材料要填写退料单，（负值，红字体现）。同样财务部、材料员留存。（3）、施工过程中，现场废料处理要填