物资档案管理办法

材料档案管理办法第一章一般原则第一条为加强公司物资管理的基础业务，实现物资管理的“专业化、制度化、规范化、程序化”，规范物资管理原始资料的分类和归档，特制定本办法。第二条材料档案管理是指对书面材料、图片、音像资料等不同形式的原始记录的整理、归档和保管。在项目建设过程中发生的材料采购、验收、储存、配送、核算、回收等活动中具有保留价值的。第三条材料部长是收集材料的第一责任人。第二章材料档案管理职责第四条物资装备部设立专职数据管理员，主要职责包括：1.负责本单位物资管理文件和资料的形成、收集、整理和保管，确保数据的完整性、准确性、真实性和系统性。2.根据公司统一表格填写相关数据。3、按照数据分类、整理和汇编的要求，做好各类报表和数据的归档工作。4、负责本单位材料的收集、发放文件、账务等数据的装订工作，数据装订做到页码书写准确、目录清晰、标题简洁。5、负责数据整理，制定目录，合理分类，便于查询和归档。6、负责材料的保管，注意数据的安全和保密。第三章备案范围第五条材料档案的分类：材料档案分为：材料档案、材料记录、材料报告等。第六条材料档案的内容。主要包括：项目材料管理计划、材料调查统计、材料需求计划(包括技术交底)、供应商调查和评估记录、投标资料(包括oa审批流程记录)、材料购销合同、材料验收原始记录(包括合格证、材料书、验收报告、磅检记录、检验和试验资料)、磅单(包括出厂磅单、收据)、检查表(包括发票复印件)、材料配送记录、材料配送清单、材料清单和销售报告、材料明细账、材料消耗控制台账(设置表)、材料段超分析报告等。应涵盖文件中规定的所有数据，如物资管理办法、物资集中采购管理暂行办法、周转材料管理暂行办法、爆破器材管理办法、程序文件等。第四章档案分类要求第七条材料数据档案的建立1.材料资料每月收集整理一次，原始验收记录、称重文件、出厂收据等资料。应及时收集并粘贴当月的，核对单据、发料单据、材料消耗报表、会计报表等资料。应收集并装订成册。每本书必须包括封面、材料清单和各种详细的原始文件，如有必要，还要附上编辑说明。盖子由A4大小的牛皮纸均匀制成。项目经理、总工程师、财政部长和材料部长必须完成签署程序。2.统计周期从上月26日到当月25日。3.每本书中的数据必须严格按照类别分类，不得混用。每份记录表格必须附有相应的原始文件，包括现场称重文件、工厂收据和其他相关原始记录，以便形成完整的记录数据。4.材料需求计划：附有工程技术部门的技术交底，由项目总工程师审核，项目经理批准。5.材料验收记录：附上现场过磅单、交货收据、原始材料验收(发放)记录、汇总表等。6.材料清单和销售报表：附在材料清单和销售汇总表之后的是由授权接收人签字的原始出库单。7.材料核算报告：附件为材料消耗控制台账(设置表)、材料验收(发放)原始记录、现场实际库存盘点表(原始记录)、材料采购单价分析表、超节分析报告、奖励和采购订单2.装订必须整洁美观。每本书的包装应为牛皮纸。不得有错边或凸边。装订后，使用卡片编号机与卡片编号机逐页形成书籍。不得丢弃任何页面。3.材料验收记录、检验单和发料单合并成一册，逐月装订。其他材料根据其分类单独装订。当单一类型的材料数量不足以装订成册时，装订时间可适当延长，但不超过半年。第九条所有表格必须符合公司的统一格式。第五章材料档案的整理和保存第十条材料和数据文件必须科学保存和维护，防止数据损坏，维护数据安全。档案分为电子数据和纸质数据。(a)信息的电子版本1.电子数据的命名。为了防止数据的电子版本在复制和排序过程中被覆盖或丢失，并便于快速识别数据的有效版本，在创建或更新文件时，文件名应加在文件名之后。例如，来料登记账户表明该账户于2012年1月1日更新。2.文件夹建立。公司物资装备部以项目部为单位建立文件夹，将同一项目的所有数据归档到文件夹中。项目部根据材料分类要求建立文件夹。3.材料和设备部的电子文件由部长归档在相关文件夹中。4.为了避免数据丢失，材料数据被定期复制到移动硬盘或记录在光盘上存储。5.项目完成后，项目物资部长将把项目物资装备部的所有电子数据移交给公司物资装备部存档。(2)纸质材料1.纸质数据应按照电子数据对应的文件夹进行装箱，并填写数据表。2、文件盒选择和标签样式。文件盒选择3.8厘米23.3厘米31.5厘米或5.6厘米23.3厘米31.5厘米两种规格的蓝色塑料文件盒，标签可根据标签样式打印。第十一条材料和资料档案必须分类系统整理，严格按照自然形成规律和内部有机联系进行装订，有序登记和整理，建立档案管理台帐，确保资料档案有序、系统、科学地保存，便于资料档案的保护和管理。第十二条坚持预防为主、防治结合的方针，切实做好档案“十防”(防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、耐高温、防强光、防泄密)工作，确保数据档案的完整和安全。第十三条数据文件存放场所应当保持整洁。第十四条反映公司主要职能和活动并对公司具有长期使用价值的文件应当永久保存。反映公司一般工作活动并对公司长期调查有使用价值的资料应长期保存。对公司短期内的调查有使用价值的材料应短期保存。具体保存期限应符合程序文件的要求。第十五条材料数据文件的传递1、数据传输时数据传输时间表、交接和接收书面签字确认。2.原项目部应对移交给公司材料设备部的所有数据的真实性负责。3.在项目完成后的两个月内，将所有材料和材料归还给公司的材料和设备部保存。如果材料和材料没有按时移交，并且没