外来文件管理规定_第1页
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文档简介

1 .目的识别外来文件，控制分发，防止误用。2 .范围本标准规范了公司外来文件的管理方法3 .工作责任技术部负责门诊文件的接收、登记、分发、会刊、执行、存档和时限。4 .术语和定义外来文件：顾客要求文件(图纸、规格书、技术规格等)。5 .外来文件管理规则5.1、保存期限：要求顾客将期限延长一年5.2、编号规则：其他文件名称为索引，未设定内部编号5.3、使用方法： a、直接引用(客户图纸等)b .转换引用(产品标准、接收标准等)c .参考(参考书、体系标准等)6 .外地文件的管理程序6.1文件的接收、审查：技术部收到外来文件(电子版/书面版)后，向有关责任部门提交，负责人审查文件的有效性和有效性，技术标准、图纸等应提交技术部确认是否为最新版，确认是否可以执行的产品检查、接收标准应提交质量部确认是否可以执行。6.2文件转换：如果有必要把外来文件转换成内部标准的话，负责人有必要转换。 转换时根据紧急/难易度，一般要在一周以内完成。 转换的内部文件在内部审查并签字。6.3文件的发行：技术部将接收到的外来文件登记在外来文件清单中，并将转换后的文件登记在相应的内部管理列表中。a、外来文件直接被引用时，需要发行书面版时，需要向相关人员发行技术部的外来文件印章，注册文件接收，发放，回收记录后发行得到收信人签字确认的电子版时，通过电子邮件或QQ等工具发行电子版文件，将保存了信息的电话通知相关人员。b .由外来文件转换的内部文件由技术部按照文件控制程序的要求发行。c .外来文件作为参考文件时，技术部通过电子版文件的邮件和QQ等工具通知相关人员。 如有必要，打印一部分，复盖外部文件的章节，分类保存，供需求者查阅。6.4更新外部文件：职责部门应与文件来源保持联系，保证文件版本有效，收到更新版外来文件后，按照上述6.16.3流程操作。 回收和处置按照文件控制程序。七、有关文件：QSP01 文件控制程序QSR4.2-01 文件接收，发放，回收记录工作流程负责人使用表单接收文件直去接你使者使用时评审员转换好的发行好的存档/更新技术部责任部门技术部技术文学家技术部外来文件清单文件分发/回收登记表外来文件清单附件外来文件管理流
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