电子档案存储管理制度

电子档案存储管理系统(审判)第一章一般原则第一条为加强电子文件的存储管理，确保电子文件的安全存储，根据中华人民共和国档案法、电子文件存储与管理规范国家标准(GB/T 18894-2002)，重庆市实施中华人民共和国档案法办法及相关法律法规、国家标准和行政法规，结合重庆实际，制定本制度。第二条本制度参照重庆市电子档案管理技术标准执行。第三条本制度以维护电子文件的真实性、完整性和有效性为原则，确保电子文件的安全性和可用性。第四条基本术语的解释(一)电子文件，是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形式的记录。它是由计算机操作、传输、存储和使用的文件，以数字(位)形式表示，通过编码和解码输入和输出。(二)电子文件，是指通过计算机技术形成的，经鉴定具有保存和利用价值，按照电子文件存储管理的有关规定进行处理并已被存储的电子文件。第二章电子档案的存储第五条电子文件具有依赖计算机系统、非人工直接阅读、复制和传输保真度高、信息与载体分离、信息内容易修改、载体不稳定等特点。对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准和算法也不同，因此电子文件的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原创性、真实性和完整性：(a)文字处理文件1.文本文件可以直接作为电子文件存储。2.XML文档可以直接存储为电子文件。3.对于其他类型的文件，如果不能转换成XML或TXT格式，则应以原始格式存储，相关软件和计算机系统信息应一起存储。(2)图像文件1.TIFF格式的图片可以直接存储为电子文件，并且应该解释那些具有特殊压缩参数的图片。2.JPEG格式的图片可以直接存储为电子文件，那些具有特殊压缩参数的图片应该加以说明。3.其他格式的图片应转换为上述两种格式之一。应解释任何特殊的压缩参数。4.不能转换成格式的图片应以原始格式存储，相关软件和计算机系统信息应一起存储。5.扫描仪获得的电子图像文件的光学分辨率，普通纸质文件不小于200dpi，照片文件不小于600dpi。6.通过缩微胶片扫描仪获得的电子档案的分辨率对于16毫米胶片应不低于200 dpi，对于35毫米胶片应不低于600dpi。(3)图形文件1.图形文件的存储要求，请参考图像文件的存储要求。2.在储存过程中，应注意设备依赖性和易改装的问题。相关软件和各种数据信息应存储在一起。(4)图像文件1.MPEG格式和比特率超过4Mb/S的视频文件可以直接存储为电子文件。2.对于不能转换成格式的图像文件，应以原始格式存储，相关软件、压缩算法和计算机系统信息应一起存储。(5)声音文件1.WAV格式的声音文件可以直接存储为电子文件。2.MP3格式的声音文件可以直接存储为电子文件。3.对于不能转换成格式的声音文件，应以原始格式存储，相关软件和计算机系统信息应一起存储。(6)多媒体文件1.多媒体文件包含各种形式的信息。具有完整信息的多媒体文件可以直接存储为电子文件。2.多媒体文件所依赖的计算机软硬件信息和相关参数应一起存储。(7)数据库文件1.DBF格式的数据库文件可以直接存储为电子文件。2.对于不能转换成格式的数据库文件，应以原始格式存储，相关软件和计算机系统信息应一起存储。(8)超文本文档1.超文本文件包含大量信息，所以要注意完整性(9)计算机程序1.计算机程序可以直接存储为电子文件。2.计算机程序所依赖的软件和硬件平台指令应一起存储。(10)数据文件1.有许多类型的数据文件，包括上面显示的类型。对于特定类型的存储方法，请参考上述类型的存储方法。2.数据文件应解释数据源并一起存储。第六条电子档案的描述性文件应当采用文本文件。第七条在符合软硬件平台的条件下，确保计算机能够准确识别、运行和输出电子文件。第八条电子文件中涉及的密码、密钥和权限管理指令应当与电子文件一起存储。第九条保存与纸质文件内容相同的电子文件时，电子文件与纸质文件之间应当建立准确可靠的标记关系。第十条扫描仪、视频压缩卡等设备获取的电子文件采用非标准算法的，相关软件应一并存储。第十一条计算机系统运行和信息处理过程中设计的各种参数和管理数据，应当与电子档案一并保存。第十二条电子档案应当一式三份，一份密封保存(一份)，一份备查(二份)，一份异地保存(三份)。对于加密的电子文件，上述工作应在解密后完成。第十三条在同等条件下，电子档案存储载体的选择应当优先考虑可靠性和先进性。本标准中推荐的存储载体有：光盘、磁带等。禁止使用软盘作为电子文件的长期存储载体。第十四条对网络环境稳定可靠的单位的具体要求：1.电子文件应存储在指定的计算机服务器上。服务器必须采取备份措施，如磁盘镜像和双机容错。2.内部局域网应具有可靠的安全防范和管理系统。在更新系统设备时，必须制定严格的数据转换方法，以确保数据准确并能在新系统中运行。第十五条电子档案的存储要求除纸质档案的一般要求外，还应符合以下条件：1.存储载体应具有写保护。请勿摩擦、刮擦或触摸录音涂层。载体应直立存放，以防止灰尘和变形，并避免阳光直射。2.环境温度选择范围：17-20，相对湿度选择范围：35-45%。3、储存时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。第十六条存储电子文件时，必须检查病毒和其他危害计算机的隐患，不能消除隐患的电子文件不得存储。第十七条存放电子文件的光盘应分盒存放，电子文件甲、乙两套分开存放。第十八条电子档案有效性的保证：(1)随着计算机技术和设备的更新和发展，存储载体或电子档案数据将出现兼容性问题。1、存储载体的兼容性问题应该用先进、可靠的存储载体来代替进行复制。2.当电子文件数据存在兼容性问题时，应升级、转换和复制电子文件。3.复制后，旧的存储载体应至少保存四年。(2)记录光盘时应使用一次光盘记录，不得使用多段记录和其他方法。推荐的烧录软件是NERO烧录6和WINONCD6或以上。(3)每2年检