办公用品经常丢失怎么办.doc

主题描述我目前就职上海一家高新技术企业， 公司成立于2010年，目前大概20人。员工多为刚毕业不久的年轻人，很多缺乏最起码的职业素养，公司购买的纸巾、钉书机、计算器、剪刀、笔等等这些办公用品，隔三岔五就要失踪一些，很明显是被员工们偷偷带回家去了。 现在老板也为这个事情发了火，起因是由于纸巾异常消耗，所以公司规定员工使用纸巾，必须向行政签字申领。结果就陆续出现很多员工桌上的纸巾经过一晚上突然消失的情况。今天员工就在公司QQ群里讨论这种事情。老板就把我叫到办公室去，让我给出处理意见。 这种现象对公司也没有造成什么实质性的损失，但是影响恶劣，我该如何做呢？ 案例分析： 1.高新技术企业 2.老板操心办公用品失踪案 3.大学生为主 个人见解： 欲知案情，先行案析，所以我们从概念开始：根剧国家高新技术企业认定条件，梳理以下几点： 1.高新技术企业是知识密集、技术密集的经济实体； 2.企业的负责人是熟悉本企业产品研究、开发、生产和经营的科技人员 3.人力资源构成：具有大学专科以上学历的科技人员占企业当年职工总数的30% 以上，其中研发人员占企业当年职工总数的10% 以上从以上这三点：我们得出： 第一：办公用品对于公司产品来说，都是一些小玩意儿，不成气候； 第二：老板会产品研究、开发、生产或者经营，那么这类人不适合做管理，虽然总经理和董事长都是他，那么：非专业的人（总经理）指挥专业的人（HR），头疼的事，会更头疼； 第三：这个一群高智商，最起码不是低层次的“事件”，不是有句话怎么说来着：不怕流氓，就怕流氓有文化来着，所以：传说中的制度呀，流程呀，没用； 建议措施： Q1：QQ是主要的沟通方式之一，那么通过QQ群调查，得出公司那些地方需要补充纸巾，有需求才会有市场，比如洗手间、比如茶水间、比如办公室、比如休息室等，那么统一安装抽纸槽，固定纸巾的位置，一来形象美观，二来满足日常需求，三来减少流动； Q2： Q1我们知道了需求，那么对于Q2，小部件的登记，对于计算器，统一编号，统一归属所有人，对于订书机，统一固定在办公桌位置，流程的订书机编号，责任人明确，如果被人误拿？不好意思，责任人是谁，如果找不到第二责任人，那么有第一责任人承担； Q3: 笔，这个问题，在很多地方会存在，第一是领导办公室，第二是财务办公室，第三是HR部门，因为这些地方经常去审批，经常去报销，经过去沟通，顺手就忘记了，所以，他们的办公桌总是很多，很多时候我们会对笔进行编号，我想说：没这个必要，值不了几个钱，那么就统一配发，每个月每人几支笔，用坏了笔芯，以旧换新。其他的自己解决不足的问题，这个是常有的做法。 综上：我们需要从以下几处进行引导： 第一：我们在满足日常需求的条件下进行引导； 第二：对于办公室用品实行定量，定人，定位置管理； 第三：大学生起初的随意性会对于工作上带来随意性，所以平时的培训，加强对于严谨性的引导培训； 员工将公司的东西顺手牵羊、占位己有，无非是几种心理：（1）贪小便宜，不拿白不拿；（2）报复公司和找平衡的心理；（3）想方设法钻空子、找漏洞，能整一点算一点。 员工行为的规范和管理，还是要靠制度。制度不是万能的，就像是防波堤，防不了超级狂风和海啸，但至少能防止一般性风浪造成的伤害，最大的作用就是在员工心里筑起防止行为不正的高墙。像我以前所在的美资企业，关于办公用品管理制度，就有A4纸整整50多页，从办公用品的预算编制、采购计划、定额的审核、物品采购、供应评估、物品使用权限的分级分类、入库保管、发放领用、使用范围、物品换新、下班后的存放保管、遗失赔偿、报废申请、离职交接、违纪处罚等方面都有详细的规定，我在后来的几家公司也引用了部分管理制度，效果不错。大致分享一下相关内容： 一、实行计划采购、成本核算、总量控制工作。办公用品的采购，按部门年度使用总量和预计人数变动情况进行核算，这块费用作为部门的年度费用成本，在年终利润中体现。由各部门上报申购计划，实行季度采购，超额部分视原因而定，属于工作增量造成的，审批后，公司采购补足；属于其他原因，由各部门自行承担； 二、使用颜色标签，实行数字分类管理。公司办公用品，实行颜色分类管理制度，采购物品按颜色分类进行。例如：红色物品属于总监以上高层专用，老板为红01、常务副总为红02、财务总监为红03等；蓝色属于部门经理以上中层和公司各职能部门使用，蓝01属于行政管理部、蓝02财务部、蓝03设计部、蓝04销售部等等；基层管理人员用黄色，按职务等级进行编号；一般员工用白色，按进司年限进行编号。物品采购按颜色区分和发放，对于较小或较大办公用品，很难按颜色采购的，如签字笔、美工刀、电脑、计算器等粘贴相应颜色标签和标号，物品发放、员工使用起来一目了然，也能杜绝随手乱抓的行为； 三、实行定时定额申领、签字登记和固定盘点制度。公司按计划季度进行办公用品采购，各部门每季度按规定时间申领一次。行政部将办公用品统一领用给各部门，部门按定额发放到员工手中，超出部分员工自理；实行领用签字登记，领用表复印两份，一份给行政部、一份给财务备案。每月盘点办公用品，核对购买、发放、库存数量，检查固定资产办公用品使用情况； 四、以旧换新、责任到人。除了纸张类、橡皮擦、肥皂、纸杯等消耗品外，其他办公用品基本实行以旧换新制度，包含签字笔芯；电脑等贵重办公用品，实行使用人负责制，非正常损耗由员工本人负责； 五、办公桌面环境管理标准化，下班后文件和办公用品实行入柜保管。公司比较人性化，管理层可以在自己的办公室摆放3件私人用品，一般员工可以摆放2件，如家人照片、小盆栽、小玩偶等等，但是对于员工办公桌面实行标准化管理，工作期间，办公桌面随时保持整洁，人员临时离开，保持物品随走随收；下班前，所有办公用文件必须入柜上锁、办公用品入柜入抽屉存放、电源断线。办公室桌面只能剩下三样物品：台式电脑、电话、小盆栽植物，行政部门不定时抽查，违反规定接受相应处罚，能有效避免物品遗失情况； 六、违规重处、绝不姑息。一般外企，比较注重员工的人品、道德诚信问题，这些行为都属于严重违纪行为。我们处理过一起员工私拿公司洗手间