工程项目类报账操作手册-业务人员篇v2.docx

中国移动通信集团河北有限公司工程项目类报账操作手册-业务篇2016年5月财务部序：本手册主要从业务视角阐述工程报账、调账、竣工决算等相关涉财操作，一站式服务工程业务人员目 录第一章 报账4一、报账单相关概念解释4（一）报账单头信息4（二）报账单订单信息6（三）报账单付款清单6二、报账单提交原则7（一）符合通用审核要点7（二）不能超项目预算8三、报账单提交示例9（一）采购订单工程建设类报账单9（二）支付申请已列账报账单44（三）工程类预付款报账单49（四）核销预付款报账单52（五）其它报账单55（六）资产暂估通知单60（七）工程项目暂估入账表66（八）支付退回报账单71（九）总账报账单73第二章 账务调整75一、账务调整范围75二、账务调整流程75三、注意事项75四、申请附件示例75第三章 项目验收准备80一、项目初步验收准备80（一）项目余额结转80（二）工程物资小数调整82（三）竣工决算表审核82二、正式竣工验收准备86三、竣工决算调账86各系统联系方式：预算系统：80998403计划建设管理平台账平台：80998191、80998344ERP物流： 80998349第一章 报账工程类报账主要涉及预付款、工程物资采购、建筑施工、工程服务等款项支付，均通过在报账平台提交报账单完成。主要涉及采购订单工程建设类报账单、支付申请（已列账）（工程建设类）、工程类预付款报账单、资产暂估通知单等报账单。一、报账单相关概念解释（一）报账单头信息（1）业务大类：选工程建设类（2）合同名称：从合同平台链接的合同 注意事项：框架合同+框架订单的合同模式，需链接框架订单，同时提供框架合同作为电子附件历史原因少量合同未走合同平台，需在附件中附电子合同（3）供应商名称：本次报账中合同对应的供应商名称（4）是否自行支付：非自行支付范围报账选否；自行支付范围报账选是，并将付款回单附到本次报账中（5）支付方式：本次报账的支付方式，一般选择电汇、银企互联（6）附件张数：计算标准为除报账单以外的每张A4纸算一张附件，发票粘贴单为每张A4纸算一张附件（7）报账金额：本次报账原始发票含税总金额 报账金额=价款+进项税额+采购订单尾差（8）价款：本次报账ERP订单应匹配金额（9）采购订单尾差：原始发票不含税价和ERP订单匹配金额差额，可以为负值，总计不能超过0.2元（10）本次付款金额：本次报账合同要求的付款金额（11）进项税额：本次报账原始发票税额（12）摘要格式：（应付供应商项目编号-项目名称付款比例-设备款或进度款）例：应付华为02100129 14.1工程80%到货款（13）附件：该报账单需附的电子附件注：（7）（11）均由“报账单订单信息”链接过来（二）报账单订单信息（14）订单的已接收已匹配情况，从EPR订单中链接的数据，不可修改（15）应匹配数量:系统默认为EPR订单中接收的数量（16）应匹配金额：本次报账ERP订单中应匹配的金额，等于应匹配数量乘以采购单价，如需修改应匹配金额，只能修改应匹配数量实现（17）应匹配税额：本次报账原始发票税额（18）尾差：原始发票不含税价和ERP订单匹配金额差额，可以为负值，总计不能超过0.2元（19）付款金额：本次报账合同要求的付款金额（三）报账单付款清单（20）供应商名称：本次报账供应商名称，从“报账单头信息”中链接过来（21）供应商账户信息：从“报账单头信息”中链接过来（22）账户名：必须同付款清单供应商名称一致（23）列账金额：从“报账单订单信息”链接过来（24）付款金额：从“报账单订单信息”中链接过来注意：报账单头信息、报账单订单信息、报账单付款清单中供应商名称和付款账户、金额信息要一致如遇以下两种情况，需修改付款清单中相关信息供应商发生名称、账户变更时需签署补充协议，并按补充协议中更新的名称和账户信息填写合同要求将款项打入指定收款单位的，需根据合同要求修改付款清单二、报账单提交原则（一）符合通用审核要点1、金额超过一万元的报账，均需签订合同，并在报账平台链接合同2、本次报账金额，付款金额与合同付款要求相一致。3、发票合理合法合规发票付款单位名称务必保证与合同甲方名称一致；对方公章或发票专用章名称必须与供应商名称相符；开票内容必须与合同内容相符。增值税专用发票均应开具我公司如下信息：公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号，否则将视为不合规发票，无法报账。建筑业营改增事项特殊规定：自行开具或者税务机关代开增值税发票时，应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，否则视为无效票，不予报账。税务局代开发票需加盖对方单位发票专用章，如收款方为个人，需收款本人签名并加盖手印。4、报账单通用附件：采购订单明细表、采购订单审批记录，收料单5、合同要求的其他附件：需按照合同要求提供6、采购订单附件或合同要求的其他附件需与本次报账的项目、合同约定一致。（二）不能超项目预算1、超预算项目控制原则坚持超预算项目一律停止付款的原则。在报账平台超预算项目禁止提交报账单，待项目不超预算时再提交，如超预算项目报账为增值税发票，为避免增值税发票超期，影响抵扣，可以视情况提交0付款报账单。2、超预算项目处理流程（1）查询计划建设管理平台该项目的预算数是否正确，如项目预算有误，需告知项目经理，由项目经理在计划建设管理平台修改项目预算，待预算平台同步计划建设管理平台的预算数，且资本开支不超预算数后方可重新提交报账单。（2）如项目预算无误，则需核实ERP项目资本开支是否存在列支错误问题，如有列支错误，需尽快调整支出，预算系统同步ERP项目调整后支出，系统校验不超预算数后方可重新提交报账单。如无列支错误，应视具体情况向立项部门申请预算调整或追加。（3）预算系统向ERP同步数据频率为每天晚上一次，如着急提交报账单，需拨打预算系统电话80998403要求手工同步 。三、报账单提交示例（一）采购订单工程建设类报账单 本类报账单适用于供应商开来发票后工程物资采购、建筑施工、工程服务等报账。1、工程物资采购报账1.1、合同付款条款示例第一笔付款：即每笔订单总价的【80】%。买方将在收到以下单据并确认无误后10个工作日内将到货款支付卖方：（1）卖方开具符合国家规定的合同总价【100】的增值税专用发票原件和复印件各一份；（2）由卖方出具的原始装箱单，一份正本和一份副本，标明箱号/总箱号。（3）由卖方签发的质量和数量证明书，一份正本和一份副本。（4）、由卖方及买方代表签署的验货合格证书，一份正本。1.2、报账单截图1.3、影像附件1.4、审核要点满足P7报账单提交原则2、管道、购置二手机房报账2.1、合同付款条款示例第一次付款管道交付甲方并初验合格后，甲方即向乙方支付合同款项的70%，付款时，乙方应提交以下材料：（1）经双方项目负责人、监理及相关维护人员签字并盖章确认的初验合格报告及工作量清单；（2）乙方出具因本合同所产生的相关税费的完税证明；（3）乙方开具的本次付款金额的发票。2.2、报账单截图2.3、影像附件2.4、审核要点（1）满足P7报账单提交原则（2）本类报账需提供资产评估相关附件（3）评估范围：指收购非国有单位的二手房（用作营业厅、机房等）、土地使用权、管道等（4）评估要求：收购非国有单位资产价值小于100万的可豁免评估；资产价值大于等于100万的，需进行评估并上报集团公司备案（5）资产评估范围内报账（含豁免评估但已进行评估的），应将“正式的资产评估报告”扫描件作为报账单的电子附件，如为经过集团公司备案的资产评估事项，还需提交“省公司下达的资产评估报告备案通过的OA文件电子版”作为报账单的电子附件3、工程服务、建筑施工类报账3.1、施工费进度款3.1.1合同付款条款示例设计批复的工程量完工50%后，甲方向乙方支付该订单总价款的40%，乙方应开具与本次付款金额相同的正规发票，同时提供以下完工50%工程量证明材料：a）完工工程的工程量表并由工程管理部门的项目主管和监理签字确认；b）维护部门出具的完工工程资源管理系统数据准确录入证明。3.1.2报账单截图3.1.3影像附件3.1.4审核要点（1）满足P7报账单提交原则（2）进度证明、资管录入证明、工作量清单等资料齐全，盖章签字完整。3.2施工费验收款3.2.1合同付款条款示例初验合格后，招标人向中标人支付到订单总价款的70%，中标人应开具与本次付款金额相同的正规发票，同时提供以下验收合格证明材料：a)验收合格的合同初验证书；b)维护部门出具的合同工作量的资源管理系统数据录入准确证明材料。3.2.2报账单截图3.2.3影像附件3.2.4审核要点（1）满足P7报账单提交原则（2）验收证明、资管录入证明、工作量清单等资料齐全，盖章签字完整3.3、施工费审计后支付尾款3.3.1合同付款条款示例工程竣工终验合格，经甲方或甲方指定的审计部门审计，甲方在收到乙方下列单据并确认无误后，在甲方财务报账周期内向乙方支付到合同结算价的80。（1）甲方或甲方代表签署的验收证书。（2）审计部门出具的审计定案表。（3）乙方开具由税务部门监制的正规发票原件（发票金额为：合同结算价金额减去乙方已开发票金额的差额）。（4）第四次付款：质保期结束后，甲方确认质保期内没有出现质量问题且无其它遗留问题后，向乙方支付工程余款，金额为合同结算价减去甲方已付工程款的差额。3.3.2报账单截图3.3.3影像附件3.3.4审核要点（1）满足P7报账单提交原则（2）审计报告、验收证明、质保证明等资料齐全，盖章签字完整4、设计费支付4.1、合同付款条款示例甲方在收到乙方提供的如下文件后30个工作日内，依据采购订单向乙方支付订单内全部设计费。（1）由乙方提供的与采购订单金额100%的增值税专用发票原件及复印件各一份；（2）甲乙双方签字确认的设计服务考核结果书面确认文件；（3）设计会审和批复文件。4.2、报账单截图4.3、影像附件 4.4、审核要点满足P7报账单提交原则5、审计费支付5.1、合同要求示例审计费用按季度结算支付，甲方在受到审计机构审计费用计算表及增值税专用发票并审核无误后，提交付款申请支付相应的审计费用。5.2、报账单截图5.3、影像附件5.4、审核要点（1）满足P7报账单提交原则（2）审计费需链接委托审计合同（3）根据河北移动审201568号关于下发工程审计委托及报账相关流程单据的通知中要求：在审计费报账阶段，各分公司报账执行部门除财务要求的合同、发票、ERP单据以外，还应向财务部提供以下附件，财务复核单据合格后履行报账程序审计费确认单原件委托合同有限期内的委托通知书影印件 （二）支付申请已列账报账单此类报账单适用于报账平台已列账未付款部分（尾款）发起的付款，适用于在报账平台提交过采购订单工程建设类报账单未付款部分的报账1、工程物资采购尾款报账1.1、合同付款条款示例第二笔付款：即合同总价的【 30 】，计人民币【 】元（大写：【 】元整），由甲方或甲方关联公司在【 收到以下单据 】后【30】日内以电汇方式向乙方支付:（2）甲方或甲方关联公司出具的本合同设备运行稳定报告。1.2、报账单截图1.3、影像附件1.4、审核要点(1) 满足P7报账单提交原则(2) 设备运行稳定报告等附件盖章签字齐全2工程服务、建筑施工类尾款报账2.1、合同付款条款示例本合同项下确定的合同总价由买方向卖方按如下方式及比例支付：项目初验合格后20日内甲方向乙方支付全部款项的85%；项目经过甲方组织终检合格后20日内甲方向乙方支付全部款项的10%.乙方完成指定网络优化工作三年后，如在此期间所有指标全部达到并保持网络指标要求，未出现其他问题，在甲方出具质保合格证明后，20个工作日内以电汇的方式支付乙方合同总价的5%。 2.2、报账单截图2.3、影像附件2.4、审核要点（1）满足P7报账单提交原则（2）质保报告等附件盖章签字齐全（三）工程类预付款报账单本类报账单适用于未提供发票直接付款的报账1、报账单截图2、影像附件 3、审核要点(1) 满足P7报账单提交原则(2) 预付款报账单供应商需与待核销订单供应商、合同供应商名称完全一致(3) 报账单中报账项目明细需填写具体项目名称，所属会计科目(4) 有经济合同约定以及政府性法律文件的预付款需完全按照合同或文件支付，审核有无违规多付的情况(5) 对于无法提供合同约定、政府文件的，需审核业务部门提交的经公司领导层审批的公司审批文件(6) 如合同未列明预付事项需提供预付款支付说明附件（四）核销预付款报账单本类报账单为供应商开来发票后，报账人需要核销报账平台中提交的预付款报账单时使用1、报账单截图 2、影像附件3、审核要点(1) 满足P7报账单提交原则(2) 提交报账单时需填写“借款和预付款核销明细”(3) 核销预付款报账单发票供应商名称应和预付款报账单供应商名称完全一致，如属于事业单位发票开具单位和收款单位不是同一名称，应出具相应说明（五）其它报账单本类报账单核算报账平台上线前的尾款。1、报账单截图2、影像附件 3、审核要点（1）满足P7报账单提交原则（2）由于报账单无法链接合同，需附上合同作为附件（3）需提供上线前已列账需付款发票申请表（六）资产暂估通知单本类报账单应在项目达到预定可使用状态转资产时提交使用。1、转资判定总体原则判定工程资产达到预定可使用状态应遵循的总体原则：所购建资产的整体或部分已具备使用条件或已实际开始使用，设备、施工等主要合同已签定完成，且满足以下条件之一时，则该工程资产的整体或部分应被认定为已达到预定可使用状态，需进行暂估入账：资产的实体建造（包括安装）工作已经全部完成或者实质上已经完成；所购建的资产与设计要求基本相符，个别与设计不相符的不影响其正常使用2、在符合总体判定原则的情况下，各类通信工程达到预定可使用状态应遵循以下原则(1) 传输管道、线路及传输设备工程、网管、计费和企业信息化类工程和电源设备工程达到预定可使用状态的标准是，系统完全通过验收测试，或基本通过验收测试且使用部门对系统投入使用无异议(2) 交换、无线和数据业务设备安装工程达到预定可使用状态的标准是，系统割接入网并通过入网观察期（在割接方案中已明确的观察期）(3) 土建工程达到预定可使用状态的标准是在楼宇的实体建造工作已经全部完成或者实质上已经全部完成（如土建工程包含装修工程，则装修工程需同时完成）3、报账单截图4、影像附件（1）固定资产：经会签审批的EAM系统预转资工单、项目竣工决算表一（2）无形资产：交接双方签字盖章的无形资产明细表、项目竣工决算表一5、审核要点(1) 项目达到预定可使用日期日期要和转资确认单中资产启用日期一致，不能为空(2) 项目号和名称和填写准确(3) 项目预算金额不能小于项目签约总金额(4) 本次转资金额应小于等于项目签约总金额(5) 项目签约总金额取自表一实际投资数(6) 无形资产不通过EAM系统预转资，需提供交接双方签字盖章的无形资产明细表（七）工程项目暂估入账表 当实际到货工程物资或工程进度与账面记录不一致，以及工程建设部门于季度末核对在建工程形象进度时，采购部门或工程建设部门提交的报账单1、工程物资暂估1.1、应用情景（SOX控制点描述）采购部门或采购需求部门经适当授权的人员应定期审阅无合同或无订单的暂收货物登记簿并对其中长期未清理的货物余额进行跟进，确保其及时履行签订合同、创建订单以及入库程序。对于跨会计期间（尤其是年中及年末）不能及时办理入库程序的货物，采购管理供应部门或采购需求部门应统计汇总相应的数量和金额，上报财务部门进行账务暂估处理，以确保核算的完整性。1.2、报账单截图在报账平台发起暂估入账表报账流程，业务大类选择工程物资暂估。在表头明确暂估入账工程物资总金额，将填制好的工程物资暂估表作为电子附件上传。 1.3、影像附件1.4、工作要点（1）时限要求：如当月有需要入账的工程物资暂估，需在当月最后一天中午前提交此类报账单流程至财务部门。（2）采购管理供应部门或采购需求部门编写工程物资暂估表，明确需要暂估入账的工程物资金额、供应商、项目编号、物资分配地市等必要信息。（3）将填制好的工程物资暂估表作为电子附件上传。2、在建工程形象进度暂估2.1、应用情景（SOX控制点描述）（1）应用情景一（季度末）每季度末关账前，工程建设部门根据在建工程形象进度或工程实际完成量填写在建工程形象进度表，与财务进度进行核对，对重大差异（包括工程开工、设备到货没有记录在建工程的，或者施工合同金额已经接收入账，但按照工程进度相关资产和负债尚没有发生的）进行记录、跟进，查找原因，及时进行接收或调整。对于无法在月末完成调整的，将经工程建设部门负责人审批的在建工程形象进度暂估表提交财务部门。财务部门根据在建工程形象进度暂估表对在建工程成本和负债进行暂估，以确保在建工程成本与工程进度的匹配。（2）应用情景二（非季度末月份）对于出库手续不能在关账前得以及时履行的，仓库实物管理员于关账前，根据非正常领用备查簿（台账），向工程建设部门提交工程物资非正常领用出库数量。工程建设部门根据采购部门提供的预计价格，填写在建工程形象进度暂估表，并提交财务部门，经工程建设部门和财务部门核对差异后，由财务部门进行相应账务调整。2.2、报账单截图在报账平台发起暂估入账表报账流程，业务大类选择在建工程形象进度暂估。在报账单表头明确需暂估入账工程进度总金额。若季度末在建工程形象进度核对无差异，此金额填零。3、影像附件 工程建设部门季度末核对在建工程形象进度时，依据所有在建项目的进度编制工程项目形象进度暂估表作为附件。 非季度末月份工程建设部门需进行在建工程形象进度暂估，或季度末形象进度核对有差异，需进行暂估入账的，针对需要暂估的项目填制工程项目形象进度暂估表（附表）作为附件，明确需要暂估入账的工程进度金额、项目编号、进度差异地市、供应商等必要信息，区分各项目需暂估的设备、费用支出。4、审核要点（1）时限要求：a) 非季度末月份如有需要入账的在建工程暂估，需在当月最后一天中午前提交此类报账单流程至财务部门。b) 季度末核对在建工程形象进度：在每季度最后一个月，项目、工程库存模块账期关闭后开始进行核对，在次月3日中午前完成核对并提交此类报账单流程至财务部门。（2）附件要求：季度末在建工程形象进度核对如无差异，暂估金额为零时，只提交工程项目形象进度暂估表作为附件；若有差异，则需另提工程项目形象进度暂估表（附表）同时作为附件，以明确暂估入账项目的详细信息。 非季度末月份进行在建工程形象进度暂估时，只需提交工程项目形象进度暂估表（附表）作为附件，明确暂估入账项目的详细信息。（3）附件工程项目形象进度暂估表的填写方法暂估明细分设备、费用暂估明细行。按照实际工程形象进度情况填列“设备类合同-工程领用金额”、“费用类合同-形象进度额”，按照账面数据填列“设备类合同-ERP系统出库金额”、 “费用类合同-ERP系统接收直发金额”。（八）支付退回报账单本类报账单是由于报账人提交的报账单付款信息有误，导致出纳无法付款而由出纳发起的报账单，需由报账人填写正确的付款信息后提交审核1、报账单截图2、影像附件3、审核要点1) 支付退回报账单付款清单供应商名称、开户行所在地、开户行名称、银行账号信息要详实、具体、准确，并与原报账单中的合同约定保持一致。2) 如果提交的支付退回报账单和原合同中规定的账号、供应商名称不一致，应提供补充协议作为附件。3) 本例中原报账单供应商名称为：围场满族蒙古族自治县华城装潢有限责任公司，支付退回报账单供应商名称为围场满族蒙古族自治县华城装璜有限责任公司，由于供应商名称变更，故提供变更协议。4) 账号变更同理，也需提供变更协议。（九）总账报账单根据业务要求需要在总账模块进行账务处理的（如：调小数），需要业务部门提交列帐支撑材料，财务部门提交该报账单。1、 报账单截图（1）调小数（2）持有待售调账2、影像附件：需要业务部门提供部门签字盖章的相关的调整申请作为附件第二章 账务调整一、账务调整范围账务调整指因业务前端原因需要财务冲销原有账务的处理，一般分两种情况：一种是正常、合理的调账，如依据审计报告进行审计调整，一种是因业务前端操作错误导致的调账，如订单、出入库、转资错误等二、账务调整流程1、 地市财务将业务和财务均签字确认的账务调整申请表寄送至省公司核算中心会计，省公司会计复核确认后给省公司财务领导签字后，做冲销账务处理2、 地市业务部门进行相应业务操作，操作完毕后，通知省公司会计将账务重新匹配三、注意事项冲销账务及匹配账务务必保证在一个月自然月内完成，以免出现未达账务四、申请附件示例（一）业务前端操作错误导致的调账 （二）正常、合理的调账、供应商放弃发票证明：工程项目审计定案表：退款银行回单：第三章 项目验收准备本章所指的项目验收准备仅限验收前财务相关的准备工作，如工程剩余物资、验收前转资、验收前调账等财务相关准备工作。一、项目初步验收准备（一）项目余额结转1、 提取初步竣工决算表一（以下简称表一），核查合同列帐完整性、转资准确性、工程剩余物资情况，借调物资情况、项目预算执行情况2、 确保该项目已发生的资本支出全部录入ERP系统，需审计工程费用依据省工程建设部印发文件关于进一步规范工程建设内部控制流程的通知（河北移动工程2013174号），在审计前应接收至合同总额80%3、 确保该项目接收设备、材料、费用全部转资，工程剩余物资应退回至项目库存，可不转资，但工程剩余物资金额和后续处理方案必须同时在初验报告遗留问题中体现表一实际投资-交付资产合计=工程剩余物资4、 表一提取方式：在ERP系统中项目经理职责下提交“建设项目初步竣工决算总表（表一）”请求，参数如下图：（二）工程物资小数调整1、工程物资小数概念工程物资小数是指：项目RCV科目存在余额，且和1601余额一致，库存已经无物资可以再出库(库存可用量为0)。项目初验前必须完成小数调整2、产生原因此类差异一般来说是由于库存成本的加权平均导致部分物资的单价小数位过长，然后出库时四舍五入，导致出现了差异3、处理方式1）业务人员在ERP系统中将已经出库的东西再退回到库里（退库操作）2）业务人员通知财务会计发处理邮件给物流顾问做物料平均成本更新3）顾问处理完毕后，业务人员将退库的东西重新出库4）财务会计核实小数是否处理（三）竣工决算表审核1、竣工决算表组成部分（1）竣工决算表由封面、表一、表二组成，部分项目需要提供表一（附表）（2）若项目存在领用大区物资或项目间物资调拨的情况，即：表一 “领用物资”“物资退库”