某公司行政部员工工作手册.doc

行政部工作手册目 录第一部分：组织架构与人员编制一 组织架构4 二人员定编表5第二部分：岗位职责 一 部门职责6二行政部岗位职责6行政部部长7总务课长8清洁工9绿化工10食堂管理员11厨工13锅炉工14宿舍管理员15保安队长18保安19司机班长20司机21网络管理员22行政文员23行政专员杂工第三部分：工作流程会议26重要接待27派车管理28派餐管理29复印管理30邮件收发31食堂生鲜品采购验收32食堂主副料采购33工作服采购发放流程图34办公用品采购/领用35升旗管理36行政督察保安执勤37保安执勤38 保安巡逻39 假期安全交接40外网开通41 行政招待42活动组织43 宿舍管理44 餐厅管理流程图45娱乐室管理46 公物借还47 绿化管理485S管理49值班管理50员工出入管理51外来人员出入管理52劳动保护管理53车辆管理54前台接待管理55违纪处理56考勤督察57话费管理58福利品发放59员工投诉处理60日常维修61公司财产安全管理62外协工程63工伤处理64第四部分：管理规定保安管理办法656S管理办法67车辆管理规定72 工作服发放管理规定77 出入管理规定79宿舍储物柜管理办法81 公司值班管理规定82 行政检查规定84更衣柜管理办法86员工食堂管理办法87员工宿舍管理办法88司机管理规定91公司文具用品管理办法93门卫出入管理规定97消防灭火紧急应对预案100公司防盗工作管理规定103公司防火安全规定104工伤保险条例110计算机安全管理规定113公司网络使用管理制度115公司来宾参观接待规定117绿化相关方环保规定118施工相关方环保规定119生活废弃物管理规定120图书管理办法121危险化学品相关方环保规定123维修相关方环保规定124运输相关方环保规定125钥匙管理规定126员工宿舍卫生管理规定128员工寝室卫生检查制度及标准细则128固体废弃物管理规定130固体废物处置相关方环保规定133虫害防治相关方环保规定134工伤处理办法135第五部分：作业标准和指导书清洁工作业标准140第六部分：部门质量目标与KPI质量环境目标与KPI145第七部分：作业表格146第八部分：外来文件 相关法律法规160 国家标准160外单位标准或要求160第九部分：相关规定一公共规定一览表161二相关部门规定一览表161三部门规定166 第一部分：组织架构与人员编制一 .组织架构行政部总务课食堂管理员宿舍管理员司机班长保安队长网络管理员行政文员行政专员厨工清洁工杂工绿化工保安司机锅炉工二. 人员编制部门员工编号岗 位定员实际资源卡备注办公室行政部长1总务课长1行政文员1网络管理员1司机班长1司机2保安队长1总务课保安1绿化工11清洁工1食堂管理员1厨工1宿舍管理员1锅炉工8宿舍门卫2总计定编人数： 实际人数： 空缺人数：第二部分：岗位职责 （一）部门职责行政部部门职责1 负责制定行政管理制度2 负责公司低值易耗品的申购，收发管理3 负责固定资产管理4 负责对公司行政性财产物资的维修和保养。5 负责制定公司年度行政费用预算6 负责控制各项行政费用支出，7 负责安排公司各类会议。8 负责公司行政接待工作9 负责制定公司办公车辆使用管理10.负责厂区的环境和卫生管理。11.负责公司安全管理12.负责公司食堂，宿舍的管理13.负责绿化工作的管理14.负责通信与网络的管理15.负责行政督察工作 16.负责5S的查核工作（二）岗位职责工作岗位说明书（XZ -01-001）信息职位名称行政部长职位编号XZ-001所属部门行政部直接上级行政总监工作流程行政办公制度制定流程、行政经费预算工作流程、会议管理流程任职资格学 历本科专 业人力资源、行政管理或工商管理工作经验3年以上大、中型企业行政管理实务工作经验技 能技能项目技能标准专业技能具有良好的语言表达、沟通、协调及组织能力，领悟能力强，具备较强的文字组织能力，具备解决突发事件的能力，很强的人际沟通能力及执行监管能力个人素质品行端正、诚信务实，具有强烈的责任心和进取精神、工作认真细致；作风严谨干练、具备很强的心理承受和调适能力，职业发展：晋升方向：总监 职 责 细 化 描 述备 注岗位职责职责一负责行政费用开支工作任务1办公用品费用控管。2车辆费用的控管。3行政招待费用的控管。4食堂费用的控管。5清洁、绿化费用的控管。职责二负责违纪违规的督察与处罚Q6.2工作任务1人员的迟到早退。2员工日常行为规范。3浪费与破坏公物。职责三负责公司的安全与卫生Q6.4/E4.4.7工作任务1公司偷盗与破坏，经营环境的管理与保障。2厂区环境与卫生工作。3厂区绿化工作。职责四负责公司的5S督察Q6.4工作任务1消防工作检查。2定期组织做好5S检查，做好纠正和预防措施工作。职责五负责部门日常管理Q5.5.1工作任务1负责后勤保障，食堂与宿舍的管理。2人员的培训与考核。职责六负责建章建制工作任务制订、修订行政工作流程和规章制度。职责七负责公司重大会议、活动筹备工作任务1负责公司重要会议安排。2负责公司重大活动的组织筹备、接待实施工作。工作岗位说明书（XZ -01-002）信息职位名称总务课长职位编号XZ-003所属部门总务课直接上级部长工作流程行政经费预算工作流程任职资格学 历大专专 业人力资源、行政管理或工商管理工作经验2年以上企业人力资源管理以及行政管理的工作经验技 能技能项目技能标准专业技能头脑敏锐，具备基层工作协助和指导能力、解决突发事件的能力.电脑技能熟练操作计算机个人素质具备一定的组织和协调能力，较强的应变能力和内外沟通能力，富有责任心，工作作风严谨，有效的执行能力职业发展：晋升方向：部长 职 责 细 化 描 述备 注岗位职责职责一负责制度规范的制定Q5.5.1工作任务1协助行政部长建立宿舍、食堂、安全保卫等后勤管理制度。2负责后勤管理制度的监督、落实。职责二负责环境管理Q6.4工作任务1组织开展公司厂区及办公环境的清洁工作。2组织开展公司厂区及办公环境的绿化工作。职责三负责食堂宿舍管理Q5.5.1工作任务员工食堂、宿舍的管理工作。职责四负责公共设施维护Q6.3工作任务1负责公司公共设施、设备的采购和配置工作。2定期或不定期对公共设施进行检查。职责四负责下属人员管理Q5.5.1工作任务1负责对直接下属的考核。2监督直接下属日常工作的开展。工作岗位说明书（XZ -01-003）信息职位名称清洁工职位编号XZ-203-213所属部门总务课直接上级总务课长工作流程任职资格学 历初中专 业工作经验1年以上相关工作经验技 能技能项目技能标准个人素质朴实、勤奋，能吃苦耐劳职业发展：晋升方向：总务课长 职 责 细 化 描 述备 注岗位职责职责一负责办公区或车间的卫生清洁Q6.4工作任务1每天定期打扫、维护工作区域内的卫生。2每天定时清理各部门废纸篓。职责二负责管理好清洁工具Q6.3工作任务定期维护清洁工具，延长使用周期。职责三负责协助总务课长开展工作工作任务职责四工作任务职责五工作任务工作岗位说明书（XZ -01-004）信息职位名称绿化工职位编号XZ-201所属部门总务课直接上级总务课长工作流程任职资格学 历初中专 业工作经验1年以上相关工作经验技 能技能项目技能标准专业技能懂园艺知识个人素质朴实、勤奋，能吃苦耐劳职业发展：晋升方向：总务课长 职 责 细 化 描 述备 注岗位职责职责一负责厂区绿化Q6.4工作任务1定期修剪花草、浇水、施肥、打药。2清洁绿化带的环境卫生。3. 负责树木的养护.职责二负责管理绿化工具Q6.3工作任务1定期维护保养绿化工具。2绿化工具易损件的申购。职责三负责参与公司绿化方案的制订工作任务协助总务课长制订公司绿化方案职责四工作任务职责五工作任务工作岗位说明书（XZ -01-005）信息职位名称食堂管理员职位编号XZ-101所属部门总务课直接上级总务课长工作流程菜单设计流程、食堂费用预算制订流程任职资格学 历大专专 业厨师专业工作经验3年以上餐饮行业工作经验技 能技能项目技能标准专业技能熟悉食堂工作流程、有成本控制意识个人素质身体健康，有较强的管理、沟通能力职业发展：晋升方向：总务课长 职 责 细 化 描 述备 注岗位职责职责一负责食堂人员管理Q5.5.1工作任务1制订食堂人员工作质量稽核标准，定期评核。2对不达标的责任人提出处理意见。职责二负责食堂5S管理Q6.4工作任务每天检查食堂环境卫生，定期对就餐、食品加工区域消毒职责三负责食堂成本控制工作任务与食品原料供应商密切联系，采购相对质高价低的货品职责四负责食堂设施管理6.3工作任务1确保食堂设施、物品安全、完好，做好防火防盗工作。2提出食堂设施易损件的申购。职责五负责食堂菜品质量控制工作任务1保证饭菜质量和卫生。2定期听取员工对饭菜质量的意见，在能力范围内积极改进。职责六负责食堂原料质量控制工作任务对每天采购物资进行品质验收工作岗位说明书（XZ -01-006）信息职位名称厨工职位编号XZ-106-111所属部门总务课直接上级食堂管理员工作流程任职资格学 历初中专 业工作经验1年以上餐饮行业工作经验技 能技能项目技能标准专业技能具备基本的菜品烹饪技能个人素质身体健康、勤学肯干、有良好的个人卫生习惯职业发展：晋升方向：食堂管理员 职 责 细 化 描 述备 注岗位职责职责一负责饭菜烹饪准备工作工作任务根据厨师安排加工菜品，保证饭菜质量和卫生。职责二负责饭菜的运输与售卖工作Q6.4工作任务1定时送餐到餐厅2餐厅卫生清理.职责三负责厨房5S工作任务每餐工作结束及时清洁厨房及整理、消毒烹饪工具。职责四工作任务职责五工作任务工作岗位说明书（XZ -01-007）信息职位名称锅炉工职位编号XZ-304所属部门总务课直接上级食堂管理员工作流程任职资格学 历技校以上专 业锅炉、机械、燃气等相关专业毕业工作经验三年以上操作类以上锅炉经历技 能技能项目技能标准专业技能有锅炉工资格证，懂锅炉的使用和维护个人素质责任心强，服务和安全意识强，身体健康职业发展：晋升方向：食堂管理员 职 责 细 化 描 述备 注岗位职责职责一负责锅炉操作和维护Q6.3工作任务1按照锅炉操作规程使用和维护锅炉，杜绝违规操作。2定期维护保养锅炉，确保其安全运行。职责二负责及时上报发现的锅炉不安全隐患，杜绝锅炉带病操作Q6.3工作任务职责三负责锅炉房的消防安全工作Q6.3/E4.4.7工作任务职责四负责定时供应开水和热水.工作任务职责五工作任务工作岗位说明书（XZ -01-008）信息职位名称宿舍管理员职位编号XZ-301所属部门总务课直接上级总务课长工作流程任职资格学 历初中专 业工作经验1年以上相关工作经验技 能技能项目技能标准个人素质有管理能力、善于沟通、处理突发事件能力强职业发展：晋升方向：总务课长 职 责 细 化 描 述备 注岗位职责职责一负责宿舍分配与管理Q5.5.1工作任务1分配好各级人员住房和床位职责二负责解决员工提出的问题Q5.5.3工作任务及时解决员工提出的问题，解决不了的及时上报。职责三负责协助总务课长做好宿舍管理Q8.5工作任务对宿舍人员住宿安排和合理搭配提出建议，做好后勤保障工作。职责四负责管理好宿舍财产，确保设施完好损Q6.3/E4.4.7工作任务1做好防火防盗工作，确保公司财产不受损失。2做好安全保卫工作，确保宿舍员工的人身和财产安全。职责五负责监督宿舍的卫生工作.Q5.5.1工作任务 工作岗位说明书（XZ -01-009）信息职位名称保安队长职位编号XZ-010所属部门保安队直接上级行政部长工作流程任职资格学 历初中以上专 业工作经验二年以上物业公司保安管理工作经验技 能技能项目技能标准专业技能具备治安、消防等方面专业理论知识和法律知识，善于突发、紧急事件的处理个人素质诚实、有责任心，吃苦耐劳，有良好的沟通和组织协调能力职业发展：晋升方向：部长 职 责 细 化 描 述备 注岗位职责职责一负责制度规范制定Q6.4工作任务1协助行政课长建立安全保卫管理制度。2制定人员出入管理制度并报批实施。职责二负责行政督察监督工作任务1监督保安日常行政工作 2负责周末(停产) 车间交接工作的监督.职责三负责防火防盗管理Q6.4/E4.4.7工作任务1负责消防设施的购置和配备。2组织人员对消防设施和电力设施定期进行安全检查。职责四负责治安管理Q6.4工作任务1组织保安开展安全巡逻工作。2负责公司防盗设施的安装和管理。职责五负责下属管理与督察Q6.2.2工作任务1对保安进行考核，监督其日常工作的开展。2配合人力资源部对保安进行技能培训。职责五负责周一升旗仪式整队工作工作岗位说明书（XZ -01-010）信息职位名称保安职位编号XZ-402-409所属部门保安队直接上级保安队长工作流程任职资格学 历初中以上专 业工作经验有一年以上安全工作经验技 能技能项目技能标准个人素质身高175公分以上，身体健康，组织纪律性强专业技能具备良好的个人素质，有高度的责任心，工作积极主动职业发展：晋升方向：保安班长 职 责 细 化 描 述备 注岗位职责职责一负责公司进出人员、车辆管理工作任务1进出公司人员、车辆登记2检查进出人员、车辆携带物品职责二负责厂区安全、消防巡查Q6.4/E4.4.7工作任务1厂区安全、消防设施维护与检查2对存在的安全和消防隐患向上级领导及时反映职责三负责日常行政工作的督察工作任务车间人员行为规范的监督公司财产的保护与监督职责四负责员工打卡的监督工作任务1监督员工的打卡及打卡设备的维护2监督员工迟到与早退.职责五负责升旗仪式的实施工作任务职责六负责协助行政日常其他工作工作岗位说明书（XZ -01-011）信息职位名称司机班长职位编号XZ-007所属部门司机班直接上级行政部长工作流程派车流程、车辆费用报销流程、车辆事故处理流程任职资格学 历中专专 业工作经验5年以上驾龄技 能技能项目技能标准专业技能驾驶技术熟练熟悉武汉市内交通路况，没有重特大交通事故记录个人素质身体健康，驾驶熟练具有较强政治素质和组织纪律观念职业发展：晋升方向：行政课长 职 责 细 化 描 述备 注岗位职责职责一负责制度规范制定Q6.3工作任务1协助行政课长制定公司车辆使用和管理制度。2编制车辆年/月度维修保养计划。职责二负责用车管理Q6.3工作任务1负责各部门、公司领导用车计划申请管理。2负责车辆调度，用车各类记录和台账的审核。职责三负责车辆管理Q6.3工作任务1组织开展车辆定期维护与清洁、保养，年检工作。2负责车辆维修的审签工作和按行程公里核实油耗。3车辆维修后班长需验收维修质量及配件更换周期无误后审签按程序签报。4全年的维修费应控制在规定标准范围内。职责四负责事故管理工作任务1负责车辆事故处理、事故原因调查工作。2审议事故调查书并及时上报。职责五负责下属管理Q5.5.1工作任务1负责司机考勤管理和值班安排工作。2配合人力资源部对司机的安全教育培训工作。工作岗位说明书（XZ -01-012）信息职位名称司机职位编号XZ-008-009所属部门司机班直接上级司机班长工作流程车辆费用报销流程、车辆事故处理流程任职资格学 历高中专 业工作经验3年以上驾龄技 能技能项目技能标准专业技能驾驶技术熟练熟悉武汉市内交通路况，没有重特大交通事故记录个人素质工作积极主动、认真负责，踏实肯干职业发展：晋升方向：司机班长 职 责 细 化 描 述备 注岗位职责职责一负责车辆维护和保养Q6.3工作任务1每周至少用半天时间保养车辆，经常检查车辆的主要机件。2司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁。3出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常。职责二负责车辆使用Q6.3工作任务1出车在外、归来停放车辆不能在不准停车的路段或危险地段停车。2晚间司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。3驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车。4未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给其他人驾驶。职责三负责填写行车记录Q4.2.4工作任务详细记录行车时间、里程、起始地、乘坐人姓名、事由等，并由乘坐人签字确认。职责四负责报销车辆费用工作任务整理报销凭证交管理人员审核签字，再交总经理签字后报销车辆费用。职责五负责处理车辆事故工作任务提供事故报告，协助相关部门处理交通事故。工作岗位说明书（XZ -01-013）信息职位名称网络管理员职位编号XZ-006所属部门行政部直接上级行政部长工作流程任职资格学 历大专专 业计算机应用、通信、电子等相关专业工作经验3年以上中型网络管理经验技 能技能项目技能标准专业技能了解路由器、交换机、防火墙等主流网络产品的配置和维护，掌握网络原理、操作系统原理、计算机硬件原理个人素质较好的组织协调能力、团队合作精神及服务意识职业发展：晋升方向：行政课长 职 责 细 化 描 述备 注岗位职责职责一负责制度规范制定Q6.3工作任务1制定公司网络运行管理制度。2对公司网络资源进行合理配置。职责二负责网络运行维护Q6.3工作任务1对网络运行中的故障及时进行排除。2利用技术手段维护数据的安全和完整。职责三负责网络监管及设施维护Q6.3工作任务1对网络运行进行监控保证网络运行质量。2每天抽查各部门微机使用、线路状况，对违章使用者提出警告，严重的报告上级。3学习和掌握复印机、打印机、传真机等相关办公设备维护和保养，确保设备正常运行。4负责广播、音响的稳定操作和运行。5建立微机及网络连接设备档案，对硬件发生变化的要及时备案。职责四负责培训Q6.2.2工作任务1定期对员工计算机操作知识进行培训，提升员工的计算机使用水平。2为公司重大信息化决策提供材料、接受各部门长期或临时性的技术咨询服务。工作岗位说明书（XZ -01-014）信息职位名称行政文员职位编号XZ-004所属部门行政部直接上级行政部长工作流程文件、记录控制流程任职资格学 历大专专 业文秘工作经验有1年以上相关工作经验技 能技能项目技能标准专业技能熟悉行政内务，沟通协调能力及语言组织能力强电脑能力熟练操作word/excel等日常办公软件个人素质性格外向，心态积极，气质佳、亲和力强职业发展：晋升方向：秘书 职 责 细 化 描 述备 注岗位职责职责一负责财产物资管理Q6.3工作任务1负责办公用品等易耗品的分发与申购,工作。2负责行政财产物资的登记和汇总。职责二负责住宿人员的安排Q7.2.3/E4.4.3工作任务负责员工宿舍分配及相关费用的处理。职责三负责办公事务管理Q6.3工作任务1协助行政课长进行各项会议事务的准备工作，会议记录。2负责劳保用品的发放,申购3负责服装、通讯、办公设备管理及分配工作。职责四负责食堂菜价的核实与数量核实Q4.2.3职责五负责文件管理工作任务1负责各类文件资料的整理、编号和归档工作。2负责文件的打印、复印和装订工作。 第三部分：工作流程1会议流程图（XZ-03-001）部门召集单位参会单位记录员主管文员工作流程开会议案开始会议准备工作确认开会各项要求发布会议信息处理形成会议决议主持开会做好参会准备存 档执 行整理会议纪要NO审 批下发会议纪要细化执行1会议主题2会议时间3会议地点4参会人员5会议要求6会议点名7会议议程8会议内容9会议决议会议讨论或发言内容相关记录会议通知签到表/点名单会议记录会议记录2重要接待流程图（XZ-03-002）部门招待单位总经理采购课相关单位工作流程规划接待事宜提交请购报告接待准备重要接待申请开始信息归档组织实施办法结 束 NO审核物资采购配合实施细化执行公司接待管理办法公司接待管理办法相关记录接待申请单接待方案采购单3 派车管理流程图（XZ-03-003）部门用车单位行政部门卫工作流程开始部 门 经理 审 核使用申请开车需求派 车审 批 安 排 调 度 NO 门卫验证 门卫放行细化执行公务用车管理办法公务用车管理办法公务用车管理办法相关记录派车申请单4派餐管理流程图（XZ-03-004）部门用餐单位行政部食堂工作流程开 始NO部 门 部长 审 核用餐需求用餐申请 NO审批 派 餐 YES计划安排结 束食 堂 供 餐 食 堂 验 证细化执行客餐管理办法客餐管理办法客餐管理办法相关记录派餐申请单5复印管理流程图（XZ-03-005）部门复 印 单 位 行 政 部工作流程开始 NO文件复印申请保密件 NO主 管审 核部 长审 核复 印 登 记复 印一般文件结 束细化执行复印机管理办法相关记录复印登记表6邮件收发流程图（XZ-03-006）部门邮递公司前台文员收件人工作流程 邮件送达开 始 签 收 分 发结 束登记 签 收细化执行相关记录邮件收发登记表7 食堂生鲜品采购验收流程图（XZ-03-007）部门食堂主管客户食堂管理员总务文员客户工作流程NO蔬菜鱼肉开始菜 谱 计划预算自购通知供应商 送货入 库重量复核品质检验 费用日报 核 价 结 帐细化执行相关记录菜谱送货单送货单入库单送货单食堂费用日报表8 食堂主副料采购流程图（XZ-03-008）部门食堂管理人员行政部总经理采购课客户工作流程主管对品质验收数量验收入 库开始主管申购计划 行政部长审核总务课长审核总务文员复核NO审核 采 购 送货细化执行相关记录请购单送货单入库单请购单请购单请购单送货单9 工作服采购发放流程图（XZ-03-009）部门行政部总经理采购客户各部门工作流程总务文员对工服登记总务文员下采购计划行政部长审核开始行政文员发 料行政文员负责入库部长验收NO审核NO定 制送 货领料单审核细化执行工作服发放管理规定相关记录工服型号登记表请购单送货单 入库单领料单请购单请购单送货单领料单10 办公用品采购/领用流程图（XZ-03-010）部门行政部财务部长总经理采购/客户各部门工作流程文 员发 料入 库文员 验 收开始文员下采购计划NO审核审核审 核采购员采购送 货采购员采购审核领料单细化执行公司文具用品管理办法相关记录请购单入库单领料单请购单请购单请购单送货单领料单11升旗管理流程图（XZ-03-011）部门参加人员保安高层领导工作流程集合开始队长整队退场保安升 旗点 名队长整队领导工作安排细化执行相关记录升旗人员名单12 行政督察工作流程图（XZ-03-012）部门行政巡逻行政部长财务部工作流程迟到早退生产设施安全卫生浪费现象食堂纪律违纪违规开 始公告处罚报告执行处罚细化执行1上下班时检查迟到早退人员 2各部门到岗人员抽查3车间及生产辅助人员劳动安全情 4厂区及车间卫生监督5生产设置的损坏情况 6未穿工作服及未戴工作帽7偷盗公司财物 8浪费公司资源9就餐不按时间，不排队，乱倒饭菜 10车辆乱停乱放11外来人员不服从管理。 12破坏公物或破坏生产秩序相关记录行政督察记录13 保安执勤流程图（XZ-03-013）部门行政部保安队工作流程制定执勤制度开始安排值勤人员交 班日常值班巡检验收接 班细化执行值勤管理制度值勤管理制度相关记录值勤排班表值勤日志14 保安巡逻流程图（XZ-03-014）部门保安行政部长各部门工作流程宿舍食堂出租区域生产车间厂 区开 始办公区域公告异常处理异常报告异常调