2、人事档案管理标准216 002.doc

人 事 档 案 管 理 标 准Q/347-216 002-2006 第 9 页 共 9 页前言1、本标准是根据建设一流供电企业考核标准的要求，为了加强对公司人事档案工作的管理而制定。2、本标准由湖北丹江电力股份有限公司标准化委员会办公室提出。3、本标准起草人：4、本标准审核人：5、本标准审定人：6、本标准批准人： 7、本标准由湖北丹江电力股份有限公司标准化委员会负责解释。目次前言1目次21 适用范围32 引用标准33 管理职能34 管理内容与要求35 检查与考核91 适用范围1.1 本标准规定了公司人事档案的管理职能、管理内容与要求、检查与考核。1.2 本标准适用于公司人事档案管理工作。2 引用标准中华人民共和国档案法（1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过）3 管理职能3.1 人力资源部是公司人事档案管理的归口部门，具体负责公司职工、中层及以下干部人事档案的管理工作。3.2 公司基层单位应依据本标准建立人事档案，并各级配合人力资源部做好企业的人事档案工作。4 管理内容与要求4.1 人事档案的保管4.1.1 公司建立专用档案库房，配置专用档案柜，库房面积每一千卷档案需2025平方米。4.1.2 库房内应具备防火、防潮、防尘、防蛀、防鼠、防盗、防光、防高温等安全措施，库内温度（1424）、湿度（4565%）相对适宜，库房内要配备空调、去湿、灭火等设备。4.1.3 库房内严禁吸烟，保持清洁，不准堆放杂物。4.2 人事档案的保密4.2.1 档案库房为机要重地，无关人员不得入内。4.2.2 档案管理员要严格遵守党和国家的保密制度，不得向无关人员谈论档案的内容。4.2.3 任何人不得携带档案进入公共场所，个人不准私自保存他人的档案材料。4.2.4 档案管理员每天下班前进行安全检查，节假日做好安全保密防范工作。4.3 人事档案的收集4.3.1 人力资源部负责收集下列档案及档案材料：4.3.1.1 招工录用职工的档案；4.3.1.2 接收的大中专院校、技校毕业生的档案；4.3.1.3 接收的转业、复员、退伍军人的档案；4.3.1.4 职工后续学历的学习档案；4.3.1.5 职工转正定级、工资升级、职称评审、职务任免、出国出境的材料；4.3.1.6 职工更改姓名、出生时间、参加工作时间的材料；4.3.1.7 职工办理离休、退休、退职、内部退养、停薪留职、退休改离休等手续的材料。4.3.1.8 职工受行政处分的材料。4.3.2 思想政治工作部负责收集，并向人力资源部提供下列档案材料：4.3.2.1 职工入党、入团、退团材料；4.3.2.2 党、团代会代表材料； 4.3.2.3 党、团内评先和处分材料。4.3.3 工会负责收集，并向人力资源部提供下列档案材料：4.3.3.1 职代会代表材料；4.3.3.2 职工奖励材料。4.3.4 纪委、监察审计室和保卫部负责收集，并向人力资源部提供下列档案材料：4.3.4.1 职工受党内处分的材料；4.3.4.2 刑事判决书；4.3.4.3 免于处分的意见；4.3.4.4 职工检查交待材料。4.3.5 总经理工作部（公司办公室）负责收集，并向人力资源部提供下列档案材料：4.3.5.1 职工处分文件；4.3.5.2 因工或非正常死亡的调查报告。4.3.6 安全监察部负责收集，并向人力资源部提供下列档案材料：4.3.6.1 职工伤残等级鉴定材料；4.3.6.2 职工生产事故的调查报告。4.3.7 其他4.3.7.1 因职工死亡而向档案室借用档案材料的单位，在归还档案时必须附带悼词、讣告。4.3.7.2 上述单位应及时将档案及档案材料原件，交人力资源部档案室保管。4.4 档案的整理4.4.1 按姓氏笔划顺序分类建立职工档案编号清册，分类为：在职、离休、退休（职）、调离、死亡。4.4.2 按照标准建立详细的档案目录。4.4.3 档案的鉴别和归档：4.4.3.1 收集的归档材料，在归档前必须进行认真、细致的审查和鉴别，确定是否认予归档，应做到错不归、对不销，保证材料的真实性和完整性；4.4.3.2 对属确认归档的材料进行整理、分类、编页号入卷；4.4.3.3 经鉴别不属归档材料的，应按其来源退还给材料提供部门或个人，并做好材料移交登记；4.4.3.4 属于归档材料手续不齐全，材料不完整的，应到提供材料部门索取，保持材料完整齐全再归档；4.4.3.5 经鉴别确需销毁的材料，应进行详细登记，报请有关领导批准后，方可予以销毁；4.4.3.6 违规提供的档案材料不得入档。4.4.4 将档案装订成册并入柜。4.5 档案的查、借阅4.5.1 查、借阅条件：4.5.1.1 凡因干部考察、任免、调动晋级、政审、组织发展、出国、福利待遇、办理离退休（职）手续、治丧等需要方可查、借阅当事人档案；4.5.1.2 查、借阅档案的人员必须是本单位职工，原则上不对外提供利用。若遇特殊情况，经主管档案工作的领导批准同意后方可借出，并做好登记；4.5.1.3 查、借阅人必须持有本单位介绍信及本人工作证。4.5.2 查、借阅手续：4.5.2.1 填写查、借阅档案审批表。4.5.2.2 借阅档案必须提交借阅报告，经主管档案管理工作的领导批准后方可借用。4.5.3 查、借阅的注意事项：4.5.3.1 查阅档案时要注意爱护、保持档案的整洁，严禁对档案涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。4.5.3.2 查阅时严禁吸烟。4.5.3.3 未经批准，严禁擅自拍摄、复制档案材料。确需从档案材料中取证的，必须部门领导同意后，方可办理。4.5.3.4 借阅的档案一般不得超过三天，用后及时归还。 4.5.3.5 借用的档案，必须妥善保管，严格保密，不准转借，不准交给无关人员和本人查阅。4.5.3.6 任何人不得查阅本人及其亲属档案。4.6 档案的转递和接收4.6.1 档案的转递4.6.1.1 职务变动、工作调动或其他原因要转出档案的，必须在10天内办理转出转递手续。4.6.1.2 对转出的档案要认真检查核对，整理合格，装订成册一次转出，不得扣留，分批转出材料。4.6.1.3 对转出的档案要认真准确填写档案转递通知单，与档案一道密封，加贴封条并加盖密封章。4.6.1.4 转出的档案必须详细登记转往何处何单位，转出的档案必须是在机要室邮寄或派专人转递，禁止普邮及自带材料。 4.6.2 档案的接收4.6.2.1 对职务变动及工作调动的职工应及时催要档案。4.6.2.2 对所接收的档案经审查、确认无误后，方可将回执签字盖章，以示接收。4.6.2.3 对属错投、错转的