鲜易供应链费用报销管理制度解析

2、住宿水电费：执行20元/人/月，限额内据实报销标准；基地内有公司自建宿舍的住宿水电费不予报销。第四章：费用报销基本制度及基本流程第十一条报销人必须取得合法有效的内部报帐单据(行政事业收据、发票 ，内部报帐单据(行政事业收据、发票 要求：1、内部报帐单据(行政事业收据、发票 的取得必须以业务的真实发生为基础，任何人不得虚构业务虚报费用，凡虚假报账的，处以虚报金额的3倍但不低于500元的罚款。2、取得机打发票，开票方必须开具准确有效的公司全称，如“河南鲜易供应链有限公司”，单位名称不得出现简写或错别字，对方发票专用章必须加盖在正确位置上，凡单位名称出现简写、错别字、无发票章的或发票专用章位置不正确、不清晰的，一律视为不合规发票退回报帐人。3、取得定额发票，凡发票上面印有“付款单位”的，报账人应把公司名称手工填写完整，单位名称不得出现简写或错别字，所盖发票章必须完整，可看清开票方纳税人识别号，凡单位名称出现简写、错别字、无发票章的或发票专用章位置不正确、不清晰的，一律视为不合规发票退回报帐人。4、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，但是在出差期间不太方便随时核对发票信息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假票现象。5、行政事业收据包括：财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。6、节日走访、慰问发生的费用严禁开成“办公用品、购物卡”项目，可要求对方开具“食品”一类的招待发票。7、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销（总额不超过报销金额的5%）；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销；8、凡发现用假发票报账的，除当次费用不予报销外，另每次处以100元的罚款。 第十二条费用内部报帐单填写及票据粘贴要求：1、内部报帐单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改。2、内部报帐单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）。3、各票据应均匀贴在内部报帐单封面后的托纸上，整份内部报帐单各部分厚度应尽量保持一致。4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴。5、内部报帐单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列。6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额。 2、各基地发生的费用，每月集中邮寄、报销两次（每月10号、20号付款），个人原因造成费用单据遗漏没有集中邮寄的，当月不再受理，推迟到下月报销。3、各分、子公司当月的费用报账单所制成的凭证应于次月10日前集中邮寄回总部财务管理部稽核，财务管理部稽核人员在收到各单位寄来费用凭证的5个工作日内审核完毕，集中邮寄的票据量较大时，延长至10个工作日内审核完寄回各单位。4、自业务发生之日起，凡超过2个月没有报账的，该项费用不再报销。5、总部报销费用时需同时登记“*部门费用报销登记表”发财务管理部稽核，审核后会把费用的审增、审减情况及原因进行详细登记并发回给相应机构。第六章：借款管理规定及流程第十五条借款管理规定1、日常费用开支原则上不允许员工借款，应由个人先垫支，事后报销；大额开支确需借备用金的，根据费用预算，填报借款申请表报批后，到所属财务部门申领借款。但需在事项完毕后5个工作日内办理报销手续。当年12月31日前的借款尚未核销的，如无特殊情况，一律从工资或奖金中先扣回。2、员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额。3、出差借款出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回3个工作日内办理报销还款手续。4、员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金。5、办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。6、借款实行“前款不清，后款不借”原则。员工在财务部门有借款余额或上次借款尚未归还或核销的，除非有特殊情况，否则不允许再次借款；借款人员完结事务，费用报销时，如无特殊理由，应先归还借款，扣除借款后有余额的，按余额付款，若报销金额小于借款的，借款人需交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，转为个人借款从工资中扣回。7、财务部门应加强对员工借款的管理，定期催收。 低值易耗、招待费、邮寄费、培训费、招聘费、员工住宿房租租赁可在填报费用报账单同时将收款方信息填写完整一并审批付款，要求收款方与报账人员保持一致第二十条专项费用付款： （1）会务费、咨询费、政府部门规费： 经办人员填写汇款单部门主管签字单位总经理签字对应财务经理签字 （集团公司 由财务总监签字）财务结算部门付款。 （2）广告费： 集团公司发生的广告费纳入全年销售费用计划， 由市场中心 （供应链优化部） 从严掌握， 只能节约，不能超支。 经办人填写汇款单市场中心负责人签字总经理签字财务总监签字财务结算部 门付款 （3）采购支出（包括原、辅、包装材料及物资采购）审批： 预付款审批程序： 各单位： 经办人员填写汇款单部门主管签字单位总经理签字单位财务经理总经 理签字副总会计师签字 职能部门：经办人员填写汇款单部门主管签字总经理签字财务总监签字 账期性付款审批程序： 各单位：经办人员填写汇款单部门主管签字单位总经理签字单位财务经理 职能部门：经办人员填写汇款单部门主管签字总经理签字财务总监签字 （4）金融业务付款 经办人员填写汇款单部门主管签字财务经理总经理签字副总会计师签字 第二十一条固定资产的新建、扩建、技改支出审批： 经办人员签字预算员签字部门主管签字单位总经理签字主管领导签字项目 经理签字财务部负责人签字出纳报账 新建项目在公司成立之前发生的费用预借 （经办人签字部门主任签字主管领导签字 财务负责人签字财务结算部门付款） 。 第二十二条其他支出审批程序： 经办人员签字部门主任签字主管领导签字费用会计审核签字财务部门负责人 签字出纳报账 第二十三条预付款审批程序： 经办人员写报告部门主任签字主管领导签字财务部门负责人签字财务结算部 门付款；各级领导要从严掌握。 第九章：附 第二十四条本制度解释权归公司财务管理中心。 第二十五条本制度经管理中心讨论通过并由总经理签字后生效，修改亦同。 第二十六条本制度于 2016 年 2 月 1 日起执行。 则 河南鲜易供应链有限公司 2016 年 1 月 31 日 附件 1：财务费用报销流程图 流程图 各部门提交预 算申请 说明 各部门根据本部门实际业务发生，提 交相关预算申请；根据预算管理实 施细则（鲜易） 审批通过预算，当事 人办理相关业务。 权责部门 相关表单文件 根据预算管理 实施细则（鲜 易） 审批通过预 算 相关部门 人员 各类预算申请 单据 内部报帐单据整 理粘贴 报销发票 内部报帐单据 财务费用报销 制度 借款单 费用内部报帐 单 出差审批单 财务费用报销 制度 借款单 费用内部报帐 单 报销发票 内部报帐单据 出差审批单 财务费用报销 制度 借款单 当事人办理完业务后，取得相关的正 规发票或单据，并整理进行整齐粘贴。 填写内部报帐 单 相关部门 人员 当事人用黑色碳素笔填写内部报帐 单 ，不得涂改，不得用铅笔，圆珠笔 或红色字体的笔填写，并附上相关原 始票据。报销时间同事件发生间距不 得过长。 NG 费用内部报帐单及相关单据准备 完成后，相关人员提交给直接主管审 核签字，直接主管必须对以下方面进 行审核： 1） 费用产生的原因及真实性； 2） 费用的合理性； 3） 票据及单据的规范性。 若发现不符合要求，立即退还给相关 报销人员重新整理提报。 相关部门 主管 相关部门 人员 直接主 管审核 NG 主管经 理审核 算 直接主管审核签字后，须将内部报帐 单据报分管业务经理进行进一步审核 签字，审核内容包括： 1） 费用产生的原因及真实性； 2） 费用的合理性； 3） 票据及单据的规范性； 4） 直接主管审核的严谨性。 若发现不符合要求，立即退还给相关 报销人员重新整理提报。 部门经理审核签字后，将内部报帐单 据提交给财务部，由财务部门会计人 员进行报销费用的确认，主要内容包 括： 1） 产生的费用是否符合报销标准； 2） 财务是否能及时安排此费用； 3） 单据或票据是否符合财务规范要 求. 若发现不符合要求，立即退还给相关 部门重新整理提报。 财务部对审核符合要求的内部报帐单 据，需总经理审批的，呈总经理，由 总经理进行批准签字，若总经理发现 不符合要求，须立即退回财务部，由 财务部跟进处理。 财务部 相关部门 经理 费用内部报帐 单 报销发票 内部报帐单据 出差审批单 财务费用报销 制度 借款单 费用内部报帐 单 报销发票 内部报帐单据 出差审批单 财务费用报销 制度 借款单 总经理 批准 总经理 费用内部报帐 单 报销发票 内部报帐单据 出差审批单 借款单 费用内部报帐 单 报销发票 内部报帐单据 出差