采购管理办法.xls

中中山山市市锦锦华华灯灯饰饰有有限限公公司司 文文件件名名称称 采采购购作作业业管管理理办办 法法 制制定定部部门门采采购购课课版版本本 版版次次第第一一版版 制制定定者者总总页页数数 本本页页数数P4 1P4 1 文文控控会会签签制制定定日日期期20142014年年3 3月月1111日日 文文件件编编号号核核准准者者修修订订日日期期 一 目目的的 对采购作业进行指导 使采购作业有序化 二 范范围围 公司所有物料的采购作业 三三 申申购购 3 1各项生产之原材料 辅助材料都由生产部门和生管部门申购 非生产用物料由需求部门申购 通用件由仓库申购 3 2申购单的编制与呈核 3 2 1申购人员依照订单或存量基准 结合库存状况计算出申请数量并填写申购单 3 2 2申购单应注明材料的品名 规格 编码 数量 需求日期及注意事项 3 2 3申购单经部门主管审核 依申购核定权限部门批准后交采购部 四四 核核定定权权限限 4 1生管部门编制的申购单由部门经理审核后 交副总批准 4 2各部门的申购单由部门主管审核后交副总审批 4 3采购单由采购课长审核后交副总审批 4 4新产品或新供应商报价单或老产品调价单 经采购课长 审核交副总审批后 4 5需本公司支付模具费用的 其报价单及合同交副总审核后 呈总经理批准 五五 供供应应商商的的开开发发评评估估 5 1采购课长主动开发并收集具有合作潜力的厂商相关资料 可选3 5家供应商 5 2采购课长根据供应商资料评估其加工和接单能力 评定是否成为开发的对象 不合格则淘汰 初评 5 3初评合格后 采购员根据物料规格通知供应商按图 实物样或确定参数制作样品 5 4供应商送样品 采购部提交样品并附 样品检测试用报告 新产品由工程部确认 老产品由 品质部确认 按进料检验规范 2天内完成 不合格者通知采购部 由采购部通知供应商重 新送样确认 若仍不合格则淘汰 5 5样品确认合格后 采购员征询供应商之报价 采购课长同时收集有关同类产品价格资料进行比 价或估价 并与供应商进行初步议价 交副总复审 5 6确定价格后 由采购部组织相关职能部门评审 必要时到供应商生产现场 进行品质保证和生 产能力的调查 并记录于 供方评审报告 上 5 7评估及定价合理后 由采购拟定 采购合同 交副总核准 中中山山市市锦锦华华灯灯饰饰有有限限公公司司 文文件件名名称称 采采购购作作业业管管理理办办 法法 制制定定部部门门采采购购课课版版本本 版版次次第第一一版版 制制定定者者总总页页数数 本本页页数数P4 2P4 2 文文控控会会签签制制定定日日期期20142014年年3 3月月1111日日 文文件件编编号号核核准准者者修修订订日日期期 5 8采购部对备选供应商必须坚持试用原则 即当选择最佳供应商后 先试用 待试用考核合格后 才能作为合格供应商 5 9规定试用为三个月 每月考核一次 并将结果通知供应商 考核内容 A品质方面包括批退率 平均合格率 总合格率 B价格方面根据市场材料行情确定较为标准 合理的价格 C交期交量 交货率 逾期率 配合度 5 10评审合格后由副总审核 录入 合格供应商名册 采购量大时 同类产品可 评选2 3个合格供应商 5 11所有合格供应商每年复核一次 复核时由采购部发出 合格供应商调查表 及供应商交期与 品质达成率统计表 组织相关权责部门进行价格 品质 交期及配合度之考核 并评定级别 5 12经复核不合格 由副总决定暂停或减少采购的数量 通知供应商进行定期改善或由公司派相 关人员进行辅导 5 13采购部人员跟踪评估供应商改善成效 成效不佳者视其情况 要求其在延长期改善 否则予 以淘汰 合格者可继续登陆于 合格供应商名册 六六 采采购购方方式式及及原原则则 6 1对同类产品或共性的材料进行集中采购 降低成本 6 2经常性使用 使用量大或较低值产品可实行定点长期报价采购 6 3其它如 比价 议价 订价 询价 招标采购等 6 4采购五大原则 适价 适质 适量 适时 适地 选择供应商时应尽量就近开发 七七 询询价价 比比价价 议议价价 7 1采购人员接到申购单后 依物料的缓急 参考市场行情及厂商的资料进行电话询价 需选择2 家以上的供应商进行比价 或经分析后比价 7 2若厂商报价的产品与申购材料各有不同或属替代品时 采购员将相关资料或样品附送核定部门 签注意见后呈核 7 3对厂商的报价资料经整理后 采购人员应深入分析后以电话 传真或面议的方式进行议价 7 4采购部门接到申购部门紧急单后 主管应立即指定采购进行询价 比价 议价 并按正常采购 程序优先处理 八八 采采购购合合同同 8 1采购询价完毕 确认为合格供应商后 采购人员应与供应商签订 采购合同 一式三联 一 联给供应商 一联自存 一联给公司财务部门 中中山山市市锦锦华华灯灯饰饰有有限限公公司司 文文件件名名称称 采采购购作作业业管管理理办办 法法 制制定定部部门门采采购购课课版版本本 版版次次第第一一版版 制制定定者者总总页页数数 本本页页数数P4 3P4 3 文文控控会会签签制制定定日日期期20142014年年3 3月月1111日日 文文件件编编号号核核准准者者修修订订日日期期 8 2由公司出资开发的模具 应签订 模具委托加工合同 在合同上务必注明模具归属及限制对 外加工和交付条款 如需异动务必在合同上说明 8 3供应商在履行合同时如有异常致使公司遭受损失 采购人员应立即设法改善 依约追偿 并报 部门主管 副总签呈 损失较大时 上报总经理核示 九九 采采购购订订单单 9 1采购人员接到物料申购单 应立即填写 采购订单 以传真方式传至供应商处 电话询问是 否收到 要求供应商签名确认交期并回传 订单上须附有要求供应商在送货单上注明我司的 订单号 物料名称以及要求定量包装方式 结算和交付方式等信息 9 2若需分批交货 应在采购单上填写各批次交货的时间和数量 9 3采购人员使用现金采购时 应在采购单上注明 并对若出现材料异常时的处理方式时加以说明 9 4若由我司提供材料应在订单上注明并规定损耗率 超出部分由对方支付材料费用 十十 采采购购进进度度控控制制 10 1采购进度分三个阶段 询价 订购 交货 采购员应以 采购进度跟踪表 进行控制 10 2采购订单下达后 应每天与供应商电话跟进 或要求供应商书面报告生产进度 以便及时掌 控材料的状态 并将跟催情况记录于 采购进度跟踪表 上 10 3采购应在采购订单交期到期前2 3天进一步确认交期 如发现有异常时 立即书面向其主管 生管汇报 商量对策及时解决 10 4特殊情况可以采取以下方式 A 派常驻代表跟催 B 定期或不定期的现场巡视跟催 C 设置监控点或特殊工序控制点对进度的跟催 十十一一 供供应应商商的的外外部部培培训训 11 1有关供应商的品质管理 生产管理 设计 采购部门均有负责辅导培训考核 之责任 11 2鼓励供应商管理人员参加专业培训或品质管理培训或安排其管理人员参加本公司所举办的专 业管理培训使其了解 A 本公司的进料检验 制程及成品的品质管理和最终检验标准 B 本公司所用的验收规格 仪器 量规 抽验表及如何判定不合格 C 协助其建立工厂管理制度 检验规范 生产控制 原材料管制 工作方法等 十十二二 不不合合格格品品的的处处置置 12 1IQC人员将进料异常报告通知采购人员 中中山山市市锦锦华华灯灯饰饰有有限限公公司司 文文件件名名称称 采采购购作作业业管管理理办办 法法 制制定定部部门门采采购购课课版版本本 版版次次第第一一版版 制制定定者者总总页页数数 本本页页数数P4 4P4 4 文文控控会会签签制制定定日日期期20142014年年3 3月月1111日日 文文件件名名称称 采采购购作作业业管管理理办办 法法 文文件件编编号号核核准准者者修修订订日日期期 12 2采购人员将验收情况通知供应商 使其针对缺失项进行改进 并进行资料存档 作为评估之 依据 12 3来料异常经品质部判定不合格但生产特急时 采购人员可以申请特采或降级或重工使用或全 检 经副总核准后方可 12 4所有特采或降级处理或全检的材料 采购人员应与供应商协商好相关的费用 特采或降级处 理由供应商支付该批货款的10 20 全检或返工使用的由供应商承担全部人工和产生的其他 相关费用 跟踪回签并通知财务部扣款 12 5生产过程中发现的不良品或异常 采购部在接到IPQC开立的异常通知后立即与供应商联系处 理方案 对