山东鲁花财务管理制度.doc

鲁花商贸分公司财务管理制度 第 1 页 共 58 页 目目 录录 第一部分第一部分 货币货币资资金金管理管理 2 第二部分第二部分 往来款项管理往来款项管理 5 第三部分第三部分 库库存存商品管理商品管理 7 第四部分第四部分 低值易耗品管理低值易耗品管理 10 第五部分第五部分 固定资产管理固定资产管理 10 第六部分第六部分 借款借款管管理理 11 第七部分第七部分 经营费用管理经营费用管理 12 第八部分第八部分 预算管理预算管理 13 第九部分第九部分 收入 成本 利润管理收入 成本 利润管理 14 第十部分第十部分 财务报告和经济活动分析管理财务报告和经济活动分析管理 15 第十一部分第十一部分 发票发票的的管理管理 15 第十二部分第十二部分 印印鉴鉴管理管理 17 第十三部分第十三部分 会计档案管理会计档案管理 18 第十四部分第十四部分 财财务工务工作作交接办法交接办法 18 第十五部分第十五部分 其他管理其他管理 19 第十六部分第十六部分 附则附则 20 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 2 页 共 58 页 为规范集团公司各分公司的财务管理 制定本制度 为规范集团公司各分公司的财务管理 制定本制度 第一部分第一部分 货币资金管理货币资金管理 第一条货币资金管理的范围包括 库存现金 银行存款 应 收票据 公用存折 第二条分公司出纳负责货币资金的日常管理 对所保管货币 资金的安全性 收付单据的合法性和手续完备性负责 分公司经理 对货币资金使用的真实性 合理性负主要责任 分公司财务主任对 货币资金使用的合理性 合法性负有直接责任 分公司经理 财务 主任对分公司的货币资金的安全负有连带责任 第三条分公司出纳每周日应填制 货币资金周报表 报财务 主任和分公司经理 货币资金周报表 是对一周来的现金 银行存款 公用存折 收 付 存情况的反映 由财务主任存档备查 1 现金的管理现金的管理 第四条收到的货款 应当日送存银行 当日确实不能送存的 最迟第二个银行工作日送存 当日工作结束 库存现金余额在保证安全的情况下应适量 原 则上不超过 5000 元 没有正当理由超过 5000 元标准的部分按盈库 处理 第五条因收入假币造成的损失由责任人等额赔偿 第六条未经商贸财务部批准 不准利用银行账户替其他单位 和个人套取现金 不准私自将公司的资金以个人名义存入银行 第七条分公司收取货款或从银行提取大额现金 应派专车 专人存取 对于临时性收入的现款 来不及送存银行的 应放入保 险柜中存放并由专人看管 第八条每天下班前 出纳对现金应做到日清 一是清点现金 库存 查看是否超过限额 二是对一天的现金收付单据清点整理 须当日入账 三是查看账实是否相符 现金短款由出纳予以赔偿 长款应入账 对长 短款超过 300 元的 财务主任必须当日上报分公司财务管理办公室 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 3 页 共 58 页 第九条财务主任每周一次监督出纳盘点库存现金 并在 现 金盘点表 上签字 存档备查 2 银行存款管理银行存款管理 第十条分公司开立或变更银行账户时 事前必须经商贸财务 部批准 商贸分公司只设银行基本户 第十一条分公司实行 收支两条线 货币资金管理 1 分公司财务设 银行收入专户 和 银行支出专户 两个 会计科目核算 两个科目合在一起与银行基本户相对应 2 收入专户 科目借方只能用于收取分公司各项收入性资 金 收入专户 科目的资金达到 5 万元 应及时上调 贷方的管理 如下 1 支付商贸总公司及各分厂的货款 2 按以下规定由本科目将预算资金转账 支出专户 科目 A 预算内资金的拨付 由分公司根据预算项目和支付时间 分次将预算内资金由 收入专户 科目转账 支出专户 科目 转账累计总额不得超 过预算资金 B 预算外资金拨付 1 由分公司将审批后的预算外费用申请传分公司财管办 经商贸财务部审核后 分公司按审批后的金额 由 收入专户 科目转账 支出专户 科目 2 预算外资金由分公司逐级审批 权限为 30000 元以 下 由商贸商务部审批 30000 元以上 最后由总经理审批 C 分公司根据预算或申请填制 预算资金拨付单 进行由 收入专户 科目转账 支出专户 科目的账务处理 3 支出专户 科目借方只能用于 收入专户 科目转来的 预算资金 贷方支付分公司各项支出款项 第十二条银行支票由出纳登记保管 只限本公司使用 银行支票购买后 出纳员应按照票据的序列号设立 支票登记 簿 详细记录支票的领购 使用情况 报销时由报销人员在 支票 登记簿 上签字核销 作废的银行支票 现金 转账支票 和下一张所用支票存根一 起附在会计凭证的后面 已签发支票 均应入账 第十三条签发支票时 应严格按支票号顺序使用 支票丢失 应立即向银行挂失 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 4 页 共 58 页 财务主任在银行支票存根联签字后 分公司出纳方可办理业务 第十四条不得提前在银行支票上加盖银行印鉴 如特殊情况 需签发空白支票 必须由财务主任 经理共同签字 且应在小写金 额栏恰当币位写上 第十五条分公司当天收到的银行票据应当天存入银行 当天取得的银行结算单据当天入账 银行结算单据最迟在银行 记账的三天内入账 以银行对账单日期为准 分公司收取陌生客户的银行票据 必须款到银行账户后 再办 理发货手续 第十六条月末结账时 由非出纳人员编写 银行存款余额调 节表 并将每月银行存款日记账与对账单逐笔核对 财务主任 出 纳保证每笔银行业务及时 足额入账 财务主任 出纳必须保证银行对账单的连续 完整 银行存 款余额调节表 后附银行对账单按月保存 按年装订成册 作为正 式会计档案保管 第十七条每日终了 分公司出纳应凭合法有效的银行凭证及 时处理账务 将银行付款凭证 现金 银行承兑汇票等放入保险柜 第十八条分公司财务人员休班应书面对所管工作进行交接 对现金 库存商品等在账实物要进行账实核对 账实相符后按实物 交接 对发票 银行票据等票据按号数 页数交接 交接时应认真 清点整理 明确责任 对交接后出现损失 由接收人承担责任 3 应收票据管理应收票据管理 第十九条分公司不得收取商业承兑汇票 不提倡收取银行承 兑汇票 若业务确需收取银行承兑汇票 必须书面注明票据背书 情况并取得银行查询函 经分公司经理同意并传分公司财管办备案 后办理 有应收票据业务的分公司必须设立 应收票据备查簿 按票面 内容详细登记备查 因诈骗原因造成的损失 由商贸财务部 商贸 商务部按制度界定分公司经理 财务主任 业务人员的损失承担比 例 报总经理审批后执行 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 5 页 共 58 页 4 公用存折管理公用存折管理 第二十条因客户结算需要设立公用存折时 需事前填写开户 申请书 报商贸财务部审批 存折的户头必须为总经理姓名 特 殊情况按审批后的申请执行 公用存折必须在分公司开户行开立 便于分公司转账结算 存 折由会计保管 密码由出纳本人掌握 存折里的款项只能是收客户 的货款 余额只能转入分公司账户 一律不得提现 必须提现转存 货款的 当天提取当天存入银行账户 视同转账 第二十一条 分公司公用存折视同现金管理 并对存折中所有收 付进行账务处理 该账户平时可有不超过 100 元的余额 货款存入时 应在第二 个银行工作日转存银行账户 财务主任负责对公用存折的收付业务 进行核对 换新存折时 将旧存折的复印件作为重要的内部资料保 存备查 第二部分第二部分 往来款项管理往来款项管理 第二十二条 在往来款项的管理中 分公司经理是所在分公司的 第一责任人 负领导责任 分公司业务人员及往来款项的其他经手 人员是主要责任人 负经办责任 分公司财务主任承担配合和协助 督促经办人对应收账款催收的责任 第二十三条 往来款项包括分公司的应收账款 其他应收款 应 付账款 其他应付款 预收账款 1 应收账款管理应收账款管理 第二十四条 应收账款按商务大纲及 分公司赊销的风险责任划 分及承担 中原则及规定办理 其它未尽事项详按本规定执行 第二十五条 对福利客户结算的几种特殊情况规定如下 1 货到收款的手续 提货前 由业务经办人员在财务办理个人欠款 货 手续 货 款交回后 财务开具收款收据并退回欠款 货 凭条 业务人员应 向财务交款而未交款的 财务主任应立即告知分公司经理 并向业 务员索回客户凭条保存 由经理判断是否出现风险 若经理确认有 风险或货款超过一周仍未收回时 财务主任应立即向商贸财务部 大区经理 商贸商务部报告 2 支票结款的手续 采用支票结款 要款到发货 特殊情况由业务员提出支票未到 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 6 页 共 58 页 账发货申请 分公司经理批准后方可发货 出现风险经理负连带责 任 3 福利客户赊销时 需与客户签订购销合同 合同内容包括 返利方式 还款时间 还款方式等 无合同时 则由业务员填写 福利客户赊销申请 福利客户赊销申请应包括上述合同内容 分 公司财务凭审批后的合同或 福利客户赊销申请 方可办理发货手 续 第二十六条 对大中型卖场补充如下 1 赊销期限 指从发货到结回款的时间 包括福利客户 原则 上不得超过 60 天 超过报总经理审批 2 签订合同必须有对账条款 3 对商场的管理费 促销费 店庆费 返利 摊位费等费用项 目 由客户提供正规服务业税务发票 4 对大中型卖场 分公司财务需做到 A 分公司应要求大中型卖场收货后 包括其他赊销客户 开 具 收货回执 收货回执由业务员在出库的当天交财务部门 客 户收货回执未按规定交回财务 财务应及时书面报分公司经理签署 处理意见 原则上一天一次 对客户收货回执未交回财务的业务员 分公司财务要停止办理发货业务 B 结款通知 财务主任对到账期的赊销款项应提前 2 天向分 公司经理 业务员发出结款通知 C 对客户的合同费用 分公司财务主任根据合同复核后进行 账务处理 分公司不得出现 2 个月以上的挂账费用 D 超账期预警 赊销款项到账期后未结回货款 分公司财务 主任次日向分公司经理 业务员发出超账期预警 若超限额 则同 时报超限额预警 同时上报大区 商贸商务部 E 超账期 超赊销限额 无合同发货时 履行必要手续后方 可发货 具体手续见 分公司赊销的风险责任划分及承担 5 分公司至少要于每个销售旺季结束后 2 个月内 一般为每年 的 2 3 月份和 10 11 月份 取得客户确认的对账证明 对账证明可以是客户盖公章的对账单 详细的结款明细 客户 的应付账款明细账 可以证明客户欠款金额的其他书面证明材料 客户不配合对账 分公司必须暂停供货 分公司财务主任应在 第一时间内 将不配合对账客户的名单及原因传真至商贸商务部 商贸财务部 分公司财务主任 应对非正常欠款 超合同期未结款 或欠款 额度过大 经销商有欠款的客户亲自对账 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 7 页 共 58 页 对没有对完账的业务员 销售旺季提成应暂停发放 6 有代供货业务的分公司应作到 A 代供货分公司财务应将客户的 收货回执 及时传结算分 公司 每月结账前 2 天 代供货分公司务必将当月的收货 回执全部传结算分公司 代供货分公司调账后 相关业务 员提成才能计算发放 B 结算分公司应按合同规定及时结款 分公司财务主任对相 关费用按合同约定进行审核 取得合法费用发票后及时处 理账务 C 对因沟通协调原因造成货款不能按期结回的分公司财务主 任 若无损失 则承担利息 若有损失 则承担损失 第二十七条 对客户赊销货物后 应由客户在鲁花产品欠货款凭 据上签字并加盖收货单位公章确认 客户收货后开具收货单并注明欠款的 可不开鲁花产品欠货款 凭据 第二十八条 分公司对超账期的应收账款 在预算年度末 2 月 末 计提坏账准备 抵减当年利润总额 应收账款自超账期之日起 三个月至半年的 按 30 计提 半 年至一年的 按 50 计提 超过一年的 按 100 计提 计提的坏账准 备金在三月份原数冲回 2 与总部往来款项管理与总部往来款项管理 第二十九条 垫付总部款项或由总部垫付的款项 挂往来账时必 须取得对方合格有效的单据后方可处理账 单据未到 可先用传真 件 对通过邮寄方式或由他人代办的 必须留有相关的单据传递证 明和单据复印件备查 并在 2 个月内处理完毕 第三十条各分公司必须将当月的收货单 调价单等及时入账 当月单据最迟次月入账 不得随意挂总部往来款 避免人为原因造 成账账不符 业务员的风险金等 应在每季度末月汇到公司总部 不得以任何理由挂在分公司账内 3 其他应收款管理其他应收款管理 第三十一条 其他应收款不得存在 2 个月以上的挂账费用 第三十二条 其他应收款项责任人调离时 财务人员应将其所欠 款项全部收回 不足部分从审批人收入中扣除 仍不能扣完的上报 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 8 页 共 58 页 大区经理 商贸商务部 商贸财务部 其他应收款责任人离职时 财务人员未按规定清理其欠款造成 的损失由财务主任全额承担 每年二月底必须清理一次其他应收款项 第三部分第三部分 库存商品管理库存商品管理 第三十三条 在库存商品管理中 分公司经理是所在分公司的第 一责任人 负领导责任 分公司财务主任承担账账相符 账实相符 和及时反映的责任 保管员对仓库中库存商品的安全负直接管理责 任 业务人员对所管经销商 卖场中的库存商品负主要责任 第三十四条 分公司应根据销售目标 或预算 市场预测 客 户订单等按品规制定备货计划 备货计划由分公司经理负责 第三十五条 分公司保管负责接货 货物的验收核对 并对商品 按批次 或生产日期 管理 对库存商品的安全负责 1 分公司保管接货时 根据 发货明细表 按品规 数量核 对商品 无误后在发货明细表的运费联签章 客户联留存 2 发货明细表 与实收货物的品规 数量不一致 按以下 办法处理 A 因承运人原因造成货物丢失 破损 承运人当即赔偿的 分公司应做销售处理 根据核对无误的 发货明细表 办理入库手 续 B 承运人回公司总部处理的 由保管员在 发货明细表 上 注明实际收到的货物品规 数量 并由承运人签字确认 保管员应 立即向经理 财务主任汇报 并与公司总部综合调度室联系确认处 理办法 分公司先按 发货明细表 办理入库 等公司总部的红字 发货明细表 到后 做采购退回处理 C 保管员应将 发货明细表 与 发货申请表 核对 若接 到非 发货申请表 中的品规 公司总部统一配售的除外 应立 即向经理 财务主任汇报 由经理在接货后 20 天内决定在本地销 售 还是退回总部 3 公司总部发货直接到客户仓库的 由分公司经理安排业务 员接货 对经销商或福利客户必须做到收款后卸货 对有账期的商 场等客户必须由客户打 收货回执 等标明债权的凭据或在鲁花产 品欠货款凭据上签字 由业务员将 发货明细表 和其它单据交分 公司财务处理账务 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 9 页 共 58 页 4 保管员应对仓库的防盗 防火 防雨情况进行检查和防范 对仓库钥匙注意保管 因工作失误造成的损失 由保管员承担 第三十六条 保管员应按食用油 酱油 粉丝 促销品 低值易 耗品 包装物及各型号 用途以及退回的商品设置仓库和库区 对 退回 滞销 变质的商品应单独存放 第三十七条 保管员凭经理 财务主任 提货人签字的机制 出 库单 发货 特殊情况 经告知财务主任同意后 保管员可按分公司经理的 答复发货 同时 必须在分公司经理到分公司的当天办理正常发货 手续 分公司经理不在分公司的情况下 由分公司经理书面授权副经 理或业务主任负责办理商品出库的审批手续 授权书内容包括 授 权人 被授权人 授权范围 授权期间等内容 授权书做为分公司 重要档案保存 授权期间 出现任何风险 由授权人和被授权人共 同承担 第三十八条 库存商品出库实行先进先出的原则 货物发出后 仓库保管员应及时登记在按批次 或生产日期 设立的商品卡 或保管账簿 上 做到账 卡 物相符 特殊情况 不按生产日期发货 必须取得分公司经理的签字证明 当日通知财 务主任更正出库单上的商品生产日期 第三十九条 分公司采购的赠品必须按库存商品管理 出库时 按销售手续办理出库 赠品采购权限见商务大纲 第四十条不允许将已做销售账务处理的商品存放在分公司仓 库内 特殊情况 必须在月末财务分析中披露 第四十一条 每月末 对过期 滞销和破损的商品 保管应及时 以书面形式报财务主任 经理 由分公司经理及时采取措施处理 第四十二条 分公司经理对渠道中的库存商品制订详细的管理细 则 避免因大量退货给公司造成损失 如因退货造成损失 应按以 下办法追究责任 1 经销商原因造成的退 换货 所产生的损失由经销商承担 具体按 商务管理大纲 执行 2 由分公司经理对渠道退货损失进行责任界定 由财务主任 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 10 页 共 58 页 具体核算 3 因分公司管理不善 造成客户大量退货形成的损失 原则 上由经理承担 20 由业务人员承担 80 自发生损失的当月起从责 任人收入中扣除 4 公司总部 审计部 对渠道中的库存进行检查时 发现渠 道中存在大量过期 滞销存货 而分公司未采取措施 报总经理后 由分公司经理承担损失的 40 业务人员承担 60 5 对退货中包含已发放的业务员提成 由分公司财务主任负 责自退货当月从相关业务员的收入中扣除 未按规定扣除 由财务 主任承担 特殊情况向商贸财务部 商贸商务部汇报 第四十三条 分公司的商品退回总公司 或分公司间调拨商品 应填写 退货申请表 经大区经理 商贸商务部 总经理批准 存在代供货业务的分公司之间应每月对账 并及时传递相关单 证 以便于结算和调账 退货后 分公司将 退货明细表 和 退货申请表 报商贸商 务部 分公司财管办备查 分公司退货或调拨形成的损失全部由分公司承担 因没有周密 备货计划造成商品的退货或调拨 同时处罚分公司经理退货损失的 20 退货损失包括运费 包装物和人工费 运费根据报销的发票 包装物和人工费由总部品管部核定 第四十四条 每月末 财务主任组织人员对分公司所有库存商品 按品规及生产日期进行全面盘点 保存好由保管 财务主任签字的 手工盘点表 代管库的需仓库方在盘点表上签字 盖章 根据盘点 表填制 库存商品分类明细表 经保管 财务主任签字后按时上报 经理 大区经理 商贸商务部 商贸财务部 有盘点盈亏的分公司 要将盈亏情况原因分析传商贸财务部 盈亏原因分析 盘点表与报 表一起作为会计档案保存备查 库存商品盘亏由保管员或责任人承担 盘盈入账 第四十五条 保管员不按先进先出的原则发货 导致商品过期 滞销 造成的损失由保管员全部承担 根据分公司经理的书面批准 没有按照先进先出法发货 造成 商品滞销 过期的损失 保管员不承担责任 第四十六条 预算年度末 2 月末 对距离保质期 6 个月以内 的 按 10 计提库存商品跌价准备金 过期商品全额计提跌价准备 金 抵减当年利润总额 跌价准备金在次月 3 月 原数冲回 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 11 页 共 58 页 第四部分第四部分 低值易耗品管理低值易耗品管理 第四十七条 分公司经理为低值易耗品管理的第一责任人 分公 司财务主任负责分公司低值易耗品的管理 由财务主任安排专人负 责低值易耗品的实物管理 第四十八条 分公司购买的物品 单位价值在 1000 元以内 含 增值税 的办公用品 通讯器材 含手机 电器 炊事工具 交通 工具等属于低值易耗品 第四十九条 分公司购置低值易耗品 按商务大纲规定依权限审 批 第五十条分公司按照低值易耗品的品种 规格 使用状况 在用 未用 报废 使用人建立低值易耗品台账 低值易耗品采 用一次性摊销 第五十一条 分公司员工领用低值易耗品 需要办理经分公司经 理 财务主任审批的书面领用手续 使用人改变或暂停使用 财务 主任 保管员要及时办理交接手续 第五十二条 低值易耗品的报废由使用人提出 每季度末月汇总 处理一次 单位原值 300 元以内的报分公司经理批准 单位原值 300 元以 上的报大区经理批准 然后由商贸财务部审核 第五十三条 使用一年以上的低值易耗品 丢失或损坏按照买价 的 50 赔偿 一年以内的低值易耗品 丢失或损坏按照原值赔偿 第五十四条 分公司不准报销直接购买手机的费用 在 商务管 理大纲 规定的通讯费额度内 可借款到通讯公司办理预交话费赠 手机 第五十五条 分公司财务主任每年 12 月应对低值易耗品盘点一 次 填制 盘点表 报商贸商务部和分公司财管办备档 第五部分第五部分 固定资产管理固定资产管理 第五十六条 固定资产的范围是单位价值在 1000 元以上 使用 年限在 2 年以上的房屋 车辆 电子设备等实物资产 第五十七条 固定资产的购置申请由低到高逐级审批 商贸公司 办公室具体办理总部的审批程序 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 12 页 共 58 页 分公司将财务主任 经理 省级经理 大区经理签字的 申请 书 传商贸公司办公室 3 万元以下的车辆 电脑 办公用品等固 定资产采购 房屋购置 改造及装修 10 万元以下的 由商贸商务部 商贸财务部 总经理审批 超过上述标准的 最后需董事长签字 第五十八条 属于房屋改造及装修的申请转工程部 由工程部具 体负责 其它物资采购申请转采购部办理 采购部可以授权各分公 司自行购置 审批手续不全 分公司财务不得提前支付任何款项 第五十九条 固定资产内部调拨 报废 出售由分公司申请 逐 级报大区经理 商贸商务部 总经理审批 最后传商贸财务部备案 第六十条固定资产需要出租的 由分公司向大区经理书面申 请并经商贸商务部 总经理批准 可以办理 分公司需将批复后的申请报商贸商务部 商贸财务部备档 第六十一条 销量在 6500 万元以上的分公司经理 申请笔记本 电脑 价格范围在 8000 元之内 其他人员购置台式电脑价格范围在 4000 5000 元之间 第六十二条 财务主任负责对资产的管理 维护 使用情况及资 产的状况进行登记 分公司应每年 12 月盘点一次固定资产 并报商 贸商务部 商贸财务部备档 第六十三条 使用总部固定资产的分公司 每年初应与总部进行 对账 对账单作为正式会计档案保存 在调账检查时检查 第六部分第六部分 借款管理借款管理 第六十四条 各分公司不得向任何外单位 个人提供因私借款 第六十五条 分公司员工因业务需要借款 先填写 借款申请单 经财务主任审核后 分公司经理审批 出纳方可借支 业务员借用备用金的 分公司年初一次核定定额 报商贸商务 部 商贸财务部备档 业务员平常报销不结算备用金 年末一次结 算 在人力资源部未备案的人员 一律不准借款 第六十六条 借款原则上执行 随借随还 前款不清 后款不借 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 13 页 共 58 页 到期未还的 财务人员有权及责任在其当月及以后月份收入中扣 回 因财务人员原因过期不清理的个人借款从财务主任工资中扣除 第六十七条 分公司人员个人借款出现风险 审批人负有连带赔 偿责任 第六十八条 分公司财务应及时催收清欠 并将个人借款账龄分 析表每季度上报商贸商务部 商贸财务部 原则上支付商超费用通过银行转账方式处理 必须通过个人借 款支付的 必须在二个月内取得合法单据清账 逾期将从业务员个 人收入中扣除 第七部分第七部分 经营费用管理经营费用管理 第六十九条 大区经理对所辖分公司费用开支的真实性 合理性 负责 为本大区的第一责任人 分公司经理对本分公司费用开支的 真实性 合理性负责 为本分公司的第一责任人 分公司财务主任 对本分公司费用开支的合法性 合理性负责 出纳负连带责任 第七十条分公司按照批准的 费用预算 执行 偏离或超过 预算的项目及费用 必须单独申请 第七十一条 费用报销程序 第一步 经手人在单据的右下方 财务主任在单据的上方签字确认 第二步 经理在单据的右上方签 字 第三步 出纳确认付款凭证手续合格后付款 出纳付款前 有责任重新审核单据的真实性 计算正确性 手 续的完整性 发现问题不管是哪一级领导的签批 都有权要求经办 人重新办理审批手续 第七十二条几项特殊销售业务的费用处理 1 实物促销 A 自有产品采用 费用油 处理方式 并应附详细的促销方案 和促销申请 B 外购商品 原则上取得增值税专用发票 并做采购入库处理 促销后 视同销售处理 2 商场费用 经销商返利 福利客户返利等 A 分公司在与商场客户签合同时 对进场费 广告促销费 上架费 展示费 管理费等商场费用应做明确规定 由商场提供 合法有效的税务发票 地税服务业发票 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 14 页 共 58 页 B 经销商返利采用 在销售发票中按商业折扣处理 第七十三条 单笔业务费用审批权限及程序按 商务管理大纲 执行 大区经理可根据本大区的实际情况 在规定的项目和范围内 给予分公司经理书面授权 分公司财务按书面授权执行 审批后的费用申请由财务主任统一编号 按月装订 做为重 要会计档案由财务主任保存 除公司总部财务管理人员 审计部 调阅外 不得对外查阅 第七十四条 分公司必须健全 费用备查簿 制度 费用备查簿 登记需要申请的各项费用 账务处理内容与实际开支内容不符的各 项费用 以凭证编号为依据进行登记 费用备查簿内容 账面费用开支项目 实际费用开支项目 有申请的注明申请时间 编号及最终审批人 第七十五条 分公司运输费用的结算应以运费发票和手续齐全的 派车单为依据 派车单必须详细注明各种事项 由派车人 配送人 业务员 经理共同签字 运输发票的金额与派车单必须相符 第七十六条 分公司业务人员的提成及奖金必须以实际收回的货 款作为计算依据 促销人员的工资及奖金必须以健全的档案和真实 的销量作为计算依据 由财务主任审核 第七十七条 不允许用不合法单据列支费用 原则上可以报销的 单据时间不超过三个月 除 1 月份可报销去年 12 月份单据外 不允许其他情况的发票跨 年度报销 第八部分第八部分 预算管理预算管理 第七十八条 分公司的预算年度是 公历每年的 3 月 1 日到次年 的 2 月末 第七十九条 分公司经理具体负责本分公司预算的编制 落实 控制和上报 分公司财务主任协助经理做好预算 负责预算数据的 归集 汇总和考核 第八十条每月 14 日前 分公司经理主持召开预算会议 对 上月的预算执行情况进行总结分析 根据年度 月分解目标 结合 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 15 页 共 58 页 现状 做出下一个月的预算 财务主任协助经理做好预算 提供预算所需的数据并进行预 算的汇总 填写 月度销量 费用预算审批表 及 月度预算说 明 月度预算说明 包括对下一个月的销量计划 价格政策 毛利率水平 促销活动计划 费用开支明细计划 利润计划 固定资产及低值易耗品购置计划的文字性说明 第八十一条 分公司每月 15 日 将 月度销量 费用预算审批 表 和 月度预算说明 报大区经理审批 由大区分公司财务主任 或秘书将签批后的 月度销量 费用预算审批表 在 17 日前 传财 管办 财管办汇总审批后的预算 编制 月度分公司预算汇总审批 表 和审批后的预算一起 20 日报商贸财务部 商贸商务部 总 经理审批 第八十二条 分公司财务人员不得提前超预算项目 金额支付费 用 第八十三条 预算月结束后 分公司应在 1 日 下午 3 00 前 做完结账工作 第八十四条 由分公司财务管理办公室对分公司预算执行情况进 行汇总 制作月度预算执行汇总报表 每月 3 日前 报商贸财务部 商贸商务部 总经理 副董事长 董事长 第九部分第九部分 收入 成本 利润管理收入 成本 利润管理 第八十五条 符合以下条件之一 分公司进行收入确认 1 已发出货物 按合同规定日期开出发票的当天 2 采用现款销售 为收到货款 货物发出的当天 对客户退货并开具了专用发票的部分 由分公司财务单独统计 作为考核年度销售收入的抵减项 第八十六条 分公司按照全月一次加权平均法结转商品销售成本 第八十七条 分公司根据权责发生制原则确认当期费用 凡是在 当月不能直接支付的 但对本期经营产生影响 应由本期负担的各 项费用 都要预提计入当期经营费用 分公司预提费用的计提依据主要是 销售合同规定的返利 店 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 16 页 共 58 页 庆费等 分公司租赁仓库 办公室 车辆的租赁费等 财务主任每月填制预提费用明细表 当月预提列入经营费用 当费用不足 1000 元时 可以不预提 预提费用计提不足 追究财务 主任的责任 预提费用借方必须以手续齐全的发票等单据作为列支依据 贷 方核算预提的费用 冲回的预提费用在贷方以红字列示 第八十八条 分公司预算年度审计时 对应收账款增长率大于销 售收入增长率的应收账款的增加金额调减分公司当年的销售收入 同时按当年的毛利率计算毛利调减当年的利润总额 次年调增同金 额的销售收入 利润 调减销售收入的金额 当年应收账款余额 上年应收账款余额 当年销售收入 上年销售收入 调减利润总额的金额 调减销售收入的金额 当年毛利率 本项调整预算年度经营成果报表 财务不调整账务 以上计算如果出现负数 不调加分公司的销售收入和利润总额 本条制度的目的是限制分公司以应收账款不收款的方式提高销 售收入 第八十九条 年末 总公司统一上调分公司的利润 亏损额 由 总公司统一汇算 清缴所得税 商贸财务部组织对分公司考核年度的收入 利润进行审计 按 审计后的结果评定分公司的业绩和发放薪资 第十部分第十部分 财务报告和经济活动分析管理财务报告和经济活动分析管理 第九十条分公司财务报告与经济活动分析工作的责任人为分 公司经理 财务主任 第九十一条 公司总部汇总各分公司财务报告与经济活动分析工 作的负责人是分公司财务管理办公室主任 第九十二条 分公司财务报告的月报在次月 1 日报出 财务报告与经济活动分析严禁弄虚作假 第九十三条 分公司的经济活动分析会由分公司经理 财务主任 主持 每月召开一次 经济活动分析报告 由财务主任起草 分公司经理核实 主要 内容是 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 17 页 共 58 页 1 预算执行情况 销量 费用 利润预算的完成情况 部门 及渠道预 算执行情况 业务员预算执行情况等 2 资产安全情况 应收账款管理 账龄分析 呆 死账情况 库存商品管理 滞销 过期 污损情况 货币资金使用 和上调情况等 3 市场分析 销售形势 销售策略 竞争对手的情况 4 价格政策执行情况 综合毛利率 主要品种毛利情况 不 正常毛利率发生的原因 低于限价销售情况 5 费用的开支情况 各项费用同期比较 预提费用 待摊费 用 应提未提的费用 总部应负担的费用 应负担总部 的费用 大额费用 费用额 率 增减的主要因素 6 利润情况分析 账面利润额 率 数额与上年同期比较 本期影响利润增减的因素 非正常利润数额及原因 实 际利润额 率 数额与上年同期比较 7 分公司经理 大区经理 总部规定的其它需要说明的事项 第九十四条 分公司经济活动分析报告每月 3 日前报大区经理 商贸商务部 商贸财务部 主管审计人员 第九十五条 严禁分公司将财务报告 经济活动分析私自对外提 供 第十一部分第十一部分 发票的管理发票的管理 第九十六条 分公司列支返利性质费用 发票必须同时符合两个 条件 发票的开具方只能是接受返利方 发票只能开具管理费 促 销费 店庆费 返利 摊位费等非实物性质内容 第九十七条 接受发票要根据业务的性质和实际情况索取具有抵 扣作用的发票 以降低成本 费用 分公司列支房租费 应取得正规的税务发票 分公司列支水 电费支出 如果租赁的是私人房产 可同时凭物业公司的付款证 明列支费用 第九十八条 分公司销售商品 原则上必须开具发票 并将发票 与出库单一起作为销售收入账务处理的附件 发票的户头 品规 数量 销售金额和出库单的户头 品规 数量 销售金额一致 特 殊情况按以下办法处理 1 对于客户不要发票及零售业务的发票开具 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 18 页 共 58 页 A 购买普通发票数量不受限制的分公司 收款业务要当日处 理账务 每天将销售出库单汇总开具发票 不得开具增值税专用 发票 同时发票 出库单的户头为零售 B 购买普通发票数量受限制的分公司 用浪潮系统发票代替 其他同 A 2 经销商向商场代供货 由分公司向经销商供货的商场开具 发票 由商场直接将货款打到分公司户头 差价部分以 销售折扣 的方式开具在经销商销售发票中 也可以报销经销商等额费用 第九十九条 对于批准的退货 将已开具给客户的蓝字销售发票 联及抵扣联或购货方主管税务机关出具的 销售退回及折让证明单 作为开具红字发票的依据粘附在红字发票存根联后 除红字记账联 外 其他联次均不得撕下 第一百条分公司在购买 领用 保存及开具发票时 必须严 格按发票管理规定办理 1 发票管理岗位 票管员 开票员 审核员 岗位安排原则 如下 由分公司财务主任担任票管员 开票员岗位 出纳担任审核员 岗位 设记账员的分公司 由记账员担任开票员岗位 具体由财务 主任负责安排 2 发票要视同现金进行管理 实行 专人保管 专账登记 保管交接制度 1 票管员购回发票后 先在 发票购 领登记簿 上登记购 入发票的本数及号码 并统一保管 2 开票员领用发票后 按以下办法开具 使用发票 A 不得转让 转借 多开 少开 代开发票 不得拆本使 用发票 不得扩大发票使用范围开具发票 不得跨规定使用区域携 带 邮寄 运输空白发票 否则 由产生该行为的责任人负完全责 任 B 开具发票时 同一发票的所有联次必须一次填开 严禁 出现大头小尾或小头大尾的情况 发票必须按号码顺序填开 填写 齐全 内容真实 字迹清楚 并在记账联和发票联等联次加盖单位 财务章或发票专用章 因开具发票造成的损失 由开票员承担主要 责任 审核员承担连带责任 情节严重的 移送司法机关处理 C 各种发票不得提前加盖印章 要求专柜保存 作废的发 票应贴在存根联的后面 所有联次齐全 并在作废发票上写上 作 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 19 页 共 58 页 废 字样 D 每份发票开具后 由开票员登记 发票使用登记簿 并 由发票领取人签字 发票使用登记簿 是登记每份发票去向的备 查簿 包括作废发票 3 开票员每笔发票开具完毕后 由审核人审核 审核内容主 要有 开具发票全部联次要一次填写 各联次金额必须一 致 开具发票的商品品名 数量及金额要与入库单或出库 单一致 审核完毕 在记账联上加盖 发票审核 章 4 每本发票开据完毕 开票员要及时将存根联转交票管员审 核 保管 并 发票购 领登记簿 登记 票管员签收时 要审查发票的开具是否符合税法的规定 存根号码是否连 续 已作废发票联次是否齐全等 5 未填开的发票 开票员需办理交接手续 放入保险柜保存 无保险柜的 要放入档案柜中保存 发票存根 票管员要 整齐有序地存放保管 发票购买 领用登记簿 发票使 用登记簿 发票存根至少保存 5 年 发票存根保存期满 经税务机关查验后销毁 6 发票丢失 应于丢失当日书面报告税务机关 第十二部分第十二部分 印鉴管理印鉴管理 第一百 一条分公司印鉴包括企业公章 银行预留印鉴 财 务专用章 企业法人章等 发票专用章 合同专用章 第一百 二条印鉴管理的第一责任人为分公司财务主任 各种印章由分公司财务主任保管 不得外借 不得私自委托他 人代保管和代办业务 严禁用于单位和个人担保 第一百 三条银行预留印鉴与银行票据禁止由一人保管 各种印章晚间应放入保险柜中 若保险柜中有两个以上抽屉 其中一把钥匙由财务主任保管 将各种印章放入该抽屉内 若保险 柜只有一个抽屉 则由会计将印章密封后放入保险柜中 银行预留印鉴财务专用章由财务主任保管 人名章由出纳保管 第一百 四条分公司合同的签定 财务主任审核确认后方可 盖章 财务主任同时承担连带经济责任 并应建立经济合同备查簿 加强合同管理 业务结算单据 经财务主任审查无误盖章后 相关 人员方可办理业务 第一百 五条分公司财务主任休班或外出 对所管理的各种 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 20 页 共 58 页 印章要办理临时交接 由经理或经理指派人员接管 分公司设立印章交接登记簿 内容为 交接时间 印章名称 移交人 交出时间 接管人等 交接双方在登记簿上签字认可 第十三部分第十三部分 会计档案管理会计档案管理 第一百 六条会计档案包括会计凭证 会计账簿 月度及年 度财务报表 预算资料 各类备查簿 会计报告 年度审计报告 纳税申报及完税凭证 合同 银行对账单 工资计算表及电子数据 备份 制度 电子数据备份以及与经营管理有关的其它重要文件 第一百 七条分公司财务主任对会计档案的安全性 完整性 负责 出纳人员不得兼管会计档案 第一百 八条分公司应于次月五日内 将当月会计凭证装订 成册 电子数据要做好两台微机同时备份 年度结账后 15 日内将 各种账簿 报表 凭证等整理归档 第一百 九条会计档案不得外带 严禁在会计档案上涂画 拆封 抽换 费用申请及费用备查簿等重要会计内部档案 不得存放于电脑 内及办公场所 除总部检查人员外不得对外借阅 工商 税务 政法部门需查阅会计档案 必须持单位介绍信 经分公司经理 财务主任批准后 由财务主任本人经办 2 年以上的会计档案由财务主任在 5 月 1 日前 将会计档案带 回交分公司财管办 由分公司财管办统一整理后交档案室 第一百一十条由于会计人员的变动或会计机构的改变等 会 计档案需要转交时 须办理交接手续 并由监交人 移交人 接收 人签字或盖章 第十四部分第十四部分 财务工作交接办法财务工作交接办法 第一百一十一条分公司人员工作变动 必须按岗位工作内容 和实物逐项列明 由移交人 接收人 监交人共同签字 进行书面 交接 交接报告一式五份 移交人 接收人 监交人 分公司财管办 各一份 分公司存档一份 交接双方按本岗位内容 对工作逐项填 写交接清单 移交人 接收人 监交人根据交接报告划清责任 并 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 21 页 共 58 页 承担各自的责任 分公司经理工作交接 由审计部实地监交 分公司财务主任对 提供资料的真实性 合理性负责 财务主任的工作交接 由审计部 实地监交 分公司经理协助监交 出纳 记账员 保管员的工作交 接由财务主任监交 传分公司财管办备案 业务人员的工作交接由 经理 财务主任监交 第一百一十二条分公司经理交接内容 销量 费用 利润的 确认 年底作为分公司经理绩效考核的依据 应收账款 库存商品 其他应收款等资产进行清查 各种社会关系 客户关系资料 重要 档案资料文件 个人使用的分公司资产等 其它事项 第一百一十三条分公司财务主任交接内容 会计档案 各种 合同 客户档案等 各种印鉴 工商 税务 质检 卫生等国家机 关的各种执照 许可证 应收账款 手续是否完整 库存商品 其 他应收款 应付款 其他往来款项的内外核对情况及资料 重要档 案资料文件 预提费用情况 账簿报表的核对 货币资金 有价证 券核对 个人使用的分公司资产进行清查并界定责任 其它事项 财务主任工作交接时 原财务主任必须彻底清理处理在任期间 形成的各类挂账费用 对存在未处理挂账费用的财务主任 将从严 考核处理 出纳交接时 需对所有未处理单据全部入账 现金做到账实相 符 填制交接日的银行存款余额调节表 对现金等按实物交接 对 票据 账册等按页数 号码交接 具体由财务主任根据实际工作安 排 保管交接时 需对所有未处理出入库单据全部入账 做到账实 相符 再按实物进行交接 具体由财务主任根据实际工作安排 分公司财务人员 业务人员因交接需变更浪潮系统权限的 由 财务主任负责 第一百一十四条调出人员需结清借款 上交在账物资后 方 可办理调离手续 业务人员交接时应由财务主任协助业务员将其所负责客户开发 票的应收账款 压单应收账款 未结算的费用等核实清楚 并取得 客户的对账单 由经理安排专人检查调出人员负责的渠道库存 界 定责任 新接的业务员对接收的客户及相关业务负责 辞职后发现的退货损失 客户风险 首先由未发的薪资 分公 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 22 页 共 58 页 司挂账的退货保证金 坏账风险金清偿 具体由分公司经理 财务 主任告知本人后执行 须有书面处理意见 不足时再申请总部将挂 账的风险金 职保金转账 第十五部分第十五部分 其他管理其他管理 第一百一十五条分公司财务主任每天定期查看邮件 公告 确保能及时收到有关部门通知或文件 财务主任外出时应交代专人 负责此项工作 原则上上午 8 00 11 00 下午 14 00 17 00 各接收一次 浪潮系统办公自动化正式运行后 公司总部将通过办公自动化 系统下发通知 文件 分公司财务人员按以上规定时间查看系统 第一百一十六条对公司总部通过邮件下发的通知 制度等 应通过邮件打收条 以示收到 便于总部统计和考核 第一百一十七条对通知要求的内容 应按要求作出回应 特 殊情况 应与公司总部联系 说明原因 第一百一十八条分公司财务主任有责任和义务 组织相关人 员按时参加公司总部组织的会议及培训 确实无法参加 或不能按 时参加的 需提前书面请假 没有请假视同旷工 第一百一十九条会议 培训期间 参会人员自觉遵守会场纪 律 不准交头接耳 不准大声喧哗 不准在会场接听电话 手机要关 机或打到振动状态 爱护会场财物 损坏要赔偿 第十六部分第十六部分 附则附则 第一百二十条各分公司根据本制度精神制定 分公司财务管 理细则 报分公司财务管理办公室审核 备档 制度中由商贸财务 部备档的资料具体传 0535 7291721 第一百二十一条本制度未规定事项 分公司人员要及时上报 分公司财务管理办公室 严禁擅自进行业务 账务处理 本制度由商贸财务部 商贸商务部共同制定 适用于本制度由商贸财务部 商贸商务部共同制定 适用于 20072007 预算预算 年度 本制度的解释权归商贸财务部 年度 本制度的解释权归商贸财务部 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 23 页 共 58 页 商贸财务部 商贸财务部 商贸商务部 商贸商务部 总经理委员会 总经理委员会 总裁委员会 总裁委员会 20072007 年年 3 3 月月 1 1 日日 送 董事长 副董事长 总经理 副总经理送 董事长 副董事长 总经理 副总经理 发 各大区 各分公司 审计部发 各大区 各分公司 审计部 拟稿 商贸财务部拟稿 商贸财务部 第一章第一章 分公司财务人员配备制度分公司财务人员配备制度 1 根据分公司销量大小 原则配备如下 销售收入 含税 销售收入 含税 设置岗位设置岗位 1500 万元以下财务主任 1 名 出纳兼保管 1 名 1500 万元 6000 万元财务主任 1 名 出纳员 1 名 保管员 1 名 6000 万元 15000 万元财务主任 1 名 记账员 1 名 出纳员 1 名 保管员 1 名 15000 万元以上财务主任 1 名 记账员 2 名 出纳员 1 名 保管员 1 名 对销售收入主要由商场超市实现的分公司 商场超市收入在4000万元以上 可配备记账员1名 商场超市收入在7500万元以上 可配备2名记账员 2 分公司需配备财务人员时 申请书 由分公司经理及财务主任 大区经理 签字传分公司财管办核实后 报主管副总审批 按集团公司 人事制度 相 关规定执行 3 异地设置仓库 仓库实际年出仓量 实物 达600万元以上 可申请总部派 出正式保管员 待遇按实际出仓量根据薪资制度确定级别 年出仓量 实物 鲁花商贸分公司财务管理制度 第 24 页 共 58 页 达不到600万元的保管人员的薪资由分公司自行