应收账款内部控制制度——建安.docx

应收账款内部控制制度建安行业（讨论稿）安永會計師事務所2005-08-16目录第一章总则.3第二章岗位分工授权审批.4第三章客户资信的控制.5第四章垫资额度审批.7第五章应收账款的确认.8第六章应收账款的对账管理.10第七章应收账款的账龄分析与坏账准备.11第八章应收账款的清欠.14第九章应收账款的坏账核销.16第十章监督检查.17第十一章附件.182一一一总则一一一目的和依据：为了促进集团公司及下属事业部内部控制建设，规范各事业部行为，加强事业部内部监督和管理，提高各事业部经营效益，依据中华人民共和国会计法和内部会计控制规范及其他相关法律、法规，结合北京建工集团的经营管理特点，特制定北京建工集团应收账款内部控制制度建安行业（以下简称“本制度”）。一一一适用范围：本制度适用于北京建工集团公司建安行业事业部，其他性质的单位可参照本制度执行。一一一应收账款内部控制的基本任务：根据本制度完善事业部内部控制的机构建设，建立和健全事业部应收账款内部控制的实施规则，监督和检查事业部对公司各项制度的执行情况，防范和化解各类风险，为事业部的运营提供良好的内部环境。一一一应收账款内部控制的基本要求：事业部和个人必须严格遵守事业部应收账款内部控制制度的各项要求，促进各项应收账款内部控制工作的顺利进行，明确责任，相互配合，并接受各级领导部门的检查和监督。3一一一岗位分工授权审批一一一事业部应当建立应收账款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理应收账款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。其中，事业部应收账款业务不相容岗位至少应包括：1.信用管理与经营业务；2.垫资批准、发票开出和货款收取；3.应收账款的记录和账目的核实；4.收款、应收账款管理及向欠款客户发放对账单；5.坏账的核销、审批和记录。6.事业部不能由同一部门或人员办理应收账款业务的全过程。一一一事业部应当配备合格的人员办理应收账款业务。办理应收账款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。事业部应当根据具体情况对办理应收账款业务的人员进行岗位轮换。一一一事业部应对应收账款业务建立严格的授权批准制度,明确审批人员的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人员的职责范围和工作要求。一一一审批人应当根据应收账款授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内,按照授权批准人的批准意见办理应账款业务。对于授权批准人超越授权范围审批的应收账款业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向授权批准人员的上级授权部门报告。一一一严禁未经授权的部门和人员办理应收账款业务。4一一一客户资信的控制一一一事业部应加强对客户资信的管理工作。在与客户签订合同前，应充分调查核实客户的资信状况。客户如要求项目垫资，应由相关部门进行授权批准。一一一一事业部应正确制定信用政策，对业主在信用额度内进行垫资。事业部管理当局应负责制定企业的信用政策，确定信用标准、信用条件（含信用期限、信用额度）及收账政策等。一一一一经营部门应对每个客户进行信用调查，包括(但不限于)获取信用评审机构对客户信用等级的评定报告，并根据客户的信用情况提出其信用期限、信用额度，并经事业部负责人或其授权人批准。经营部门、法律合约部门和财务部必须根据批准的信用期限、信用额度控制垫资金额。客户信用期限、信用额度的调整必须经相应权限审批人员审核批准。一一一一事业部应设立专门人员或机构，以客户资信管理为核心，实行客户管理制度。在授信之前先要对每个客户进行信用分析。有关材料有包括该客户已审计的会计报表、银行资信证明和资信评估机构的证明等，还应关注与该客户交往多年的历史还款记录并配合最近该企业动态资料。一一一一客户资信的控制流程描述说明：1.经营部提供其他厂商给与客户的信用等级及配套政策情况，以此资料作为本公司制定客户资信政策的参照。2.经营部参考其他厂商给与客户的信用等级及配套政策情况，结合实际情况初步拟定客户的信用政策，出具信用标准、收款政策、信用条件报告（初稿）。3.经营部组织法律合约部、财务部等相关部门对初步拟定的信用政策进行讨论分析，并提出意见。4.结合法律合约部、财务部等相关部门的讨论意见，经营部对初步拟定的信用政策进行修改，出具信用标准、收款政策、信用条件（修改稿），并提交给主管审阅。5.经营部主管审阅信用政策（修改稿），若未审核通过，将意见反馈给经营部，转到步骤2；若没有异议，审核通过该信用政策，将报告提交给事业部审阅。6.财务总监审阅经营部上交的信用政策报告，若未审核通过，将意见反馈给经营部，转到步骤2；若没有异议，审核通过该信用政策，将报告提交给总经理审阅。7.总经理审阅财务总监审阅通过的信用政策报告，若未审核通过，将意见反馈给经营部，转到步骤2；若没有异议，审核通过该信用政策，将报告提交给集团管理层审阅。58.集团管理层审阅总经理审核通过的信用政策报告，若未审核通过，将意见反馈给经营部，转到步骤2；若没有异议，审核通过该信用政策，形成信用标准、收款政策、信用条件（终稿）。客户资信的控制流程详见附件一。6一一一垫资额度审批一一一一事业部应当加强对垫资业务的管理，在投标及签订合同时，应充分考察招标合同中的垫资条款，充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等有关情况，降低账款回收中的风险。一一一一事业部在评估各业主的信用程度后，应确定每个业主的信用额度，每次垫资和未还欠账款之和不得超过额度。每个客户的授信额度应定期审查归档，必要时作调整要经有关人员复核。一一一一事业部进行垫资业务应遵循规定的垫资政策和信用政策。对符合垫资条件的客户，应经审批人审批后方可办理垫资业务；超出垫资政策和信用政策规定的垫资业务，应报事业部领导集体决策审批。一一一一垫资审批控制流程描述:1.项目部根据客户资信调查的结果，在收到客户垫资的请求后，由项目部经理考虑项目是否有垫资能力，如果没有垫资能力，则流程结束；如有进入下一流程。2.经营部收到项目部送达的客户垫资要求后，收集客户相关资料，包括：客户三年来已审会计报表、客户开户银行资信证明、资信评估机构出具的相关证明、与客户交往的历史纪录和最近动态资料。3.经营部结合以上综合调查的结果，评估客户的信用程度，参考本公司信用评审机构对客户信用等级的评定报告，确定客户的信用期限和信用额度，确定垫资期限和垫资额度，交由主管审核。4.经营部主管审核若通过，则交由招投标委员会审核，否则，发还经营部重新评估客户资信确定垫资期限和垫资额度，返回步骤3。5.招标委员会判断是否为重大垫资项目，如判定为重大垫资，则上报集团管理层来审批；如判断为不是重大垫资项目，则招标委员会进行审核6.招投标委员会审核被判断为不是重大垫资的项目，若通过，则确定最终的垫资期限和垫资额度，由经营部将文件归档管理；若不通过，则将意见反馈给经营部，返回步骤3。7.集团审核被判断为重大垫资的项目若集团审核通过，则确定最终的垫资期限和垫资额度，并将文件归档管理；若不通过，则将意见反馈给经营部，返回步骤3。垫资额度的确认流程详见附件二。7一一一应收账款的确认一一一一事业部可在下列情况下确认应收账款各项目已经开始工程建设并按时完成工程计量工作，向客户递交了经工程监理签字的工程报量单及工程款支付通知书，并已收到客户和工程监理签字确认的工程报量单及工程支付通知书。一一一一洽商变更的确认1.项目部在履行施工合同过程中应随时注意由于工程增减、质量及特性的变更等各种情况引起的合同变更，及时做好有关原始资料的收集和签认工作。对本方提出申请，经监理工程师和甲方同意后方可实施。2.根据实际成本消耗情况，需要对成本进行变更的，由项目部提出洽商变更申请。洽商变更应获取业主在技术洽商和经济洽商等方面的确认签字，获取由于洽商变更而要求业主予以补偿的法律依据。避免与业主在项目结算时发生分歧却缺少有效的法律依据。3.财务部门和施工管理部门有关人员在复核洽商变更单内容时应注意：1对照洽商变更单的结算收入是否反映实际成本的消耗以及实际的工程进度情况。2检查洽商变更单是否有项目部、业主、监理三方确认。3检查洽商变更单的付款条件以及付款情况。一一一一一应收账款的确认流程描述：1.项目部按照合同约定的部位进行施工，填制报量单，交施工管理部审核；2.施工管理部审核项目部提交的报量单，如果通过，则交项目监理审核；如果没有通过，则交项目部重新填制报量单；3.监理审核报量单，如果无异议，则签字确认，交甲方审核；如果不通过，则交项目部重新填制报量单；4.甲方审核报量单，如果无异议，则签字确认，填制发票，将经过签字确认的报量单和发票返回项目部部；如果不通过，则交项目部重新填制报量单；5.项目部依据经过签字确认的报量单和发票作财务处理，更新应收台账，并将报量单上报事业部财务部；6.事业部财务部依据确认后的报量单作财务处理，并将报量单报集团财务部存档备案；7.集团财务部存档备案，流程结束。应收账款的确认流程详见附件三一一一一一洽商变更所引起的应收账款确认流程描述：1.客户、监理或项目技术人员提出洽商变更的请求，三方进行讨论是否需要进行变更。若需要，三方签字确认；若不需要，则不进行变更施工；82.三方签字确认变更内容，填制技术洽商变更单；3.在洽商变更部分施工结束后10天内火合同约定期限内向甲方和监理提交经济洽商变更单。在经济洽商变更单中明确洽商变更部分应向甲方收取的工程款和甲方付款时间。4.客户和监理对技术洽商变更单和经济洽商变更单进行审核确认，如果确认，则签字确认经济洽商变更单和技术洽商变更单，并交项目部进行账务处理；若没有通过确认，则法律合约部进行相关处理；5.法律合约部与客户进行协商，如果协商成功，则客户和监理签字确认技术和经济洽商变更单；如果不成功，则法律合约部依据相关文件进行索赔、诉讼；6.项目部财务处根据经过确认的技术洽商变更单和经济洽商变更单进行账务处理，最后由财务部进行应收账款的催收，该流程结束。合同变更所引起的应收账款确认流程详见附件四9一一一应收账款的对账管理一一一一一各项目部应建立应收账款台账，与财务部门每月对账，对账过程和结果应留有书面纪录，对账差异应限期查明、调整。对应收账款管理过程中有法律追索权的原始凭证，应归档并由专人保存。一一一一一项目部应当定期与往来客户通过函证等方式核对应收账款。如有不符，应查明原因，及时处理。一一一一一项目部定期向客户寄送对账单，并根据客户的回函检查账簿记录并进行恰当的处理。一一一一一应收账款的对账流程描述1.事业部财务部应收账款每月定期与项目部进行应收账款核对，确保应收账款明细账和应收账款台账一致。2.财务部根据项目部送交的经审核通过后的工程报量单，编制工程结算单，经财务部领导审核后，交由项目部负责与甲方进行对账。3.项目部根据工程结算单，与甲方进行应收账款对账。如甲方认可工程结算单，则交财务部进行相应处理；如甲方不认可工程结算单，则由财务部与甲方核查4.财务部与客户核查工程结算单，若成功，则交财务部进行财务处理，如不成功则提交法律合约部处理5.法律合约部通过法律途径，如果不成功，则进入坏账核销流程；如成功，则交财务部进行相应处理6.财务部将经双方确认后工程结算单归档备案，并进行相关账务处理，同时更新应收账款账龄分析表报送经营部门、信用管理部门、财务总监和总经理。7.流程结束应收账款的对账流程详见附件五10一一一应收账款的账龄分析与坏账准备一一一一一财务部每月应进行一次应收账款账龄分析，将分析结果与相应客户的信用额度相比较并报相应的管理层（财务总监，事业部经理，总经理等），对超过信用额度及账龄超过事业部警戒线的客户，财务部应通知经营部采取相应的跟踪方法以确保其得到相应的处理。一一一一一应收账款账龄分析按照工程类被和统一规定的时间区段进行划分，即：工程类别分为竣工已结算工程、竣工未结算工程、在施工程和停工工程；时间区段的划分为1年以内、1至2年、2至3年、3至4年、4至5年和5年以上。事业部财务部业务主管人员每月应根据应收账款账龄分析结果，按照适普集团财务部统一规定的计提比率预提坏账准备，并报相应的管理层批准。一一一一一事业部预提坏账准备的具体比率统一规定如下：1.竣工已结算工程1年以内（含1年）1%12年（含2年）5%23年（含3年）10%34年（含4年）15%45年（含5年）30%5年以上50%2.竣工未结算工程1年以内（含1年）1%12年（含2年）2%23年（含3年）5%34年（含4年）15%45年（含5年）30%5年以上50%3.在施工程1年以内（含1年）不提取12年（含2年）不提取23年（含3年）0.50%34年（含4年）1%4年以上2%4.停工工程1年以内（含1年）0.50%12年（含2年）1%23年（含3年）3%34年（含4年）5%45年（含5年）10%5年以上20%11一一一一事业部对于可能成为坏账的应收账款应当报告有关决策机构，由其进行审查，确定是否确认为坏账。事业部发生的各项坏账，应查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后作出会计处理。一一一一一事业部必须按照会计制度的要求，正确计提坏账准备，包括选择合理的计提坏账准备的方法，正确计算坏账准备金，对坏账准备进行正确的会计处理，不得计提秘密坏账准备金等。一一一一一根据财政部关于建立健全各单位应收款项管理制度的通知的规定，事业部应当建立坏账核销管理制度，对事业部的坏账视不同情况按照以下方法确认：1.债务人被依法宣告破产、撤销的，应当取得破产宣告、注销工商登记或吊销执照的证明或者政府部门责令关闭的文件等有关资料，在扣除以债务人清算财产清偿的部分后，对仍不能收回的应收款项，作为坏账损失；2.债务人死亡或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿且没有继承人的应收款项，应当在取得相关法律文件后，作为坏账损失；3.胜诉的应收款项，已生效的人民法院判决书、裁定书判定、裁定其败诉的，或者虽然胜诉但因无法执行被裁定终止执行的，作为坏账损失；4.逾期3年的应收款项，具有事业部依法催收磋商记录，并且能够确认3年内没有任何业务往来的，作为坏账损失；5.逾期3年的应收款项，债务人在境外及我国香港、澳门、台湾地区的，经依法催收仍未收回，且在3年内没有任何业务往来的，在取得境外中介机构出具的终止收款意见书，或者取得我国驻外使（领）馆商务机构出具的债务人逃亡、破产证明后，作为坏账损失；6.以下情况不得全额计提坏账准备：1当年发生的应收账款；2计划进行重组的应收账款；3与关联方发生的应收账款；4其他已经逾期，但无确凿证据表明不能收回的应收账款。一一一一一由于历史原因，对账龄超过两年且在两年内未发生业务关系的应收账款，事业部财务部、经营部应根据金额的大小采取不同的清账方法，如：办理起诉、催讨或经有关授权管理人员批准后做坏账核销。一一一一一财务部和经营部有责任联合控制客户账龄的不断增长。对账龄超过一年且在一年内未发生业务关系的应收账款，事业部应停止施工和垫资，同时事业部应降低客户信用等级和授信额度。一一一一一账龄分析流程描述1.账龄分析流程应收账款管理员每月根据应收账款发生以及回收情况更新应收账款账令分析表，根据账龄分析情况，确定那些客户需要进行债权催讨，编制催讨账款清单2.财务部应收账款管理员将账龄分析表和催讨账款清单传递给项目部和信用管理部门123.项目部门接到催讨账款清单后，进入应收账款清欠流程4.信用管理部门根据账龄分析表更新客户信用记录，重新制定信用政策，授予信用额度，进入资信控制与垫支额度控制流程。应收账款的账龄分析流程详见附件六。13一一一应收账款的清欠一一一一一事业部管理层应当根据应收账款坏账的发生情况和客户有关情况，决定建立清欠小组。清欠小组的主要任务是：1.调查和清理有历史遗留问题的客户欠款2.催讨已和事业部终止业务关系的各单位欠款3.负责处理和存在严重纠纷的客户之间的法律诉讼问题一一一一一清欠小组的人员构成：1.事业部法律顾问2.经营部资深经营人员3.财务部应收账款业务主管人员4.其他有关人员清欠小组一般直接归事业部财务总监管理。一一一一一清欠小组的运行方式可根据事业部实际情况具体确定。可以临时设立，也可长期设立。一一一一一事业部应当将如下应收账款结转至清欠小组进行清欠和索赔工作：1.因历史遗留问题造成的应收账款，超过3年未能收回2.已列入事业部信用黑名单的客户3.已与事业部终止业务关系超过2年4.其他原因如：法律纠纷、主管经营人员舞弊等导致的应收账款无法收回一一一一经营部如果需要将超期应收账款或事业部已作坏账处理的应收账款转给清欠小组处理时，事先应当由经营人员或经营部经理书面提出，经经营部经理、财务总监和总经理的书面批准后方可转交给清欠小组。一一一一一财务部应当对有关清欠活动发生的费用支出、奖励提成办法，回款入账确定、折算等进行规定，确保计算作到相对合理，分配公正、公平、公开。一一一一一应收账款的清欠流程描述1.项目部接到催讨账款清单，进行账款的催讨工作，如果催讨成功，账款回收，则交财务部进行财务处理，将所后收回的款项连同支票等原始凭证一并交与财务部门进行相关账务处理；如果不成功，则成立清欠小组进行催讨；2.项目经理与经营部、财务部组成清欠小组，再次催讨清欠，如果催讨成功，则交财务部进行财务处理；如果不成功，则与甲方进行协商；143.清欠小组与甲方进行协商，如果能协商成功，则由财务部门进行财务处理；如果不成功，则法律合约部进行处理4.法律合约部对实际情况进行分析，以决定是否需要采取法律诉讼等手段。如果需要，则通过索赔或诉讼等法律途径维护公司的正当权益；如果不需要，则进入坏账核销流程；5.法律途径如果成功实现债权回收，则交财务部进行财务处理；如果还不能成功，则进入坏账核销流程。6.财务部收到所催讨的帐款和相关原始凭证进行账务处理，出纳登记现金或银行存款日记帐，应收账款会计登记应收账款总帐和日记帐，以及时更新各项账务，反映真实的资金流和信息流。应收账款的清欠流程详见附件七15一一一应收账款的坏账核销一一一一一事业部对所发生的各项坏账，必须查明责任，并按规定的审批程序作出正确的会计处理。对于确实收不回来的应收账款，经批准后可以作为坏账损失，冲销计提的坏账准备，注销该项应收账款。已经注销了的坏账应当记录在备查登记簿上，做到账销案存，并进行关注。已核销的坏账又收回来时，按照实际收回的金额，要及时入账，严禁形成账外账。一一一一一事业部应根据每个会计期间发生的坏账损失情况，编制并修改坏账损失报告书，对发生的坏账情况进行分析、说明，经审核批准后提交有关部门。有关部门据坏账损失报告书，进行信用政策修改，坏账责任落实等工作的处理。一一一一一应收账款的坏账核销流程图1.项目经理根据应收账款清欠的结果，对于通过各种途径仍无法回收的款项，申请进行坏账核销，填写坏账核销申请单，送交财务部门2.事业部财务部门对坏账核销申请单进行审核，如果认为仍有回收的希望，则拒绝核销，将坏账核销申请单交还申请单位，责令其重新进行债权催讨；如果审核通过，则将签字确认后的坏账核销申请单送交事业部财务总监审核3.事业部财务总监根据所申请坏账的重要性水平，决定是否需要向集团申报，如不需要，则交财务部进行财务处理，由财务部进行相关账务处理；如需要，则将坏账核销申请单送交集团财务部4.集团财务部对坏账核销申请单进行审核，如批准，则进入下一流程；如审核不通过，责令项目部再次进行催讨活动5.事业部财务部收到审核通过后的坏账核销申请单，进行相关账务处理，更新应收账款总账、日记账和账龄分析表；6.事业部