合同管理办法.doc

合同管理办法第一章 总 则第一条 为规范公司合同管理工作，防止合同工作中的失误，维护公司的合法权益，根据有关法律、法规，结合本公司实际，制定本办法。第二条 本办法适用于公司系统各单位与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）及公司系统内相互之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议的管理。第三条 合同管理实行分级管理原则；归口管理原则；会签、审核责任制原则；签订权、执行权分离原则。第四条 合同管理实行授权委托管理制度；合同审核会签制度；合同专用章管理制度；合同台帐和统计报表制度；合同档案管理制度；合同责任追究制度合同履行监督管理制度；合同管理考核、奖惩制度。第二章 合同管理机构、职责及工作范围第五条 公司合同管理，在公司负责人的领导下，实行公司与基层分级管理，形成对合同的起草、审查、会签、订立、履行全过程的监督、管理体系。除以下一般合同可由公司所属项目部直接签订外，其余合同属重要合同，必须由公司签订，或公司法定代表人特别授权人签订：合同标的总计不超过两万元的；即时结清、项目周期内不频繁发生的；总价不超过五万元的设备购买合同。一般合同的签订，必须由相关部门参加商谈，参加部门对合同质量负责。第六条 根据职责和权限的不同，合同管理部门分为合同主管部门、协管部门、承办部门和执行部门。合同主管部门分别为不同合同的归口部门管理，对合同进行日常管理，进行规定性指导、监督、检查、协调、考核。合同主管部门在合同呈送公司领导审定前，负责对合同进行最后审核。合同主管部门负责定期将合同履行情况汇总上报公司领导。授权项目部签订的合同，项目部必须15日内报送公司相应合同主管部门备案。合同的协管部门是根据部门分工，在合同管理过程中，对合同签订和履行中相关专业内容进行审核、考察和监督的部门。承办部门是由公司授权、具体负责对外办理合同签订事宜的单位或个人。合同承办部门的职责是：负责调查合同对方资信情况、履约能力，并提供相应资料；具体负责所承办合同的谈判；草签合同；合同报审。合同承办部门可以是合同执行部门，也可以是公司授权的其它部门。第七条 各类合同的管理部门：合同类别主管部门协管部门执行部门施工承包合同（我方为承包方）公司办公室经营部 项目部 工程部 保障部 财务部项目部工程项目管理目标责任状公司办公室工程部、审计部、财务部项目部外部施工分包/劳务合同（我方为发包方）工程部人力资源部 纪监部 工程保障部 财务部 安质部项目部内部劳务合同人力资源部工程部项目部机械租赁合同工程保障部工程部 纪监部 财务部项目部机械采购合同工程保障部工程部 纪监部 财务部工程保障部物资采购合同工程保障部工程部 纪监部 财务部项目部合作投标合同经营部项目部借贷款合同财务部责任状纪监部审计部 工会工作部 党委工作部项目部/个人第八条 合同的签订、履行、管理工作中，各单位发现问题应及时纠正。第三章 合同的签订程序第九条 合同签订必须经达下列程序：1、资格审查：合同承办单位应对合同对方当事人的主体资格进行了解和审查，并将资审资料作为送审资料一部分。2、草签合同：商谈合同条款时，承办单位下属相关部门必须参加，做好会谈纪录，草拟的经济合同文本须附上参与合同商谈人员签署的意见。3、送审：将草签合同及相关资料交合同主管部门。承办部门或承办人应对其提供材料的真实负责。4、审查：合同主管部门根据需要，组织相关协管部门在3日内完成初审，就合同提出审查或修改意见，并填写合同流转表交合同承办部门。对草签合同文本严重不能维护公司利益，导致修改工作量大或继续谈判不利时，主管部门可提出更换承办人、草签合同作废，并按有关规定追究相关责任人的责任。5、修改：合同承办部门根据审查修改意见商谈并修改合同，交合同主管部门。承办部门对合同审定修改意见有异议的，提请公司分管领导进行协调。6、签署：公司负责人或授权委托人根据书面审核意见决定是否签约。决定签约时，应在全部文本上以同形式签字；决定不签约时，应以书面形式明示意见。7、用印：重要合同必须使用公司合同专用章，一般合同可采用项目部行政章。合同文本必须经负责人或代理人签字后，合同章管理员方可用章。合同章管理员用章后，应立即进行登记，做好专用章使用台账记录工作。第四章 合同的形式和内容第十条 合同一律采用书面形式；凡国家或行业有标准或格式文本的，应当优先参照适用，所有条款栏目均应做出约定。没有范本的，由合同主管部门负责制定公司通用范本，须征求法律部门意见。第十一条 合同文本应力求由我方或以我方为主起草，语言应严谨、简练、准确。合同应当内容全面、符合规定。第十二条 签订合同必须当事人双方分别在合同文件上逐页签字盖章，不得包办代理。第五章 合同的保管第十三条 合同主管部门和合同执行部门必须建立完整的合同管理档案，并由专人管理，定期上报合同报表。第十四条 各承办部门和所属单位在合同的签订、履行过程中所形成的合同文本、往来信函和数据电文（包括：电报、传真、电子邮件、电子数据交换等）等文字材料，仲裁或诉讼所形成的判决书、裁定书、调解书、仲裁裁决书、协议书，均为合同的组成部分，应按合同档案管理规定，一并保存归档。合同档案内容包括：1、合同文本及人数、各文本存置记录；2、承办人记录；3、合同附件、审查意见书、法律意见书及其他文件；4、履行情况记录；5、纠纷或处理情况记录及有关材料。第十五条 合同文本正本交合同的主管部门存档，副本交执行部门留存。相关部门需使用复印件处理业务的，由主管部门复印并加盖“与原件核对无误”章。第六章 合同的履行、变更和解除第十六条 合同正式生效前，不得实际履行合同。禁止履行手续不完备、不符合本办法规定的合同。第十七条 合同变更或解除的程序与合同签订程序相同。合同执行部门必须及时向主管部门汇报，必须在规定的时间内、在权限范围内进行处理，必须保留相关的证据，及时主张权利。第七章 合同纠纷的处理第十八条 出现合同纠纷必须马上报公司相关合同主管部门，合同纠纷处理权在公司。第十九条 合同发生纠纷应首先采取协商、调解方式解决，能够达成一致意见时，应依合同签订程序修改或重新签订合同。第二十条 协商、调解不能达成协议时，可依合同约定方式解决纠纷。承办人应及时向公司负责人或签约人汇报，做好仲裁或诉讼准备。第二十一条 在纠纷发生后，不得越权向合同另一方作出实质答复、提供文件资料。第二十二条 执行部门、承办部门或承办人应及时收集有关证据，以利于纠纷处理。第八章 奖惩第二十三条 有下列情况之一的单位或个人，公司给予表彰或奖励：1、在合同管理工作中认真负责、忠于职守、成绩突出者；2、发现合同重大缺陷，避免经济损失者；3、挽回经济损失者。第二十四条 有下列情况之一的，情节严重造成重大经济损失、扩大经济损失或者造成不良影响的，对直接和相关责任人予以责任追究及责令其承担赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任：1、不按本办法签订合同的；2、未经授权超越权限签订合同，造成损失的，有关责任人员应当承担相应赔偿责任；3、签订有重大缺陷或者无效合同，签订或履行合同被欺诈，导致公司经济损失；4、因审查人员的失误导致合同的严重缺陷依然存在的；5、合同未经签订，先期履行并发生合同纠纷造成损失的有关责任人员应当承担相应的赔偿责任；对产生程序不符合本办法规定的合同执行支付等业务的，财务或其他人员相关人员也要承担责任。6、未依法律及本办法规定履行、变更、解除合同的；7、丢失合同文本或有关重要文件的；8、发生合同纠纷后隐瞒不报或未及时采取措施的；9、业务活动中与对方或第三人恶意串通或者收受贿赂的；10、伪造、利用营业执照、公章、合