系统标准的差旅管理流程及系统操作

SAP ECC 5.002005年5月English中文差旅费用(J09)SAP AGNeurottstr.1669190 WalldorfGermany业务处理过程版权 2005 SAP AG 版权所有。保留所有权利。没有 SAP AG 的特别许可，任何人不能以任何形式或为任何目的复制或传播本文档的任何部分。本文档中包含的信息如有更改，恕不另行通知。由 SAP AG 和其分销商所销售的某些软件产品包含有其它软件供应商版权所有的软件组件。Microsoft、Windows、Outlook 和 PowerPoint是 Microsoft Corporation 的注册商标。IBM、DB2、DB2 Universal Database、OS/2、Parallel Sysplex、MVS/ESA、AIX、S/390、AS/400、OS/390、OS/400、iSeries、pSeries、xSeries、zSeries、z/OS、AFP、Intelligent Miner、WebSphere、Netfinity、Tivoli 和Informix 是 IBM Corporation 在美国和/或其他国家的商标或注册商标。Oracle 是 Oracle Corporation 的注册商标。UNIX、X/Open、OSF/1 和 Motif 是 Open Group的注册商标。Citrix、ICA、Program Neighborhood、MetaFrame、WinFrame、VideoFrame、和 MultiWin是 Citrix Systems 公司的商标或注册商标。HTML、XML、XHTML 和 W3C是 W3C 麻省理工学院 World Wide Web 协会的商标或注册商标。Java 是 Sun Microsystems 公司的注册商标。JavaScript 是 Sun Microsystems 公司的注册商标，由其技术开发和实施商 Netscape 许可使用。MaxDB 是 MySQL AB, Sweden. 的商标。SAP、R/3、mySAP、mySAP.com、xApps、xApp、SAP NetWeaver 以及此处提及的其它 SAP 产品和服务及其各自的徽标是 SAP AG 在德国和世界其它一些国家的商标或注册商标。本文档提到的所有其它产品和服务名称是它们各自公司的商标。该文档中的数据只用于查询信息。产品的规范根据国家的不同而有所不同。本文档中包含的信息归 SAP 所有。没有 SAP AG 的明确许可，任何人不能以任何形式或为任何目的复制或传播本文档的任何部分。本文档是初级版本，不受您与 SAP 许可协议和任何其他协议的约束。本文包含 SAP 产品的特定策略、开发和功能，不用于 SAP 的特定业务课程，产品策略，和/或开发目的。 请注意：如 SAP 对本文档有所更改，恕不另行通知。SAP 对本文的错误和遗漏不负任何责任。SAP 不能保证本材料所包含信息、文本、链接，或其他项目的准确性和完整性。本文档不提供任何明示或暗示的担保，包括但不限于商品性担保、特定用途的适用性担保，或者非侵权担保。SAP 对任何形式的损坏没有责任，包括使用本材料产生的直接的、特殊的、间接的、或后续的损坏。此限制不适用于有意的或重大的错误。个人伤害和产品缺陷的法律责任不受影响。SAP 对使用本材料中包含的热点链接访问信息不进行控制，但是不允许第三方的 Web 页面使用这些信息，也不为第三方 Web 页面的相关内容提供任何担保。图标图标含义警告示例注释建议语法排版惯例字体风格说明Example text出现在屏幕上的单字或字符。包括字段名、屏幕标题、按钮以及菜单名、路径和选项。其它文档的交叉参考。Example text正文文本中强调的单字或词组，图形和表的标题。EXAMPLE TEXT系统中元素的名称。包括报表名、程序名、事务代码、表名和正文文本中嵌入的编程语言单独关键字，如 SELECT 和 INCLUDE。Example text屏幕输出。包括文件和目录的名称及其路径、消息、源代码、变量和参数的名称以及安装工具、更新工具和数据库工具的名称。EXAMPLE TEXT键盘上的按键。例如，功能键（如F2）或回车键。Example text准确用户输入。在系统中输入的这些单字或字符与文档中完全一致。可变用户输入。尖括号表示用适当的条目替换这些单字和字符。缩写R所需条目字段（用于最终用户程序中）O可选条目字段（用于最终用户程序中）C条件字段（用于最终用户程序中）目录差旅费用6申请持续两天的国内旅行8旅行请求的个别批准8创建差旅费用报表9旅行的个别批准10旅行的在线结算10创建旅行的过帐运行11将过帐转帐到财务会计12差旅费用目的该处理的目的是提供所有未决差旅费用的完全整合管理从计划/批准阶段直到差旅费用过帐到财务会计并以原因方式分配到成本会计中。前提在可以为员工创建旅行之前，系统中必须存在该员工的人力资源主数据。此类人力资源主数据使用构建模块J14创建。人力资源主数据通常使用 SAP 人事管理 (HR) 创建和更改。如果您未使用 SAP 人事管理，则必须使用trip mini-master record创建人力资源主数据。该trip mini-master record包括以下数据（HR 信息类型）： 组织分配 个人数据 地址 银行明细 旅行优惠在该处理中，差旅费用要从财务会计中的供应商帐户中支付。不需要与人力资源 (HR) 组件（以及工资）集成。员工主数据存储在从事管理的人员编号下。要使员工的人员编号链接到财务会计中的员工供应商帐户，则该编号必须输入到员工供应商帐户的主数据中（作为会计信息一部分的公司代码数据）。如果您使用报表 RPRAPA00 创建员工供应商帐户，则该步骤自动完成。如果您使用 J14 和 J09 的标准安装过程，则所有前提也得到执行。流程EnterReceiptsApprove TripSettleCreatePosting RunTransferPostings to FIMake Paymentto EmployeeRequestTripApprove Request图表旅行 Management 组件申请持续几天的国内旅行输入系统中的已知旅行数据旅行请求的个别批准创建差旅费用报表输入差旅事宜旅行的个别批准旅行的在线结算系统结算旅行。创建过帐运行将过帐转帐到财务会计系统将结算结果转帐到Financial Accounting和Controlling。对员工的转帐金额的支付上载业务方案角色用途在执行该文档中描述的业务处理过程之前，上载业务方案角色并分配到用户。该构建模块提供一个或多个业务方案角色，使您能够访问相关系统业务处理过程所需的所有事务。以下角色对该构建模块是可用的：技术名称说明上载的文件名/SMB12/J09_01UBPP:差旅费用 (J09)_SMB12_J09_01U.SAP步骤关于如何将业务方案角色上载到系统以及如何处理角色的更多细节，请参考文档Essential Information。申请持续两天的国内旅行前提必须维护相关的人力资源主数据。可以使用构建模块 J14 实现该操作。步骤1. 调用事务，如下所示：SAP 菜单会计财务会计差旅管理出差经理用户菜单BPP: 差旅费用(J09) 旅行管理员事务代码TRIP2. 在弹出差旅管理员对话框,输入人员编号 1756并选择继续（执行键）。3. 单击创建差旅请求4. 输入所需数据。注意：通常旅行是为未来请求。在此是为昨天和今天，因此可以稍后结算。系统将不结算未来的旅行。字段名称用户操作和值注释旅行开始输入昨天的日期时间06:00开始时间旅行结束输入今天的日期时间22:00结束时间第一个目的地北京国家或地区CN 中国活动无区别（缺省）原因客户访问5. 选择保存 (Ctrl+S)，保存差旅申请。结果您已创建差旅申请。选择返回 (F3)，返回到出差经理。您的差旅申请显示在清单“（人员编号 1756）的未清旅行”中。要查看或编辑该差旅请求，单击列“后续活动”的超级链接。旅行请求的个别批准前提您需要特殊权限以批准差旅申请。该权限在您所分配的角色中配置，以作为权限概念的一部分。在标准系统中，出差经理角色 (SAP_FI_TV_MANAGER_GENERIC) 分配有该权限。步骤7. 调用事务，如下所示：SAP 菜单会计财务会计差旅管理出差经理用户菜单BPP: 差旅费用(J09) 旅行管理员事务代码TRIP8. 输入人员编号 1756并选择 Enter 键。显示前面创建的差旅申请。9. 在列“后续活动”中，为要批准的申请选择“编辑差旅请求”。10. 按“批准”(Shift+F7) 按钮。系统返回到出差经理。结果差旅申请的状态更改为已批准的请求。要查看旅行的状态，选择出差经理中“所有旅行的清单”。管理员或旅行人员可以在各自事务（例如Travel Manager或Travel Expense Manager）的概览中查看申请已被批准。创建差旅费用报表用途在先前步骤中，差旅申请已被创建并批准。差旅申请本身并没有导致支付。该支付将由差旅费用结算的结果生成。在该申请的差旅费用报表中，为该申请提供的所有数据已缺省填写。其可以使用正确的差旅事宜来覆盖。注意：差旅费用可以由出差经理 (TRIP) 和差旅费用经理 (PR05) 创建。在该方案中，仅为差旅费用经理说明。步骤1. 调用事务，如下所示：SAP 菜单会计财务会计差旅管理差旅费用经理用户菜单BPP: 差旅费用(J09) 差旅费管理员事务代码PR052. 在差旅管理员屏幕中输入人员编号 1756并按 Enter 键。3. 在左边的概览区域中选择旅行的差旅申请，并选择修改。4. 在弹出的 选择差旅方案 的对话中，选择一个 差旅计划“28 差旅日历”。5. 为该差旅申请输入的所有数据已作为缺省值填写。该旅行与申请不同之处可以更改。6. 在收据标签中，输入以下数据：字段名称用户操作和值注释收据 001, ExpTyHOTL报销的饭店收据金额3107.输入更多收据。字段名称用户操作和值注释收据 002, ExpTyBABZ火车，由公司支付金额98收据 003, ExpTyTAXI报销的旅行收据金额408.单击保存(Ctrl+S)，保存成本报表。9 选择Enter 确认警告信息。结果您现在已为选定旅行更改或完成差旅事宜。差旅状态现在已更改为已完成的差旅 /将被结算。旅行的个别批准用途在旅行转帐到 FI 并支付给员工之前，其通常为正确的条目所检查，并校验递交的收据。之后，该旅行可以批准并报销。前提您需要特殊权限以批准该旅行。该权限在您所分配的角色中配置，以作为权限概念的一部分。在标准系统中，Travel Manager角色 (SAP_FI_TV_MANAGER_GENERIC) 分配有该权限。步骤1. 调用事务，如下所示：SAP 菜单会计财务会计差旅管理差旅费用经理用户菜单BPP: 差旅费用(J09) 差旅费管理员事务代码PR052. 在差旅管理员屏幕中输入人员编号 1756 并按 Enter 键。3. 在左边的概览区域中选择要批准的旅行，并选择批准 (Shift+F7)。结果差旅状态现在已更改为批准的差旅 /将被结算。旅行的在线结算前提系统在结算中包括该旅行之前，必须满足以下条件： 旅行时间必须在结算期间的结束日期之前。 批准状态必须设置为批准的。 结算状态必须设置为将被结算。步骤1. 调用事务，如下所示：SAP 菜单会计财务会计差旅管理差旅费用经理用户菜单BPP: 差旅费用(J09) 差旅费管理员事务代码PR052. 在差旅管理员屏幕中输入人员编号 1756并按 Enter 键。3. 在左边的概览区域中选择要结算的旅行，并选择记帐结算。(Ctrl+F1) 4. 在输入结算期间对话框中，输入所需数据。字段名称用户操作和值注释结算期间CN（缺省）工资核算范围当前月（缺省）处理期间当前年度（缺省）处理期间的年份5. 按执行键继续。结果选定旅行的报销金额保存在数据库中。在成功结算后，旅行的结算状态更改为批准的差旅/结算的。创建旅行的过帐运行用途在会计核算转帐的过帐运行中，差旅结算汇总为旅行转帐凭证。前提请求的状态必须设置为结算的，以便系统在过帐运行中将其包括。步骤1. 调用事务，如下所示：SAP 菜单会计核算财务会计差旅管理差旅费用周期性处理转帐到会计核算创建过帐运行用户菜单BPP: 差旅费用(J09) 过帐到财务核算事务代码PRFI2. 在Create Posting Run 屏幕中，输入所需数据。字段名称用户操作和值注释工资核算范围CN工资核算范围其他期间选择选择期间的标识当前月结算期间当前年度结算年度人员编号17563. 选择执行。结果系统使用结构化过帐凭证设置产生旅行转帐凭证，并创建过帐运行。选择后退 (F3) 返回。将过帐转帐到财务会计前提您可以仅为系统已为其创建旅行转帐凭证且未创建为模拟的过帐运行进行过帐。