大瓷管理制度汇编3.doc

1 295 前前 言言 近年来 为适应公司的飞速发展 公司对管理制度进行了数次修订 2010 年在前 几次修订的基础上公司对所有管理制度进行全面调整 此次调整是对原管理制度的承 接和延续 经过公司各级领导及各部门的共同努力 于 2010 年年末完成全部工作 管 理制度汇编分为四册 如下 管理制度汇编手册共收录制度 135 个 未收录进制度汇编手册的制度均单独成册 第一册收录 财务部管理制度财务部管理制度 证券部管理制度证券部管理制度 第二册收录 集团办公室管理制度集团办公室管理制度 人力资源部管理制度人力资源部管理制度 企业管理部管理制度企业管理部管理制度 员工生活福利部管理制度员工生活福利部管理制度 党群工作部管理制度党群工作部管理制度 第三册收录 营销部门管理制度营销部门管理制度 物资采购部管理制度物资采购部管理制度 物资仓储部管理制度物资仓储部管理制度 生产管理部管理制度生产管理部管理制度 安技环保部管理制度安技环保部管理制度 设备能源部管理制度设备能源部管理制度 技术部管理制度技术部管理制度 线路电瓷开发部管理制度线路电瓷开发部管理制度 工程管理部管理制度工程管理部管理制度 运输处管理制度运输处管理制度 第四册收录 岗位安全操作规程岗位安全操作规程 设备操作规程汇编设备操作规程汇编 管理制度是一种规范 是企业员工在企业生产经营活动中共同须遵守的规定和准 则 各部门应严格按照制度办事 并在实际工作活动中不断完善制度 改进制度 使 之真正成为企业快速稳定发展 实现战略目标的基石 2 295 1 295 目目 录录 营销部门管理制度营销部门管理制度 销售管理办法 1 产品售后服务管理标准 6 客户档案管理制度 8 共 3 个制度 国际营销部管理制度国际营销部管理制度 国际营销业务管理办法 11 共 1 个制度 物资采购部管理制度物资采购部管理制度 物资采购管理制度 19 共 1 个制度 物资仓储部管理制度物资仓储部管理制度 成品库管理制度 23 物资仓储管理制度 28 物资退库及库存盘点管理制度 32 物资以旧换新管理制度 34 闲置 废旧物资处理管理制度 39 危险化学品管理制度 42 共 6 个制度 生产管理部管理制度生产管理部管理制度 生产计划管理制度 45 生产统计管理制度 48 工装 器具管理规定 50 生产调度管理制度 53 产品返包管理规定 55 成品抽样管理规定 57 生产作业现场管理规定 58 样品 试品管理规定 60 特殊过程 设备 人员鉴定准则 62 办公现场管理规定 64 共 10 个制度 安技环保部管理制度安技环保部管理制度 安全生产责任制度 73 职业安全管理制度 85 2 295 消防安全管理制度 106 职业健康管理制度 115 环境管理制度 125 外来人员进入公司管理制度 133 进出公司管理制度 136 货运车辆驾驶员管理制度 139 环境因素评价标准表 141 作业条件危险性评价法 142 共 16 个制度 本手册收录 10 个 第四册收录 1 个 设备能源部管理制度设备能源部管理制度 固定资产集团化管理办法 145 设备事故管理制度 147 特种设备使用与管理制度 150 设备资产管理制度 156 设备使用与维护保养制度 162 设备润滑管理制度 165 设备修理管理制度 167 设备委托修理管理制度 170 设备基础管理制度 174 设备备品配件管理制度 176 设备检查与考核管理制度 179 监视和测量设备管理制度 181 能源管理制度 185 安全用电管理制度 189 房屋与建筑物管理制度 196 共 16 个制度 本手册收录 15 个 第四册收录 1 个 技术部管理制度技术部管理制度 供方管理标准 199 共 1 个制度 线路电瓷开发部管理制度线路电瓷开发部管理制度 企业标准化工作管理办法 209 图纸 技术文件更改管理办法 219 产品图纸及技术文件管理办法 223 配方研制管理办法 238 图纸 技术文件印发管理办法 246 产品开发定额管理办法 253 共 6 个制度 3 295 工程管理部管理制度工程管理部管理制度 工程项目管理暂行办法 257 共 1 个制度 运输处管理制度运输处管理制度 产成品发运管理规定 277 共 1 个制度 本册共收录 55 个制度 4 295 1 295 销售管理办法销售管理办法 QG DC03 XS01 2010 1 1 目的目的 为加强集团公司销售的监督管理工作 加快货款回笼和资金流动 规范公司销售 行为 降低成本 提高公司信誉 特制定本办法 2 2 适用范围适用范围 本办法适用集团公司内所有销售活动的决策 合同 货款结算 售后服务 商标 管理等 3 3 职责职责 本制度的归口管理部门是营销部门 负责集团公司销售工作 4 4 管理办法管理办法 4 1 销售计划的制定与信息化管理 4 1 1 销售计划的制定 4 1 1 1 营销部门应根据公司年度经营预算的要求编制销售计划 按照效益最大化 的原则 确定销售产品的结构 数量 重点销售区域 新产品销售目标和货款回笼计 划 4 1 1 2 营销部门应对销售计划层层分解 细化 采取各种有效措施 确保年度预 算指标的实施与完成 4 1 2 建立销售信息化管理 营销部门应进行销售信息化管理 及时收集掌握下列信息 4 1 2 1 行业发展趋势 产业政策及市场需求的变化趋势 4 1 2 2 产品 技术及其替代品的发展趋势 4 1 2 3 同行业公司的发展规模 加工能力 产品水平等信息 4 1 2 4 各销售网点销售及回款情况 4 1 2 5 建立客户档案 做好客户的售后服务工作 4 1 2 6 其它可能影响产品销售的信息 4 1 3 在掌握上述信息的基础上 将其反馈给公司有关部门 4 2 投标工作的管理 4 2 1 营销部门负责标书的编制 4 2 1 1 标书编制过程中对于新产品或低于成本价销售的产品价格应征求财务总监 2 295 的意见 4 2 1 2 若技术条件超出样本范围应征求总工程师意见 4 2 1 3 标书须经营销部门经理批准 重大合同必须经总经理批准 4 2 2 重大合同是指单笔合同金额在 1 000 万元以上 公司首次生产 供货 技术 风险较大 为各国家重大项目提供专用产品的 4 2 3 在标书的制定过程中 相关部门应全力予以配合 不得以任何方式进行推诿 确保按时投标 4 2 4 标书在开标之前为公司机密 在标书起草和投标过程中 应按照保密工作细 则的规定 严防标书泄密 4 2 5 投标后 营销部门应派专人对评标进行跟踪 及时反馈有关信息 4 3 销售合同的评审 4 3 1 合同的评审与管理按公司 合同管理办法 执行 4 3 2 合同实行分级审批规定 4 3 2 1 公司对所签订的销售合同实行责任人审批制度 重大合同由总经理或其授 权人审批 一般合同由销售公司总经理审批 合同的评审应严格遵照公司质量保证体 系的规定进行 4 3 2 2 当产品实际销售价低于公司销售最低价格时 合同必须经总经理和财务总 监背书后 方可签订 4 3 3 合同的审核 4 3 3 1 为避免公司签订合同出现差错 给公司带来不必要的损失 营销部门在正 式签订重要销售合同和销售协议前 必须经审计部门审核 涉及法律法规的 须经法律 顾问审核 审核程序按公司 合同管理办法 执行 4 3 3 2 合同价格的审核 价格的审核按 公司价格管理办法 执行 对于实际销 售价格低于公司制订的售价时 必须事先征得总经理或其授权人的签字同意后 方可 签订销售合同 审计部门对违反规定或不合理销售价格具有否决权 含不须签订合同的 销售行为 4 3 3 3 销售合同经审计部门审核同意后 营销部门方可与订货商签订正式销售合 同 并将合同副本送交审计部门备案 4 3 4 营销部门与客户签订正式销售合同后 应根据合同要求及时向生产管理部下 达 排产通知单 3 295 4 3 5 合同的修订 如果需要对已签订的销售合同进行更改或修订时 由营销部门与用户进行协调 对于需要变更的条款和事项 经双方协调达成一致后 填写 合同修改评审表 视情 况决定是否重新进行评审及财务部的审核 待评审表生效后即通知有关部门 以免造 成不必要的损失和麻烦 4 4 合同的管理 4 4 1 建立合同台帐管理和保管制度 4 4 1 1 建立合同台帐 4 4 1 2 销售部门和审计部门必须建立合同统计台帐 4 4 1 3 内容包括 签约双方当事人的名称 地址 法人代表 姓名 签订合同的 时间 标的 价款 履行期限等都要详细记载 4 4 1 4 合同资料保管 4 4 1 5 对合同涉及的有关传真 信函 图纸及其它资料等 一式两份 随合同一 份报审计部门备案 另一份由销售部门保管 4 4 1 6 销售合同资料的管理及保管期限按照公司 档案管理制度 的有关规定执 行 4 4 2 销售合同专用章的管理 4 4 2 1 合同专用章的使用 原则上由审计部门统一管理 特殊情况必须在法定代 表人授权范围内使用 4 4 2 2 合同专用章实行专人负责制 异地签订合同的 回公司后要及时报审计部 门审核 备案 4 4 2 3 合同专用章每季度由专门管理人员检查一次 每年度都要进行盖章核对 登记备案 4 4 2 4 合同专用章丢失时应及时报告公司相关管理部门 由公司指定部门负责在 报纸 电视 广播中声明作废 4 5 销售活动的监督 4 5 1 审计部门和财务部分别负责对销售重点环节 如产品销售价格 货款回笼和 销售费用进行审核监督 4 5 1 1 产品销售价格的制定 1 产品的销售价格由审计部门负责制定 审计部门应根据产品的成本 市场需求 4 295 状况及时对产品价格进行调整 2 审计部门制定产品销售价格中 应注明是否含有税金 运杂费等其它费用 4 5 1 2 对销售费用的控制 财务部根据营销部门的销售和货款回笼情况 严格控制销售费用的使用 4 5 1 3 对回笼货款的审核监督 财务部根据销售和货款回笼情况 采取有效措施 促进营销部门积极进行催款 清欠工作 保证货款按时入账 加快资金的周转 提高资金利用率 4 6 销售结算与售后服务的管理 4 6 1 销售结算 4 6 1 1 公司产品销售 实行销售和结算相分离的原则 销售结算全部通过财务部 进行 结算收入直接进入公司账户 4 6 1 2 在销售结算时 营销部门应向财务部提供发票等票据 财务部对其审核无 误后 办理结算手续 4 6 1 3 公司驻外埠的经销网点不具备独立法人资格 在公司授权范围内开展工作 4 6 2 售后服务的管理 严格按照 产品售后服务管理标准 执行 4 7 销售人员的管理 4 7 1 营销部门在明确销售任务后 应将销售额和销售费用层层分解 落实到每个 人的头上 并把销售额 货款回笼额及其销售费用和销售人员的个人利益挂起钩来 保证销售任务的完成 4 7 2 营销部门应逐步完善机制 建立起一套销售人员业绩考核制度 实行末位淘 汰制度 保证销售队伍的精干高效 4 7 3 销售人员在离职时 含调离岗位 退休等 营销部门必须对其所销售的产品 的货款情况进行审核 对于有欠款的 经客户方提供欠款证明 财务部同意后 方可 办理离职手续 4 7 4 营销部门必须加强销售人员的职业道德教育 严禁销售人员利用职务之便在 公司外兼职或从事他人委托的销售行为 同时按照有关规定保守公司秘密 4 7 5 公司销售人员有责任将以下信息提供公司 4 7 5 1 同行业中相同产品的质量 价格 成本等信息 5 295 4 7 5 2 客户满意程度 4 7 5 3 产品在客户方的使用情况 4 7 5 4 营销工作的执行情况 4 8 商标的管理 本公司的产品商标为 三箭 牌 对于商标的转让和使用许可方面的管理 应按 照公司 商标管理办法 严格执行 4 9 奖励与惩罚 4 9 1 对于违反本规定造成销售管理混乱 公司资产流失的责任人 由有关部门依 照部门职责和管理职能给予通报批评 记过 调离岗位 解聘 除名等处分 并依法 追究其经济责任 情节严重构成犯罪的 移交司法机关依法追究其刑事责任 4 9 2 员工有权对违反本办法 损害公司利益的行为向公司和政府有关部门举报 对举报人进行打击报复的 按照有关法律法规追究当事人的责任 4 9 3 对以下人员和部门给予表扬或奖励 4 9 3 1 执行本办法成效显著的部门和人员 4 9 3 2 举报违反本办法的销售行为 经查证属实的有功人员 含公司外部人员 5 5 形成的文件和记录形成的文件和记录 排产通知单 合同修改评审表 6 6 附则附则 6 1 本办法由企业管理部起草 修订 6 2 本办法由营销部门并负责解释 6 3 自本制度发布之日起 原 销售管理办法 QG DC1001 2003 废止 6 295 产品售后服务管理标准产品售后服务管理标准 QG DC03 XS02 2010 1 1 目的目的 为加强公司售后服务管理 树立用户至上观念 最大限度满足用户要求 收集产 品运行的有关信息 处理用户意见 投诉及产品数量 质量问题 特制定本标准 2 2 适用范围适用范围 本制度规定了公司售后服务的运行机制 对用户的技术服务 包括技术咨询 提供 必要的技术资料 和其他相关服务的程序和要求 3 3 职责职责 3 1 营销部门为公司产品售后服务的归口管理部门 并设专人负责 依据本标准组 织实施用户服务工作 3 2 总工程师具体负责协调处理重大质量事故和技术纠纷 提出处理意见和改进措 施 并负责组织有关部门对技术改进措施进行落实 4 4 管理办法管理办法 4 1 售后服务的机制与内容 4 1 1 营销部门负责建立用户档案 内容包括 用户名称 产品型号 数量 供货 时间 使用地点 线路情况 负荷 环境 投运时间等 用户意见调查表等 4 1 2 营销部门根据合同 会同有关部门提出现场服务内容 提供公司电瓷产品使 用注意事项 解答用户提出的技术问题 处理实际存在的数量及质量问题 4 1 3 需 三包 的产品 由营销部门提出意见 相关副总会签 总经理批准后执 行 4 1 4 营销部门应经常与用户保持联系 至少每年向用户发放一次 用户意见调查 表 随时掌握产品运行情况 及时接受用户投诉 填写 用户意见 投诉登记处理记 录 4 1 5 建立用户走访制度 在与用户保持广泛联系的同时 对重要用户 重大工程 每半年走访一次 了解产品运行情况和用户要求 把得到的信息填入 用户意见调查 表 4 1 6 营销部门将收集到的 用户意见调查表 用户意见 投诉登记处理记录 及时提交公司领导及有关部门 对所有问题要及时采取措施 加以解决 4 2 质量问题的处理原则 7 295 4 2 1 对于一般性问题 由营销部门直接派员处理 必要时公司可委派有关技术人 员参加 4 2 2 对于重大的问题 必须及时向总工程师 总经理汇报 研究对策 制定解决 方案 由总工程师负责组织落实 4 2 3 对于一般性问题的处理意见 应在当天答复用户 对于重大问题应在三天内 通知用户 对于特殊问题公司要立即派人处理 4 2 4 解决问题后 营销部门应及时将 用户意见调查表 和 用户意见 投诉登 记处理记录 进行分类汇总 存入用户档案 4 3 质量问题处理权限 4 3 1 派出处理质量事故的人员 必须认真负责 坚持用户第一的原则 以对用户 负责 对公司负责的科学态度处理问题 4 3 2 派出人员要在公司授权的范围内处理问题 4 3 3 对于较重大的问题 应向营销部门领导和公司主要领导请示后处理 4 4 售后服务的管理 4 4 1 营销部门要把产品售后服务工作纳入重点工作内容 及时收集 传递各种信 息 为公司提高产品性能及新产品开发提供依据 4 4 2 营销部门每年应将用户档案整理一次 以求了解用户需求 巩固已有市场份 额 5 5 形成的文件和记录形成的文件和记录 用户意见调查表 用户意见 投诉登记处理记录 6 6 附则附则 6 1 本标准由企业管理部起草 修订 6 2 本标准由营销部门负责解释 6 3 自本制度发布之日起 原 产品售后服务管理标准 QG DC1002 2003 废止 8 295 客户档案管理制度客户档案管理制度 QG DC03 XS03 2010 1 1 目的目的 为提高营销效率 扩大市场占有率 与客户建立长期稳定的业务关系 特制定本 制度 2 2 适用范围适用范围 本制度适用于对销售客户的管理 3 3 职责职责 本制度的归口管理部门是营销部门 负责销售客户的相关管理工作 4 4 管理办法管理办法 4 1 管理内容 4 1 1 客户基础资料 包括客户的名称 地址 电话 资产等方面 4 1 2 客户特征 包括服务区域 销售能力 发展潜力 经营观念 经营方式与政 策 公司规模 员工人数 销售额等 经营管理特点等 4 1 3 交易活动现状 包括客户的销售活动状况 存在的问题 保持的优势 未来 的对策 公司信誉与形象 信用状况 交易条件 以往出现的信用问题等 4 2 客户管理 4 2 1 建立客户档案卡 4 2 1 1 由销售人员进行市场调查和客户访问时整理汇总 4 2 1 2 向客户寄送客户资料表 请客户填写 4 2 1 3 根据反馈的信息进行整理汇总 填入客户档案卡 4 2 2 对客户进行分类 利用上述资料 将集团公司拥有的客户进行科学的分类 以便于提高销售效率 促进公司营销工作更顺利地展开 4 2 3 对客户的构成进行分析 通过客户资料分析其构成情况 找出集团公司的不 足 确定营销重点 采取对策 提高营销效率 4 2 4 客户信用分析 在客户信用等级分类的基础上 确定对不同客户的交易条件 信用额度和交易业务信用处理方法 4 3 客户档案管理 4 3 1 客户档案管理要保持动态性 要根据客户情况的变化 不断地加以调整 消 除过旧的资料 及时地补充新资料 不断地对客户的变化进行跟踪记录 9 295 4 3 2 客户档案管理的重点不仅要放在现有客户上 还要更多地关注未来客户或潜 在客户 为集团公司选择新客户 开拓新市场提供资料 4 3 3 客户档案管理坚持 用 重于 管 的原则 提高档案的质量和效率 不能 将客户的档案束之高阁 应以灵活的方式及时全面地提供给销售人员和有关人员 通 过客户的档案做更多的分析 为企业销售决策提供素材 4 3 4 客户档案应由专人负责管理 并制定严格的查阅和利用的管理办法 5 5 形成的文件和记录形成的文件和记录 无 6 6 附则附则 6 1 本制度由企业管理部起草 修订 6 2 本制度由营销部门负责解释 6 3 自本制度发布之日起 原 客户档案管理制度 QG DC1003 2003 废止 10 295 11 295 国际营销业务管理办法国际营销业务管理办法 QG DC03 XS04 2010 1 1 目的目的 为加强集团公司国际营销部的管理工作 规范公司销售行为 严格执行销售合同 减少产品积压 加快货款回笼和资金流动 降低成本 提高公司信誉 明确销售合同 的审批权限 规避销售合同协议风险 特制定本办法 2 2 适用范围适用范围 本办法根据 中华人民共和国合同法 及其相关法律法规的规定 结合集团公司 的实际情况制定 适用于集团公司国际营销部的销售活动的决策 合同审批及订立行 为 货款结算等 3 3 术语术语 3 1 一般合同 合同标的为常规产品或合同量较小 3 2 特殊合同 合同量较大的招标项目 3 3 协议产品 产品技术要求特殊的产品 4 4 职责职责 本制度的归口管理部门是国际营销部 负责集团公司国际销售工作 5 5 管理办法管理办法 5 1 投标与报价 5 1 1 国际营销部业务员接到投标或报价的项目后 确认项目国家或地区 与领导 技术部门和其他相关部门确认项目可行性 5 1 2 如确定参与投标或给予报价 填写报价表 报价表要逐项填写清楚 同时需 要在备注栏注明有无特殊要求 如是否办理保函 验货 试验相关要求等 一般报 价由部门领导给出 重要以及大型投标需交财务总监审核 财务部门最迟在一个工作 日内完成审核 如成本高于市场价格须给出意见反馈 最后总经理签字批准 报价 表一式二份 交本部门存档一份 业务员自己留存一份 报价单应注明当日报价汇率 以及核算报价时所用汇率 报价有效期 以及当时参考运费等相关对外报价信息 5 1 3 项目的确定 5 1 3 1 国际营销部负责与顾客沟通 获得顾客的采购合同或招标文件 详细了解 招标项目名称 产品规格 数量 包装 技术和试验要求 所需准备的商务和技术资 料 保函开立的要求 投标截止日期 标书投递要求等 开始准备投标资料 12 295 5 1 3 2 需要公司其他部门予以协助提供文件或资料时 以书面形式提出要求 写 清楚具体的要求和交付的时间 由部门领导签字后发给其他部门 5 1 3 3 如需办理保函 要至少提前 10 天向保函办理人员及财务部门提出申请及 要求 填制保函申请表 由部门领导和财务总监审核签字 报请总经理签字批准 业 务员准备办理保函的招标文件 银行信息 保函格式等相关资料 交由保函办理人员 统一提交财务部门审核办理 并在保函办理期间协助其相关工作 5 1 3 4 应尽量满足标书要求 保持资料的一致性和连贯性 投标资料需要在标书 或客户规定的日期之前邮送或递交 5 1 3 5 标书递交后 整理资料 跟踪投标及报价结果 将结果填写到报价单中 5 1 3 6 遇到投标澄清时 应及时给予准确回复 如果需要公司其他部门配合 给 出书面要求 写清具体的问题和答复时间 在规定时间内回复客户 5 1 4 样品 5 1 4 1 投标 报价或市场开发阶段 如需提交样品 同客户确认样品规格数量 技术条件 试验要求 运费和发运信息 报请部门领导批准 为重大型项目或市场开 发提供的试验样品 需提交公司技术负责人 生产管理部 技术部及质量检查等有关 部门进行评审并安排样品准备 5 1 4 2 如果样品有库存 需给生产 检查 仓储及技术部门等相关部门出具书面 通知 写明样品的规格 数量 颜色 技术试验和包装要求及样品交付日期 5 1 4 3 如果样品没有库存 填写排产通知单 标明产品的规格 数量 颜色 技 术试验和包装要求及样品交付日期 5 1 4 4 样品发运时填制样品请领单 并提交领导签字 交给部门统计人员登记备 案并送交相关部门 5 2 销售合同的评审 5 2 1 一般产品合同评审 合同标的为常规产品或合同量较小 有库存 销售人员就可与顾客签定合同即会 签评审 5 2 2 特殊合同评审 a 国际营销部根据顾客要求 填写 合同评审表 并组织生产管理部 集团办 公室 律师 质量检查部 技术研发中心 财务部等对合同进行评审即会议评审 合同评审内容包括 产品技术要求 供货期 价格 保质期和违约责任等 13 295 b 相关部门对上述内容达到理解清晰 对顾客提出的不适当要求 经协商达成一 致意见 国际营销部将评审意见反映集团公司总经理 经总经理签字同意后 国际营 销部签定投标文件或合同 5 2 3 协议合同 a 国际营销部负责与客户进行沟通后 签订协议书 并及时将协议书传递到技术 研发中心 b 技术研发中心对协议书中提出的产品技术参数进行确认 必要时组织相关部门 会签 c 国际营销部根据协议产品技术参数与客户签定销售合同 5 2 4 评审的结果及评审所引发的措施应予以记录 协调过程必须形成文字资料 由销售部门连同合同文本一并保存 5 3 合同的审核 5 3 1 合同实行分级审批规定 公司对所签订的销售合同实行责任人审批制度 重大合同由总经理或其授权人审 批 一般合同由销售公司总经理审批 合同的评审应严格遵照公司质量保证体系的规 定进行 当产品实际销售价低于公司销售最低价格时 合同必须经总经理和财务总监 背书后 方可签订 5 3 2 为避免公司签订合同出现差错 给公司带来不必要的损失 国际营销部在正 式签订重要销售合同和销售协议前 必须经审计部门审核 涉及法律法规的 须经法律 顾问审核 审核程序按公司 合同管理办法 执行 5 3 3 合同价格的审核 价格的审核按 公司价格管理办法 执行 对于实际销售 价格低于公司制订的售价时 必须事先征得总经理或其授权人的签字同意后 方可签 订销售合同 审计部门对违反规定或不合理销售价格具有否决权 含不须签订合同的销 售行为 5 3 4 销售合同经审计部门审核同意后 国际营销部方可与订货商签订正式销售合 同 并将合同副本送交审计部门备案 5 3 5 国际营销部与客户签订正式销售合同后 应根据合同要求及时向生产管理部 下达 排产通知单 5 4 销售合同修改 5 4 1 对未签订或已签订未下达 排产通知单 的销售合同修改 14 295 a 顾客提出销售合同修改要求时 由国际营销部填写 合同修改评审表 并按 销售合同评审程序进行评审 并通知到相关部门 b 本集团公司提出销售合同修改时 国际营销部将修改意见及时与顾客协商 在 取得顾客同意后方可修改 由国际营销部填写合同修改申请表 并按销售合同评审程 序进行评审 并通知到相关部门 5 4 2 对已签订且已下达 排产通知单 的销售合同修改 如果需要对已签订的销售合同进行更改或修订时 由国际营销部与用户进行协调 对于需要变更的条款和事项 经双方协调达成一致后 填写 合同修改评审表 视情 况决定是否重新进行评审及财务部的审核 待评审表生效后及时与生产管理部等相关 部门沟通 按合同修改情况调整产品排产 以免造成不必要的损失和麻烦 5 5 合同的解除 国际营销部合同执行过程中应由专人负责合同执行 合同执行过程中 相关合同 执行负责人应与客户保持密切联系随时掌握并评估生产风险 降低因客户信用而带来 的企业风险 对于客户提出解除合同要求的 应积极应对处置 5 5 1 对于未下达 排产通知单 的产品 根据合同规定的解除条件 产品销售的 实际和客户的要求 国际营销部门应按订立合同时规定的审批权限和程序 通知审计 部门及财务部合同取消 填写 合同解除通知单 5 5 2 对于已下达 排产通知单 并已按单投产的产品 根据合同规定的解除条件 产品销售的实际和客户的要求 国际营销部须及时与法律顾问 生产管理部门 审计 部门 财务部等相关部门沟通 了解工装器具投入情况 在制品情况及其他相关资金 投入 并及时填写并下达给生产管理部 取消排产通知单 同时 应递交合同解除 相关资料至审计部门及财务部 经审核后方可先与客户协商解除合同 并办理因合同 解除而涉及的违约损失赔偿事宜 解除合同的手续 一律采用书面形式 包括当事人 双方的信件 函电 电传等 口头形式一律无效 5 6 积压产品的处理 5 6 1 因交货期的延误造成产品积压超过合同约定发货日 30 天时 由物资仓储部 下达 产品催发通知单 至销售部门 销售部门须与客户积极沟通 于 5 个工作日内 确定该通知单涉及产品的发货日期 填写 逾期产品发货时间变更单 报物资仓储部 以便物资仓储部合理调配存放库区 便于保存及发货 减少因包装物损坏造成的返包 损失 15 295 5 6 2 因合同修改或解除造成产品积压时 国际营销部应积极寻找该产品的销售渠 道 5 7 合同的签订及排产 5 7 1 合同签订 需对合同中的商务及技术条款逐项审核 确认其合理性及准确性 然后交由部门领导和律师进行审核 审核无误后 同客户确定签订合同 收到由双方 正式确认的合同后 需要在统计人员处登记并备案 同时填写项目跟踪表 5 7 2 合同的审核包括合同签订双方的公司名称及相关信息 产品规格 技术参数 数量 颜色 产品商标 包装要求 交货期 付款条件 试验和发货要求 单据准备 及相关的责任和权利条款 5 7 3 排产通知 5 7 3 1 在签订合同后 国际营销部需要根据合同要求的产品 在排产通知单上逐 一填写详细的产品图号 尺寸 商标 数量 颜色 交货日期 执行标准 包装等 相关信息需同技术部门及生产部门再次确认 经部门领导签字 传真到生产管理部 5 7 3 2 经客户签字确认过的图纸须作为排产单附件 5 7 3 3 生产管理部主管领导同意后签字 安排生产 并把签字后的 产品排产通 知单 书 传真返回国际营销部存档 5 8 合同执行 5 8 1 有预付款的需要按照合同及订单规定 及时办理预付款 履约保函 应按合 同要求进行办理 5 8 2 生产过程中跟踪生产进度 于排产通知单规定的交货日期之前再次确认交货 期 待交货日期确定后 通知客户并准备发货相关的报关报检单据 通知商检及发货 人员办理商检 熏蒸 填制海运委托单租船订舱 商检需要提前 5 个工作日提出 租 船订舱至少 7 个工作日前提出 发货前提前 2 个工作日填写发货通知单递交发货人员 办理运输和场地协调等事宜 5 8 3 产品的检验 客户来厂验货 根据合同要求 需提前 3 4 个工作日书面通 知生产及检验部门 通知需注明产品名称 规格 数量 颜色 技术参数 试验项目 试验标准 试验日期 报告要求及合同和客户规定的其他要求 5 8 4 须在发货前至少 5 天 将客户确认唛头要求下发至生产管理部 通知生产管 理部发货日期 如果唛头复杂 或者包装有其他特殊要求的合同 应在排产时在排产 单上详细注明 发货前再次与生产及研发中心进行沟通 16 295 5 8 5 国际营销部根据合同要求的交货时间及交货相关内容 提前填写 产品发货 通知单 经部门领导签字认可 再把 产品发货通知单 传真到运输处 运输处根 据 产品发货通知单 上的要求安排运输车辆 同时与国际营销部相关人员联系 以 确保将货物运到指定场地 5 8 6 货物发运后 根据合同要求仔细同货代核对相关货物的提单 保险单据等并 及时索取 制作合同规定的单据 尽快交付银行或客户 5 8 7 发货后的运杂费单据和核销单 报关单需由国际营销部业务员核实相关信息 是否正确 然后将单据交相关人员统一备案和办理 业务员需协助催要报关单据以便 办理财务部门开票及退税 同时填制项目跟踪表 5 8 8 开发票 国际营销部业务员将开票所需合同 发货通知 报关单 客户信息 等资料交统计员统一备案登记并转交财务开具发票 按照合同要求开具增值税发票让 客户付款的 需在开票前与客户确认开票日期及相关信息 收到财务开具的增值税发 票后及时交付客户 5 8 9 回款 国际营销部业务员于发货后在合同或订单规定的时间内及时同客户联 系索要货款 部门统计人员待收到银行或财务通知有货款回笼后 通知业务员和财务 部门 业务员和客户联系预先知道付款 及时通知统计员联系财务确认货款是否到账 货款回笼后业务员完善项目跟踪单 5 8 10 佣金支付 国际营销部业务员需准备好付佣金所需要的合同 佣金协议 客户开具的发票 客户的银行信息及其他需要的相关材料 交由相关人员统一备案并 办理 5 8 11 售后服务及质保金 货物发运后 与客户保持联络与沟通 遇到售后服务 问题 应及时与公司售后服务及相关技术部门联系 并迅速给予回应 在合同规定的 到期日 业务员需要及时催要质保金 6 6 形成的文件和记录形成的文件和记录 合同评审表 排产通知单 合同修改评审表 合同解除通知单 取消排产通知单 产品催发通知单 17 295 逾期产品发货时间变更单 产品发货通知单 7 7 附则附则 本制度由国际营销部起草 修订并负责解释 18 295 19 295 物资采购管理制度物资采购管理制度 QG DC03 CG01 2010 1 1 目的目的 为加强公司的采购监管力度 杜绝采购中的违规行为 防止公司资产流失 按照 科学有效 公开公正 比质比价 监督制约 的原则 规范采购人员的采购行为 降低公司采购成本 提高经济效益 特制定本制度 2 2 适用范围适用范围 本制度适用于集团公司物资 原材料 燃料 辅料 设备配件 办公用品 劳动保 护用品以及其它物资 采购的计划决策 合同管理 价格监督和质量检查等 3 3 引用标准及术语引用标准及术语 3 1 引用标准 国家相关法律法规 公司制度文件 3 2 术语 采购 4 4 职责职责 4 1 副总经理是采购控制程序的主管领导 4 2 物资采购部是进行采购控制程序的归口管理部门 负责对集团公司所有分公司 车间 处室提出的物资计划进行采购 保证数量 质量及到货时间 4 3 集团办公室负责办公用品的采购 5 5 管理办法管理办法 5 1 采购计划管理程序 5 1 1 生产作业计划 备件采购计划 库存盘点报表是物资采购计划编制的主要依 据 各计划部门每月 20 日前应填好 采购申请表 将下月计划报物资采购部 申购 的物资数量要按实际估算用量填写 不得虚报 5 1 2 根据公司物资采购的周转周期确定合理的仓储前置期 最小仓储量和安全库 存 5 1 3 物资仓储部应在月底将库存盘点报表送至物资采购部 物资采购计划员根据 库存盘点报表判定各部门申请采购的物资数量是否合理 是否已有库存 并编制 月 度平衡计划汇总表 5 1 4 将所需采购的物资 结合供应商供货情况进行分类 根据物资需求情况 编 20 295 制出采购计划 物资仓储部一份 用于核查实际进货情况 物资采购部领导一份 用 于具体布置采购员执行 分管副总经理一份 用于跟踪进度并加以督导 检查 总经 理 财务部 审计部 物资采购计划员各一份 5 1 5 物资采购计划员应是采购计划的编制责任人 每月的采购计划应在当月 2 日 前制定完成 报送部门领导和主管副总经理审查批准后 予以执行 5 1 6 因生产计划调整 需要追加或变更采购计划 采购部门应制定临时采购计划 对原有采购计划予以补充 5 2 物资的采购 5 2 1 集团公司所需物资实行统一对外采购 未经批准其它部门不得对外进行采购 5 2 2 供货商 原材料 配件供货商的选择 5 2 2 1 物资采购部门根据产品生产的需要 对国内原料 燃料 包装材料 金属 附件生产厂家的技术能力 产品质量水平 报价等情况进行综合评价 除唯一供货单 位外 应选定不少于两家质量有保证 信誉好 具备供货能力的生产厂家作为候选供 应商 5 2 2 2 供应商的评定和管理见 供方管理标准 5 2 2 3 因科研和新产品开发的需要 需向非合格供方采购临时物资时 应事先得 到总工程师的批准 方可按照采购程序进行采购 5 2 2 4 对大宗物资实行招标采购 具体按照公司 招投标管理办法 执行 5 2 2 5 劳动保护用品要在具有 劳保用品经营许可证 的厂家中进行采购 5 2 2 6 其它办公用品等低值易耗品 各归口部门必须严格按照限额领料 发货的 有关管理规定 根据部门的需求情况 编制采购计划 报分管副总经理批准后由归口 部门负责采购 5 2 2 7 采购部门应在正规厂家或商家进行采购 保证物品的质量 同时尽可能直 接从生产厂家进货 降低成本 5 3 物资采购数量的原则及程序 5 3 1 采购部门应对物资库存和物资供应实施最佳期量的系统管理 对于市场能够 保证交货期的物资 实施即时限量采购 杜绝产生积压 提高资金的使用效率 5 3 2 凡不属独家生产供货的物资均应选择三家以上供应商进行比价采购 5 3 3 采购部门以抹帐 易货方式采购物资时 须报财务总监批准 21 295 5 3 4 公司经营者和分管物资采购的副总经理的近亲属 包括配偶 父母 子女和 兄弟姐妹 不得在本公司的物资采购部门担任负责人 5 4 对采购过程的监督和审核 5 4 1 审计部门负责对采购价格 采购过程进行审核监督 具体程序见 内部审计 工作实施办法 和 价格管理办法 5 4 2 采购合同的管理见公司 合同管理办法 中相关规定 5 4 3 审计部门对于以抹帐 易货方式采购物资时 必须严格执行财政部 企业会 计准则 非货币性交易 中有关价格管理的规定 5 5 检验和结算 5 5 1 采购物资入公司必须执行公司有关检验标准和规定 未经质量检验的不能办 理入公司 领用和结算手续 5 5 2 物资入库时 物资采购部通知物资使用部门物资已入库 物资使用部门须尽 快对物资进行检验 应在物资入库 5 个工作日内 粘土全项检验除外 得出检验结果 并确定物资是否能使用 如不能使用 应于得出结果当日通知采购人员 由采购人员 及时联系供货厂家换退货 5 6 奖惩按照 员工奖惩管理规定 执行 6 6 形成的文件和记录形成的文件和记录 采购审批表 月份物资平衡计划汇总表 物资采购计划平衡表 7 7 附则附则 本办法由物资采购部起草 修订并负责解释 自本制度发布之日起 原 物资采购管理办法 QG DC0901 2003 废止 22 295 23 295 成品库管理制度成品库管理制度 QG DC03 CC01 2010 1 1 目的目的 为保证出 入库产品质量 及时发运产品 加强成品出 入库的管理 特制定本 制度 2 2 适用范围 适用范围 本规定适用于公司产成品的出 入库及管理 3 3 职责职责 物资仓储部负责成品库的管理 包括产成品的接收入库 保管和监督 检查出库 办理成品返包手续 抽查 试验以及自用产品的领用手续 指导卸车人员及叉车司机 按规定摆放成品 样品 对产品进行分类管理 4 4 管理办法管理办法 4 1 产品的交接与入库 4 1 1 对生产车间包装好的产成品 须在通知物资仓储部接货员后 按照接货员 的指定位置和摆放要求 进行摆放 如果车间卸车人员和叉车司机不按照要求摆放产 品 仓储人员有权拒绝接货 接收产品的包装物上要有标签 注明产品的名称 型号 釉色 批号 生产日期 每箱数量等相关信息 出口产品要按要求在木箱或托盘上印 刷批号等合同要求的各种信息 字迹要清晰 4 1 2 当产品检查合格后 由生产车间填写一式五份的 产成品缴库单 并由质 量检查部人员签字 与成品库接货员对当日交接产成品的品种 型号 釉色 数量 批号等项目进行核对 并对包装质量进行检查 对不符合包装要求的产品 仓库保管 员有权拒绝签字 不进行产品交接 双方确认签字后产品接收完成 产成品缴库单 由生产车间留存一份 物资仓储部留 1 份 生产车间交财务部 2 份 企业管理部 1 份 4 1 4 对已完成交接的产成品 管理权归物资仓储部所有 其他部门不得随意搬动 4 1 5 成品库接货员在要求生产车间摆放产品时 应该根据成品库区域分类的要求 按照 横平 竖直 高齐 的标准分区域摆放 并合理苫垫 尽可能地将同类产品放 在一起 同时要让出必要的道路和通道 接货员在完成交接后 要将产品的规格型号 挂牌 以进行标识 24 295 4 1 6 成品库接收产品时 要严格遵守产品生产计划 对特殊型号和特殊商标的产 品 必须按生产计划数量接收 超额数量须经物资仓储部会同有关部门协商同意后方 可接货 4 1 7 成品库接货员在接收产品后 要在第二天上午 9 00 前 将接收的产品逐项 认真填写 每日接收产品统计表 尤其是存放位置项 必须填写清楚 以利于 对产品的后续跟踪 做到可追溯性 4 2 产成品的保管 4 2 1 仓管对各类物料的储存要项 a 按品种 规格 体积 重量等特征决定堆码方式及区位 b 仓库物品堆放整齐 平稳 分类清楚 c 储物空间分区及编号 标示醒目 朝外 便于盘存和领取 d 通道不得乱堆放物品 保持适当的温度 湿度 通风 照明等条件 4 2 2 包装必须符合产品的包装要求 必须要注明生产厂家生产批次 货物等级 货物重量 生产日期 无墨头的货物一律不得入库 4 2 3 仓储物入库前 必须对仓储物进行监督 严格清点件数 做到吨位和件数 准确无误 确保公司入库的数量与仓储实物相一致 发现不符的一律不得入库 4 2 4 保管人员必须根据仓储物的数量和仓库容积 合理安排仓储物的堆放位置 一个合同号的产品堆放一个固定的地点 不得与其它合同号的产品混堆混放 便于清 点和核对 4 3 产成品的出库 4 3 1 必须持有运输处的 产品出库通知单 方可办理出库 4 3 2 成品库发货员接到 产品出库通知单 后 须认真仔细核对 产品出库通知 单 的产品名称 图号 数量 釉色 批号等项内容 并对库内实物进行对照 清点 认真做好出库发货前的准备工作 4 3 3 产品出库要坚持 先入先出 的原则 必须先发那些生产时间长 摆放位置 不太好的产品 以尽可能地减少包装损失和产品损失 4 3 4 产品发运时 杜绝发运产品外观和包装质量不好的产品 对外观和包装质量 不好的产品 必须经过返包处理后方能发运 4 3 5 成品库记账人员及部门统计员要根据产品的变动情况 及时更新金蝶软件及 OA 系统内的库存报表 25 295 4 4 产品抽查 试验 4 4 1 对于我公司自己做试验或者客户需要抽查试验的产品 必须由试验部门填写 自用产品请领单 将表单交到成品库 由成品库保管员带领 进行产品领用 4 4 2 产品领用时 必须将产品连同包装物一起拿回领用部门 在拆开包装时 尽 可能地避免损害包装物 并将拆除的包装物按规格整齐摆放 及时找包装物检查人员 进行确认 看是否能使用 对不能使用的包装物 按照废弃物处理 对于能使用的包 装物 进行数量清点 交接 妥善保管 并与生产车间联系 优先使用 尽可能地为 公司节约成本 4 4 3 自用产品请领单 一式三份 第一联为部门留存 第二联 第三联在领用 产品时交成品库 成品库在产品领用完成后 如果需要对领用产品进行补充 必须当 日将第三联交到生产调度室 由生产调度室安排车间在 2 日内对产品进行补充 如果 生产车间没有该种产品 由生产管理部立即安排生产 进行补充 以免影响发货 4 5 产品返包 4 5 1 为了更好将产品完整地送到客户手中 使客户满意 成品库发货员在接到 产品出库通知单 后 需对产品的外观 包装质量等进行检查 如果发现产品的外 观和包装质量存在问题时 应立刻填写一式三份的 产品返包申请单 由质量检查 部根据实际情况签署返包意见后 一份由物资仓储部留存 一份交质量检查部 另一 份由成品库交生产调度室 由生产调度室根据质量检查部的意见 及时安排生产车间 进行返包 4 5 2 对于需要做例行试验的产品返包 如果有被破坏的产品 由生产车间填写 返包产品反馈单 分别交由成品库和生产调度室 以备账目处理和费用核算 4 6 产品调货 退货 4 6 1 当产品发到客户手中后 有客户向销售部门提出调货 换货或者退货要求时 由销售部门填写 调货 退货产品通知单 以传真的形式通知运输处 由运输处转 交物资仓储部 对需要重新发货的 由运输处下发 产品出库通知单 物资仓储部 按照该要求进行出库 4 6 2 物资仓储部根据 调货 退货产品通知单 要求 对客户退回的产品进行清 点 及时申请对这些产品进行返包 返包后根据生产车间 返包产品反馈单 提供的 数量 及时与销售部门 财务部门沟通 进行账目处理 4 7 产品碰损 26 295 对库存期间碰损的产品 由成品库认真填写 产品碰损登记表 如果发货数量 要求严格的产品有碰损时 及时向生产部门进行反馈 对由于不合理管理原因造成的 碰损 将按照相关规定对责任人进行处罚 每年底 物资仓储部做出书面报告 请公 司相关领导进行协商 并签署意见 由财务部对本年度的碰损产品账目进行处理 4 8 产品盘点 4 8 1 出 入库的产品 要及时登记台帐 定期清点和检查 对已发产品的名称 数量 去向要进行登记 作到帐帐相符 帐物相符 4 8 2 库存产品要坚持盘点制度 月末进行月盘点 年末进行全面盘点 对各种原 因造成的产品短缺 破损等 物资仓储部要在月末做出盈 亏报告 详细说明原因 提出处理建议 经公司同意后方可处理 4 8 3 物资仓