招标采购管理办法.doc

招标采购管理办法1目的 实现采购过程的规范化、制度化、透明化，提高采购物资质量，降低采购成本，增加经济效益。2适用范围 本办法适用于原辅材料、工具工装、办公设备、固定资产投资等批量物资的采购及其它适合招标采购的物资。3职责3.1 公司成立招标采购委员会，由分管审计的总经理任主任，审计部部长任副主任，公司办公室、财务部、总调度室、采购部、技术部、质量管理部、装备部等部门负责人为委员。招标采购委员会下设办公室，设在审计部，审计部部长任主任，负责招标采购的日常管理工作。招标采购委员会主任负责召开招标采购委员会会议，对下列事项进行审议，并形成决议。 a、对采购部门上报的招标计划和招标书内容进行评议，确定招标方式和具体招标程序。b、确定评标小组成员名单。c、听取评标小组的评标结果，确定中标单位及中标价格。d、落实采购资金，确保招标资金到位，并监督资金的使用情况。e、对质量部门或使用部门反馈的达不到质量标准的招标物资，提出处理意见，确定对供货商的经济处罚。f、对无法继续执行的招标合同/协议，根据采购部门提出的修改意见及中标方提供的资料，进行研究并形成会议纪要下发执行。g、对无故不执行招标合同/协议的，分清责任提出处理意见。h、对有争议的事项进行评议，如采购物资技术标准、付款方式、合同/协议签订、物资采购纠纷等。3.2招标采购委员会下设招标采购办公室，设在审计部，其主要职责:a、接到采购部门或项目责任部门提报的招标计划后，组织委员会成员对招标采购计划及相关资料进行初审。b、对响应招标的潜在投标方资格进行初审，确定是否符合投标条件，并对符合投标条件的进行登记。c、审查采购部门编制的招标文件是否完善。d、向招标采购委员会主任汇报招标相关资料的准备情况，提出召开委员会会议的时间建议。e、向招标采购委员会介绍采购部门招标计划及初审结果，做好会议记录，形成会议纪要，下发给有关部门执行。f、负责招标信息发布、回收保管投标文件等工作。g、检查物资采购部门的发标工作的准备情况，做好开标前的准备工作，发现问题及时协助解决。h、负责开标过程的监督及汇总工作，并负责整理招标工作结束后的有关资料，及时传递和归档。i、负责招标物资的价格审核工作。3.3各部门负责将所需采购物资的计划提报至主管归口部门（生产准备类物资报总调度室、机电类物资报机修装备部、办公用品类报公司办公室）。3.4主管归口部门对各部门提报的采购计划进行审核把关，编制物资采购计划，对数量、质量标准/要求、时间等要详尽具体，按规定时间提报至采购部。需要技术标准/要求或工艺报告的，通知技术开发部予以提供。3.5采购部负责根据各归口部门提报的物资采购计划，提出需要招标采购物资的计划，提报供应厂家与资质、信誉等相关材料，负责招标书的制作和发放，负责物资采购的实施。3.6技术开发部负责提供招标物资的技术标准/要求、招标所需工艺报告或试验报告，参与对潜在投标方的考察及技术谈判。3.7技术部负责确定设备投标单位的资质与招标设备明细并组织办理设备招标有关的文件拟定。3.8技术部、装备部、使用单位参与设备的技术谈判、验收。3.9审计部负责组织研究确定标底，招标书的评审和投标书的收集、评审，按规定时间组织揭标。3.10质量部负责采购物资的进厂检查验收和信息传递。3.11各关仓库负责对采购物资进行审核和入库手续的办理。3.12财务部负责招标采购物资的价格审核把关，负责货款支付、质量索赔扣款的监督与执行。4管理内容和方法4.1 招标的原则4.1.1 同等质量看价格,同等价格看质量;4.1.2 同等条件看付款;4.1.3 数量与供货期相对稳定,价格随市场波动而变化;4.1.4 条件相同看实力、看服务、看信誉 ;4.1.5 公平交易,不欺诈,一视同仁。4.2招标采购管理4.2.1招标范围4.2.1.1凡具备招标条件的重要物资/项目、原辅材料、工具工装、生产设备、油料化工、办公设备、劳保用品、低值易耗等采购物资必须通过招标方式采购（指定供方除外）。4.2.1.2通过招标采购的物资价格发生变化时，需要重新组织招标。4.2.2物资招标计划4.2.2.1物资/项目招标计划的提出采购部应对采购的各类物资进行分析论证，根据企业生产经营实际情况、采购物资类型及相关政策，提出物资招标计划（附招标采购的物资明细），经部门负责人签字后报招标采购办公室；技改、基建、固定资产投资等项目由归口部门提出项目招标计划，经部门负责人签字后报招标采购办公室。4.2.2.2招标计划管理a、招标计划内容包括：标的、数量及物资入厂时间，计划使用资金情况。b、计划的上报时间要求1）原材物料：社会上供应量充足，不需专门制作的，计划上报时间比计划入厂时间提前20天；需要专门制作的，提前30天。2）低值易耗品的招标采购计划要求比实施招标时间提前15天。3）属招标采购的设备，应提前20天报审计部（特殊情况至少提前5天）。c、各部门上报招标采购计划时，要掌握以下原则1）拟采取邀请招标的，邀请单位不得低于3个（被邀请单位的资质由物资采购部门把关）。采取公开招标的，须提出投标厂家资质等具体要求。2）所需资金计划要充分考虑合同/协议签署以后的履约时间及付款进度，合理的安排资金，保证招标采购的顺利进行。3）为体现招标工作的公平性，有关部门所提供的技术、质量标准等资料要详尽、具体、规范、明确，一旦公布，不得更改。d、对各部门上报的招标计划，由招标采购办公室负责审查，对审查合格的，列入招标计划，确定具体招标时间，及时通知提报招标计划的采购部门制定招标书，做好招标工作的实施；对审查不合格的，必须立即退回，整改后重新上报。e、各部门应按照一次招标解决多种物资的原则编制招标计划。f、根据招标工作的开展情况和资金到位情况，经招标采购委员会研究，需调整招标采购物资范围的，应及时通知各部门根据新的招标范围做招标计划，实施招标。g、采购部门编制招标文件的内容主要包括：生产厂家、物资名称、规格型号、采购数量、运输方式、运费、供货单位资格要求、技术要求、付款方式、交货时间、保证金金额、联系人及电话、投标地点与截止日期、招标程序、开标时间、地点等有关事项。4.2.3招标计划审定及组织实施4.2.3.1招标计划审定招标采购办公室接到上报的物资招标计划，及时做好记录和有关准备工作，在2-5个工作日内根据实际情况组织召开会议（特殊情况及时办理），审定招标方案。方案包括招标物资明细、招标方式（公开招标、邀请招标）、招标途径、招标实施时间及资金、付款进度等。方案确定后形成会议纪要下发执行。4.2.3.2招标的组织实施a、招标公告的发布 招标采购办公室负责招标公告的对外发布，公告内容应符合已确定的招标方案。b、招标文件的编制、发放 采购部门在接到招标通知后，应在2-3个工作日内形成招标文件并报招标采购办公室审核，经审核无误后由采购部门负责对外发放，必要时由审计部同时对外发放。招标文件的发放范围应包括有响应招标并具备资质的已供方和潜在供方。c、招标工作的实施招标采购办公室组织开标前的所有准备工作及主持开标过程，按照招标文件的时间、地点进行开标。开标前一天，招标采购委员会需召开预备会议，确定本次招标的评委及评标小组组成人员、监督人、标底、招标原则和注意事项。开标会议亦可邀请所有投标人参加会议，并缴纳投标保证金（递交投标书时一并交款），按以下议程进行会议：1)主持人宣读参加投标的单位及监督人；2）监督人验证投标书的完整情况；3）监督人宣布开标；4）主持人宣布评标原则和评标注意事项；5）揭标员揭标；6）唱标员唱标；7）监督人宣布公证投标是否有效；8）主持人宣布开标仪式结束，进入评标阶段，休会。9）评标。10）评标结束后，评标小组成员填写评议表，推荐中标单位（最多2名），经组长汇总后，填写评标报告，评标小组成员须在评标报告上签字，并向招标采购委员会汇报评标结果，提出初定中标单位及中标价格，经招标采购委员会主任签字后，确定中标单位及中标价格。11）重新召开会议，公布投标情况，宣布中标厂家。12）宣布招标会议结束。4.2.3.3评标原则a、评标小组在评标过程中，要客观、公正、认真地履行职责，遵守职业道德。b、按本办法规定的招标比价原则进行评标。c、选择中标价格，要以质论价，机电设备等要考虑设计方案的先进性、合理性、互换性，以及物资的供应时间、运输方式等因素。d、若投标书对招标书未进行实质性响应，如报价不清、无技术参数指标等，则视为废标。e、评标须参考标底，如投标价格均高于标底价格，原则上视为本次招标无效，须重新组织招标或实行其他方法选择供货厂家。4.2.3.4评标注意事项a、整个投标过程要公开、公正，评标情况（如对投标文件的评审意见、评标成员组成等）必须严格保密，任何人不得以任何形式透露给与投标有关的单位和个人，如有发生，将追究其相应责任。b、评标小组成员要对投标提出的评审意见负责，承担个人责任。c、在整个评标过程中，投标单位不得与评标委员私下接触，投标者如有违反规定的行为，将视为废标。d、选择中标单位时，要考虑该单位信誉、能力等因素，选择具有综合竞争优势的厂家。e、开标记录及投标文件应当场封存留招标采购办公室存档。f、投标人少于3个的，视为招标失败并停止开标，封存有关投标文件，由招标采购委员会确定是否延期开标、重新招标或采用其他方式采购，并形成书面意见后执行。g、原辅材料等物资招标评委由招标采购委员会中至少5人及以上的单数构成。选定的评委名单在开标前向招标采购办公室备案。h、根据招标形式确定评标方式，并按照招标原则与评标方法对招标文件和投标文件进行评标。4.2.4中标a、原辅材料、办公设备等：评标结束后，招标采购办公室根据评标意见汇总出评标报告，根据评委意见确定中标单位并备案；评标结果在2日内没有异议，可向中标单位发出中标通知书。b、固定资产设备：招标会议确定预中标单位，招标采购委员会与预中标单位进一步确定设备价格，最大限度的降低采购价格。自行招标应在招标后2日内发布中标通知书。4.2.5招标合同签订a、原辅材料、办公设备等：中标单位确定后，由采购部门3日内负责与中标单位签订有关的购销合同/协议。签订合同/协议时，要注意合同/协议条款与招标文件的一致。经合同管理部门审定后，返回招标采购办公室留存，采购部门、财务部、存档各一份。b、固定资产设备：中标单位确定后，由技术开发部负责签订技术协议，使用单位、采购人员、审计人员参加。根据签订的技术协议及招标采购委员会确定的设备价格，采购人员与中标单位签订商务合同。招标采购办公室、采购部门、财务部、存档各一份。c、合同的签订与管理按合同管理办法有关规定执行。4.2.6其他采购物资或建筑工程招标参照本办法执行。4.2.7采购部门依据招标合同办理物资采购手续。4.2.8物资采购管理规定4.2.8.1物资采购员必须及时、准确提报需要招标采购物资的计划，提报供应厂家与资质、信誉等相关材料、采购物资价格调整申请表等资料。4.2.8.2物资采购员必须严格按招标合同的价格、质量标准要求和采购程序办理采购业务，否则质量管理部不予检查验收，仓库不予办理入库，财务部不予办理挂账付款手续。4.2.8.3物资采购员必须于每月28日前将上月招标采购的实施情况进行整理，并将价格发生变动的物资种类明细及变化情况汇总后报审计部。4.2.8.4随着市场变化，因物价上涨等对招标采购物资产生影响的价格，导致物资采购计划价格无法执行时，应按招标采购管理办法重新进行招标，确定新的物资采购价格，并纳入价格管理范围之内。4.2.8.5根据市场行情，因物价下降等原因，市场价格低于公司计划价格时，采购部业务员及时提出调整物资采购价格的建议，由招标领导小组办公室按程序重新招标，确定下调后的采购价格，并纳入价格管理范围之内。4.2.8.6当市场价格低于公司计划价格时，业务员不能及时提出调整价格的建议或实事求是控制供应商的供货价格，仍执行公司计划内的上限价格的，经审核查出后，对业务员予以罚款处理，重复出现予以调离岗位。4.2.8.7审计部要经常对已购物资价格进行抽查和审计，确保物资采购价格经济适中，对查出高于市场价格购入的物资，其高出部分由业务员全部承担，并调离岗位，对供货商停止供货。4.2.8.8质量管理部必须严格按照招标合同对物资进行检验，如采购物资与招标合同的要求不符，不得办理检验合格手续。4.2.8.9各相关仓库必须严格按照招标合同及物资检验合格手续办理入库，如采购物资与招标合同的要求不符或无物资检验合格手续，不得办理入库。4.2.8.10各物资使用部门在使用过程中发现质量问题，及时填写物资质量反馈单，提报至质量部，经质量部确认后，分别传递至采购部、财务部，采购部通知供应商停止供货，财务部按招标合同进行质量索赔。4.2.8.11当因物资采购出现纠纷时，提交公司招标采购委员会仲裁。5罚则5.1招标部门或责任人有下列行为之一的，经查证属实，给予部门负责人或责任人200-1000元的经济处罚；情节严重的给予行政处理，直至解除劳动合同；构成犯罪的，予以追究法律责任。5.1.1与投标人串通投标，故意抬高或压低投标价格的；5.1.2收受投标人馈赠的礼金、礼物及其他有价证券，接受投标人安排的宴请、娱乐、旅游等活动的；5.1.3泄露标底或者透漏投标内容、单位名称以及评标情况的；5.1.4擅自开启投