第一章 信息与信息管理.doc

第一章 信息与信息管理学习目标：通过本章学习，应掌握信息、管理信息的概念、作用、特点和基本分类；信息管理的基本理论、内容要求和有效途径；网络信息管理的内容和安全防范措施等，深刻领会信息管理工作的重要作用以及管理信息系统在现代企业管理中的重要地位，明确信息系统开发的根本目的和意义，为后续内容的学习建立概念基础。本课程的前导课程包括：数据库原理、计算机网络技术、软件工程等。B2B Business-to- Business 阿里巴巴 全球制造网B2C Business-to-Consumer 卓越当当C2C Consumer- to-Consumer 淘宝易趣第一节 数据与信息一、信息的含义 信息至今尚未有一个统一的、确切的定义（P1）。普遍理解信息是客观世界在人脑中的反映，是对客观事物状态、特性、特征的描叙。而数字、文字、图形、声音、图象是信息的不同表示形式，都是信息的载体，信息就是通过这些载体来传播的。 这一定义包含四方面的内容： (1)信息是对客观事物特征和变化的反映。 (2)信息是可以传递的。 (3)信息是有用的。 (4)信息是知识：二、数据与信息的联系和区别 信息与数据是有联系又有区别，二者的关系如图11所示。联系：数据是载荷信息的物理符号，同一信息可以有不同的数据表达方式，它会随着载荷它的物理设备的改变而改变。区别：信息不随承载它的实体形式的改变而变化；数据则不然，随着载体的不同，数据的表现形式可以不同。例如，同一则信息，既可写在纸介质上，也可刻在光盘上。另外，信息有着严格的有用性要求与限定而数据则无此要求与限定。如上例中棉花增产的消息对航天业来说，它接收到的不是信息，而是数据。 第二节 管理信息一、管理信息的概念所谓管理信息（management information）是指在整个管理过程中人们收集、加工和输入、输出的信息的总称，是反映与控制管理活动的经过加工的数据，具体地说，它包括两方面的内容：一是指为了达到管理目的和形成管理行为所收集或加工的信息，主要是指能够反映管理客体运行状态和可能影响管理客体运行状态的各种信息；二是指经过加工并在管理过程中得以运用的和反映管理者管理行为的信息。在企业管理中，常将管理信息定义为：经过加工处理后对企业生产经营活动有影响的数据。 书上的说法P2二、管理信息的地位与作用地位： “信息就是金钱”、“信息就是企业的生命”等广为流传的企业家名言表明一个事实，即管理信息在现代企业经营中的作用已上升到了一个全新的高度。 现代企业通在生产循环的过程中，始终贯穿着两种“流”。一是物流，二是信息流。物流是指从原材料的准备、投入、加工至输出产品并销售给用户的物质运动过程。信息流则是指伴随物流而产生的大量信息(指令、单据、报表、文字资料等等)的加工、存储、传递与利用的过程。1、信息流伴随物流而产生。2、信息流对物流实行监视和控制。作用： 今天，企业间的竞争更加激烈经营环境更加复杂多变，互联网已渗透到社会生活的各个角落，人们对管理信息及其信息处理技术在现代企业中的重要地位和作用有了更加清醒的认识。概括起来说，其重要作用主要体现存以下几方面。 1信息是企业的宝贵资源 2信息是生产经营决策的依据 3信息是组织和控制生产经营活动的依据 4信息是衡量企业竞争能力的标志 在市场经济不断发展与完善的今天，商场如战场，企业间竞争日趋激烈。俗话说：“二强相争智者胜”，智者之智赖于知己知彼，而要做到知己知彼，其关键就在于全面、及时、准确地把握相关信息。正因为如此，当今一场没有硝烟的战争“商情战”已燃遍市场的每一个角落。这场战争的胜利者注定是那些在信息管理上舍得投入并获得成功的企业。 三、管理信息的特点 管理信息既有一般信息的共性，又有其自身的特点，概括起来有以下7点。 1离散性（原始数据来源的分散性） 管理活动所需处理的数据，既有分布在企业内部各生产、作业环节和职能部门的原始数据，也有来自上下级部门有业务来往的单位、用户甚至国际市场的信息。因此，管理信息的来源具有点多面广的离散特征，使管理信息的全面收集工作更加复杂和困难。 2时效性 管理信息具有很强的时效性，特定的信息只在一定的时段内有效，错过时机，相关信息将失去原有的效用。尤其是来源于企业外部的管理信息的有效期更短。如市场供求信息、新产品信息、新技术信息等，若企业不能及时利用这类信息，往往会坐失良机，并造成难以弥补的损失。 3动态连续性 现代企业的物流是一个连续不断的运动过程，信息流也是如此。伴随物流的运动，管理信息不断产生，不断被收集、加工、利用，物流的畅通要求管理信息的处理(收集、整理、传递、存储、加工、利用)保持动态连续性。同时，由于许多信息有着多次利用价值，这就要求在不断处理新的信息时，注意连续保存已有的管理信息。 4共享性（非消耗性） 管理信息一经搜集，就可以多次使用，供有关部门共享而不会影响其本身的内容。值得注意的是，信息的价值与共享性的关系有着两种完全不同的表现形式，有些信息的价值随着共享者的增多而增加，如广告信息；另一些信息的价值则随着共享者的增多而降低，如专利信息。 5可压缩性 信息可以被人们依据各种特定的需要，进行收集、筛选、整理、概括和归纳，而不丧失其基本应用价值。信息的可压缩特性使得人们可以对同一信息进行多次加工、多次利用，还可以改变信息的表现形式，节省存储空间和费用。 6不完全性 从人类认识规律看，关于客观事实的知识是不可能全部得到的，从效益观念看也没有必要全部得到(因信息处理成本太高而得不偿失)，因此，管理者所面对的信息肯定是不完全的，面对浩如烟海的信息，必须坚持经济的原则，以够用为标准，合理地舍弃和选择信息。 7增殖性（时间序列的数据） 前已述及，管理信息具有很强的时效性，但这是针对某一特定应用目的、特定的环境和特定的接收者而言的。随着时间的推移、环境的变化、应用目的的变化，同一信息可能具有新的价值。例如天气预报信息，在预报期内对指导普通人的生产和生活有重要价值，预报期一过就丧失其价值。但对气象部门来说，却可以用于总结不同时期的天气变化规律，提高未来预报的准确性。而对于安排室外运动会时间的组织者而言，历史上同期的天气信息也具有重要价值。增殖性告诉我们不能以短期功利主义观念对待信息，应注意保存历史上的信息，善于从过去的信息中提炼有用的信息、发掘其新的价值。四、管理信息的内容及其分类 (一)按信息的稳定程度划分 固定信息；流动信息。 固定信息是指在一定时期内具有相对稳定性、且可以重复利用的信息包括各种定额、技术标准、工艺流程、规章制度、国家政策法规等。 流动信息是指在生产经营活动中不断产生和变化的信息。它的时效性很强，往往只有一次性利用的价值，包括反映企业人、财、物、销、供、产状态及其他相关环境状况的各种原始记录、单据、报表、情报等等。 (二)按信息的作用划分（决策层次分） 决策信息（战略信息）控制信息（战术信息）作业信息（业务信息）。 决策信息是指企业在制定发展战略、经营决策时所依据的信息，主要包括企业自身的经营要素(经济要素、技术要素、人力要素)、销供产现状与变化趋势，以及企业外部的政治经济环境、自然资源状况、人文环境、市场供求状况、竞争对手情况、政策法规等信息。 控制信息是指组织与控制生产经营过程所依据的信息，主要包括各种计划指令、定额、标准、规章制度、动态统计数据、报表以及新的调整指令等。绝大部分控制信息来源于企业内部职能部门和生产部门。 作业信息是指反映企业生产经营活动过程动态状况的信息，主要包括原始记录、台账、凭证、基层报表等，它主要用于考核评价作业岗位、基层部门的工作成果并为控制信息和决策信息提供基础性依据。 (三)按信息的来源划分 内部信息；外部信息。 内部信息主要包括计划指令信息、质量信息、核算信息(作业核算、统计核算、会计核算)、业务管理信息等。 外部信息主要包括政治信息、经济信息、法律信息、人文信息、地理信息、供求关系信息、竞争对手信息、本企业的市场地位信息、行业科技发展趋势信息、潜在市场信息、资源供应信息、客户信息等等。第三节 企业的信息管理一、信息管理的概念 所谓信息管理是指为了满足企业管理需要而进行的信息产生、识别、遴选、收集、加工、传递、储存、检索、输出等项工作的总称，它包括从信息产生到丧失应用价值为止的褴个信息寿命周期的全部工作。 二、信息管理的基本理论 (一)信息管理层次理论 管理信息一般分为战略计划层、管理控制层、运行控制层和业务处理层四个层次。由战略计划层所需信息内容全面、来源广泛，但要求少而精，多为经过复杂加工处理的综合信息。管理控制层和运行控制层处于中间层次，承担信息加工处理的绝大部分任务，起着承上启下的作用，因而要求信息流内容全面、精确而且及时，主要是大量来自企业内部及外部的原始信息。业务处理层是管理的最底层，主要职责是日常工作的事中(现场)协调控制，以确保工作的连续性和有效性，它所要求的信息必须详尽、及时、准确、连续，主要是来自战略计划层、管理控制层、运行控制层的各种指令性信息、指导性信息及本部门作业环节的原始记录信息。 信息管理层次理论认为，各类信息应按其不同作用和管理要求在不同管理层间合理分流，避免信息的无效传递。比如，具体的作业记录一般不应该提供给总经理，他所需要的应是经过统计分析形成的综合报表，而由作业记录产生综合报表的信息加工工作应由管理控制层和运行控制层完成。 (二)信息管理的反馈控制理论 (三)信息管理的流速时效理论 三、信息管理的基本内容及要求 信息管理工作主要包括原始数据收集(包括识别、遴选)、信息加工、传递、储存、检索、输出等六大基本内容。 (一)原始数据收集 (二)信息加工 (三)信息传递 (四)信息存储 (五)信息检索 (六)信息输出 四、实现有效信息管理的途径 (一)信息管理标准化 信息管理标准化是提高信息管理水平，建立计算机管理信息系统的前提条件。一般而言，信息管理标准化包括以下几方面内容： (二)信息管理高效化 高效率的信息管理既是信息管理工作的目标，也是贯穿于信息管理全过程的工作标准。信息管理高效化有赖于信息管理各环节达到以下四个方面的要求： (1)及时 ；(2)准确；(3)适用；(4)经济 (三)信息管理现代化 第四节 网络信息管理 互联网的产生直接导致 “电子商务”这一全新的商业模式的产生，并对传统企业管理理论与实务也产生了巨大的影响，最大限度地缩短了从新产品、新服务概念的产生到通过销售形成现金流的时间，加速了物流的实现，极大地拓展了经营的空问，使企业边界变得模糊起来，并在一定程度上改变了企业与其利益相关者(顾客、竞争者、供应商、政府等)的关系。事实上，互联网对现代企业的影响主要是通过改变企业与外部环境的信息交换方式，依托快速高效的信息交换来实现的。因此，企业能能否充分利用互联网资源，关键在于其网络信息管理水平的高低，这无疑给企业信息管理提出了更高的要求。企业如何利用互联网资源是一个非常复杂的问题，在此，仅从信息管理角度对网络信息管理的特点、内容和安全防范三个基本问题作一简单介绍。一、网络信息管理的特点 与传统手工信息管理和仅限于企业内联网的计算机信息管理相比，接入互联网的企业信息管理的时空观念均有了根本性的变化表现出新的特点： 1全球化的运作空间 全球化的虚拟空间和丰富的网络资源大大增加了选择的数量，信息管理者承担着在世界范围内寻优、支持虚拟企业运作的重任。 2实时性更强 以电子速度进行的信息收集、处理和交换使企业内的价值流和企业间的价值流发生了根本变化，大大减少了传统价值流的延迟和环节实现了企业内外的实时互动。 3管理内容更多更广 除了传统信息管理和内联网的维护管理外，增加了IP地址的申请、发配、登记、管理以及网页的制作、更新等内容，全方位支持企业的全球化。 4信息安全问题更为突出 二、网络信息管理的内容 互联网在现代企业中的应用方式很多，而且仍处于不断创新的过程之中，在此仅列举其中的一部分，每一项应用都是网络信息管理的内容，这是传统信息管理所没有的。 1在线销售 包括：世界范围的电子商店和“购物广场”，提供用于销售的商品；可供全球范围查询的在线化商品动态目录；进行在线化订购；寻找新的潜在顾客，与新的潜在顾客的通信联系，促进冲动购买(顾客在网络上一发现商品就能够定货)；为销售人员提供产品、价格变动信息，使销售指南在线化(应使用适当的保密锁)。 2产品设计 包括：优选适用的零部件和销售者信息(全球范围)；为联合设计而与供应商进行的连接；与设计顾问的连接；巨大数量的在线化可用文献；与大学和其他研究机构的合作。 3市场营销 包括：在互联网上建立企业网页，设置引诱物吸引潜在顾客；有针对性的集中市场营销(面向有特定兴趣的小顾客群体)；快速的顾客反馈(产品评价、问题信息、建议和愿望)；快速的市场调研数据；互动的在线广告(顾客在需要时能获得大量细节)；借助与网络的互动连接，向顾客发送多媒体宣传材料。 4对顾客的支持 包括：用户在线化指南；问题的快速解决；与专家系统的快速连接；在线化顾客业务通讯；顾客常见问题在线化答复；顾客订单和交货跟踪。 5生产 包括：对供应商的最佳选择；与供应商直接通讯；在线化预测和追寻低库存；灵活性生产(共享核心能力的合作企业网络进行的生产，而不仅仅是提供零部件)。 6人力资源 包括：个人电子简历与企业内工作机会信息；与更多教育机构连接，引入外部教育资源；职员授权；远程合同职员的使用。 7主管人员信息 包括：与高层管理连接的关键性外部信息；危机趋势的早期警告；与行业知识、市场调研、以及经济发展趋势的连接；加入拥有外部见解的组织；加入与产品有关的消费者组织。 8综合管理 包括：企业范围的电子邮件；灵活的工作安排、虚拟办公室、电子通讯、不依赖地理位置的工作；与经营伙伴紧密、快速地响应连接；电子货币转移(使用“数字现金”或高安全性的互动)。三、网络信息管理的安全问题 互联网上任何一台计算机都暴露在千百万台计算机面前，其中绝大部分只是被人们用于完成日常工作，但是也有数以千计的计算机被黑客们、作恶多端的坏人、间谍们使用着。他们能造成计算机的混乱，存储在企业计算机中的客户的信用卡号可能失窃，企业的电子邮件可能被竞争对手查阅，企业数据库可能被捣毁，一个竞争对手可能窥探企业的财务记录甚至是改动或删除，等等，这些都将使企业利益受损。因此，网络信息管理面I临的首要问题是信息安全问题，即有效防范非法入侵和欺诈，企业的信息管理员应对此给予高度重视。 (一)网络攻击的主要方式 就目前而言，网络攻击的方式很多，而且处于不断发展之中，这里仅列举其中常见的几种： (1)口令攻击 即通过猜测并取得软件口令攻击企业网站。 (2)软件攻击即通过破译企业的操作系统、通信软件、应用程序软件攻击企业网站。 (3)窃听攻击 即在企业的系统之外用一种称为数据包侦听程序的软件来扫描企业的进出信息，这一软件可以识别信用卡号模式，企业的产品名称和特定的人名。 (4)欺诈攻击即利用假冒信息损害企业的声誉和利益的方式。 (5)病毒攻击 (6)DNS绑架这种新攻击方式把指向某个域名的信息流量导向其他域名，劫持企业的站点。 (7)网上攻击即通过访问HTTP软件的软件程序和利用HTTP软件中的故障自己运行系列管理命令等方式入侵企业内部网络和互联网服务器。 (8)信用卡攻击 当企业在网上受理信用卡时，受到各种信用卡诈骗和意想不到的网上窃贼的攻击。 (9)拒绝服务攻击即用连续不断的巨型信息堵塞企业站点，使企业网站瘫痪。 (二)主要的防范措施 伴随着网络攻击的日渐增多，网络安全防范措施也在不断发展、完善之中，这里仅列举目前常用的几种： (1)安装防火墙 (2)防止内部窃贼和破坏 (3)口令保护 据统计计算机系统被入侵的主要原因是口令被猜出。在互联网上通常导致口令被猜破的原因都是由于大意造成的。为确保用户密码的安全，设定口令时应注意以下基本要点：短的密码易被猜出，8个或更多字符相对较为安全。不要使用词典中的单词作为密码。混用数字与字母。至少包括一个大写字母和一个小写字母。确保密码不是与企业有关联的单词或缩写。至少每两个月更换一次密码。及时删除已离去的员工使用过的无效密码。 (4)加密 为了防止信息泄露或被操作者进行不应有的改动，互联网上的企业应使用加密。 (5)审核跟踪 一般来说，互联网服务器软件会自动生成活动日志。如果没有该功能，则需要安装专门软件来捕获并记录互联网交易信息。活动日志详细记录了何人、何事、何时、何地进行了互联网活动，通过审核跟踪活动日志，系统管理员可以再现这一过程。 如果在网上进行销售或进行电子结算付款，那么就需要更为详细的审核记录。这种交易会影响到现金流动，故需要记录交易额。如果进行国际销售，还需记录外汇的种类，会计部门也许会要求特定的信息以满足财会软件的审核需要销售交易也许会需要生成用于盘点审核报告的信息。小结 l信息是反映客观世界中各种事物的特征和变化并可借某种载体加以传递的有用知识。数据是人们为了反映客观世界而记录下来的可以鉴别的符号。二者既有联系又有区别，信息是对数据进行加工的结果，是对数据的解释。 2管理信息是以从企业生产经营活动中收到的原始数据为依据，经过加工处理、分析解释、明确意义后，对其后的企业管理决策产生影响的信息，它是企业最宝贵的资源之一。企业生产经营过程始终贯穿着物流和信息流。信息流伴随物流而产生，引导物流作有规律的运动，对物流的方向、数量、速度和目标等实行控制。信息流具有双向流的特征。 3管理信息的重要地位体现在：首先它是企业的宝贵资源；其次它是生产经营决策的依据；再次它是组织和控制生产经营活动的工具；最后它是衡量企业竞争能力的标志。管理信息及信息技术时现代企业的影响，无论怎样估计都不过分，也正因为如此，先进的信息观念、敏锐的信息意识及较强的信息管理能力是一个管理者步入管理岗位的前提条件。 4管理信息有7个主要