办公室制度等.doc

九、办公室制度（一）总则办公场所是员工从事经营管理的劳动场所，公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境，员工应自觉维护良好的办公环境，特制定本制度。（二）办公室员工行为规范 1、员工着装要求得体、大方、整洁。1.1女员工上班时间不可着浓妆，勿佩戴过多饰品。领口过低，裙、裤过短的服装禁止穿着。 1.2男员工上班时间不得着背心、短裤、拖鞋。2、员工举止要求文雅、礼貌、精神。2.1上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，乐观进取。2.2对待上司要尊重，对待同事要礼貌，对待客户要热情，处理工作保持头脑清醒冷静，提倡微笑待人，微笑服务。2.3保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。2.4出入会议室或上司办公室，主动敲门示意，出入房间随手关门。3、员工言谈要求亲切、诚恳、谦虚。3.1与他人交谈，要专心致志，面带微笑，言语平和，语意明确。3.2严禁说脏话、忌语，使用文明用语。3.3同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌，平和。3.4 见到领导时应主动打招呼，向上级汇报工作时应简明扼要、实事求是。4、办公大厅、各独立办公室上班时间应保持安静，禁止高声喧哗、嬉戏打闹。5、禁止在上班时间玩游戏、进行与工作无关的网络聊天、浏览与工作无关的网页和视频、下载电影游戏及做与工作无关之事。6、公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先向人力资源部提出申请，经批准后方可使用。7、严禁在办公室闲聊与工作无关的事项。任何时候都不能翻弄是非、挑拨同事之间的关系。8、员工产生打印或传真后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。9、严禁在上班时间内使用公司电话播打私人电话；上班时间如需接听或拨打私人手机， 应做到言简意赅、长话短说，不允许长时间接听或拨打私人电话。 10、工作中未经他人许可，不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。 11、办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放，资料堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。 12、办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅推进办公桌下面。 13、未经行政部部长同意，禁止私自调换工作位置或挪动办公设备。 14、工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作当中。 15、工作中同事之间应本着以公司利益为重，团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题。 （三）办公室安全卫生管理1、卫生管理办公室是大家日常工作的劳动场所，卫生情况能直接影响到个人的工作情绪，为使大家能够拥有一个舒畅、美好的办公心情，营造洁净、宜人的办公环境，制定本制度。1.1 办公区卫生公共区域卫生根据员工值日表安排轮流打扫。公共区域具体维护措施如下：公用设备：打印机、饮水机等公用设备附近不得存放个人物品，打印废纸需码整齐后放在打印机旁。会议室：使用过后需将桌面整理干净，并将椅子推进会议桌下面，保持横面平行。休息区：沙发、茶几使用过后主动整理干净，不允许存放杂志和报纸等。卫生间：保持地面干净无水渍，便池、洗手池使用过后冲洗干净。地面：保持地面干净清洁、无污物，不得随地吐痰、乱扔废弃物等。1.2员工个人卫生员工个人工位卫生由个人负责整理干净，须做到： 办公电脑：要定期清理，需做到表面干净、无污渍灰尘。 资料：摆放整齐，堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。 桌面：保持干净、整洁、无污渍灰尘，不得在桌面上摆放与工作无关的物品。 2、安全管理为保证公司财产及员工人身安全，保障正常工作秩序，制定本安全管理制度。2.1、防盗意识2.1.1重要文件：要做好重要资料保存工作，不得随意摆放保密文件，对于设计图纸、公司文件要重点管理，不得随意泄露。2.1.2公司钥匙：办公室钥匙由指定人员配备，不得转交其他人员使用，未经相关负责人同意不得私自配办公室钥匙。2.1.3外来人员：员工不得私自带领与工作无关人员在办公室内长时间逗留，严禁将外人单独留在办公室内。2.1.4门窗：办公室门窗要牢固，值日员工每天必须关锁门窗，员工不得在办公室内存放大量现金、手机等贵重物品。2.2、安全意识2.2.1危险品：员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具等进入办公场所。2.2.2水：用水后，要将水龙头关闭，如有发现渗漏立即报告行政文员。2.2.3电：要做到人离电停，下班后立即关闭计算机、个人工位上的插排以及办公室电灯，最后走的人需要将办公室总闸关掉。使用笔记本的员工，不得在无人状态下给笔记本电池充电，凡因充电而引起的事故和损失由当事人自负。 3、节约意识3.1节约用水：洗手或者洗涮杯具，用后立即关闭水龙头，如发现水管有滴漏或水龙头关不严，要立即告知行政文员，任何人都具有在发现设施受损后立即上报相关负责人的责任。 3.2节约用电：下班后要立即关闭计算机，中午下班后至少要做到关闭显示器， 会议室使用以后要及时关灯、长时间无人的办公室要关灯、下班后饮水机要断电，每天下班后最后离开办公室的员工必须关总闸。3.3节约用纸：使用打印机，需事先设置好打印格式，检查好打印区域，避免错打和重打，所产生的错误报告或废纸等须码整齐放在打印机旁边，可再利用于非正式公文或内部流通文件。十、会议制度（一）目的为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。（二）职责1、行政部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到行政部登记备案。2、会务工作主要由行政部承办；其他部门主办或召集的会议，行政管理部应予协助。3、除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政管理部整理、分发、立卷、存档。（三）会议类型1、周会制度1.1、主持与记录：由行政部召集，董事长主持，行政文员进行会议记录。董事长未列席会议时，由总经理主持。1.2、召开时间：每周六下午5点。特殊原因需要延期召开时由行政文员提前通知。1.3、参加人员：为公司各部门负责人。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部请假。1.4、会议内容：公司日常运作情况的总结。各部门汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题。全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言，商讨解决办法。下周工作计划。2、述职会议制度2.1、主持与记录：工作述职会议由行政部负责召集，总经理主持，行政文员进行会议记录。2.2、召开时间：每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时间由行政部安排。2.3、参加人员：公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人力资源部请假。2.4、会议内容：各与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。3、其他会议3.1、公司年终总结表彰大会总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由行政部具体组织实施。3.2、各专题会议相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、销售工作、企划工作、工程管理、预算管理及合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。3.3、员工发起的会议公司员工可以发起一定级别的会议，员工对公司的某一制度，或者工作中出现的问题提出解决方案，需要多个部门协同时，可以提请适当级别的会议。由行政管理部门将会议纳入临时会议的范围，并由总经理批准。（四）会议召开1、会议安排1.1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前2天将总经理批准后的会议通知单报行政部，由行政部进行统一安排，方可召开。1.2、凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政部调整会议计划，未经行政部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。1.3、各部门工作会议必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。1.4、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。2、会议准备2.1、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政管理部提前做好投影设备连接调试工作；2.2、会议之前，行政部根据会议级别或性质准备好会议资料；2.3、特别重大会议，应由行政管理部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；会议场所布置；会议服务人员的安排；会议签到；会后事项安排。会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。3、会议召开及传达3.1、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。3.2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。3.3、与会者的发言要言简意骇，发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。3.4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。3.5、与会人员必须做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务。3.6、公司会议的会议纪要由行政部专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。3.7、会议结束后行政部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。4、会议纪律4.1、要严格遵守会议的开始时间，提前5分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。迟到则罚款10元，迟到30分钟以上罚款50元。如需请假需经会议召集人批准。无故缺席者，罚款100元。4.2、管理级别以上人员共同参加的为中层会议，中层会议应至少提前一天通知。迟到的则罚款50元，无故缺席者，罚款100元。4.3、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。发现有以上情况者，一次罚款10元。4.4、会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可集中，一经会议决议之事，应按期完成。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人，在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。4.5、罚款的需当场缴纳，缺席者由负责会议记录人员统计交财务，从工资中统一扣除。（五）会议通知1、通知方式一般会议通知需提前1天由行政部负责通知，通知方式为QQ群、微信群、短信或电话。员工必须每天登陆QQ、微信或翻看手机至少3次（早、中、晚），收到通知后必须在相关通讯工具上回复“收到”，以便行政部统计。2、通知内容包括会议开始时间、地点、参会人员、议题、预计时长等内容。十三、财务管理制度为加强财务管理，规范财务工作，促进公司经营业务的发展，提高公司经济效益，根据国家有关财务管理法规制度和公司章程有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。（一）财务管理的基本任务1、监督资金正常运行，维护资金安全，努力提高公司经济效益。2、做好财务管理基础工作，建立健全财务管理制度，认真做好财务收支的计划、控制、核算、分析和考核工作。3、加强财务核算的管理，以提高会计资讯的及时性和准确性。4、监督公司财产的购建、保管和使用，定期进行财产清查。5、按期编制各类会计报表，做好财务分析、考核工作。6、财会人员要认真执行会计法，坚决按财务制度办事，并严守公司秘密。（二）财务管理的工作职责1、加强原始凭证管理，做到制度化、规范化。原始凭证是公司发生的每项经营活动不可缺少的书面证明，是会计记录的主要依据。2、应根据审核无误的原始凭证编制记账凭证。记帐凭证的内容必须具备：填制凭证的日期、凭证编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制凭证人员，复核人员、会计主管人员签名或盖章。收款和付款记帐凭证还应当由出纳人员签名或盖章。3、健全会计核算，按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计帐簿。会计核算应以实际发生的经济业务为依据，按照规定的会计处理方法进行。4、性和资料的准确性。编制会计凭证、报表时应经专人复核，重大事项应由财务负责人复核。5、会计人员根据不同的账务内容采用定期对会计账簿记录的有关数位与库存实物、货币资金、往来单位或个人等进行相互核对，保证账证相符、账实相符、账表相符。6、建立会计档案，包括对会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料都应建立档案，妥善保管。按会计档案管理办法的规定进行保管和销毁。7、应当按照规定的程序办理货币资金支付业务。对不符合要求或不合法的业务，财务人员有权拒绝办理。8、会计人员因工作变动或离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交，交接人员及监交人员应分别在交接清单上签字后，移交人员方可调离或离职。（三）现金管理1、财务应当加强库存现金限额的管理，核定的库存限额不得超过1000元，超过库存限额的现金应及时交存银行。明确收付款等各个环节中出纳人员与相关人员的职责权限。2、必须在现金管理暂行条例规定的范围内使用现金，不属于现金开支范围的业务一律通过银行办理转账结算。现金的使用范围包括：职工工资、津贴、个人劳务报酬、对职工个人发放的劳保、福利支出、出差人员携带的差旅费、结算起点以下的零星开支、银行确定需要支付的其他支出。3、现金收入应及时存入银行，不得用于直接支付单位自身的支出，不得坐支现金。4、应当定期和不定期地进行现金盘点，确保现金账面余额与实际库存相符。出纳人员要认真记载现金日记账，并与会计核对总分类账，保证账账、账款相符，不得白条抵库和挪用现金。（四）银行存款管理1、单位应当按照国家支付结算办法的规定，在银行开立账户，办理存款、取款和转账结算。2、单位除了按规定留存的库存现金以外，所有货币资金都必须存入银行，单位一切收付款项，除规定可用现金支付的部分外，都必须通过银行办理转账结算。3、出纳人员应当及时核对银行账户，确保单位存款账面余额与银行对账单相符。对核对过程中发生的未达账项，应查明原因。（五）固定资产的管理1、单位需要配置的固定资产应由需要部门编制计划，做出预算，呈报领导审核、批准。2、购置一般设备和专用设备数额较小的，由办公室按照部门填制的经领导审批的购置物品申请单，统一负责采购。数额较大，应由三人以上采购小组或向社会公开招标，签订合同，择优购置，增加透明度，建立有效的制约监督机制。3、会计和保管都要建立健全固定资产总账、明细账及台账。对于固定资产的购进、发放要严格出入库手续，必须做到账账、账实相符。4、各部室对领取或使用的固定资产或财产应以部室为单位造册登记，要妥善保管使用，指定专人负责管理。发生丢失要查明原因。5、各部门需要维修、更换的固定资产，应由各部室负责人确认后，报领导审核同意后，再进行维修、更换。对确实不能使用和修复的固定资产，由各部室负责人及时提出意见，经领导审批后，按有关规定执行。6、坚持每年对公司财产全面清查一次，并将清查结果及时报告领导。如发现财产丢失、损坏，要查明原因。对在清查中盘盈盘亏的财产，查明原因后，报有关部门批准，按有关规定进行账务处理。（六）工程材料及低值易耗品的购入、领用、管理1、所需的各种工程材料及低值易耗品均由各部门做出计划，须填写购置物品申请单，由部门经理审批，由采购部门统一负责采购。要本着节约、实用、分批的原则，防止浪费和积压